Structuri organizatorice in comertul exterior. Elemente specifice tranzactiilor de comert exterior

Structuri organizatorice in comertul exterior. Elemente specifice tranzactiilor de comert exterior

1 Exportul direct si exportul prin intermediari

Pentru exportul pe pietele externe, exportul se poate face direct sau prin intermediari.

Exportul direct. Producatorul exportator are propriul compartiment. Exportul direct reprezinta acea forma de export in care producatorul incheie contracte de vanzare internationala direct cu principalii clienti externi. Aceasta presupune folosirea unor structuri organizatorice proprii din tara de origine sau crearea unor structuri in strainatate, dependente si controlate de exportatori.

Avantaje ale organizarii propriului aparat de comert exterior:

controlul foarte bun asupra pietei;

adaptarea produselor la specificul pietei;

promovarea directa a imaginii firmei si a produselor firmei pe piata.

Dezavantaje ale organizarii propriului aparat de comert exterior:

costurile initiale mai mari;

pierderea in cazul unor riscuri este mult mai mare.

Principalele forme de realizare a exportului direct sunt:

exportul prin structuri interne;

utilizarea unui reprezentant in strainatate;

constituirea de birouri comerciale, sucursale si filiale.

Exportul prin structuri interne:

Firma contacteaza direct clientii si incheie contractele in nume si pe cont propriu. Urmareste derularea si executarea exportului.

Metode de contractare a clientilor externi:

in urma unei activitati promotionale sau ca urmare a participarii la targuri si expozitii internationale;

Internetul;

participarea la licitatii internationale;

folosirea unor cataloage;

corespondenta economica;

prin consultarea diverselor publicatii gen Pagini Aurii, date de la Camera de Comert, ambasade.

Reprezentantul in strainatate. Este un angajat al firmei exportatoare care isi desfasoara activitatea pe piata externa si este platit printr-un salariu fix plus un comision in functie de rezultate. Acesti reprezentanti furnizeaza firmei informatii privind piata externa, eventualele adaptari necesare pentru produs si informatia referitoare la clienti.

Avantajele folosirii reprezentantului:

este o varianta buna din punct de vedere financiar;

cheltuieli mai scazute;

contactarea directa a clientilor (un feedback foarte bun cu clientii);

o buna informare cu privire la piata;

controlul realizarilor de export a reprezentantului.

Dezavantaje ale folosirii reprezentantului din punctul de vedere al producatorului:

asumarea riscului de neplata de catre producator si a altor riscuri conjuncturale;

gasirea unui reprezentant de incredere. Daca reprezentantul nu e de incredere, loial, acest fapt poate afecta imaginea firmei pe acea piata.

Biroul comercial sau biroul de reprezentare. Este un compartiment operativ implantat in strainatate si care nu are personalitate juridica.

Functiile biroului de reprezentare:

asigurarea contactului permanent cu piata;

derularea contractelor: service, asistenta post-vanzare;

informatii privind concurenta si clientii.

Poate fi o forma provizorie de implantare folosita inainte de deschiderea unor filiale sau sucursale.

Sucursala. Este o firma fara personalitate juridica, este inregistrata si functioneaza potrivit legislatiei locale si isi desfasoara activitatea pe baza autogestiunii economico-financiare si valutare. Sucursala transmite comenzile catre societatea mama, realizeaza vamuirea marfii si se ocupa de livrare pe piata respectiva.

Avantajele folosirii unei sucursale:

obtinerea de informatii legate de piata respectiva.

Dezavantajele folosirii unei sucursale:

apare nevoia unei investitii mari.

Filiala este o firma cu personalitate juridica, are o anumita dependenta de societatea mama, conducerea si organizarea activitatii fiindt influentate de regimul juridic al tarii gazda. Aceste filiale pot avea capital strain total sau capitalul firmei mama. Filiala poate fi in totalitate a firmei mama sau poate fi mixta.

