 |  |
|
SUBSISTEMUL INFORMATIONAL AL ORGANIZATIEI
1. Subsistemul informational - definire si componente
Subsistemul informational cuprinde ansamblul datelor, informatiilor, fluxurilor informationale, circuitelor informationale, procedurilor informationale si mijloacelor de tratare a informatiilor implicate in procesul de fundamentare a deciziilor manageriale care contribuie la indeplinirea sistemului de obiective al organizatiei.
Principalele componente ale subsistemului informational al unei organizatii sunt:
Data reprezinta descrierea cifrica sau letrica a unor actiuni, procese si fenomene desfasurate in organizatie.
Informatia constituie acea data care aduce adresantului un plus de cunoastere cu privire la un proces sau la un fenomen desfasurat in organizatie, furnizandu-i elemente noi, utilizabile in indeplinirea sarcinilor ce ii revin.
Informatiile vehiculate in organizatii prezinta o mare diversitate si pot fi grupate in functie de o serie de criterii, intre care amintim:
mod de exprimare;
grad de prelucrare;
sensul vehicularii;
mod de evidenta;
provenienta;
destinatie;
obligativitate pentru beneficiar.
Modul de exprimare
sunt exprimate prin viu grai;
au o viteza mare de circulatie;
sunt nuantate si interpretabile.
sunt consemnate, de regula, pe hartie;
pot fi stocate;
se transmit cu o viteza mai redusa comparativ cu cele orale.
au o viteza mare de circulatie;
sunt sugestive si nuantate;
pot fi consemnate integral si rapid.
Gradul de prelucrare
nu au suferit un proces de prelucrare informationala;
sunt analitice si predominant informative.
se afla in diferite stadii de prelucrare informationala;
sunt vehiculate indeosebi la nivelul palierelor manageriale medii si inferioare din cadrul organizatiilor.
au parcurs toate etapele procesului de prelucrare informationala;
prezinta un caracter sintetic si sunt complexe;
se adreseaza cu precadere managerilor de nivel superior din organizatii.
Sensul vehicularii
se transmit in interiorul organizatiei, de la esaloanele manageriale superioare la cele inferioare;
se concretizeaza in decizii, dispozitii, proceduri, instructiuni, metodologii etc.
se vehiculeaza intre palierele manageriale inferioare si cele superioare ale unei organizatii;
se regasesc in rapoarte cu privire la stadiul indeplinirii unor obiective si la modul de aplicare a unor decizii manageriale.
se transmit in cadrul unei organizatii, intre compartimente situate pe acelasi nivel ierarhic;
au un caracter functional si contribuie la integrarea pe orizontala a activitatilor organizationale.
Modul de evidenta
se regasesc in rapoarte care reflecta nivelul realizat al obiectivelor previzionate la un moment dat, precum si dinamica activitatilor desfasurate in organizatie;
prezinta un grad redus de prelucrare.
evidentiaza nivelurile realizate la principalele obiective ale organizatiei intr-o forma sintetica;
se regasesc in baze si banci de date, constituind un instrument frecvent utilizat de manageri in activitatea de evaluare a performantelor organizatiei, precum si in previzionarea unor obiective care vizeaza orizonturi mari de timp.
Provenienta
au parcurs diferite stadii de prelucrare informationala in cadrul organizatiei;
prezinta un caracter eterogen, determinat de varietatea proceselor si a activitatilor desfasurate in organizatie.
provin din mediul ambiant al organizatiei;
se concretizeaza in decizii, instructiuni si metodologii cu caracter obligatoriu.
Destinatie
se adreseaza unor titulari de functii si posturi din organizatie;
prezinta un grad redus de formalizare.
sunt vehiculate intre emitatori din organizatie si receptori din mediul ambiant al acesteia;
au un caracter selectiv si sunt formalizate.
Natura proceselor reflectate
Transmiterea unei informatii intre doi titulari de functii sau de posturi presupune un circuit si in flux informational.
Circuitul informational constituie traseul pe care il parcurg informatiile de la emitator la receptor.
