Sistemul informational

SISTEMUL INFORMATIONAL

Sistemul informational este "un ansamblu de informatii, principii, concepte, reguli, canale de comunicatii si tehnici, proceduri si mijloace folosite pentru tratarea informatiilor (culegerea, inregistrarea, prelucrarea si transmiterea datelor) in scopul obtinerii de informatii care se afla la baza luarii deciziilor."[1]

Sistemul informational este ansamblul de elemente care procura informatiile, le transforma intr-o forma susceptibila de a fi utilizate de fiecare treapta de conducere, transmite si prelucreaza deciziile, urmareste efectele aplicarii acestora, atat in timpul executiei, cat si dupa terminarea actiunii lor.

Atributul "informational" se refera la tot ce inseamna informatie si mai ales la valorificarea si transportul ei la utilizatori, unitatea sistemului informational determinand nivelul de performanta al acestuia.

In Romania, cercetarea si proiectarea sistemelor informationale a inregistrat in ultimii ani progrese semnificative.

Sistemul informational al intreprinderii comerciale poate fi definit ca acea "componenta a managementului firmei care incorporeaza totalitatea resurselor informationale create, prelucrate si transmise pe fluxuri si circuite informationale, precum si a tehnicilor si mijloacelor de procesare a acestora in vederea cresterii rapiditatii si fiabilitatii actului decizional."[2]

1. STRUCTURA SISTEMULUI INFORMATIONAL

In cadrul sistemului informational se regasesc: informatia vehiculata, documentele purtatoare de informatii, personalul, mijloace de comunicare, sisteme de prelucrare a informatiei, etc. Printre posibile activitati desfasurate in cadrul acestui sistem, pot fi enumerate: achizitionarea de informatii din sistemul de baza, completarea documentelor si transferul acestora intre diferite compartimente, centralizarea datelor, etc.

In cadrul sistemului informational, majoritatea activitatilor se pot desfasura cu ajutorul tehnicii de calcul. Se pot prelucra datele primare si apoi, rezultatul poate fi transferat mai departe, catre alt compartiment spre prelucrare. Transferul se poate face si el pe cale electronica, prin intermediul unei retele de calculatoare sau cu ajutorul modemului. Ansamblul de elemente implicate in tot acest proces de prelucrare si transmitere a datelor pe cale electronica alcatuiesc un sistem informatic.

2. COMPONENTELE

STEMULUI INFORMATIONAL

In sensul cel mai general componentele sistemului informational sunt: resursele informationale, circuitele si fluxurile informationale si procedurile si mijloacele de tratare a informatiilor.

2.1. RESURSELE INFORMATIONALE

Resursele informationale sunt componenta a carei calitate tinde sa conditioneze continutul si eficienta de ansamblu a intreprinderii.

Ele pot fi definite ca "parte a unui sistem de calcul utilizata de un program, proces sau dispozitiv."

Resursele informationale sunt o componenta a oricarui tip de activitate, care la randul ei genereaza noi informatii, care, ulterior, sunt utile ducerii la bun sfarsit a respectivei activitati sau a altor activitati.

Sistemul informational este alimentat cu resurse de catre diferitele departamente ale intreprinderii.

Departamentul comercial se ocupa cu gasirea celor mai bune segmente de furnizori, valorificarea spatiilor de stocare si comercializare si de administrarea vanzarilor.

Departamentul de cercetare-dezvoltare elaboreaza planificarea strategica, investitiile pentru dezvoltare si temele de cercetare.

Marketing-ul cerceteaza piata, elaboreaza strategia de reclama, planifica vanzarile si le analizeaza.

Departamentul  financiar-contabil planifica profitul, stabileste capitalul, contabilizeaza cheltuielile si veniturile. Acest departament organizeaza si controleaza platile, privind datoriile si drepturile banesti, intocmeste si ordoneaza documentele de incasari si plati, intocmeste bugetul de venituri si cheltuieli, urmareste realizarea executiei bugetare, elaboreaza documentele financiare ale bilantului contabil, raspunde de organizarea si functionarea in bune conditii a contabilitatii societatii, asigura efectuarea corecta si la timp a inregistrarilor contabile, intocmeste lunar balanta de verificare si intocmeste situatia principalilor indicatori economico-financiari lunari.