Filialele pot fi: - de comert: in acest caz se ocupa de comercializarea produselor pe o anumita piata;

de productie, caz in care pot sa se ocupe si de comercializare. Au ca obiect de activitate productia.

Intermediarii, exportul prin intermediari

Intermediarul este o persoana care poate actiona in numele si pe contul producatorului.

Tipuri de intermediari:

agentul comercial si comisionarul - acestia apar in dreptul continental;

agentul - acesta apare in dreptul anglo-saxon.

Agentul comercial negociaza si incheie contracte de vanzare-cumparare cu principalii clienti, actionand in numele si pe contul producatorului. Acest agent intervine pentru bunuri de consum dar si pentru bunuri industriale, el actionand mai putin in domeniul serviciilor. Agentul economic isi poate asuma si riscul de neplata, caz in care devine agent delcredere.

Avantaje ale folosirii agentului comercial:

risc mai mic;

cheltuieli mai mici decat folosirea propriului aparat de comert exterior;

controlul foarte bun asupra operatiunilor respective;

acces la informatii privind piata respectiva.

Dezavantaje ale folosirii agentului comercial:

afectarea imaginii producatorului daca agentul nu e destul de loial;

asumarea riscurilor de catre exportator.

Comisionarul este tot un intermediar care, pe baza unui contract de comision incheiat cu un comitent, efectueaza operatiuni in nume propriu dar pe contul comitentului respectiv. Acest comisionar se poate implica in operatiunile de export, vamuire si chiar de transporturi. El se ocupa de strangerea comenzilor de la clientii externi pe care le transmite producatorului. Este platit cu un comision care variaza in functie de tipul operatiunii, natura marfii si valoarea tranzactiei. De exemplu, in Franta acest comision variaza intre 3 - 10 %.

Comerciantii lucreaza in nume si pe cont propriu. Comisionarii cumpara marfa de la diversi producatori si o revand in strainatate. Ei castiga diferenta dintre pretul de cumparare si cel de revanzare. Sunt implicati si in actiuni de reexport. In acest caz, producatorii nu isi asuma riscuri legate de vanzarea marfii pe pietele externe. Comerciantul se implica in contractarea clientilor, negocierea si incheierea contractelor si chiar derularea contractelor. Ei pot sa apeleze la alti intermediari.

Avantajele folosirii comerciantilor pentru producatori:

nu isi asuma riscuri;

are desfacerea asigurata si cheltuieli foarte scazute.

Dezavantajele folosirii comerciantilor pentru producatori:

profit foarte mic;

afectarea imaginii firmei pentru ca acesti comercianti nu sunt prea loiali (cu mici exceptii: dealerii exclusivi).

2 Structurile organizatorice in comertul exterior

Compartimentul de marketing.

Functiile compartimentului de marketing:

realizarea strategiilor de marketing;

studierea pietelor externe;

stabilirea strategiilor de marketing (intregul mix de marketing);

participarea la targuri si expozitii internationale;

editarea de brosuri, cataloage si diverse materiale promotionale.

Compartimentul de export-import.

Functiile  compartimentului de export-import:

contactarea clientilor externi;

corespondenta comerciala;

oferta facuta clientilor, intocmirea documentelor pentru banca;

intretinerea legaturilor de afaceri;

negocierea contractelor;

contractarea si derularea operatiunilor respective;

marcarea si ambalarea marfii in colaborare cu productia;

vamuirea pentru export;

transportul international (casa de expeditii sau propriul compartiment de export);

asigurarea marfii, daca acest lucru este prevazut prin conditia de livrare sa fie in sarcina exportatorului.

Compartimentul financiar se ocupa de plata si finantari.

Compartimentul juridic sau existenta unui jurist angajat la compartimentul de import-export.

Functiile  compartimentului juridic:

incheierea contractelor;

urmarirea derularii;

solutionarea unor litigii care pot sa apara.

Firma de comert exterior poate lucra in calitate de comisionar sau in calitate de comerciant.

