Dezvoltarea planurilor de activitati si resurse

Dezvoltarea planurilor de activitati si resurse

Introducere in planificare

Activitatea este un mijloc de a atinge un obiectiv. Sectiunea din proiect referitoare la activitati cuprinde descrierea detaliata a ceea ce organizatia urmeaza sa intreprinda pentru atingerea obiectivelor.

Scopul procesului de planificare a activitatilor este de a:

stabili dependentele intre activitati si succesiunea optima;

estima durata fiecarei activitati si lista resurselor necesare;

stabili drumul critic - excluderea intarzierilor inutile.

Exista diverse metode pentru acesta, iar in cele ce urmeaza vom prezenta pe scurt o metoda pe care o consideram mai accesibila.

Ca orice sarcina majora, planificarea se realizeaza mai usor daca o divizezi in pasi mai mici. Care ar fi, deci, acesti pasi?

Pentru fiecare obiectiv al proiectului, se decide strategia optima si activitatile pe care le implica

Se descriu activitatile pe care le presupune fiecare obiectiv, intr-o ordine logica.

Pentru fiecare activitate, se estimeaza durata si resursele necesare. Pentru aceasta e bine sa utilizezi o foaie separata pentru fiecare activitate.

Se evalueaza dependenta activitatilor de resurse. Unele activitati care, teoretic, pot avea loc concomitent, in realitate nu vor putea, deoarece necesita aceeasi resursa (umana sau materiala). Acestea vor trebui reordonate in succesiune.

Se stabilesc limitele de timp cand o anume activitate poate avea loc.

Avand aceste date, se stabileste drumul critic - succesiunea de activitati intre care nu exista pauze datorate dependentei unei activitati de realizarea concomitenta a altora. In acest caz, orice intarziere in realizarea unei activitati va duce la intarzierea terminarii proiectului. Data de finalizare a proiectului pe drumul critic trebuie apoi comparata cu termenul limita pentru aceasta. Daca se termina inainte, e bine. Daca nu, trebuie luata in considerare posibilitatea de reducere a timpului de realizare a unor activitati prin utilizarea mai multor resurse, renegocierea termenului limita sau oportunitatea realizarii proiectului respectiv

Trebuie retinut faptul ca pentru atingerea unui obiectiv este necesara punerea in practica a mai multor activitati. Asa cum s-a mentionat si la capitolul 'obiective', daca pentru un obiectiv nu se poate defini decat o metoda de a fi atins, inseamna ca obiectivul respectiv este, de fapt, o activitate.

Acest capitol trebuie sa cuprinda:

enuntarea fiecarei activitati in parte si a sub activitatilor aferente

specificarea responsabilului activitatii respective

specificarea resurselor de care este nevoie

descrierea secventelor in timp si modul cum se interfereaza activitatile

Pentru a elabora activitatile prin care se atinge un obiectiv, raspundeti la urmatoarele intrebari:

ce anume aveti de facut pentru atingerea obiectivului? (raspunsul la aceasta intrebare il constituie actiunile ce trebuie intreprinse)

ce sarcini trebuie indeplinite in cadrul fiecarei actiuni? (raspunsul la aceasta intrebare il constituie sub-activitatile ce trebuiesc intreprinse)

ce resurse umane, materiale, informationale sunt necesare pentru indeplinirea fiecarei sarcini? (raspunsul va ajuta sa evaluati resursele de care aveti nevoie si planificarea in timp)

care sunt datele de incepere si terminare a sarcinilor? (raspunsul la aceasta intrebare va ajuta sa determinati secventele in timp)

cum se vor selecta participantii? (raspunsul va ajuta sa va dati seama daca veti avea oamenii necesari pentru ducerea activitatilor la bun sfarsit)

. Instrumente utile in planificare:

.1. Diagramele cu bare (diagramele Gantt) - denumite dupa creatorul acestora, Henry Gantt) reprezinta o modalitate uzuala de reprezentare a unui program de activitati si presupun enumerarea activitatilor pe o pagina, de sus in jos si, utilizand o scara temporala, desenarea cate unei bare orizontale pentru fiecare activitate- fiecare bara reprezentand durata de realizare a activitatii respective.

Intre activitati se stabilesc o serie de relatii de precedenta, respectiv dependente intre derularea temporala a acestora:

- Finish to start // - Finish to finish

- Start to start // - Start to finish

Pornind de la aceste precedente si estimari se pot construi diagrame cu bare. In plus, pe o diagrama Gantt complexa se mai pot reprezenta:

drumul critic

dependentele complexe dintre activitati

responsabili pe activitate

costul pe activitate

Diagrama Gantt se realizeaza pe baza unui tabel de genul:

Figura 11. Diagrama Gantt

Avantajul digramelor Gantt consta in simplitatea si claritatea in transmiterea informatiilor referitoare la programarea activitatilor catre persoanele implicate intr-un proiect. Totusi, continutul mesajului pe care il da o diagrama Gantt simpla este destul de limitat.

