Procesul decizional

PROCESUL DECIZIONAL

Decizia - rol, definire, caracteristici

Decizia are un rol foarte important in procesul de management, ea regasindu-se in toate functiile managementului. Prin decizii diverse se indeplinesc toate functiile managementului. In cadrul organizatiei, decizia, are o sfera de cuprindere practic nelimitata, ea fiind prezenta in toate domeniile de activitate.

Decizia face obiectul actiunilor tuturor managerilor de la organismele ierarhice superioare pana la organismele situate la baza piramidei organizationale.

Decizia nu este un produs al ultimei perioade de timp asa cum pare datorita rolului din ce in ce mai important pe care il are activitatea de management. Ceea ce apare nou este faptul ca s-a realizat trecerea de la metodele si procedeele bazate pe experienta, intuitie, empirism , la metodele bazate pe fundamentarea stiintifica.

Decizia poate fi definita ca fiind o linie de actiune, constient aleasa din mai multe variante posibile, in vederea realizarii unui anumit scop sau obiectiv.

Trasaturile deciziilor sunt:

decizia reprezinta un act de alegere din mai multe alternative posibile, a uneia singure. Cea mai simpla decizie este aceea care are cel putin doua alternative;

decizia este un proces constient de gandire bazat pe criterii de evaluare care actioneaza la nivel individual, mental sau pe baza unui program, dar care necesita cunostinte specifice;

decizia este un act volitiv individuala sau colectiva;

decizia are intotdeauna o finalitate adica vizeaza atingerea unui obiectiv sau a mai multora;

decizia se refera intotdeauna la o stare viitoare, chiar daca are la baza informatii din trecut sau prezent.

Decizia manageriala se deosebeste de decizia personala prin urmatoarele:

decizia manageriala implica cel putin doua persoane: managerul care decide si unul sau mai multi angajati care participa la punerea in practica a deciziei;

decizia manageriala are influente la nivelul grupului, ea nu afecteaza numai actiunile unui angajat;

decizia manageriala determina efecte cel putin la nivelul unui compartiment de munca al organizatiei.

Intr-o organizatie, decizia manageriala imbraca doua forme:

act decizional

proces decizional

Cand decizia manageriala se desfasoara pe o perioada foarte scurta de timp spunem ca ia forma unui act decizional. Acestea se refera la situatiile decizionale de complexitate redusa, cu un grad mare de repetitivitate, ce vizeaza probleme cu care managerii sunt familiarizati.

Spre deosebire de actul decizional, procesul decizional necesita mult mai mult timp pentru culegerea de informatii si procesare a lor pentru ca in final sa se poata alege varianta decizionala cea mai avantajoasa.

Pentru a fi utila organizatiei, decizia manageriala trebuie sa indeplineasca mai multe cerinte, dupa cum urmeaza:

decizia trebuie sa fie fundamentata stiintific, ceea ce insemna ca in luarea deciziilor trebuie sa se tina cont de:

conditiile concrete ale perioadei si mediului la care se refera;

legitatile si tendintele dezvoltarii sistemelor economice;

particularitatile organizatiei in care urmeaza sa se implementeze;

toate informatiile interne si externe organizatiei care fac referire la problema decizionala.

decizia trebuie sa fie imputernicita. Aceasta insemna ca decizia trebuie sa fie luata de acel decident(individual sau colectiv) care are dreptul legal sau cel putin autoritatea necesara.

decizia trebuie sa fie bine delimitata pentru a nu permite interpretari diferite si trebuie corelata cu deciziile anterioare referitoare la aceeasi problema;

decizia trebuie sa fie oportuna, adica sa fie luata in momentul in care situatia concreta impune necesitatea luarii acelei decizii;

decizia trebuie sa aiba o forma corespunzatoare de prezentare. Aceasta inseamna ca decizia trebuie sa aiba o forma de redactare clara, concisa, usor de inteles, ideile sa fie prezentate intr-o inlantuire logica, sa fie formulata la nivelul de intelegere al celor care trebuie sa o indeplineasca.

6.2 Tipologia deciziilor

Deciziile au cunoscut mai multe clasificarii, dintre care prezentam urmatoarele:

Dupa caracterul de noutate al deciziei identificam urmatoarele categorii:

decizii neprogramate, se refera la probleme noi cu care managerii nu au mai fost confruntati si care privesc activitati sau domenii importante pentru organizatie;

deciziile semiprogramate se bazeaza pe elemente cunoscute, dar care sunt combinate intr-o noua maniera care nu poate fi stabilita inainte, ci numai cand se analizeaza problema;

deciziile programate se bazeaza pe date si informatii cunoscute si care se iau de regula pe baza unor programe, scheme, procedee prestabilite. Obiectul lor il constituie problemele care implica o actiune imediata in domenii de mai mica importanta.

Dupa orizontul deciziilor (natura obiectivului urmarit) identificam urmatoarele categorii:

decizi strategice vizeaza probleme esentiale ale organizatiei, ale incadrarii ei in mediul de afaceri, pe o perioada lunga de timp (3-5 ani);

deciziile tactice vizeaza stabilirea cailor concrete de atingere a unor obiective pe o perioada de timp de pana la un an;

deciziile curente (operative), urmaresc stabilirea unor solutii sau masuri operative pentru probleme ce privesc activitatea curenta.