3 Resurse umane de comert exterior

Resursele umane de comert exterior sunt grupate astfel:

Lucrator comercial de export - face legatura cu principalii clienti ai firmei si se ocupa de derularea operatiunilor de comert exterior;

Responsabilul de zona - gestioneaza relatia cu principalii clienti dintr-o anumita zona si celelalte elemente: distributie, derularea vanzarilor;

Responsabilul de produs;

Directorul de export - negociaza contractele si le incheie, ia decizii privind politica de pret, politica de promovare, realizarea unor studii de piata, coordoneaza intreaga activitate de export;

Asistentul de export - se ocupa de primirea si gestionarea comenzilor si realizarea unor proceduri administrative;

Responsabilul administrativ pentru export - care asigura coordonarea intre serviciul comercial, logistic, de productie;

Trezorieri;

Turisti specializati in relatiile internationale;

Specialisti in probleme de fiscalitate internationala.

4 Metodele de prospectare a pietelor externe

Patrunderea firmelor pe pietele externe se realizeaza prin parcurgerea urmatoarelor etape:

prospectarea pietelor externe

contractarea partenerilor de afaceri

participarea la targuri si expozitii internationale

organizarea unor misiuni comerciale in strainatate

Rolul publicitatii in promovarea imaginii firmei pe pietele externe

Mix-ul promotional al unei firme cuprinde publicitatea, promovarea vanzarilor, relatiile publice, personalul de vanzari.

Publicitatea presupune promovarea imaginii firmei atat prin metodele clasice promotionale (TV, radio, presa scrisa, afisaje) cat si prin metode moderne (on-line-net). La acestea se adauga

Catalogul firmei

Publicitatea on-line care se face folosind banner-ul (mesaj concis care trimite informatia la site-urile firmei), e-mail News Letters (mesaje promotionale trimise in adrese)

Formularile de discutii

Dintre metodele de prospectare a pietelor externe, mai importante sunt:

Delegatiile in strainatate;

Participarea la misiuni economice in strainatate;

Participarea la targuri si expozitii internationale.

Delegatul in strainatate este un reprezentant al firmei care trebuie sa cunoasca foarte bine produsele firmei si sa aiba posibilitatea de a negocia, sa aiba competenta in incheierea contractului, in negocierea unor clauze contractuale. Acest reprezentant trebuie sa fie pregatit in primul rand cu oferta firmei. Este foarte important ca acest reprezentant sa prezinte o serie de materiale de prezentare a firmei si informatii legate de firma. Pe multe piete este important sa existe o traducere a ofertei in limba respectiva sau in limba engleza. Aceasta traducere arata interes pentru acea piata. Delegatul trebuie sa cunoasca limbi straine. Vizavi de piata pe care se deplaseaza, delegatul va incerca sa cunoasca firma, sa obtina informatii despre concurenti si despre piata. Informatiile despre piata necesare sunt:

puterea de cumparare;

indicatorii macroeconomici;

preturile;

obiceiurile si cultura de afaceri ale tarilor respective.

Din perspectiva pietei vizate, reprezentantul trebuie sa obtina niste date generale despre piata vizata, indicatorii economici ai acesteia, apoi trebuie sa cunoasca elemente legate de uzante in afaceri (reguli legate de comportament, de politete, punctualitate, tinuta vestimentara, organizarea zilei de munca, sarbatori legale), precum si cateva reguli de negociere: de exemplu, pentru japonezi si arabi - ei apartin timpului, nu se grabesc; pentru americani - timpul le apartine, se grabesc, au acele deadline-uri. Reprezentantul trebuie sa aiba informatii practice legate de piata respectiva:

elemente legate de clima;

fus orar;

elemente legate de regimul vamal;

organizarea de misiuni economice in strainatate.

Targuri si expozitii internationale

In cazul targurilor si expozitiilor internationale, firma poate participa la manifestari economice in strainatate: conferinte, aniversari ale firmei.

Pe langa aceste manifestari mai sunt: congrese, saloane specializate, zile ale tehnicii, zile comerciale.