Personalul recruteaza, selecteaza, angajeaza, formeaza si perfectioneaza salariatii, ocupandu-se si cu salarizarea, promovarea si problemele sociale ale acestora.

Departamentul de productie presteaza servicii, ambaleaza produsele, etc.

Serviciul de aprovizionare asigura aprovizionarea cu materiile prime, materialele si obiectele de inventar necesare desfasurarii activitatii intreprinderii.

2.2. FLUXURILE SI CIRCUITELE INFORMATIONALE

Cea de-a doua componenta a sistemului informational intr-o intreprindere se refera la fluxurile si circuitele informationale.

Orice sistem informational se caracterizeaza prin doua elemente: emitator si receptor. (Figura 21)

Emitatorul este sursa de producere a informatiei care apoi este procesata sau modificata si transmisa receptorului.

Cantitatea de informatii transmisa si procesata intre emitator si receptor se numeste flux informational, iar traiectoria pe care o parcurge informatia se numeste circuit informational.

Fig. 21 - Fluxuri si circuite informationale

PROCEDURILE SI MIJLOACELE

DE TRATARE A INFORMATIEI

Cea de-a treia componenta a sistemelor informationale o constituie procedurile si mijloacele de tratare a informatiei cu ajutorul carora resursa informationala este prelucrata si adaptata potrivit nevoilor manageriale.

"Procedurile informationale includ metodele si tehnicile de culegere, inregistrare, transmitere si prelucrare, operatiile componente, suportii, formulele, modelele si mijloacele de tratare a informatiilor."

Procedurile informationale sunt metode foarte detaliate, constituite in mai multe etape:

- stabilirea suportilor (purtatorilor) de informatii - materialel folosite pentru consemnarea lor;

- stabilirea succesiunii tratarii informatiilor si a operatiilor pe care le impun - metodele si formulele de calcul utilizate.

Suportul tehnic al sistemului informational include doua mari componente:

- suportul fizic - hardware;

- suportul logic - software.

Obtinerea unor rezultate finale in timp real este conditionata de numarul, structura si calitatile tehnice ale mijloacelor de tratare a informatiilor.

Mijloacele de tratare a informatiilor pot fi:

- manuale - atunci cand intrarile in sistem sunt pe suport de hartie, procesate manual, iar iesirile sunt tot pe suport de hartie;

- mecanizate - prelucrarea informatiilor se face cu ajutorul echipamentelor mecanografice, cu posibilitati de inmagazinare limitate, iar accesul la informatie este de regula limitat de performantele acestora;

- automate - prelucrarea informatiilor se face cu ajutorul computerelor, cu posibilitati de inmagazinare adaptate nevoilor firmei, accesul la informatie facandu-se "on-line".

SISTEME INFORMATIONALE DIN CADRUL UNEI ENTITATI

Sistemele informationale care se regasesc in cadrul unei entitati se identifica in functie de tipul activitatii desfasurate si de structura organizatorica a intreprinderii.

Sistemele informationale identificate in cadrul unei intreprinderi sunt: sistemul informational de gestiune a imobilizarilor, sistemul informational al materiilor prime si materialelor, sistemul informational al obiectelor de inventar, sistemul informational al evidentei furnizorilor, sistemul informational al evidentei clientilor, sistemul informational de evidenta a personalului, sistemul informational de salarizare, sistemul informational de gestiune a trezoreriei.

Aceste sisteme se bazeaza pe intrari si iesiri de date si informatii.

1. SISTEMUL INFORMATIONAL DE GESTIUNE

A IMOBILIZARILOR

Sistemul informational de gestiune a imobilizarilor gestioneaza imobilizarile corporale si necorporale ale intreprinderii. Acest sistem este gestionat de compartimentul contabilitate.

