Planificarea si organizarea evenimentului

Planificarea si organizarea evenimentului

Premise ale succesului, valorii si prestigiului evenimentului, determinarea si planificarea, programarea principalilor factori se elaboreaza cu deosebita atentie, in urma unui studiu corespunzator de marketing.

Factorii principali

Reprezinta jaloanele in cadrul carora se concepe intreaga strategie si planificare a evenimentului fiind, in mod deosebit, urmatorii:

Tematica   

Aceasta se selecteaza si se stabileste in functie de o suma de criterii examinate si evaluate cu deosebita grija, cum ar fi:

programele de dezvoltare la nivel macroeconomic, la nivelul ramurilor si subramurilor

vizate;

raportul intre cerere si oferta la nivel zonal, regional si international;

perspectivele de satisfacere a cererii prin intrunirea, in cadrul evenimentului, a unui

numar relativ mare de producatori si comercianti ca potentiali expozanti si promotori, vizitatori si asistenti profesionali, ultimii fiind de fapt "tinta" care focalizeaza, in calitatea lor

de cumparatori sau consumatori, atentia expozantilor si promotorilor, dar si a organizatorilor;

Perspectivele aportului evenimentului impreuna cu tematica selectata, la dezvoltarea economiei tarii de resedinta, a comertului in general si a schimburilor comerciale si relatiilor de cooperare in plan international in special.

Ciclicitatea

La stabilirea ciclicitatii se au in vedere urmatoarele criterii de baza:

categoria si destinatia marfurilor, produselor si serviciilor (bunuri de investitii,

echipament, tehnologii, bunuri de consum, servicii);

dimensiunea si capacitatea de absorbtie a pietei tarii in care se organizeaza

evenimentul, pozitia acesteia in cadrul schimburilor mondiale de valori;

De regula, in cazul tehnologiilor, bunurilor pentru investitii si serviciilor specifice acestora, evenimentele se programeaza o data la un an, doi sau la maximum patru ani. In cazul bunurilor de consum si serviciilor curente pentru populatie, evenimentele se organizeaza anual sau chiar semestrial, uneori chiar trimestrial, tinandu-se seama, in unele cazuri (articole de moda, confectii, produse agro-alimentare) de sezoanele de vanzari si cumparari.

1.3. Perioada si durata

A) Perioada

Se stabileste in functie de urmatoarele criterii:

perioadele calendaristice in care se organizeaza alte evenimente concurente, de

traditie, cu tematica similara, recomandandu-se, in masura in care este posibil, ca perioada selectata sa nu se suprapuna ori sa nu fie apropiata de nici una din perioadele celorlalte evenimente;

perioadele de concedii, vacante si sarbatori in fiecare din tarile vizate in vederea

atragerii participantilor, precum si in tara de resedinta a evenimentului, perioade care se evita cu desavarsire;

selectarea perioadei in functie de sezoanele de cumparaturi, cutumele traditionale in

plan geografic si comercial.

B) Durata

Pe plan mondial in ultimul timp s-a accentuat tendinta de reducere a duratei de desfasurare a evenimentului datorita, in principal, insuficientei timpului disponibil al participantilor, necesitatii reducerii cheltuielilor de organizare si participare, utilizarii cat mai eficiente si rationale a personalului, spatiilor si facilitatilor. Durata evenimentelor cu caracter general este, de regula, mai lunga, respectiv de circa 6-8 zile. Durata evenimentelor specializate pe ramuri economice, precis definite, este stabilita, in majoritatea cazurilor, la 4-5 zile, iar cea a evenimentelor strict specializate, la 2-3 zile.

Locul desfasurarii

Se stabileste in functie de mai multe criterii, dintre care amintim:

importanta orasului-gazda din punct de vedere economic, comercial si industrial,

infrastructura sa (asa-numita infrastructura externa a evenimentului)

disponibilitatea, dimensiunea si calitatea complexelor si spatiilor expozitionale, ale

centrelor de conventii.

