Sistemul informational al managementului organizatiei

SISTEMUL INFORMATIONAL AL MANAGEMENTULUI ORGANIZATIEI

Sistemul informational - instrument de baza 

in desfasurarea proceselor de management

Realizarea functiunilor organizatiei presupune o structura organizatorica care sa asigure culegerea, prelucrarea, transmiterea si furnizarea informatiilor necesare managementului.

Sistemul informational influenteaza continutul si configuratia structurii organizatorice iar aceasta, determina intr-o masura insemnata organizarea sistemului informational.

Sistemul informational reprezinta cadrul organizatoric, prin intermediul caruia se materializeaza utilitatea informatiilor privind fluxurile de bunuri materiale si fluxurile informationale. Aceste fluxuri reflecta procese economice - mijloacele necesare desfasurarii activitatii de creare a bunurilor materiale - si procese de management, asupra carora exercita influente diferite perturbatii.

Prin perturbatii se inteleg cauzele care determina sau pot determina abateri pozitive sau negative de la obiectivele stabilite. Natura acestora este foarte diferita, fiecare din factorii mediului ambiant putand determina anumite perturbatii.

Sistemului conducator ii revine sarcina ca prin masuri corespunzatoare sa compenseze influenta perturbatiilor asupra proceselor si astfel sa asigure echilibrul dinamic sistemului organizatie. Pentru aceasta structura organizatorica trebuie conceputa in asa fel incat sa permita organizarea unui astfel de sistem informational care sa puna la dispozitia managementului in orice moment, cantitativ si calitativ, informatii despre fluxurile de bunuri materiale si informationale necesare luarii deciziilor, pentru eliminarea abaterilor si a neconcordantelor din activitatea intreprinderilor.

Sistemul informational are un grad ridicat de complexitate si pentru intelegerea necesitatii sale, a conceperii si utilizarii lui, este nevoie sa se cunoasca si sa se interpreteze corect notiunile ce stau la baza definirii acestuia: informatia, datele, redundanta, fluxul informational, circuitul informational, sistemul informational, sistemul informatic.

Dintre principalele parghii, prin care se realizeaza procesul de management, informatia si decizia prezinta o deosebita importanta. Acestea sunt strans legate intre ele intr-un sistem complex de conexiuni directe si inverse, ceea ce a determinat ca in literatura de specialitate sa se vorbeasca despre un sistem informational-decizional.

Informatia este aceea care aduce elemente noi de cunoastere despre trecut, prezent si viitor si contribuie la inlaturarea unei stari de incertitudine.

Informatia economica poate fi definita ca fiind continutul unei comunicari ce aduce elemente noi de cunoastere, privind procesul tehnologic, transformarile obiectului muncii, natura si stadiul acestor transformari, conditiile de desfasurare a acestora si efectele economice carora le dau nastere, sau care aduce elemente noi despre conditiile mediului exterior.

Datele. Strans legata de informatie este notiunea de date. Datele sunt suportul informatiei si constituie informatie decat daca interpretarea lor sugereaza o anumita stare a unui obiect, a unui proces, a unui fenomen, despre care nu avem inca cunostinte.

Redundanta. Strans legate de informatie este si notiunea de redundanta. Mesajele care nu intrunesc cerinta de a aduce elemente noi de cunoastere, precum si informatiile in exces, poarta denumirea de redundanta.

In literatura de specialitate se arata ca la proiectarea unui sistem informatic este preferabil sa se admita un anumit nivel al redundantei decat sa se obtina un nivel de informatii sub cel necesar.

Redundanta micsoreaza capacitatea canalului de transmisie dar mareste securitatea transmiterii sau, altfel spus, informatiile suplimentare sunt necesare pentru intelegerea mesajului, precum si pentru a verifica daca deciziile au fost intelese in conformitate cu intentiile celui care le-a emis, la fel si pentru a anula efectul unor denaturari ce pot perturba schimburile de informatie sursa si receptor.

Un rol deosebit in asigurarea utilitatii informatiei il are transmiterea acesteia. Transmiterea informatiei se face de la o sursa de informatii catre destinatar. Acesta o receptioneaza cu scopul de a valorifica semnificatia sa, spre deosebire de sursa care genereaza informatii prin inregistrarea starilor unui anumit proces.

Transmiterea informatiei de la sursa la destinatar se realizeaza prin canale de transmitere cu ajutorul unor mijloace de mare diversitate.

Multimea informatiilor vehiculate intre doua elemente ale unui sistem informational, indiferent de procedeul sau de natura suportului folosit la prelucrarea sau transmiterea acestora, se numeste flux informational.

Fluxul informational are mai multe caracteristici: continutul; volumul (debitul) de informatie; frecventa; calitatea ; forma; suportul; procesul de obtinere; costul.

