desfasuratorul proiectului

Realizarea programarii actuale necesita sa gasiti o combinatie de activitati, resurse si o modalitate de indeplinire secventiala a activitatilor care va ofera mari sanse de a raspunde asteptarilor audientei, cu minim de risc.

1 Realizarea desfasuratorului initial

Realizati prima tentativa privind desfasuratorul proiectului astfel:

Descrieti obiectivele, restrictiile si ipoteze proiectului.

Detaliati activitatile proiectului.

Identificati precursorii imediati pentru toate activitatile din proiect.

Estimati durata in timp acordata pentru toate activitatile din proiect.

Identificati orice data intermediara si finala care trebuie respectata.

Identificati toate activitatile sau evenimentele din afara proiectului care afecteaza indeplinirea activitatilor proiectului.

Desenati diagrama retea a proiectului.

Analizati diagrama retea a proiectului pentru a determina identitatea si lungimea tuturor cailor critice si timpii morti.

Daca data de finalizare la care ajungeti este acceptabila pentru audienta, ati terminat cu proiectarea. Oricum, daca audienta doreste sa terminati mai repede decat reiese din programarea initiala, analiza abia incepe.

2 Evitarea capcanei "mersul inapoi" in desfasurator

Atentie la realizarea unui desfasurator prin "mersul inapoi". Mersul inapoi este procesul de a porni de la sfarsitul proiectului spre inceput, identificand activitatile si estimand durata care in final se va adauga timpului pe care l-ati alocat proiectului. Utilizand aceasta abordare se reduc substantial sansele ca proiectul sa respecte desfasuratorul pe care-l realizati pentru urmatoarele motive:

uitati activitati pentru ca va concentrati mai mult pe incadrarea in timp decat pe asigurarea ca ati identificat toate lucrarile necesare;

estimarea timpilor se bazeaza pe ce puteti aloca activitatilor decat pe ce este necesar cu adevarat;

ordinea in care propuneti desfasurarea activitatilor poate fi eronata sau perfectibila.

Analizand planul proiectului domnului Ionescu (proiect prezentat in sectiunea anterioara) constatam ca si-a alocat o saptamana pentru analiza si aprobarea raportului final. Cand a fost intrebat daca estimarea este realista, domnul Ionescu a replicat "cu siguranta nu" dar a trebuit sa o scrie pentru ca intregul plan al proiectului sa mearga ca pe roate. Cu alte cuvinte, el a folosit timpii estimati care totalizati dadeau timpul pe care a dorit sa-l atinga, decat cel pe care a crezut ca l-ar atinge.

3 Incadrarea in restrictiile de timp

Daca se cere o cale mai scurta decat programat de a realiza proiectul, luati in considerare urmatoarele optiuni pentru toate caile critice ale proiectului:

1. Reverificati timpii estimati initial:

fiti siguri ca lucrarile fiecarei activitatii sunt bine descrise si estimate;

daca performantele trecute au fost folosite ca un ghid pentru estimarea timpilor, verificati pentru a va asigura ca toate aspectele situatiei actuale sunt asemanatoare cu situatiile pentru care s-au estimat timpii;

intrebati alti experti pentru a analiza si valida estimarile voastre;

cereti oamenilor care vor executa lucrarile in aceste activitati sa analizeze si sa valideze estimarile voastre.

2. Folositi personal experimentat Personalul mai experimentat poate termina treaba in timp mai scurt. Atentie, oamenii experimentati pot costa mai mult. De asemenea, nu sunteti singurul din organizatie ce-si va dori acest personal experimentat, de aceea ei nu vor fi mereu disponibili.

3. Luati in considerare strategii diferite pentru realizarea lor Ca un exemplu, daca ati planificat sa realizati activitatea prin efort intern, luati in discutie externalizarea. Sau daca ati planuit sa antrenati concurenta prin subcontractare, ganditi-va sa faceti activitatea pe plan intern.