Sistemul informational de gestiune a imobilizarilor utilizeaza ca documente de intrare avizul de insotire al marfii, bonul de trecere in folosinta, procesul verbal de receptie a mijlocului fix, devizul de calcul, bonul de miscare a mijlocului fix si procesul verbal de casare sau transfer.

Avizul de insotire al marfii este un document de insotire pe timpul transportului, care ajuta la intocmirea facturii si la transferul valorilor materiale de la o gestiune la alta, la livrarea lucrarilor si serviciilor, atunci cand nu se poate intocmi factura.

Bonul de trecere in folosinta se intocmeste in cazul trecerii din depozit la inventar, se foloseste pentru darea in folosinta a obiectelor de inventar.

Procesul verbal de receptie a mijlocului fix este utilizat pentru receptia mijloacelor fixe, receptia provizorie a utilajelor si a constructiilor si punerea in functiune a utilajelor si instalatiilor.

Devizul de calcul se intocmeste atunci cand vin parti componente ale unui mijloc fix care asamblate formeaza un mijloc fix integral.

Procesul verbal de casare sau transfer se intocmeste atunci cand mijlocul fix nu mai poate fi folosit sau trece de la o gestiune la alta.

Ca iesiri din sistemul informational de gestiune a imobilizarilor se folosesc: situatia privind determinarea valorii ramase actualizate a imobillizarilor corporale, registrul numerelor de inventar al mijloacelor fixe, fisa mijlocului fix si nota contabila.

Situatia privind determinarea valorii ramase actualizate a imobillizarilor corporale se intocmeste la reevaluarea pe baza Hotararii Generale.

Registrul numerelor de inventar al mijloacelor fixe se utilizeaza pentru atribuirea numerelor de inventar a imobilizarilor intrate in gestiune.

Fisa mijlocului fix se completeaza pe baza proceselor verbale de receptie, de punere in functiune, a bonului de miscare si a procesului verbal de scoatere din functiune.

Nota contabila se intocmeste lunar cu amortizarea mijlocului fix.

2. SISTEMUL INFORMATIONAL

AL OBIECTELOR DE INVENTAR

Sistemul informational al obiectelor de inventar este o componenta a sistemului informational de gestiune a imobilizarilor. Acest sistem se axeaza pe inventarierea activelor corporale.

Intrarile in sistem se realizeaza prin intocmirea facturii, notei de receptie si constatare de diferente, bonului de predare.

Nota de receptie si constatare de diferente se intocmeste la receptia obiectelor de inventar sau atunci cand se constata diferente.

Iesirile din sistem se evidentiaza cu ajutorul registrului obiectelor de inventar, procesului verbal de casare, concentratorul trecerii din depozit in folosinta si notei contabile.

Registrul obiectelor de inventar este o lista cu obiectele de inventar existente in gestiune la sfartitul perioadei de raportate, utila pentru conducere pentru cunoasterea situatiei obiectelor de inventar.

Procesul verbal de casare se intocmeste pentru propunerea de casare a obiectelor de inventar.

Nota contabila se intocmeste in contabilitate, cuprinzand inregistrarea instrarilor si iesirilor de obiecte de inventar, servind la intocmirea Registrului Jurnal si a situatiilor anuale.

SISTEMUL INFORMATIONAL

AL MATERIILOR PRIME SI MATERIALELOR

Sistemul informational al materiilor prime si materialelor cuprinde toate informatiile referitoare la achizitionarea, utilizarea si comercializarea materiilor prime si materialelor dintr-o intreprindere.

Intrarile in sistemul informational al materiilor prime si materialelor se fac pe baza documentelor: factura, avizul de insotire al marfii, nota de receptie si constatare de diferente, bonul de consum si bonul de transfer intre doua gestiuni.

Nota de receptie si constatare de diferente se intocmeste de catre comisia de receptie, cand se constata diferente.