Elementele de baza ale planului

Determinarea si evaluarea factorilor care pot contribui la succesul evenimentului

Se fac in baza unui studiu temeinic de marketing si oportunitate, cu incadrarea factorilor astfel stabiliti intr-un complex unitar cu caracter pronuntat de interconditionare a lor, asa-numitul concept al evenimentului.

Organizarea

Denumirea sa, consacrata mai ales in ultimii ani, este aceea de "proiect management" si cuprinde aspectele principale ale planificarii, pregatirii si asigurarii desfasurarii evenimentului, inclusiv alocarea resurselor umane si materiale, calendarul si termenele de executie ale fiecarei operatiuni, relatiile intre compartimentele care concura la realizarea acestuia.

Comunicarea si achizitia

Se refera in special la:

mijloacele, modalitatile prin care se transmit mesajul evenimentului, informatiile si

statisticile asupra sa, ramura economica in care se include tematica, situatia economica a tarii in care acesta este organizat, evolutia, perspectivele, valoarea si avantajele sale;

ansamblul modalitatilor de atragere si recrutare a potentialilor participanti: reclama,

publicitate in mass-media, contactarea si stabilirea de relatii cu potentialii participanti prin posta (mailing), telefon, fax, posta electronica, intalniri cu fiecare potential participant, mese rotunde si intalniri cu grupuri ale celor mai reprezentativi participanti.

Elaborarea tematicilor si programarea manifestarilor conexe in sprijinul    evenimentului

Importanta acestora a cunoscut o crestere considerabila, mai ales in ultimii ani, ele fiind concepute ca forumuri in cadrul carora se creeaza ambianta favorabila stabilirii de contacte, inducerii increderii reciproce intre expozanti si promotori pe de o parte, vizitatori, asistenti profesionali si specialisti pe de alta parte, evidentierii caracteristicilor, calitatilor si avantajelor produselor, tehnologiilor si serviciilor expuse, cunoasterii caracteristicilor si evolutiei cererii si ofertei, identificarii tendintelor de evolutie in domeniile de interes reciproc.

Alocarea resurselor

Exercitiul alocarii resurselor constituie premisa practica a succesului oricarui eveniment.

Spatiile

Repartizarea si alocarea spatiilor se efectueaza pe baza unor reguli cu efecte practice favorabile, cum ar fi:

expunerea si prezentarea, produselor, a tehnologiilor si serviciilor in anumite zone ale

pavilioanelor sau anumite sali precis delimitate si corespunzator amenajate si echipate, in functie de apartenenta lor la anumite sectoare economice, de felul si natura acestora (de exemplu, in cadrul unui eveniment consacrat agriculturii si alimentelor, se pot amenaja zone si sali pentru: (a) masini si echipamente pentru prelucrarea solului, intretinerea culturilor si recoltare; (b) masini, echipamente si instalatii pentru prelucrarea si ambalarea produselor agricole; (c) masini si linii pentru fabricarea si ambalarea produselor alimentare;

sectorizarea in functie de preferintele expozantilor si promotorilor, precum si in

functie de tarile de origine ale acestora;

se evita amplasarea expozantilor concurenti in standuri invecinate ori prezentarea

consecutiva a produselor, tehnologiilor si serviciilor potentialilor concurenti.

In functie de specificul produselor, al tehnologiilor si serviciilor, precum si de

preferintele si cererile expozantilor si promotorilor, se aloca spatii, sali pentru manifestari conexe, cum ar fi: degustari de produse alimentare si bauturi, produse de moda, prezentari de produse si servicii, demonstratii si testari.

Serviciile

In functie de caracteristicile si particularitatile produselor, tehnologiilor si serviciilor ce se expun ori se prezinta, de optiunile si comenzile participantilor, sunt prevazute o serie de servicii specializate, cum ar fi:

proiectarea, constructia, grafica si amenajarea standurilor de expunere si salilor de

prezentare;

proiectarea si executarea unor panouri, bennere, afise cu inscriptii de texte si imagini

ale produselor expuse ori prezentate;

servicii de transport si manipulare;

proiectia si redarea audio-video a unor texte si imagini;

etalarea produselor in standuri;

servicii de reclama si publicitate in sprijinul participantilor.

