Supravegherea si controlul

SUPRAVEGHEREA  SI CONTROLUL

1. Definirea supravegherii si controlului

Supravegherea si controlul sunt notiuni corelative, apropiate ca sens, dar totusi distincte.

Supravegherea reprezinta operatii curente prin care conducerea interna se convinge personal de felul in care se desfasoara procesul de munca / productie si care reclama prezenta supraveghetorului.

Controlul reprezinta operatii inopinante / periodice prin care conducerea interna a unor foruri tutelare (ex. minister) sau organisme specializate, analizeaza in special rezultatele activitatii si le consemneaza (ex. in proces verbal de control).

Controlul poate sa nu reclame / solicite prezenta fizica a controlorului (ex. ministerul cere situatia burselor U.P. sau, rapoarte anuale sau ad-hoc; S.R.I. este controlat de Parlament prin rapoarte). Controlul este simultan, ultima functie si ultimul moment al procesului de conducere (functii ale conducerii: prevedere, organizare, coordonare / comanda, antrenare / motivare, control).

Controlul are rolul de a mentine echilibrul intre prevederi si realizari. El este, in fond, unitatea a doua laturi:

constatativa;

prospectiva (iti spune ce sa faci in viitor).

Cerinte ale unui sistem bun de control:

a) sa ofere informatii despre toate deciziile (despre activitatea tuturor domeniilor, tuturor nivelurilor);

b) sa permita evaluarea periodica, evidentierea evolutiei realizarii obiectivelor;

c) sa sesizeze din timp eventualele dezechilibre, dereglari si sa permita in timp util masuri de corectie;

d) sa contribuie la realizarea functiilor intreprinderii;

e) sa creeze o stare pozitiva in care comportamentele individuale sa se integreze efortului comun prevazut de obiectivele firmei / intreprinderii.

2. Elementele sistemului de control

modelul initial, predeterminat (ce ai de facut): proiect, plan de masuri, programe (de activitate, de perfectionare); ex. in minerit: preliminariile;

rezultatele efective obtinute;

compararea modelului initial cu rezultatele efective;

constatarile controlului (se respecta sau nu programul);

sistemul instrumentelor de corectie (retehnologizare, redistribuire de personal, sa se lucreze peste program etc.);

actiunea efectiva de corectie.

3. Functiile controlului

functia constatativa, de evaluare (se face sau nu planul?);

functia preventiva. Un sistem bun de control, trebuie sa previna in timp util unele dereglari / accidente;

functia reglativa / recuperativa; reglarea intre deziderate si model;

functia informativa; prin control se asigura o buna circulatie a informatiei in dublu sens: de la controlori la executanti si invers;

functia educativ - stimulativa; prin control se poate generaliza experienta pozitiva si preintampina experientele negative, preluand informatii din experientele altora.

4. Caracteristicile controlului

a) sa fie obiectiv (corect);

b) sa fie preventiv (sa previna in timp util dereglarile);

c) sa fie dinamic (nu un control astazi, altul peste 5 ani);

d) sa fie atotcuprinzator (sa cuprinda toate activitatile);

e) sa fie concret, sistematic, ferm.

5. Rolurile controlorului

(roluri psihologice)

Un bun controlor joaca simultan mai multe roluri:

rolul de verificator / constatator (vede / verifica cum se deruleaza obiectivul, ce s-a facut);

rolul de confesor. Controlorul trebuie sa aiba o atitudine permisiva, care sa-i ingaduie celui controlat sa-si spuna greutatile, necazurile, doleantele;

rolul de consilier; el trebuie sa aiba competenta de a sfatui, sugera solutii in realizarea obiectivului;

rolul de animator; controlorul trebuie sa aiba o atitudine activa, sa incite, sa mobilizeze pentru realizarea obiectivelor;

rolul de planificator; cel care face controlul contribuie la planificarea activitatii, la coordonarea programelor de corectie cand este cazul.

6. Clasificarea controlului

I.     Dupa numarul celor care il fac:

control individual;

control de grup / colectiv.

II.       Dupa factorul timp:

controlul preventiv / anticipativ; controlul conditiilor, activitatea nefiind inca demarata (ex.: inaintea examenului de admitere, verificarea listelor cu candidati, verificarea daca pe banci sunt lipite legitimatiile etc.);

controlul periodic / curent, in timpul activitatii, privind rezultatele obtinute (decanal, lunar, trimestrial);

controlul ulterior, dupa incheierea activitatii (controlul financiar -  cum s-a incheiat anul financiar).

III.     Dupa obiectul / natura controlului (la ce aspecte se refera):

control tehnic;

control de calitate;

control financiar;

control sanitar;

control economic.

IV.    Dupa stilul celor care il fac, ce stil adopta:

control autoritar (dur, distant, rigid, fara replica, fara intelegere);

control cooperant, politicos, binevoitor, intelegator, dar nu trebuie confundat cu nepasarea, delasarea.

V.      Dupa motivatia celor care il executa:

subiectiv / personalist; cel care face controlul subordoneaza rolul de controlor trasaturilor sale de personalitate, raporteaza totul la el (tot timpul are impresia ca vrei sa-l inseli). Este tipul egocentric (totul se invarte in jurul lui), capricios, partinitor, chiar absurd;

control obiectiv / impersonal; controlorul se subordoneaza rolului si isi serveste profesiunea.