Exista insa si alte variante ale diagramei Gantt simple, care pot transmite mai multa informatie. De exemplu, ca sa se arate care sunt activitatile aflate in responsabilitatea fiecarui departament sau ca sa se indice starea curenta a fiecarei activitati se pot utiliza culori si nuante. Se pot insera si altfel de simboluri, pentru evidentierea mai buna a unor evenimente cheie.

Plusul de complexitate adaugat digarmelor Gantt face ca acestea sa fie dificil de inteles. Prin urmare, trebuie facut un compromis intre informatia suplimentara pe care o poate furniza unui expert, claritatea de care are nevoie un simplu utilizator si timpul suplimentar pe care il pretinde intocmirea unei diagrame complete. Folosirea calculatorului permite realizarea unor diagrame mult mai adaptabile fiecarui tip de utilizator.

Principalul dezavantaj al diagramei Gantt este ca dependentele dintre doua activitati nu pot fi lesne stabilite; ele pot fi doar deduse. Intr-un proiect mai mic, acestea pot fi evidente, dar in proiectele mari deducerea dependentele 'reale' poate fi imposibila. Se poate depasi acest neajuns daca se traseaza linii care sa uneasca activitatile ce depind una de cealalta. Totusi, o asemenea abordare poate duce la obtinerea unei diagrame foarte aglomerate.

O alta problema a diagramelor Gantt pentru proiectele mari este numarul mare de iteratii care pot fi necesare la trasarea lor. Ori de cate ori o activitate se schimba, barele respective trebuie sterse si redesenate. Pentru a depasi aceasta problema, planificatorii utilizeaza de obicei pachete soft care le permit sa actualizeze orice program de activitati fara a mai fi nevoie de trasarea manuala repetata a diagramei. Pachetele soft pentru intocmirea programelor de activitati tin cont de dependentele dintre activitati.

Figura 12. Legatura dintre scop, obiective, activitati si problema

2.2. Drumul critic

O varianta mai elaborata si mult mai utila este cea care evidentiaza secventa de activitati ce determina durata minima a proiectului. Aceste activitati se spune ca se gasesc pe drumul critic. Intarzierea oricarei activitati aflate pe drumul critic duce la prelungirea duratei proiectului.

Alocarea resurselor

Pentru a putea fi realizat, un proiect are nevoie de resurse, fara de care activitatile sale nu s-ar putea desfasura si fara de care scopul si obiectivele sale nu ar putea fi atinse.

In general, oamenii cred ca este nevoie doar de BANI pentru a transpune in practica o idee frumoasa, concretizata in forma unui proiect.

In realitate, ei au nevoie de mult mai mult - este nevoie de angajati, voluntari, experti, traineri etc care sa realizeze activitatile. De asemenea, au nevoie de spatii unde sa isi desfasoare activitatea, de bunuri de care sa se serveasca si pe care sa le puna la dispozitia beneficiarilor proiectului. Totodata, au nevoie de informatii, fara de care multe din ceea ce isi propun sa faca devin imposibile. Si nu in ultimul rand, au nevoie de timp (de cate ori nu ni s-a parut ca nu ne ajunge timpul sa facem tot ce ar fi nevoie intr-un proiect ?)

Uitandu-ne la toate exemplele de resurse de mai sus (fara a intelege ca acestea sunt singurele de care e nevoie pentru realizarea unui proiect), putem intelege cele cinci tipuri de resurse de care un proiect are nevoie resurse umane (toti angajatii, colaboratorii sau voluntarii proiectului si totodata personalul institutiei - cum ar fi secretara sau Directorul executiv, fara rol direct in proiect, dar implicati pe tot parcursul acestuia)

Resurse materiale (orice bunuri necesare proiectului - cladiri, echipament, mobilier, consumabile etc)

resurse informationale (cursuri, carti etc)

resurse de timp

si in final, resurse financiare formate din cuantificarea in bani a tuturor celor de mai sus.

O buna planificare a unui proiect implica o foarte atenta si riguroasa planificare a resurselor - atat a celor pe care deja le are institutia care isi propune un proiect si pe care este totodata dispusa si capabila sa le puna la dispozitia proiectului, cat si a celor pe care doreste sa le atraga.

Doua greseli frecvente ale managerilor de proiect sunt cea a planificarii grabite si defectoase a resurselor si a proastei lor administrari. Resursele sunt atat o sursa de putere, cat si de constrangere. Existenta lor face posibil un proiect, nefiind insa o conditie suficienta de succes.

Administrarea corecta a resurselor este indispensabila unui proiect care isi doreste sa isi atinga scopul si obiectivele si sa permita crearea unei bune carti de vizita a institutiei implementatoare.