Intr-o organizatie exista mai multe tipuri de circuite informationale, care pot fi grupate in functie de urmatoarele criterii:
sensul de vehiculare;
frecventa;
configuratie.
Sensul de vehiculare
se stabilesc in cadrul unei organizatii intre posturi sau compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite si aflate in relatii de subordonare;
vehiculeaza informatii ascendente si descendente.
se creeaza intre posturi sau compartimente aflate pe acelasi nivel ierarhic in cadrul structurii organizatorice a unei firme;
vehiculeaza informatii orizontale.
se stabilesc in cadrul unei organizatii, intre posturi si compartimente situate pe paliere ierarhice diferite, intre care nu exista relatii de subordonare;
vehiculeaza informatii ascendente si descendente.
Frecventa
se repeta la intervale de timp determinate;
reflecta ciclicitatea proceselor si a activitatilor desfasurate in organizatie;
vehiculeaza informatii care sunt utilizate in elaborarea unor situatii si rapoarte solicitate de managementul superior al organizatiei.
se stabilesc cu o frecventa aleatoare;
sunt mai putin numeroase, fiind determinate de situatii si evenimente deosebite.
Configuratie
Fluxul informational cuprinde totalitatea informatiilor vehiculate cu o anumita viteza, frecventa si pe anumiti suporti informationali intre emitator si receptor.
Procedura informationala reuneste un ansamblu de elemente prin care se stabilesc modalitatile de culegere, inregistrare, prelucrare si transmitere a informatiilor in cadrul unei organizatii.
Mijloacele de tratare a informatiilor constituie suportul tehnic al subsistemului informational cu ajutorul caruia se efectueaza operatiile de culegere, inregistrare, prelucrare si transmitere a informatiilor vehiculate in cadrul unei organizatii.
Mijloacele de tratare a informatiilor utilizate in organizatii sunt de trei tipuri:
2. Functii ale subsistemului informational
Subsistemul informational are un rol important in economia sistemului de management al unei organizatii, indeplinind trei functii principale:
functia decizionala;
functia operationala;
functia de documentare.
Functia decizionala reflecta menirea subsistemului informational de a asigura informatii corecte, oportune si complete, necesare in activitatea de fundamentare si de adoptare a deciziilor manageriale.
Decizia de management este rezultatul activitatilor de culegere, inregistrare, prelucrare si transmitere a informatiilor. Totodata, fluxurile informationale, circuitele informationale si mijlocele de tratare a informatiilor au un rol semnificativ in elaborarea si adoptarea unor decizii manageriale eficiente in cadrul organizatiilor.
Functia operationala este cea prin care subsistemul informational declanseaza actiunile de aplicare a deciziilor manageriale in vederea indeplinirii sistemului de obiective al organizatiei. Prin componentele sale (date, informatii, fluxuri, circuite informationale etc.), subsistemul informational are un rol esential atat in planul intelegerii corecte a continutului deciziilor, cat si in cel al aplicarii corespunzatoare a acestora. Din punct de vedere functional, subsistemul informational conditioneaza in mod decisiv eficienta activitatilor desfasurate in organizatii.
Functia de documentare exprima menirea gnoseologica a subsistemului informational, in sensul ca acumularea in timp a diferitelor categorii de informatii - economice, financiare, comerciale etc. - contribuie semnificativ la imbogatirea cunostintelor resurselor umane din organizatii. In perioada actuala, marcata de un dinamism accentuat pe multiple planuri (tehnic, tehnologic, economic etc.), functia de documentare a subsistemului informational devine tot mai importanta.
3. Principiile subsistemului informational
Pentru a-si indeplini functiile decizionala, operationala si de documentare, subsistemul informational din organizatii trebuie sa aiba la baza o serie de principii, prezentate succint in continuare.
Principiul proiectarii subsistemului informational potrivit cerintelor managementului unei organizatii
Subsistemul informational constituie o componenta a sistemului de management al unei organizatii. Ratiunea existentei subsistemului informational in cadrul organizatiilor o reprezinta asigurarea bazei informationale necesare pentru desfasurarea proceselor de management si de executie.
