Sistemul informational al activitatii logistice

SISTEMUL INFORMATIONAL AL ACTIVITATII LOGISTICE

Una dintre importantele schimbari, atat in domeniul teoriei economice, al managementului strategic, precum si in domeniul logistic, este trecerea de la intreprinderea conceputa ca o citadela la intreprinderea conceputa "ca arhipelag", care trebuie sa gestioneze multiple interfete cu alte intreprinderi si a caror reusita individuala este direct legata de reactiile, competentele si reusita celorlalte. Aceasta evolutie este insotita de reconsiderearea rolului strategic al gestiunii fluxurilor asupra functiei logistice, asupra responsabilitatilor logistice, asupra frontierelor organizationale interfunctionale interne si asupra interfetelor externe.

1. Locul sistemului informational logistic in sistemul informational al intreprinderii

Dezvoltarea managementului logistic a permis trecerea de la o abordare operationala si reactiva a gestiunii fluxurilor, la o abordarea conceptuala si proactiva. In practica se observa ca dimensiunea inter-organizationala nu este luata in considerare inca din faza de conceptie si formulare a strategiei, dar ea se impune pe masura ce performantele cautate in termeni de cost, calitate, fiabilitate, termene, nivel de informare, sunt ridicate.

Pentru logistica aceasta evolutie este insotita de o semnificativa schimbare de paradigma . Dupa cautarea unor solutii de optimizare care puneau accentul pe gasirea de solutii optime, logistica s-a orientat catre rationalizarea cognitiva care punea accentul pe coordonarea actorilor si gestiunea interfetelor dintre acestia, adica pe cautarea unei productivitati pe ansamblu.

Toate aceste mutatii au fost posibile prin dezvoltarea tehnologiilor informationale si de comunicatii (TIC), care a declansat si accelerat evolutia dispozitivelor logistice, facand posibile numeroase "vise" in domeniul logisticii . Sistemul informational si de comunicatie logistica al intreprinderii (SICLE) a permis reconsiderarea limitelor spatiului si timpului care caracterizeaza sistemul logistic, autorizand forme internationale de organizare cu fluxuri trase si impinse, care permit satisfacerea rapida a clientilor, costuri reduse si o puternica flexibilitate operationala si strategica.

Marea majoritate a sistemelor informationale au fost concepute intr-o perspectiva strict intra-organizationala. O retea de intreprinderi in curs de constituire nu va putea fi performanta din punct de vedere logistic, daca se limiteaza la schimburi intre sisteme informationale individuale (mai precis intre SICLE individuale). Pilotajul sistemului logistic impune nu o transformare a sistemului informational pe masura dezvoltarii intreprinderii, ci o conceptie a priori inter-organizationala.

Comisia Europeana arata ca rolul sistemului logistic este acela de a optimiza fluxurile logistice, fiind centrat pe trei categorii de fluxuri: fluxul de bunuri de la sursa pana la consumatorul final, fluxul financiar si cel informational.

Aceasta definitie sintetica explica importanta sistemului informational in pilotajul fluxurilor. Prin ansamblul sistemului logistic intelegem o retea de actori legati intre ei prin interdependente verticale, orizontale si diagonale , retea in care este imposibil ca un membru sa piloteze toate aceste fluxuri, dar nu poate fi exclusa existenta unor lideri locali pe anumite segmente ale lantului logistic. Lantul logistic include doua elemente principale: timpul si numarul de actori participanti a caror obiective ar trebui sa fie co-conceptia si co-pilotajul , cu scopul de a reusi o coordonare a actiunii, mai mult decat un control al acesteia.

Etapele pilotajului fluxului logistic:

1. Conceptia proceselor si a dispozitivelor (construirea retelei, a modalitatilor de functionare si evolutie), ceea ce presupune a comunica cu privire la structura produselor (conceptie, diferentiere, competente cerute . );

2. Previziunea activitatilor, in special cele din aval, fluctuatii si mutatii posibile, modalitati de a face lantul logistic flexibil;

3. Definirea obiectivelor de atins si a valorii care trebuie create (fixarea criteriilor si a nivelurilor de performanta cautate, a modalitatilor de masurare si de impartire a valorii create);

4. Planificarea si apoi coordonarea efectiva a activitatilor (verificarea compatibilitatii regulilor de gestiune, posibilitatilor de sincronizare a ritmurilor de circulatie a diferitelor fluxuri, modalitatilor de ghidare a fluxurilor, capacitatea de a reactiona in situatii neprevazute);

Urmarirea activitatii (definirea nivelului de trasabilitate dorit, masurarea performantelor efectiv obtinute, trecerea in revista a situatilor neprevazute care au aparut si a modului cum s-a reactionat);

6. Evaluarea proceselor si supravegherea mediului, aspecte fundamentale pentru a evolua in timp.

Comunicarea in cadrul lantului logistic trebuie sa permita partilor componente schimbul de opinii concepute in mod autonom (ceea ce fiecare actor doreste sa faca), confruntarea acestora (cum vede fiecare actor lantul logistic si care crede ca este contributia sa) si elaborarea unui proiect comun. Aceste schimburi de opinii arata ca viziunile individuale sunt adesea partiale si ca numeroase disfunctionalitati sunt legate de ecartul intre reprezentarile individuale ale actorilor si functionarea efectiva a lantului logistic (adica o necunoastere reciproca). Comunicarea va permite extinderea viziunilor individuale asupra intregului lant logistic, ameliorarea interfetelor inter-organizationale si elaborarea de proiecte comune.