4. Luati in considerare mutarea lor de pe calea critica facandu-le in paralel cu una sau mai multe activitati necritice. Calea rapida necesita realizarea mai multor activitati in acelasi timp pentru a reduce timpul total de indeplinire a proiectului. Este posibil sa terminati mai repede dar este de asemenea riscant pentru ca uneori sa reveniti asupra lucrurilor deja facute.

Imediat ce gasiti modalitati de a scurta caile critice, monitorizati caile care initial necritice pentru a va asigura ca nu vor deveni critice. Daca una sau mai multe cai devin critice, folositi aceleasi abordari pentru a reduce lungimea lor.

4 Reducerea timpului necesar

Cum puteti aplica parte din aceste abordari la picnicul de la lac? Daca ajungeti la lac in 57 de minute e OK, analiza e buna. Dar sa presupunem ca impreuna cu prietenul sunteti de acord ca trebuie sa ajungeti in 45 de minute, de la plecare. Ce schimbari puteti face in planul initial pentru a castiga 12 minute?

Puteti fi tentat sa schimbati timpul estimat pentru a conduce masina de la 30 minute la 18 minute presupunand ca veti conduce mai repede. Din pacate aceasta nu va functiona daca credeti ca mersul cu masina va dura 30 de minute. Amintiti-va ca planul reprezinta o abordare despre care credeti ca are o sansa sa mearga (fara a garanta ca asa se va intampla). Daca va trebui sa conduceti pana la lac cu viteza excesiva de 120 m/h pe un drum cu noroi, reducerea timpului de condus la 18 minute nu este posibila.

Desfasurarea activitatilor in acelasi timp

Trebuie sa fiti creativ daca vreti sa fiti in stare sa planificati reducerea duratei si sa aiba o sansa de functionare.

presupuneti ca exista un automat bancar langa statia de benzina. Daca cereti un serviciu complet la benzinarie, puteti scoate banii de la automat cat timp angajatul va umple rezervorul masinii cu benzina

procedand astfel, puteti face activitatea 2 si 6 in acelasi timp in 10 minute in loc de 15 minute cat sunt indicate in figura 4.7.

La prima vedere se pare ca puteti reduce timpul total la 52 minute facand aceasta schimbare. Priviti inca o data insa. Aceste doua activitati nu sunt pe calea critica, asa ca reducand durata lor nu are nici un impact asupra derularii  intregului proiect ci cel mult va creste timpii morti aferenti acestor activitati.

Inapoi la planificat. Incepeti cu solutia de 57 minute si amintiti-va ca trebuie sa reduceti lungimea cailor critice daca vreti sa salvati timp. O alta idee. Amandoi sunteti in masina pentru a merge la lac dar, doar unul conduce in timp ce celalalt doar sta in masina. Va puteti oferi voluntar pentru a conduce si prietenul sa faca sandwiche-urile in masina in timpul calatoriei spre lac. Aceasta ar putea reduce 10 minute din activitatea unei cai critice. Intrebarea este, totusi, cat timp va economisi aceasta schimbare? Examinati diagrama din figura 4.7 pentru a gasi raspunsul, dupa cum urmeaza:

calea de sus cuprinde activitatile 2 si 6 si dureaza 15 minute iar calea de jos cuprinde activitatile 7 si 3 si ia 20 de minute. Intrucat calea de jos este cea critica, mutand 5 minute din aceasta cale va salva 5 minute din timpul total de indeplinire a proiectului. In acest moment sunt doua cai critice, fiecare de cate 15 minute.

luand alte 5 minute din calea de jos, nu salveaza in nici un fel timpul proiectului deoarece calea de sus tot necesita 15 minute. Oricum, ea face sa adauge 5 minute de timp mort la calea de jos.

Figura 4.9 reflecta schimbarea in diagrama retea.

Figura 4.9: Pregatirea sandwiche-urilor in timp ce se conduce la lac

Sa luam in considerare din nou folosirea primei idei, sa incercam sa obtinem bani de la automat in timp ce un angajat umple rezervorul cu benzina. Acum se castiga 5 minute, pentru ca acum calea de sus este cale critica.