Circuitul informational reprezinta drumul (traseul) parcurs de o informatie de la sursa (emitator) la destinatie (receptor) si pana la clasarea sau distrugerea acesteia. Daca fluxul informational reprezinta partea invizibila in vehicularea informatiei, circuitul informational reprezinta partea materializata. Circuitele informationale au un rol important in dimensionarea si realizarea sistemului informational.

Sistemul informational. Informatiile si fluxurile informationale constituie liantul ce asigura organizatiei caracterul de sistem prin componente fundamentale ale sistemului informational economic.

"Sistemul informational poate fi definit ca ansamblul datelor, informatilor, fluxurilor si circuitelor informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor menite sa contribuie la stabilirea si realizarea obiectivelor societatii."(Nicolescu O., Verboncu I., 1995, p. 170).

Daca avem in vedere si resursele umane, respectiv specialistii in domeniul informaticii, o definire mai completa ar fi aceea in care sistemul informational este un ansamblu organizatoric format din totalitatea metodelor, procedeelor, mijloacelor si specialistilor care asigura culegerea, prelucrarea, transmiterea si acumularea informatiilor cu privire la fluxurile de bunuri materiale si informationale ce au loc in cadrul sistemului organizatie.

Sistemul informational economic cuprinde pe langa informatiile furnizate de evidenta economica si informatiile cu caracter economic furnizate de planificare, analiza economica sau de alte forme de intelegere prelucrare si transmitere cum ar fi cele audio-vizuale (telefon, magnetofon, radio, televiziune, etc.), ca si informatiile economice din afara organizatiei si care au legatura cu activitatea organizatiei.

1 2 3

Sistemul informational

Sistemul informational economic

Evidenta economica

De asemenea, sistemul informational economic nu trebuie confundat cu sistemul informational care cuprinde pe langa sistemul informational propriu si alte forme de informatii de natura tehnica stiintifica, bibliografica, politica, culturala transmisa sub diferite forme.

2 Sistemul informatic - sistem de sustinere a managementului

Sistemul informatic. Este necesar sa se faca distinctie intre sistemul informational si sistemul informatic.

Prin sistem informatic se intelege acea parte a sistemului informational in care prelucrarea este automata dar numai daca respectiva parte formeaza un sistem. Daca pentru intregul sistem informational prelucrarea este automata se obtine sistemul de informatii integrat spre care tinde evolutia actualelor sisteme informatice.

Sistemul informational trebuie sa satisfaca unele cerinte de baza ce se cer avute in vedere de la proiectarea acesteia:

sa asigure informatii specifice fiecarui manager, deoarece in cele mai multe cazuri despre anumite aspecte ale activitatii organizatiei trebuie sa se transmita informatii mai multor manageri, insa cu un grad diferit de prelucrare si detaliere;

sa furnizeze informati exacte, complete si continue;

sa asigure oportunitatea informatiei in sensul ca sa permita obtinerea informatilor in timp util luarii deciziei, adica sa asigure decalajul necesar intre primirea informatiilor si momentul folosirii lor pentru efectuarea analizelor si a prelucrarilor corespunzatoare;

sa permita transmiterea informatiei pe canalul cel mai scurt, lucru care poate fi privit sub doua aspecte:

al folosirii unor mijloace corespunzatoare de transmitere;

al gasirii sursei adecvate pentru transmiterea informatilor;

sa fie organizat in stransa legatura cu structura organizatorica a organizatiei, deoarece sistemul informational satisface, necesitatea de informare a conducerii, pe diferite niveluri ierarhice, in cadrul unei anumite structuri. La randul sau, sistemul informational influenteaza structura organizatorica prin crearea unor posibilitati de eliminare a unor nivele ierarhice sau organisme din cadrul acesteia.

La aceste cerinte se pot adauga si altele la fel de importante (Nicolescu, Verboncu) :

informatiile furnizate sa fie multilaterale "multilateralitatea informatiei asigura perceperea proceselor in care organizatia este implicata din unghiuri diferite astfel incat sa fie evidentiate elementele semnificative de natura tehnica, umana, stiintifica".

sa furnizeze informatii cu caracter dinamic; "pentru ca informatiile sa fie utile este necesar sa oglindeasca procesele de munca si in general problematica organizatiei in evolutia sa".

informatiile sa aiba un caracter prospectiv; "conceperea informatiilor in mod dinamic se reflecta in sporirea fortei lor anticipative, facilitand procesele de previziune din cadrul societatii comerciale si a regiilor de stat".

Inca de la proiectarea sistemelor informationale trebuie sa li se asigure o structura functionala bine definita care sa permita realizarea urmatoarelor operatiuni / faze:

culegerea datelor;

pregatirea datelor;

prelucrarea datelor;

intretinerea fisierelor;

obtinerea informatiilor de iesire.