Dupa gradul de cunoastere de catre decident a probabilitatilor de obtinere a rezultatelor, se identifica urmatoarele grupe de decizii:

deciziile in conditii de certitudine sunt deciziile la care fiecare actiune conduce la un anumit rezultat, determinat si posibil de cuantificat cu exactitate;

deciziile in conditii de risc sunt deciziile la care fiecare actiune conduce la anumite rezultate posibile, rezultate la care se cunosc probabilitatile de realizare;

deciziile in conditii de incertitudine sunt deciziile la care fiecare actiune conduce la anumite rezultate posibile, rezultate la care nu se cunosc probabilitatile de realizare.

Dupa gradul de dependenta a deciziei fata de alte decizii, identificam doua categorii:

decizii dependente sunt acele decizii ce sunt influentate de anumite decizii luate in trecut;

deciziile independente sunt acele decizii ce pot fi luate fara sa se manifeste asupra lor influenta unor decizii trecute.

Dupa frecventa si regularitatea cu care se iau deciziile, identificam:

deciziile cu frecventa mare,se iau zilnic in special de managerii de la nivelurile ierarhice inferioare;

deciziile cu frecventa mica se iau la anumite intervale de timp si vizeaza in principal probleme importante ale organizatiei;

decizii cu caracter exceptional se iau cand procedurile existente nu permit solutionarea unor probleme noi.

Un sistem decizional complex, multidimensional contine urmatoarele elemente:

multimea starilor naturii;

multimea probabilitatilor de realizare a starilor naturii;

multimea criteriilor de decizie;

multimea coeficientilor de importanta a criteriilor de decizie;

multimea variantelor decizionale;

multimea coeficientilor de importanta ai decidentilor;

multimea consecintelor.

6.3 Modelele utilizate in procesul decizional

Prin procesul de luare a deciziei se intelege un ansamblu de activitati deosebit de complexe prin care se culeg si se prelucreaza informatiile necesare, se determina variantele de actiune si se incearca sa se identifice solutiile cele mai avantajoase pentru atingerea anumitor obiective.

Fiecare proces decizional urmareste selectarea unei linii de actiune din cele posibile si apoi implementarea ei in scopul atingerii obiectivelor stabilite la inceputul acestor actiuni, pasii de urmat pe care diversi specialisti ii propun sunt uneori diferiti.

Don Hellriegel, Susan E. Jackson, John W. Slocum (2002) identifica trei grupe de modele decizionale in care se inscriu concluziile multor specialisti ce au studiat procesul de luare a decizie prin organizatie. Acestea sunt:

modelul rational;

modelul rational limitat;

modelul politic.

Modelul rational de luare a deciziei contine urmatoarele etape:

definirea si diagnosticarea problemei;

stabilirea obiectivelor;

identificarea variantelor decizionale;

evaluarea si compararea variantelor decizionale;

alegerea unei variante decizionale;

implementarea solutiei alese;

urmarire si control.

Asupra acestor etape isi manifesta in permanenta influenta o serie de factori din interiorul organizatiei sau externe acesteia, specifici mediului ambiant.

Modelul rational limitat prezinta tendinta oamenilor de:

a selecta, nu intotdeauna cel mai bun obiectiv sau cea mai buna varianta decizionala;

a se angaja in cautari limitate pentru a identifica varianta decizionala;

de a nu avea informatii si control asupra fortelor din mediul ambiant sau chiar asupra unor forte interne ce influenteaza rezultatele deciziei.

Acest model a fost propus de Herbert Simon la mijlocul anilor 50. Acest model explica partial de ce oameni diferiti iau decizii diferite cand au exact aceleasi informatii.

Sintetic, caracteristicile rationale limitate sunt:

varianta decizionala selectata este satisfacatoare;

se fac cercetari limitate;

informatiile pe care le detinem sunt limitate;

procesarea informatiilor este insuficienta.

Modelul politic reprezinta modelul de luare a deciziei in functie de interesul personal si de scopurile "celor puternici". Prin "cei puternici" intelegem persoane sau grupuri ce au interese in organizatie, includem aici actionarii, clientii, angajatii, furnizorii, diverse institutii din interiorul sau exteriorul organizatiei.

Puterea reprezinta capacitatea sau abilitatea de a controla activitatea, echipe, compartimente de munca sau decizii. A avea putere inseamna a avea capacitatea de a influenta si de a controla:

definirea problemei;

alegerea obiectivelor;

stabilirea variantelor decizionale;

selectia variantei ce va fi implementata; actiunile si succesul organizatiei.

Modelul politic este mai potrivit a fi utilizat cand decizia implica grupuri puternice de interese, cand exista neintelegeri intre decidenti privind stabilirea obiectivelor si cand nu se identifica solutii viabile.

Specific modelului politic de luare a deciziei sunt urmatoarele:

divergente in definirea problemei;

divergente in stabilirea obiectivelor;

divergente in identificarea solutiilor.

Ca si primele doua modele prezentate - modelul rational si modelul rational limitat - modelul politic poate fi util si potrivit de utilizat, in special pentru rezolvarea conflictelor dintre grupurile de interese atunci cand exista divergente in ceea ce priveste stabilirea obiectivelor si in alegerea solutiilor. Daca modelul politic este implementat cu respectarea unor principii etnice de baza, exista mari sanse ca deciziile luate sa fie de foarte buna calitate.