In final puteti decide ce lac sa vizitati si sa incarcati masina in acelasi timp, ceea ce va salva un timp suplimentar de 2 minute. Diagrama retea pentru solutia finala de 45 minute este ilustrata in figura 4.10.

Figura 4-10: Mersul la picnicul de la lac in 45 de minute.

Sa ne gandim la o situatie in care trebuie sa indepliniti doua sau mai multe activitati inainte de a trece la alte noi activitati. Reprezentati aceasta in diagrama prin definirea unui eveniment ce reprezinta indeplinirea celor doua sau mai multe activitati si desenati sageti de la aceste activitati la eveniment iar dupa aceea desenati sageti de la eveniment la alte activitati care se pot desfasura.

Aceasta situatie este ilustrata in figura 4.10. Odata ce realizati activitatile "Scoate banii", "Cumpara benzina" si "Fierbe ouale", puteti derula actiunile "Incarca masina" si "Decide lacul". Reprezentati aceasta desenand sageti de la fiecare dintre cele trei activitati la un nou eveniment definit, "Gata pentru incarcat masina" si sageti de la evenimentul acesta la activitatea "Incarca masina" si "Decide lacul".

Deci, daca vreti sa scurtati derularea proiectului:

Gasiti calea critica si reduceti timpul acesteia pana cand cea de-a doua cale devine critica;

Continuati scurtarea celor doua cai  critice prin aceeasi metoda pana ce cea de-a treia cale devine critica si tot asa.

Atentie, trebuie sa platiti urmatoarele costuri pentru a indeplini mai repede un grup de activitati:

creste timpul pentru planificare: trebuie sa detaliati precis toate activitatile si relatiile dintre acestea, nu va puteti permite sa gresiti;

cresc riscurile: creste lista ipotezelor si devine tot mai probabil ca una sau mai multe ipoteze nu se vor adeveri.

In exemplul "picnicul la lac", ati facut urmatoarele ipoteze pentru a ajunge la solutia de 45 minute:

puteti avea dreptate privind serviciul complet oferit de statia de benzina dar doar daca ajungeti putin peste ora 8;

angajatii sunt pregatiti sa va umple rezervorul imediat ce ajungeti la benzinarie;

automatul bancar este liber si lucreaza in timp ce opriti la benzinarie;

impreuna cu prietenul puteti incarca masina si decide lacul unde veti merge fara a va cearta timp de o ora cu argumente pro si contra;

prietenul poate face sandwche-urile in timp ce conduceti fara a murdari interiorul masinii.

Oricum, cand veti identifica ipotezele, puteti face progrese spre a creste sansele daca se dovedeste ca ipotezele se adeveresc sau veti dezvolta planuri de criza in caz ca nu se vor adeveri.

Sa consideram ca aveti dreptate privind presupunerea cu serviciu complet de la benzinarie dupa ce ajungeti acolo putin dupa ora 8, sambata dimineata. In primul rand, puteti sa intrebati angajatul de acolo daca presupunerea voastra e rezonabila. Din pacate, dupa ce intrebati, veti primi drept raspuns ca sambata dimineata este cea mai ocupata dimineata a saptamanii si ca nu are nici o idee despre cat de mult veti astepta. Cand ii veti spune cat de important este sa beneficiati de serviciul complet in timp redus pentru a ajunge la picnic pana la ora 8,45, isi va cere scuze si iti va spune ca nu are ce face.

O alta abordare: intrebati "se schimba ceva, daca ai 10 lei?". Va garanteaza imediat serviciul complet de la 7,55 la 8,20 si repartizeaza pe ceilalti la standul 3. El va garanteaza ca daca intrati la 8,00 veti termina in 10 minute cu benzina in rezervor si un zambet pe fata. Ati aflat ca pana si cel mai nesigur lucru poate fi rezolvat cu un pret. Misiunea voastra este de a determina cat de mult puteti reduce nesiguranta si cat va va costa acest lucru.