Personalul executiv si de servicii

Este un exercitiu deosebit de important prin care se previzioneaza valorile veniturilor si cheltuielilor.

A) Scopul principal consta, in ultima instanta, in estimarea valorii profitului. Marja profitului este dependenta de o serie de factori, precum:

daca evenimentul se va organiza in prima editie si deci va implica cheltuieli de

investitii si promovare sporite, se estimeaza un nivel mai scazut al profitului;

daca evenimentul are valoare si prestigiu, recunoscute mai ales in plan international,

de regula se estimeaza o rata mai ridicata a profitului;

dimensiunea si tematica evenimentului implica, de asemenea, o anumita rata a

profitului.

B) Componentele bugetului de venituri si cheltuieli difera in functie de situatia financiara a organizatorului, de dotarea complexului expozitional ori a centrului de conventii, de costurile serviciilor prestate de terti in beneficiul organizatorului, acestea referindu-se la :

a) Incasari, cu doua componente distincte, realizabile in moneda locala ori in valuta straina, provenind, in majoritatea cazurilor, din urmatoarele surse:

tariful de inscriere si chiria spatiului de expunere ori prezentare;

prestarile de servicii specializate;

vanzarile de bilete si tichete de intrare pentru persoane si mijloace auto in complexul

expozitional sau de conventii in care se organizeaza evenimentul;

alte surse adiacente, cum ar fi: comisioane pentru cazari, pentru servicii specializate

prestate de terti pe teritoriul complexului expozitional ori de conventii, in beneficiul participantilor.

b) Cheltuieli efectuate in majoritatea cazurilor in valuta locala pentru:

consum de energie electrica, gaze, apa, precum si canalizare si evacuare a resturilor;

intretinerea si repararea facilitatilor si dotarilor complexului expozitional ori de

conventii;

amortismentele mijloacelor fixe, in cota repartizata de proprietarul complexului pentru

evenimentul respectiv, in functie de facilitatile puse la dispozitie;

salariile personalului angajat permanent sau temporar cu ocazia evenimentului;

reclama, publicitate, public relations;

achizitionarea de materiale, piese de schimb, obiecte de inventar;

taxe, impozite, asigurari, protectie sociala;

alte cheltuieli diverse, cum ar fi: transport de persoane si marfuri, cheltuieli de

protocol.

c) Proiectia profitului si a ratei acestuia, care se calculeaza in functie de incasarile si cheltuielile estimate prezentate mai sus.

Realizarea evenimentului

Reprezinta totalitatea operatiunilor si serviciilor specializate care pot asigura buna desfasurare si succesul evenimentului cum ar fi:

proiectarea, construirea, amenajarea si echiparea pavilioanelor, spatiilor, salilor si a

celorlalte facilitati;

organizarea manifestarilor conexe;

reclama si publicitatea, facilitate pentru diseminarea informatiilor, public relations;

facilitati si servicii de vamuire, transport si manipulare a exponatelor;

angajarea temporara de personal necesar participantilor;

prestarea altor servicii specializate solicitate de participanti si de buna desfasurare a

evenimentului.