Toate aceste operatiuni sunt prezentate la un loc prin notiunea de ciclul prelucrarii datelor.

Fara a se preocupa de procesele de producere si memorare a informatiei, in conceptia lui G. Davis, sistemul informatic apare ca un ansamblu de fluxuri de informatie, care permit celui implicat in procesele decizionale la orice nivel sa elaboreze decizii de exploatare, administrative si strategice.

J.L. Le Moigne, specialist francez, publica in deceniul al 7-lea trei lucrari, din care contributia cea mai mare o constituie modelul OID (Operation-Information-Decision), care presupune structurarea unei organizatii in trei sisteme:

sistemul operant (O);

sistemul informatic (I);

sistemul decizional sau managerial (D).

Sistemul operant (O) face legatura cu mediul si proceseaza diferite fluxuri ce definesc activitatea specifica organizatiei, producand informatii ce vor fi memorate de sistemul informatic (comenzi, facturi, ordine de plata, tranzactii).

Sistemul informatic (I) interactioneaza cu sistemul operant pentru a regla fluxul de intrare sau de iesire, realizeaza integrarea informatiilor, fie pentru atentionarea factorului decizional in cazul in care variabilele esentiale ating valori critice, fie pentru modelarea proceselor de decizie.

Sistemul decizional (D) , prin combinarea si analiza informatiilor provenind din sistemul informatic care descriu mediul exterior al organizatiei, ia deciziile adecvate si elaboreaza planurile de actiune pentru realizarea acestora.

Conceptul de sistem de sprijin al deciziei - DSS este atribuit de numerosi specialisti (Alter, S.L., 1980, Spragne, R.H., Watson, H.J., 1986; Turban, E., 1998) in domeniul informaticii si cel al managementului lui A. Goory si M. Scott Morton, care l-au conceput ca parte a sistemelor informatice pentru management - MIS, pentru solutionarea problemelor semistructurate si nestructurate.

Evolutia DSS se datoreaza si contributiilor aduse de J. D. Littel, P. Keen, R. Bonczek, C. Holsapple, B. Whinston si mai ales ale lui E. Turban.

Scopul DSS ramane cel stabilit de Gorry si Morton, acela de a sprijini deciziile semistructurate si nestructurate din urmatoarele domenii ale managementului:

planificarea strategica;

controlul managerial;

controlul operational.

Lui E. Turban i se atribuie un merit deosebit intrucat in ciuda marii diversitati de opinii in definirea DSS elaboreaza modelul ideal, definit printr-un ansamblu de caracteristici si decizii ale unui DSS:

ofera sprijin managerului in elaborarea deciziilor semistructurate si nestructurate, prin imbinarea judecatii si rationamentului uman cu procesarea computerizata a informatiei;

asigura sprijinul la toate nivelurile manageriale din cadrul organizatiei;

sprijina atat decizia individuala cat si pe cea de grup;

este caracterizat de proprietatile de adaptabilitate si flexibilitate;

prin interfata prietenoasa, modul interactiv de colaborare cu utilizatorul se asigura o eficacitate sporita DSS;

vizeaza in primul rand cresterea eficacitatii proceselor decizionale prin acuratete, promptitudine, calitate si intr-o mai mica masura reducerea costului elaborarii deciziei;

asigura controlul deplin al factorului uman in elaborarea deciziei, pe care il sprijina si nu-l inlocuieste;

DSS implica acumularea continua de cunostinte noi, necesare pentru dezvoltarea exploatarea, analiza si perfectionarea acestuia;

sistemul inglobeaza atat date cat si modele.

In concluzie retinem faptul ca DSS realizeaza o imbinare organica a abilitatii si capacitatii de procesare a calculatoarelor cu participarea creativa a factorului uman in procesul decizional, constituind o exceptie si nu o inlocuire a judecatii si rationamentului uman.

Toate sistemele informatice descrise anterior au fost proiectate si implementate la inceput, ca sisteme de sine statatoare.

Evolutia TI si a cunostintelor in domeniul conceperii sistemului de informatii, aparitia IA/ KBS, au permis intrarea mai multor sisteme informatice, denumite sisteme informatice strategice (rezultate din integrarea mai multor sisteme de sprijinire a deciziilor).

Avem convingerea ca "un sistem multi-expert este un sistem care permite mai multor sisteme expert sa colaboreze intre ele. Este probabil singurul drum practicabil pentru aplicatiile de asistare a deciziei complexe care determina prelucrarea unor cunostinte din domenii variate. "Garantia functionarii sistemelor multi-expert consta in colaborarea mai multor sisteme expert intr-o organizatie cand se iau in considerare avizele mai multor experti." (Benchimol G., Levine P., Pomerol J.Ch., 1993, p. 136).