Daca ne referim, de exemplu, la industria de automobile, fiecare nou model, fiecare noutate tehnologica implica reevaluarea tuturor punctelor cheie evocate anterior, deci repunerea in discutie a organizarii logistice.

Aceasta pledoarie pentru comunicare totala in cadrul lantului logistic poate parea o utopie si din acest motiv facem precizarea ca si atunci cand exista a priori o comunicare minima intre actori, nu pot fi excluse conflictele si crizele, precum si reticenta vizavi de partajarea unor informatii "strategice".

O trecere in revista a sistemelor informationale in materie de gestiune a fluxurilor logistice ne arata ca intreprinderile au inceput prin a utiliza aplicatii partiale disjuncte, apoi au adoptat aplicatii specializate pe functiuni, pentru ca in final sa se orienteze catre solutii integrate care sa aiba in vedere ansamblul nevoilor informationale ale intreprinderii (de exemplu ERP ). Dificultatea de a administra interfete intre aplicatii interdependente (utilizand aceleasi informatii sau exploatand rezultatele unei alte aplicatii) explica necesitatea integrarii SIC cu ajutorul SGBD . Aceasta integrare se loveste de trei dificultati:

1. Cresterea taliei intreprinderilor si internationalizarea activitatii lor pune problema distributiei activitatilor in spatiu;

2. Operatiile de achizitie si fuziune ridica probleme legate de compatibilitatea sistemelor informationale diferite din punct de vedere fizic si conceptual, inainte de a ridica probleme legate de schimbul de informatii;

3. Externalizarea si/sau subcontractarea unor activitati, parteneriatele si cooperarea presupun schimbul de informatii intre sisteme autonome diferite, care raman in sfere cu responsabilitati diferite. Coerenta intra-organizationala este dificila, dar poate fi obtinuta, iar coerenta inter-organizationala prezinta o complexitate mult mai mare si are cu totul alte mize.

Evolutia sistemului informational logistic nu a fost foarte diferita de evolutia sistemelor de gestiune in ansamblul lor. Logisticienii au fost confruntati mai degraba cu probleme legate de coordonarea inter-functionala decat cu probleme privind schimbul de informatii intre diferitele entitati ale intreprinderii (uneori aceste entitati sunt destul de eterogene) sau intre diferitele intreprinderi ale aceluiasi lant logistic. Daca integrarea intra-organizationala s-a ameliorat considerabil in ultimii ani cu ocazia revizuirii sistemelor informationale (revizuiri cauzate de trecerea la anul 2000, trecerea la euro, aparitia intranetului, adoptarea unui ERP), integrarea inter-organizationala ramane un punct slab al lantului logistic.

Gestiunea relatiilor intre intreprinderile componente ale lantului logistic cuprinde si comunicarea inter-organizationala care depaseste sfera unor simple tranzactii. Cu cat relatiile dintre parteneri se multiplica cu atat intreprinderile vad limitele sistemului informational logistic si sunt confruntate cu probleme privind evolutia nu intotdeauna sincrona a interfetelor sistemelor partenere.

Trecerea de la tranzactional la relational in conceperea unui sistem informational logistic, inseamna a refuza considerarea actorilor in afara sistemului. Din punct de vedere al dezvoltarii sistemului informational o asemenea abordare repune in cauza metodele traditionale de conceptie a sistemului. A gandi legaturile inaintea actiunii, a comunicarii inter-organizationale inaintea procedurilor interne, ridica din nou problema existentei unui limbaj comun necesar in schimbul de informatii si in dezvoltarea bazelor comune de date. Trecerea de la o paradigma tranzactionala la una relationala nu este simpla, ci presupune a depasi abordarea fragmentata a sistemului informational, repunerea in cauza a frontierelor si a imagina noi forme de organizare.

2. Sisteme informationale ale managementului logistic

Sistemele informationale pentru logistica utilizeaza:

Informatii interne din intreprindere privind:

sistemul logistic: depozite, mijloace de transport;

politica de marketing: preturi, vanzari, conditii de prezentare a produselor;

productia: capacitate, metoda de prelucrare;

domeniul financiar: dobanzi, cursul de schimb, capacitatea de autofinantare;

domeniul resurselor umane: dezvoltarea planificata si limitele angajarii de personal.

Informatii externe referitoare la:

clientii efectivi si potentiali: amplasamente, cantitati comandate, cereri privind transportul, ambalajul;

sistemul logistic al concurentei;

sistemul macro-logistic.