Planificarea componentelor necesare realizarii evenimentului

Editarea catalogului oficial

Tematica evenimentului, modul de prezentare, continutul, varietatea informatiilor despre tematica evenimentului, complexul expozitional sau de conventii, perimetrele de expunere si prezentare, numele si adresa expozantilor si promotorilor, standurile si amplasamentele lor, produsele si serviciile expuse in fiecare stand, reclamele expozantilor, programul si serviciile evenimentului au o deosebita importanta pentru calitatea si prestigiul acestuia, precum si pentru informarea cat mai corecta a celor interesati. De aceea, se acorda o grija deosebita corectitudinii datelor si informatiilor continute, sistematizarii si simplificarii modului de prezentare a catalogului oficial al evenimentului, astfel incat cei interesati sa poata identifica rapid informatiile de care au nevoie si, nu in ultimul rand, modul de prezentare si aspectul grafic. Un catalog cu greseli, omisiuni, informatii eronate influenteaza negativ valoarea si prestigiul evenimentului. Modul de prezentare si sistematizare difera de la un catalog la altul. Totusi, un catalog de buna calitate, care sa permita accesul usor, prompt la informatie, trebuie sa indeplineasca cel putin urmatoarele conditii:

a) sa fie editat in limba tarii in care se organizeaza evenimentul si cel putin in una, doua sau chiar trei din limbile de mare circulatie internationala: engleza, franceza, spaniola si in unele cazuri in functie de adresabilitatea vizata, in limbile rusa, italiana, chineza, japoneza, araba;

b) sa fie atent si clar structurat, pe sectiuni distincte, cum ar fi :

informatii utile despre organizator, eveniment si complexul expozitional sau de

conventii (conducerea societatii organizatoare, componenta sau responsabilul echipei

de organizare a evenimentului, perioada de desfasurare, programul zilnic, tematica (structurata pe principalele grupe de produse si servicii), servicii asigurate in cadrul complexului expozitional sau de conventii (servicii de prim ajutor, politie, paza si ordine, pompieri, banci, case de schimb valutar, restaurante, puncte de alimentatie publica, centre sau puncte de informatii), conditiile de acces si portile de intrare in complex, spatii de parcare;

localizarea standurilor expozantilor, separat cele care compun pavilioanele nationale,

de cele ale expozantilor individuali, in ordinea alfabetica a tarilor de origine, in cazul targurilor si expozitiilor

amplasamentul si schema salilor de expunere ale diverselor tematici de prezentare;

lista expozantilor si promotorilor, in ordinea alfabetica a denumirii acestora cu

adresele lor complete, lista produselor si serviciilor expuse ori prezentate, numerele standurilor ori locurilor in sala ale acestora;

lista firmelor reprezentate de fiecare expozant ori promotor si a subexpozantilor

fiecaruia;

lista alfabetica a grupelor de produse incluse in tematica evenimentului;

sectiunea reclamelor comandate de unii participanti contra cost.

Practic, aproape la toate evenimentele inscrierea in catalogul oficial a denumirii fiecarui participant si a 3-8 grupe de produse expuse de fiecare, se efectueaza gratuit. Cataloagele oficiale se tiparesc, de regula ,de case de editura specializate si, in cazuri mai rare, chiar de organizatorii evenimentului.

Proiectarea, construirea, amenajarea si dezafectarea spatiilor evenimentului

Pregatirea, programarea desfasurarii evenimentului include o categorie de lucrari esentiale care contribuie la succesul sau proiectarea, construirea, amenajarea, echiparea, decorarea spatiilor evenimentului (pavilioane si standuri de expunere, sali de conferinte si prelegeri, grafica si postere sau panouri de reclama, publicitate si indrumare).

Aceste operatiuni pot fi realizate de:

personalul specializat al organizatorului evenimentului;

personalul specializat al proprietarului complexului expozitional sau de conventii;

companii specializate, prestatoare de servicii pentru evenimente;

expozantii si promotorii insisi, atunci cand dispun de personal specializat, structuri si

echipamente corespunzatoare.

In functie de dimensiunea si complexitatea evenimentului, se stabilesc perioadele de construire, amenajare si decorare (de regula de 2-5 zile), pre-etalare si de desfasurare a spatiilor pavilioanelor si salilor evenimentului (1-3 zile, rezervate inainte de data deschiderii, respectiv dupa data inchiderii evenimentului).