In ceea ce priveste targurile si expozitiile internationale, se observa o tendinta de specializare (de exemplu, exista targul din Germania, targul de la Detroit, de la Las Vegas, targul din Franta).

Participarea la targuri internationale si alegerea targului se face in functie de urmatoarele elemente:

numarul de ani de existenta a targului respectiv;

numarul de tari si firme care participa;

rezultatele obtinute anterior, ca numar de vizitatori si tranzactii incheiate;

costurile indicate;

diverse actiuni permise sau interzise.

Cheltuielile de participare sunt foarte mari si trebuie vizate avantajele. Se aloca un buget de participare iar actiunile realizate de firma presupun inscrierea firmei la comitetul organizator pentru manifestarea respectiva si proiectarea standului.

Activitatea de promovare prealabila in randul specialistilor si a publicului presupune:

trimiterea de invitatii unor clienti, unor specialisti, personalitati din mass-media, furnizori, etc;

anuntarea participarii in presa, la tv;

organizarea logistica;

pregatirea produselor, expedierea lor;

cheltuieli impuse in bugetul de participare.

Derularea participarii la un targ presupune:

luarea in considerare a altor firme participante;

modul de atragere a clientilor la stand, modul de prezentare al standului, personalul;

pregatirea personalului care participa: tinuta, comunicarea verbala si nonverbala;

organizarea unor conferinte de presa;

prezentarea unor documente de prezentare a firmei (brosuri)

Evaluarea participarii se realizeaza prin:

Numarul de contracte incheiate in cadrul targului respectiv;

Evaluarea produselor, impactul introducerii unor produse noi asupra clientilor;

Numarul de contracte potentiale, contacte de afaceri.

Dupa finalizarea unui astfel de targ se trimit scrisori de reamintire impreuna cu o serie de informatii suplimentare catre clientii potentiali, trimiterea unor oferte celor care au fost interesati sau ca raspuns la cereri de oferta.

Invitarea pentru negocieri a firmelor care au fost interesate in stabilirea unor legaturi de afaceri.

6 Gestionarea relatiei firmei cu principalii furnizori si clienti

Furnizorii cu care firma colaboreaza sunt alesi in functie de pret, renume, amplasare, renumele sau notorietatea furnizorului, calitatea produselor oferite, preturile practicate, capacitatea de a face fata cerintelor firmei si alte elemente legate de organizarea eficienta.

Interesele firmei vizavi de acesti furnizori sunt legate de urmatoarele elemente:

Ca furnizorul sa respecte termenele convenite;

Sa respecte calitatea promisa;

Sa obtina un pret scazut datorita unor cheltuieli scazute cu forta de munca;

Sa obtinerea unele facilitati pe piata respectiva (avantaje fiscale)

In ceea ce priveste gestionarea relatiei firmei cu principalii clienti, acestea se refera la realizarea unor evidente privind principalii clienti, fise ale clientilor care vor cuprinde date referitoare la firmele respective, sediul, contracte incheiate. Negocierea este foarte importanta dupa contactare.

4 Conditiile de livrare folosite in contractarea internationala

Incoterms

Ex works sau EXW sau franco fabrica. Potrivit acestei conditii exportatorul si-a indeplinit obligatia de livrare atunci cand a pus marfa la dispozitia importatorului, la sediul exportatorului, fara a avea vreo obligatie de incarcare a marfii pe mijloacele de transport sau de vamuire a acesteia pentru export. Clauza prevede obligatii minime pentru exportatori si poate fi folosita in orice tip de transport. Importatorul suporta riscurile marfii din momentul livrarii si toate costurile aferente din momentul livrarii si pana cand marfa ajunge la destinatie.

Free carrier sau FCA sau franco caraus. Obligatia de livrare a exportatorului este indeplinita atunci cand acesta a pus marfa vamuita pentru export la dispozitia carausului numit de importator la locul sau in portul desemnat. Este utilizata in orice tip de transport, inclusiv multimodal.