VI.    Dupa elementul principal asupra caruia se centreaza controlul:

controlul pe subiect / individ. Nu este recomandat, pentru ca da sentimentul supravegherii intentionate. Are anumite dezavantaje:

poate fi interpretat ca sicana;

poate provoca tensiuni, conflicte;

stimuleaza cantitatea si mai putin calitatea;

presupune prezenta permanenta a controlorului;

control pe obiectiv / activitate. Avantaje:

creeaza iluzia martorului continuu prezent;

evita suspiciunea si potentialele tensiuni / conflicte interumane;

stimuleaza si cantitatea si calitatea

7. Metode, procedee de supraveghere si control

a) raportarea la locul de munca al angajatului (sau conducatorului);

b) raportari in sedinte curente, periodice, ad-hoc;

c) raportari scrise asupra unor aspecte / domenii de activitate asupra obiectivelor;

d) orice informatii scrise / verbale, referitoare la activitate, discutii cu diferite persoane etc.

8. Aprecierea activitatii angajatilor

Orice activitate de supraveghere si control implica si aprecierea activitatii subalternilor / angajatilor.

O buna apreciere trebuie sa se faca dupa anumite principii.

8.1. Principiile procesului de apreciere a activitatii angajatilor

a) principiul complexitatii cognitive: numarul factorilor, criteriilor care se iau in considerare la apreciere trebuie sa fie cat mai mare si legati / integrati organic (sa prinda si aspectele de ordin cantitativ si pe cele calitative);

b) principiul structurii dinamicii cognitive: aprecierea trebuie sa surprinda evolutia in timp a diferitelor trasaturi de personalitate ale celui apreciat (un muncitor a fost mult timp constiincios, dar pe parcurs si-a pierdut din constiinciozitate);

c) principiul diferentierii: aprecierea trebuie sa se refere, sa surprinda atat aspectele pozitive cat si pe cele negative. Sa nu se unilateralizeze aprecierea - numai (+) sau numai (-);

d) principiul deschiderii: aprecierea trebuie sa fie deschisa pentru a permite includerea  oricarei informatii legata de activitatea persoanei in cauza (exemplu: si-a dat doctoratul).

8.2. Etapele procesului de apreciere

stabilirea / precizarea criteriilor dupa care se face aprecierea. Aceste criterii pot fi cuprinse in descrierea functiei / postului, fisa postului (sarcini principale, secundare, pe cine are in subordine, cui ii este subordonat, sarcini cantitative si calitative);

intocmirea unui instrument de apreciere. Instrumentul principal de apreciere a activitatii este F.A.A. (fise de apreciere a activitatii) care poate fi standardizata (exemplu: personalul didactic = fisa de apreciere anuala);

realizarea aprecierilor calitative (referiri la responsabilitate, disciplina, initiativa, spirit organizatoric, de conducere);

aprecierea cantitativa a rezultatelor activitatii: continui superioare, rezultate contradictorii, procente, numarul de rebuturi, numarul de sanctiuni sau de recompense, accidente etc.;

aprecierea relatiilor in colectiv: relatiile cu superiorii, cu subalternii, pe pasarela, pe orizontala;

intocmirea autoaprecierii de catre angajati; aceasta etapa se desfasoara dupa ce seful si-a intocmit aprecierea lui.

Autoaprecierea se face dupa aceleasi criterii.

convorbirea de confruntare a aprecierii cu autoaprecierea, din care trebuie sa rezulte aprecierea finala. Aceasta convorbire pune conducatorului cateva probleme:

el trebuie sa se situeze / plaseze pe o pozitie de intelegere, acceptare, sustinere a subalternului / angajatului (trebuie sa se puna in situatia angajatului, cum ar reactiona el);

trebuie sa descopere cauzele care produc distorsiuni in autoapreciere (blocaj emotional, nevoia de confort psihic, relatii interumane, refuz - ignoranta "nu vreau sa recunosc ca sa nu trebuiasca sa ma schimb").

Orice apreciere implica atat lauda, ca recompensa, cat si critica, dezaprobarea, dezavuarea. Ele trebuie facute intr-un anume fel. Astfel lauda:

trebuie sa fie prompta, sa nu fie amanata;

trebuie sa fie concreta, specifica; nu trebuie sa fie vaga;

nu trebuie sa fie exagerata; exagerarea suspecteaza doua lucruri:

fie incompetenta din partea celui care apreciaza;

fie ipocrizie, urmareste un scop ascuns;

Rezulta ca, trebuie bine dozata, in raport cu realitatea.

trebuie comunicat nu numai ceea ce gandesti ci si ceea ce simti (tonul, privirea, mimica, gestica; sentimente: sunt mandru de cum ai realizat lucrarea etc.).

Critica - cerinte ale criticii:

nu amanati critica; cum subalternul a facut ceva prost trebuie criticat. Amanarea produce acumularea deficientelor (exemplu: la sfarsitul anului ii spui: ai gresit atunci, atunci . nu!);

sa fie specifica, precizata (aici ai gresit) spui exact ce critici, nu critici in general;

sa fie dozata. Nu critici toata activitatea, chiar daca activitatea impune mai multe critici; sa se faca esalonat (astazi una, maine una);

asigurati intotdeauna sansa unei dezvoltari, incheiati critica cu ceva pozitiv, favorabil celui criticat; critici numai atat cat sti ca exista sanse de imbunatatire a situatiei existente;

comunicati nu numai ceea ce ganditi ci si ceea ce simtiti (sentimente de frustrare, dezamagire, deceptie, jignire "sunt total deceptionat").