Tiparirea imprimantelor necesare derularii evenimentului

In mod obisnuit, se tiparesc si se distribuie doua categorii de inscrisuri pentru accesul la eveniment, respectiv in complexul expozitional sau de conventii, pentru persoane si pentru mijloace de transport auto. Fiecare categorie poate sa cuprinda:

a) legitimatii de intrare pentru personalul expozantilor si promotorilor, valabile pentru toata perioada de pregatire, desfasurare a evenimentului si eliberare sau demontare a standurilor si salilor, respectiv de inchidere a evenimentului, distribuite de organizator in mod obisnuit gratuit, intr-un numar depinzand de suprafata fiecarui stand, iar pentru cantitatile solicitate suplimentar, contra cost;

b) legitimatii sau invitatii de intrare pentru personalitati, invitati de onoare, membri ai corpului diplomatic, valabile pentru intreaga perioada a evenimentului, pentru o zi ori pentru ziua deschiderii oficiale a evenimentului;

c) invitatii la cocktail-ul organizat cu ocazia deschiderii oficiale a evenimentului;

d) tichete gratuite pentru accesul personalitatilor oficiale, membrilor corpului diplomatic;

e) tichete sau bilete de intrare pentru vizitatori si pentru autoturisme, contra cost;

f) premise de intrare gratuite pentru autoturismele si autovehiculele pentru transportul participantilor si exponatelor.

Organizatorul evenimentului mai asigura gratuit ecusoane pentru personalul expozantilor si promotorilor si, in unele cazuri, pentru vizitatorii si asistentii profesionali.

Varietatea legitimatiilor, tichetelor, permiselor, biletelor de acces, a ecusoanelor, este destul de larga si diferita de la un organizator la altul.

Repartizarea personalului

Alocarea personalului pentru organizarea si realizarea evenimentului are o importanta covarsitoare asupra succesului scontat. Personalul alocat este impartit, in general, in doua categorii:

personalul propriu, angajat permanent in compartimentele de organizare si

comercializare, prestare servicii specializate tehnic, administrative, reclama-publicitate, informatii generale, paza generala;

personal angajat temporar pentru activitati diverse cum ar fi: indrumarea si informarea

participantilor, curierat, paza standurilor si salilor, translatori, servicii diverse;

impartirea trebuie sa fie efectuata pe esantioane cat mai reprezentative, in functie de

structura si provenienta geografica a participantilor.

Editarea materialelor de informare si reclama

Aceasta trebuie sa se faca in anumite termene care sa permita distribuirea din timp, acordarea expozantilor si promotorilor, vizitatorilor si asistentilor, a unui timp suficient pentru gandire, optiune si adoptarea deciziei de participare. Continutul si credibilitatea informatiilor, redarea acestora in mai multe limbi de mare circulatie internationala, prezentarea intr-o grafica atragatoare si sugestiva sunt atribute care pot contribui substantial la succesul evenimentului.

Realizarea cerintelor participantilor

Promptitudinea, solicitudinea, politetea, comportamentul civilizat si responsabilitatea personalului organizatorului trebuie sa guverneze modul de abordare a satisfacerii cerintelor participantilor in perioada de pregatire si desfasurare a evenimentului. Trei elemente sunt importante in acest caz:

alocarea suficienta a resurselor umane si materiale;

instruirea temeinica si competenta a personalului;

calitatea si promptitudinea serviciilor executate ca urmare a cererilor primite de la

participanti pe parcursul evenimentului.