Free along side ship sau FAS sau franco de-a lungul navei. Exportatorul si-a indeplinit obligatia de livrare atunci cand a pus marfa pe chei langa vasul desemnat pentru transport in portul de incarcare. Toate riscurile si cheltuielile se transmit cumparatorului din acest moment; utilizata numai in transportul fluvial si maritim. 

Free on board sau FOB sau franco la bord. Exportatorul si-a indeplinit obligatia de livrare atunci cand marfa a trecut peste bordul navei desemnate de cumparator pentru transport, presupune ca marfurile au fost vamuite si cheltuielile au fost suportate de exportator, riscurile privind pierderea sau deteriorarea marfii trecand la cumparator dupa trecerea la bord. Este utilizata in transportul fluvial si maritim.

Cost and freight sau CFR sau cost si navlu (navlul este pretul transportului pe mare). Obligatia exportatorului este indeplinita cand aduce marfurile in portul de destinatie desemnat, suportand costurile si cheltuielile de transport si indeplinind formalitatile de vamuire a marfii pentru export. Riscurile privind pierderea sau deteriorarea marfii ca si celelalte cheltuieli ulterioare incarcarii marfii pe vasul desemnat pentru transport, revin importatorului in momentul in care marfa a trecut la bordul vasului in portul de incarcare desemnat. Este utilizabila numai in transportul fluvial si maritim.

Cost insurance and freight sau CIF sau cost asigurare si navlu. Prevede in sarcina exportatorului obligatii similare cu CFR. In plus, exportatorul trebuie sa suporte si costul asigurarii marfii impotriva riscurilor de pierdere sau de deteriorare. Exportatorul se ocupa de vamuirea la export.

Carriage paid to sau CPT sau fracht platit pana la ( Fracht este un document de transport rutier). Impune exportatorului sa plateasca transportul marfii pana la destinatia convenita, riscurile si celelalte cheltuieli transferandu-se la importator din momentul in care marfurile au fost transferate in custodia carausului. Este utilizabila numai in transportul terestru, inclusiv multimodal (cu masina sau cu trenul).

Carriage and insurance paid to sau CIP sau fracht si asigurare platite pana la. Este similara cu CPT insa, in plus, exportatorul se ocupa si de asigurarea marfii impotriva riscurilor de pierdere sau de deteriorare. 

Delivered at frontier sau DAF livrat la frontiera. Obligatia exportatorului privind livrarea este indeplinita atunci cand marfurile au fost puse la dispozitia importatorului vamuite pentru export, la punctul de frontiera desemnat dar inainte de frontiera vamala a tarii vecine. Este utilizabila numai in transportul terestru.

Delivered ex ship sau DES sau livrat pe nava. Obligatia exportatorului este indeplinita atunci cand marfa a fost pusa la dispozitia importatorului pe nava desemnata pentru transport in portul de destinatie dar nevamuita pentru import. Acesta este si momentul cand are loc transferarea riscurilor de la exportator la importator. Este utilizabila numai in transportul maritim si fluvial.

Delivered ex quat sau DEQ sau livrat pe chei. Exportatorul si-a indeplinit obligatia de livrare, atunci cand marfurile au fost puse la dispozitia importatorului in portul de destinatie convenit de-a lungul navei transportatoare. Toate costurile pana in acest moment, inclusiv cele legate de vamuirea pentru import revin exportatorului.

Delivered duty unpaid sau DDU sau livrat taxe vamale neplatite. Exportatorul si-a indeplinit obligatia de livrare, atunci cand a pus marfa la dispozitia importatorului, la punctul convenit dar nevamuite pentru import. Cheltuielile de vamuire la import si indeplinirea formalitatilor de vamuire la import revin importatorului. Este utilizabila in orice tip de transport.

Delivered duty paid sau DDP sau livrat taxe vamale platite. Exportatorul si-a indeplinit obligatia de livrare cand a pus marfa la dispozitia importatorului, la punctul de livrare convenit ca destinatie suportand si taxele vamale si efectuand formalitatile aferente. Este utilizata in orice tip de transport.