Spiritul managementului de proiect

Spiritul MANAGEMENTULUI DE  Proiect

Misiunea managerului de proiect este sa provoace, sa coordoneze personal tehnic specializat, care are adesea experienta limitata in a lucra impreuna, sa ii orienteze spre indeplinirea scopului comun. Experienta de munca a managerului de proiect este de obicei de natura tehnica iar succesul lui necesita puternice abilitati de a rezolva probleme sensibile organizationale si interpersonale. Atitudinea si abordarea sunt critice pentru a avea cele mai bune sanse de succes.

1 Rolul managerului de proiect.

Regulile in organizatiile traditionale au fost simple in trecut. Seful desemna sarcinile, ceilalti le executau. A pune intrebari despre aceste sarcini era un semn de incompetenta sau insubordonare.

Astazi regulile s-au schimbat si sunt mai oportune urmatoarele lucruri:

Seful emite idei, ceilalti evalueaza nevoile pentru a le implementa;

Seful indica rezultatele si restrictiile. Ceilalti se asigura ca proiectul satisface nevoile si ca se ajunge la rezultatele specifice.

Determinam activitatile proiectului, termenele si resursele necesare.

Ramanand in mijlocul activitatilor, identificam problemele si ingrijorarile imediat ce se ivesc.

Daca seful ar detalia planificarea proiectului, cine va mai avea viziunea strategica? Daca seful afirma ca ceva este posibil aceasta nu trebuie in mod automat sa convinga ca se poate. Implicarea in planificare da ocazia sa intelegeti asteptarile si abordarile propuse si discutarea oricarei probleme.

Cei mai multi sefi, atunci cand distribuie un proiect ignora ca este nevoie clarificarea sarcinilor, aprecierea fezabilitatii, etc. De fapt uneori suntem presati sa trecem peste planificare, analize suplimentare si sa incepem activitatea imediat pentru a avea toate sansele incadrarii in termenele foarte agresive.

Preluarea initiativei cand planificam si controlam un proiect este o necesitate, solicitat sau nu sa o facem. Seful doreste sa indeplinim cu succes proiectul iar abordarea sarcinilor astfel ofera sansa de a raspunde asteptarii.

2 Primii pasi

Cheia succesului proiectului este sa fim proactivi (sa preluam initiativa). Nu asteptam pe altii sa spuna ce sa facem, o facem pentru ca asa cere procesul sau pentru ca asa credem ca are sens. Cautam informatii pentru ca stim ca sunt necesare, urmam procesul pentru ca stim ca aceasta este calea corecta, implicam oamenii importanti pentru proiect, discutam problemele, riscurile, le analizam, cautam sprijin pentru rezolvare, partajam informatiile cu cei despre care stim ca au nevoie de ele, descriem toate informatiile importante, ne implicam in proiect, cerem si asteptam de la ceilalti la fel.

3 Prevenirea potentialelor scuze

Ceilalti vor combate tentativele de a lua initiativa. Cele mai comune motive invocate sunt urmatoarele.

Un manager de proiect bun nu este neaparat  necesar

Managerii de proiect buni creeaza aparentele ca reusesc fara a face nimic special. Rezultatul: ceilalti se asteapta ca succesul proiectului sa fie atins fara a folosi tehnici sau metode speciale. Din pacate, experienta confirma irezistibil ca esecul proiectului poate fi provocat adesea de planificare neadecvata, organizare confuza, urmarire necorespunzatoare.

Proiectul este in punct critic,  nu este pentru planificare

Dar logica este exact invers! Intr-o criza nu ne permitem sa nu planificam, pentru ca avem o situatie critica care nu se impaca cu timpul si resursele limitate. Nu ne putem permite sa gresim. A actiona sub presiune si cu emotie, caracteristici ale crizelor, garanteaza practic interventia greselilor.

Gestiunea proiectului este doar pentru proiecte mari.

Indiferent de marimea proiectului, informatiile necesare pentru a-l realiza sunt aceleasi. Ce facem pentru a realiza proiectul? Ce activitati se vor realiza? Cine le va face si cand? Cu ce resurse? Pentru proiectele mari, sunt necesare mai multe saptamani pentru a raspunde la aceste intrebari. Pentru un proiect mic (cateva zile sau mai putin) nu ia decat 15 minute. Indiferent de amploarea proiectului, aceste intrebari au nevoie de raspuns.