Pregatirea si realizarea sondajelor de opinie in randul participantilor

Pregatirea si realizarea sondajelor de opinie au o importanta majora pentru identificarea opiniilor privind cat mai multe aspecte ale realizarii si desfasurarii evenimentului, cu accent pe aspectele negative si deficientele sesizate de participanti. Sondajele de opinie au ca scop principal imbunatatirea performantei organizatorilor, prestatorilor de servicii si, in general, ale tuturor celor implicati in realizarea evenimentului. Chestionarele sondajelor de opinie, elaborate cu atentie si intr-o maniera deschisa, politicoasa, trebuie:

sa contina intrebari clare, precise, la care sa se raspunda prin bifarea unei casute in

dreptul fiecaruia;

sa fie cat mai simple si pe intelesul celor carora le sunt adresate;

sa aiba adresabilitate distincta, din punct de vedere al celor doua mari categorii de

participanti la targ: expozantii si promotorii pe de o parte, vizitatorii, asistentii si specialistii pe de alta parte;

sa fie efectuate pe esantioane cat mai reprezentative, in functie de structura si

provenienta geografica a participantilor.

Tematica si intrebarile sondajelor de opinie sunt diferite de la o categorie la alta din cele mentionate mai sus, ele punand accentul pe directiile, interesul de afaceri si preferintele fiecaruia.

In ultimii ani, marii organizatori au introdus practica sondajelor in randurile reprezentantilor de marca ai mass-mediei, ale personalitatilor oficiale. Rezultatele acestora sunt de regula utilizate in textele materialelor de reclama si publicitate pentru urmatoarea editie a evenimentului.

Servicii curente

In afara de serviciile legate de construirea si amenajarea standurilor, pavilioanelor si salilor de expunere si etalarea produselor si materialelor publicitare, transport, manipulare, vamuire in incinta complexului expozitional ori de conventii, serviciile curente constau de regula in : servitul gustarilor si asigurarea meselor de pranz si seara la restaurante sau puncte alimentare in cadrul complexului, facilitate pentru schimb valutar, posta, telefon, fax, copiere, multiplicare si dactilografiere de acte si corespondenta, lucrari de secretariat, traduceri in limbi straine, magazine pentru cumparaturi urgente, mai ales cadouri, farmacie, punct medical de prim ajutor. Si in acest caz, planificarea si alocarea resurselor umane si materiale, conjugate cu o buna organizare, coordonare si supraveghere, sunt esentiale pentru satisfacerea cerintelor tuturor participantilor.

Manifestari conexe

Pentru sporirea contributiei manifestarilor conexe la calitatea si valoarea evenimentului, se acorda atentie indeosebi urmatoarelor elemente mai importante:

selectionarea tematicilor acestora, care trebuie sa tina seama de satisfacerea intr-un

grad cat mai inalt a cerintelor participantilor, cu accent deosebit pe acelea legate de comunicare si informare;

selectionarea atenta a lectorilor, conferentiarilor si moderatorilor, precum si a

audientei, cu accent pe renumele, prestigiul si competenta acestora;

alocarea si dotarea salilor pentru manifestarile conexe;

programarea manifestarilor conexe la ore convenabile si accesibile unui numar si unei

diversitati cat mai largi de expozanti si promotori si, mai, de vizitatori si asistenti profesionali.

Varietatea altor componente ale programului evenimentului

Datorita inaspririi concurentei intre organizatori si intre evenimente, in scopul atragerii unui numar sporit si unei diversitati mai largi ale participantilor, cu efecte pozitive in planurile cresterii calitatii evenimentelor si satisfacerii mai depline a intereselor si obiectivelor de afaceri ale participantilor, in ultimul timp se introduce tot mai des segmente optionale in cadrul programelor evenimentelor.

Treptat, in afara de evenimentul propriu-zis si manifestarile sale conexe, se introduce componente optionale (pentru participanti) in cadrul programului, care tin seama in tot mai larga masura de :

punctele de atractie culturala, artistica, sportive, de petrecere placuta a timpului liber

din orasele-gazda ale evenimentului;

mulsi dintre participanti imbina utilitatea, interesul de afaceri ale participarii la

evenimente, cu petrecerea placuta a timpului liber de catre ei insisi, dar adeseori si de membrii de familie care ii insotesc;

din ce in ce mai des, cu totul recent, unele asociatii, federatii sau companii de mari

dimensiuni, organizeaza o data cu participarea la un eveniment, adunari generale, manifestari cu scop educational si de optimizare a cunostintelor si pregatirii profesionale a conducatorilor de departamente si specialistii lor.