Imaginand o strategie cu totul noua

Aveti un plan pentru a ajunge la lac in 45 de minute. Nu este garantat ca va merge, dar cel putin va da o sansa. Oricum, sa presupunem ca prietenul va spune ca el trebuie neaparat sa ajunga la lac in 10 minute in loc de 45. Este posibil ca reactia voastra imediata sa fie "imposibil"! A crea un plan este una, dar cum sa ajungeti in 10 minute cand doar condusul pana acolo cere 30 de minute?

Fara a realiza ati schimbat criteriile pentru succesul proiectului de la a atinge rezultatul dorit, care este obiectivul proiectului, la a indeplini o serie de activitati care nu constituie obiectivul proiectului. Succesul proiectului este de a ajunge la lac pentru picnic nu de a indeplini un plan preconceput de activitati. Cele 7 activitati ce le-ati propus sunt bune, atata timp cat va acorda posibilitatea de a ajunge la lac in termenii stabiliti. Dar daca activitatile nu va permit sa impliniti proiectul cu succes, ganditi-va sa schimbatii activitatile.

Faceti niste cercetari si veti afla ca puteti inchiria un elicopter pentru 5 mii lei pe zi si va poate duce la lac in 10 minute. Dar va gandeati sa cheltuiti doar 50 de lei de persoana pentru picnic, pentru benzina si este absurd sa cheltuiti 5 mii lei cand puteti cheltui doar 50 de lei. Asa ca, nici nu-i spuneti prietenului despre posibilitatea de a inchiria elicopterul, si spuneti ca este imposibil. Dar nu stiti motivul pentru care prietenul trebuie sa ajunga la lac in 10 minute. Daca aflati ca ar fi facut acolo 100 mii lei profit dintr-o afacere, constatati ca merita sa cheltuiti 5 mii lei pentru a face 100 mii lei! Merita, dar nu ati stiut de cei 100 mii lei.

Cand veti dezvolta optiunile desfasuratorului, nu este treaba voastra sa decideti in numele altcuiva. Doriti sa identificati toate variantele posibile si costurile acestora pentru ca decidentul sa ia o decizie in cunostinta de cauza.

Subdivizarea activitatilor

O alta cale care reduce timpul de indeplinire a secventelor de activitati este subdivizarea activitatilor in subactivitati, cu derulare concomitenta.

Figura 4.11. ilustreaza cum poate prietenul sa salveze 7 minute prin a fierbe ouale cand timp prepara sandwiche-urile.

Fig. 4.11: Reducerea timpului estimat prin subdivizarea activitatilor.

Divizarea activitatii de fierbere a oualelor in doua parti:

Pregatit pentru fiert oua: luat oala din raft, luat ouale din frigider, umplut oala cu apa si adaugat oua, pus oala pe aragaz si aprins focul; se estimeaza o durata de 3 minute.

fiert ouale in apa: lasat ouale sa fiarba pana ce sunt tari; se estimeaza circa 7 minute.

Divizarea activitatii de a face sandwiche-uri din oua in doua parti:

Primii pasi pentru pregatire sandwiche-uri: luat painea, maioneza, salata verde si rosiile din frigider, luat folia de plastic in care inveliti sandwich-urile din sertar, pus painea in folie, apoi maioneza, salata si rosiile pe paine; se estimeaza circa 7 minute;

Finalizat pregatire sandwiche-uri: luat ouale din oala, decojirea lor, taiat felii, pus pe feliile de paine. Timpul estimat este de 3 minute.

Notati ca timpul total pentru activitatea initiala de fiet oua este tot de 10 minute (3 minute pentru a le prepara si 7 minute in apa) si timpul total de pregatire a sandwiche-urilor este tot de 10 minute (7 minute pentru primii pasi si 3 minute pentru a finaliza). Acum activitatile se prezinta ca in figura 4.11.

Prin descrierea detaliata a modului de preparare a activitatilor se poate ajunge sa se termine cele doua activitati in 13 minute in loc de 20 de minute.