Un sistem informational al activitatii de logistica trebuie structurat pe doua module distincte:

modulul logistic, care furnizeaza informatii despre planificarea si dirijarea livrarilor si a miscarii marfurilor pentru realizarea comenzilor;

modulul tranzactiilor, care furnizeaza informatiile legate de miscarea documentelor de livrare si de plata; acest modul evidentiaza intersectia cu sistemul economic al marfurilor.

Progresele inregistrate in domeniul prelucrarii datelor si al tehnologiei comunicatiilor au deschis noi posibilitati pentru dezvoltarea unui management integrat al activitatilor canalului de distributie si al logisticii de distributie. Sistemele informationale de distributie nu mai pot fi privite astazi izolat, ci trebuie incluse in sistemul informational al intreprinderii.

Managerul de logistica trebuie sa se ocupe in mod special cu doua tipuri de informatii:

informatii privind modul de manifestare a functiei de achizitie;

informatii privind motivatia membrilor canalului de distributie pentru atingerea unui obiectiv comun.

Procesul de colectare, prelucrare, distributie si utilizare a informatiilor care servesc ca elemente de fundamentare pentru deciziile in domeniul managementului distributiei trebuie sa se desfasoare in cadrul fiecarei intreprindere membra a canalului de distributie.

Dupa natura lor informatiile pot fi: interne (in interiorul canalului de distributie) si externe. Informatiile interne trebuie sa caracterizeze obiectivele componentelor institutionale ale canalului de distributie. Informatiile externe se refera la mediul economic.

Informatiile pot proveni dintr-o sursa primara (prin observatii, experiment sau ancheta) sau dintr-o sursa secundara de informatii, care au fost colectate de persoane sau de alte institutii externe pentru alte scopuri (de exemplu materiale publicate in mass media, sau realizate de institute de cercetare). In special, in canalele de distributie neintegrate, informatiile existente in posesia fiecarei componente institutionale servesc cu precadere propriile scopuri si nu scopul general al managementului canalului de distributie.

Prin integrarea sistemului informational al logisticii de distributie in sistemul informational al logisticii de aprovizionare si cel al logisticii interne se poate obtine o crestere  a eficientei intregului sistem de distributie.

3. Sistemul informational inter-organizational (SIIO)[8]

Conceptul de SIIO a aparut la inceputul anilor ´80. Primele abordari insista asupra notiunii de sistem informational partajat[9], distingand cinci niveluri de participare la un SIIO, de la accesarea de la distanta (ca de exemplu paginile WEB sau SFI (schimbul de formulare informatizate)) la functionarea in timp real (ca de exemplu sesiuni simultane in timp real utilizate de catre constructorii de automobile). Unele sisteme informationale inter-organizationale apar ca rezultat al colaborarii emergente a actorilor, determinand noi moduri de functionare, o transformare a meseriei si a relatiilor de afaceri, altele apar ca rezultat al noilor forme de cooperare intre intreprinderile mici si mijlocii pentru a face fata marilor intreprinderi.

Lanturile logistice sunt retele instabile deschise care evolueaza, cu intrari si iesiri de parteneri, cu modificari ale dispozitivelor si modurilor de pilotaj. Punerea in aplicare a unui SIIO presupune mai multe etape:

dorinta de a construi un SIIO. In unele cazuri desi se doreste utilizarea unui SIIO exista o serie de dificultati pe care intreprinderea trebuie sa le surmonteze. Fragmentarea activitatilor in lantul logistic implica noi schimburi de informatii, iar calitatea comunicarii, gradul de deschidere a sistemului depind, in mare masura, de relatiile de putere si de gradul de cooperare intre actorii lantului logistic. Numeroase proiecte au esuat din lipsa unui lider sau a unui client puternic care sa poata impune o schimbare. Aceasta nu inseamna ca numai in sistemele ierarhizate (in care exista firme pivot) vom putea crea SIIO. Cercetarile recente in materie de strategie arata ca este necesara o vointa comuna si o intreprindere pilot care sa preia conducerea unui astfel de proiect. Intrebarea care apare este legata de asimetria informatiilor sau distorsiuni voite in beneficiul unora. Totusi, daca ar fi sa luam ca exemplu industria de automobile constatam ca raportul de forte nu poate ramane prea mult timp dezechilibrat.

Articularea sistemelor informationale si de comunicatii logistice individuale si cuplarea acestora la SIIO. Aceasta se poate face prin identificarea si modelarea proceselor colective. Nu este vorba de o aliniere totala, ci de o coordonare a domeniilor definite ca facand obiectul cooperarii.

Arhitectura sau designul retelei. Prin aceasta intelegem un fel de pasarela care sa permita sistemelor partenere accesul la informatiile utile si pertinente.

In aceste conditii SIIO nu trebuie sa franeze aceasta evolutie, chiar daca tehnologiile informatice si de comunicatie aduc cu ele o anumita rigiditate.