Bonul de consum este utilizat pentru consumul unui singur material sau a mai multor materiale si se intocmeste pentru scaderea din gestiune si inregistrarea in evidenta magaziei si in contabilitate, fiind considerat document justificativ.

Bonul de transfer intre doua gestiuni se intocmeste in momentul transferului de materiale intre gestiuni.

Ca iesiri din sistem se utilizeaza balanta lunara pe stocuri, registrul stocurilor, situatia consumurilor pe conturi, concentrator treceri din depozit in folosinta si nota contabila.

Registrul stocurilor este util pentru conducere pentru cunoasterea situatiei stocurilor, fiind o lista cu stocurile existente in gestiune la sfarsitul perioadei de raportare.

Situatia consumurilor pe conturi este un document justificativ de inregistrare si de scadere in gestiune.

Nota contabila se intocmeste in cadrul compartimentului contabilitate, cuprinzand inregistrarea intrarilor si iesirilor de materii prime si produse finite, servind la intocmirea registrului jurnal si a situatiilor anuale.

4. SISTEMUL INFORMATIONAL

AL EVIDENTEI FURNIZORILOR

Sistemul informational al evidentei furnizorilor este sistem din cadrul compartimentului financiar-contabil. Cu ajutorul acestui sistem se organizeaza activitatea de colaborare cu furnizorii, organizand si controland platile privind datoriile catre furnizori.

Sistemul informational al evidentei furnizorilor utilizeaza ca documente de intrare in sistem avizul de insotire al marfii, raportul de necesitate, analiza de oferte, comanda catre furnizori, factura fiscala, nota de receptie si constatare de diferente, chitanta si ordinul de plata.

Factura fiscala se intocmeste la livrarea produselor, executia lucrarilor si prestarea serviciilor pe baza dispozitiei de plata, a avizului de insotire al marfii sau a altor documente.

Ordinul de plata este emis de catre platitor pentru a-si achita o datorie fata de furnizor. Pe baza acestui ordin de plata, banca va plati suma inscrisa pe formular.

Iesirile din sistem se realizeaza cu nota contabila, lista furnizorilor, jurnalul de cumparari si lista furnizorilor care nu si-au indeplinit la termen obligatiile contractuale.

Lista furnizorilor este o lista destinata conducerii.

Lista de cumparari este utilizata pentru inregisrearea zilnica a elementelor necesare pentru determinarea corecta a T.V.A.-ului.

5. SISTEMUL INFORMATIONAL

AL EVIDENTEI CLIENTILOR

Ca si sistemul informational al evidentei furnizorilor, sistemul informational al evidentei clientilor este elaborat de departamentul de contabilitate in vederea organizarii activitatii legate de clienti, intocmind facturile si urmarind incasarea acestora de la clientii intreprinderii.

In cadrul acestui sistem informational raportul de necesitate, contractul, ordinul de executie, devizul de lucrari, anexa la contract, ordinul de plata extrasul de cont si factura catre clienti sunt considerate intrari, iar procesul verbal de conciliere, fisa de cont pentru operatii diverse, balanta analitica a clientului, jurnalul de vanzari si notele contabile sunt catalogate ca iesiri.

Raportul de necesitate este emis de compartimentul care are nevoie de prestarea anumitor lucrari sau servicii.

Contractul este intocmit pentru furnizarea sau prestarea de servicii, care in Anexa sunt cuprinse tarifele practicate.

Procesul verbal de conciliere se intocmeste pentru Oficiul Juridic atunci cand se descopera clienti incerti.

Extrasul de cont este un document emis de banca prin care societatea este  informata cu privire la incasarile si coldurile conturilor acesteia.

6. SISTEMUL INFORMATIONAL

DE EVIDENTA A PERSONALULUI

Acest sistem este integrat in compartimentul resurse umane. Functia de personal subordonata acestui compartiment integreaza toate activitatile desfasurate in vederea asigurarii si dezvoltarii potentialului uman necesar.