Proiectul necesita creativitate, abordare noua,  nu sunt predictibile

Unele proiecte sunt mai predictibile. Ordonatorii au asteptari pentru ce trebuie sa primeasca si cand. De aceea este important, mai ales pentru cineva care conduce proiecte cu incertitudini, sa dezvolte si sa impartaseasca planurile initiale, sa evalueze si sa amortizeze impactul schimbarilor neasteptate.

4 Eliminarea falselor asteptari

Atentie la asteptarile nerealiste.

Activitatile managerului de proiect nu consuma timp de executie

A vorbi cu cei interesati de sau care sprijina proiectul, planificarea proiectului, crearea si sustinerea echipei proiectului, monitorizarea si raportarea evolutiei proiectului, toate acestea consuma timp. Dar timpul este castigat in final cand problemele sunt evitate si rezultatele sunt conform asteptarilor.

Managementul proiectului inseamna doar grafice si diagrame

Graficele, diagramele ajuta analizele si expunerea datelor managementului proiectului dar informatia singura nu asigura succesul proiectului.

Managementul proiectului se rezuma doar la  un pachet soft-ware

Programele de managementul proiectului ajuta la inregistrarea, analiza si stocarea datelor proiectului insa informatia in sine nu asigura succesul proiectului.

5 Avantajele gestiunii proiectului

Unii spun: "Vorbiti frumos spuneti despre planificarea ce trebuie facuta, dar chiar merita? Cu siguranta da. Folosind metodele managementului proiectului se poate face mai mult, mai repede, cu mai putine resurse.

Suna prea bine pentru a fi adevarat dar este posibil pentru ca:

realizam rezultate corecte care se adreseaza unor nevoi reale;

nu irosim timp pentru activitati nenecesare sau sa facem ce am uitat;

realizam activitatile in ordinea corecta, la timp, iar oamenii nu-si irosesc timpul asteptand rezultatele de care au nevoie in continuare;

oamenii lucreaza la activitatile necesare, o fac corect, de prima data.

Anticipam posibilele probleme si orice activitate de evitat sau suntem pregatiti sa le rezolvam repede si eficient atunci cand se intampla.

Rezumat

Organizatiile de succes creeaza proiecte care ajung la rezultate la timp si cu resursele repartizate. Lumea afacerilor se orienteaza spre a cauta si gasi persoane care pot excela in acest mediu orientat spre proiecte.

Persoanele care doresc sa avanseze in cariera par sa fi primit mesajul. Tot mai multi oameni, de la toate nivelurile organizatiilor sunt in cautarea unor metode mai bune pentru proiectele lor. Managementul proiectelor este o meserie la moda dar pentru majoritatea persoanelor care ajung manageri de proiect nu a fost alegerea lor. In schimb managementul proiectului este adesea o neasteptata dar necesara promovare in cariera.

Managerul de proiect are nevoie de cunostintele si tehnicile care permit finalizarea cu succes a proiectului. Acest capitol ofera startul, ajuta la  distingerea proiectelor reale de serviciile care nu apartin proiectelor, la a intelege de ce proiectele au succes sau nu si va introduce in spiritul managementului proiectului.

Intrebari:

Ce este un proiect? Dati exemple de proiecte pe care le-ati intreprins sau despre care aveti cunostinte.

Care sunt elementele caracteristice proiectelor?

Care sunt fazele proiectelor?

Ce se intreprinde in faza de concepere?

Ce se intreprinde in faza de definire?

Ce se intreprinde in faza de inceput?

Ce se intreprinde in faza de indeplinire?

Ce se intreprinde in faza de finalizare?

Care sunt capcanele potentiale ale unui proiect?

Bibliografie

*** A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, Pennsylvania, 2000

Alain Amghar, Management de Projets, Editions J.C.I. inc. Montreal, 2001

Adrian Danet, Managementul Proiectelor, Editura Disz Tipo, Brasov, 2001