Prin urmare, subsistemul informational trebuie conceput si proiectat astfel incat sa contribuie la realizarea principalelor categorii de obiective ale organizatiei - obiective fundamentale, obiective derivate, obiective specifice si obiective individuale.
Principiul corelarii subsistemului informational cu subsistemul decizional si cu structura organizatorica a firmei
In activitatea de proiectare a structurii organizatorice a unei firme trebuie sa se tina cont de faptul ca fiecare post reprezinta atat un emitator, cat si un receptor de informatii. Totodata, relatiile organizatorice stabilite intre posturi, functii si compartimente sunt circuite informationale.
Din punct de vedere functional, subsistemul informational trebuie sa se armonizeze cu subsistemul decizional, astfel incat informatiile vehiculate in organizatii sa reprezinte baza de fundamentare a unor decizii manageriale eficiente.
Principiul unitatii metodologice a tratarii informatiilor
In vederea asigurarii compatibilitatii intre toate componentele sistemului informational, este necesar ca modul de culegere si de prelucrare a informatiilor sa fie unitar din punct de vedere metodologic. O astfel de abordare confera sistemului informational un plus de rigurozitate, facilitand operarea unor modificari in structura si in functionalitatea sa, precum si extinderea utilizarii computerelor si a aplicatiilor informatice.
Principiul concentrarii asupra abaterilor semnificative
Pe verticala sistemului de management al organizatiei trebuie transmise numai informatiile care reflecta abateri semnificative de la obiectivele previzionate.
Aplicarea acestui principiu determina o economie de timp atat pentru manageri, cat si pentru executanti, datorita reducerii numarului, dimensiunii si frecventei situatiilor informationale intocmite, transmise si analizate. Prin transmiterea informatiilor esentiale, se asigura degrevarea subsistemului informational de informatii nerelevante, care afecteaza calitatea proceselor de inregistrare, prelucrare si transmitere a informatiilor esentiale.
Principiul asigurarii unui timp corespunzator de reactie componentelor sistemului de management al organizatiei
Desfasurarea proceselor de management din organizatii prezinta caracteristici temporale diferite si, in consecinta, este necesar ca si viteza de reactie a componentelor sistemului managerial sa fie diferita. Astfel, timpii de culegere, prelucrare si transmitere a informatiilor si, implicit, timpii de fundamentare si elaborare a deciziilor manageriale trebuie diferentiati. Acest fapt se realizeaza prin utilizarea unor proceduri si a unor mijloace variate de tratare a informatiilor.
Principiul asigurarii de maximum de informatii finale din fondul de informatii primare
Cele mai importante decizii manageriale se fundamenteaza pe informatii finale. In acest context, se impune ca fondul de informatii primare existent intr-o organizatie sa fie valorificat la maximum, in vederea obtinerii unor informatii finale pertinente.
Principiul flexibilitatii
Acest principiu presupune adaptarea permanenta a parametrilor subsistemului informational la schimbarile inregistrate in mediul ambiant. In acest sens, este recomandata o abordare modulara a sistemului informational, care faciliteaza accesul operativ la informatiile relevante. Un sistem modular - alcatuit din componente bine delimitate, cu autonomie operationala, insa integrate din punct de vedere functional - permite operarea rapida a modificarilor necesare in modulele implicate, fara a necesita, de regula, schimbari la nivelul conceptiei de ansamblu.
Principiul eficientei
Corolar al principiilor prezentate anterior, principiul eficientei are in vedere un proces continuu de evaluare si comparare a efectelor cantitative si calitative ale sistemului informational cu costurile necesare realizarii si functionarii acestuia. Trebuie luate in considerare si efectele propagate, indeosebi cele din sfera decizionala, mai dificil de cuantificat, insa esentiale pentru eficienta economica si sociala a organizatiei.
Acest document nu se poate descarca
| E posibil sa te intereseze alte documente despre: |
| Copyright © 2024 - Toate drepturile rezervate QReferat.com | Folositi documentele afisate ca sursa de inspiratie. Va recomandam sa nu copiati textul, ci sa compuneti propriul document pe baza informatiilor de pe site. { Home } { Contact } { Termeni si conditii } |
Documente similare:
|
Cauta document |