Functionarea sistemul informational de evidenta a personalului se bazeaza pe contractul colectiv de munca, contractul individual de munca si actele necesare pentru incadrarea, transferarea, detasarea, suspendarea si desfacerea contractului de munca, rapoartele statistice si evidenta personalului sanctionat.

Contractul colectiv de munca se incheie intre sindicat si conducerea societatii.

Contractul individual de munca este incheiat intre salariat si conducere.

7. SISTEMUL INFORMATIONAL

DE SALARIZARE

Compartimentul de salarizare utilizeaza acest sistem pentru efectuarea corecta si la timp a calculului privind drepturile salariale ale personalului, avansul chenzinal, drepturile banesti lunare, intocmind statele de plata.

Ca intrari in acest sistem sunt utilizate necesarul de personal, pontajele, cortificatele medicale, retinerile si imputatiile, statul de functii si sanctiunile, iar ca iesiri, statele de salarii, lista de avans chenzinal, lista de indemnizatii pentru concediul de odihna si situatia datoriilor personalului si a unitatii catre stat.

Pontajele contin numarul de ore lucrate de catre angajat si numarul de zile de concediu de odihna sau de boala.

Statele de salarii sunt utilitate pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor si contributia acestora la asigurarile sociale.

Lista de avans chenzinal este folosita pentru calcului drepturilor banesti ale salariatilor cuvenite ca avansuri chenzinale.

Lista de indemnizatii pentru concediu de odihna se utilizeaza pentru stabilirea drepturilor privind indemnizatiilr cuvenite salariatilor pe timpul efectuarii concediului de odihna.

8. SISTEMUL INFORMATIONAL

DE GESTIUNE A TREZORERIEI

Sistemul informational de gestiune a trezoreriei face obiectul compartimentului financiar. Cu ajutorul acestui sistem se gestioneaza masa monetara a intreprinderii.

Sistemul informational de gestiune a trezoreriei utilizeaza ordinele de plata, foile de varnsamant, chitentele ca si documente de intrare si registrul de casa, lista clientilor rau platnici, cec-urile sau biletele la ordin ca documente de iesire.

Foaia de varsamant se intocmeste pentru depunerea tuturor banilor incasati de la clienti la banca.

Registrul de casa se intocmeste zilnic pe baza documentelor justificative de incasari si plati.

4. PROIECTAREA

SISTEMELOR INFORMATIONALE

Un management eficient implica existenta unui sistem informational fiabil, in masura sa faca fata solicitarilor procesului de decizie.

Acest proces este unul riguros care implica multe din resursele materiale, umane si financiare ale intreprinderii.

Proiectarea unui sistem informational nou este stimulata de nevoia de a perfectiona procedurile existente sau de a obtine un avantaj competitiv din valorificarea unei noi oportunitati.

Procesul de proiectare este un proces complex care poate sa afecteze intregul sistem al intreprinderii.

Criteriul de baza al proiectarii consta in eliminarea redundantelor informationale care se realizeaza in mai multe etape:

analiza comparativa a componentelor structurii organizationale in vederea identificarii unor subcomponente care au atributii functionale similare sau identice;

analiza competentelor specifice fiecarei atributii fundamentale a componentelor organizationale, cu scopul eliminarii paralelismelor in exercitarea sarcinilor;

analiza activitatilor specifice fiecarei competente cu eliminarea redundantelor derivate din existenta unor activitati care servesc aceluiasi obiectiv, dar care se gasesc pe niveluri diferite de competente sau functionale;

construirea unei diagrame de relatii care sa cuprinda relatiile dintre activitatile specifice fiecarei competente functionale si relatiile dintre activitatile complementare, dar care se gasesc pe niveluri de competenta functionale diferite, iar scopul este acela de a elimina relatiile care ar putea genera suprapuneri de circuite informationale sau dublari de fluxuri;

reprezentarea grafica a circuitelor informationale specifice fiecarei relatii, definirea continutului fiecarei informatii, a purtatorilor de informatii si traiectoriile acestora;

informatizarea sistemului informational.