Programe pentru familiile participantilor

O data cu orientarea tot mai accentuata spre privatizare in toata lumea, inclusiv in tara noastra, viata conducatorilor si personalul executiv ale companiilor devine tot mai trepidanta, mai stresanta, permitand foarte putin spatiu pentru perioadele si activitatile recreationale, de destindere, de refacere a fortei de munca.

Ca urmare, tot mai multi participanti sunt insotiti la evenimente de sotii si copii. Cu deosebire in randurile companiilor mici si mijlocii, se accentueaza tendinta ca sotiile sa devina partenere active ai conducatorilor si salariatilor executivi ai companiilor. Ele au un spirit de observatie mai ascutit, mai nuantat, din care cauza contribuie efectiv la realizarea mai buna a obiectivelor de afaceri ale sotiilor lor.

Timpul dedicat familiei, copiilor, devine din ce in ce mai scurt. Copiii au inceput sa insoteasca parintii la evenimente (desi, deocamdata, pe scara mai redusa, in tara noastra), lucru ce ofera conditiile mentinerii si strangerii unor legaturi familiale armonioase, precum si prilejul unor preocupari educationale si de formare a trasaturilor de caracter pentru copii.

In acest domeniu, imaginatia, inventivitatea, nu poate cunoaste limite.

In general, organizatorii au in vedere urmatoarele elemente:

a) Cunoasterea cat mai profunda a vietii cotidiene a categoriilor de participanti vizati,din intrebari si contacte directe cu acestia, in cadrul carora se pot identifica preocuparile si preferintele lor si ale familiilor lor.

De regula, se incearca sa se delimiteze preocuparile, optiunile pe grupe mai largi de participanti, inclusiv familiile lor: excursii scurte, tururi ale orasului si imprejurimilor, jocuri sportive (tenis etc.), vizite la muzee si situri istorice, spectacole etc.

b) Cooperarea cu companii specializate in spectacole sportive, de turism etc.

c) Programarea riguroasa a manifestarilor optionale in functie de preferintele participantilor si familiilor lor, aducerea in timp util la cunostinta lor a programelor intocmite.

d) Punerea accentului pe manifestari optionale de relaxare si educatie a copiilor: parintii se vor implica si ei cu mare placere si bucurie, spre satisfactia deplina a copiilor si cu impact educational pozitiv.

Programe optionale de relaxare si recreere

Asemenea programe aduc organizatorului si implicit, evenimentului, cel putin trei avantaje:

cresterea numarului vizitatorilor si asistentilor ,intrucat se constata o tendinta tot mai

accentuata a participantilor de a imbina activitatea de afaceri cu petrecerea placuta a timpului liber si perioadele de relaxare si recreere, in masura tot mai larga impreuna cu membrii familiei lor;

sporirea calitatii, valorii si prestigiului evenimentului, imbinate cu fidelizarea in timp a

participantilor.

Asemenea programe pot include:

a) manifestari sportive cu accent de destindere si refacere a capacitatii de munca: jocuri de tenis, popice, golf, echitatie, mici competitii de inot si sarituri in apa combinate cu acordarea unor premii simbolice etc.

b) plimbari cu vaporasul, partide de vaslit pentru amatori, yachting, surfing etc.

c) tururi ale orasului-gazda al evenimentului si imprejurimilor sale, cu autocarul, avionul, elicopterul sau dirijabilul etc.

d) petrecerea a catorva ore in mijlocul unor familii si gospodarii in zone rurale apropiate orasului-gazda al evenimentului, cu servirea unor mancaruri traditionale si programe de muzica populara specifica locului evenimentului se dovedesc deosebit de atragatoare pentru participantii care provin din tari super dezvoltate;

e) organizarea unor ceremonii simple, atragatoare, de decernare a unor premii si medalii participantilor: cel mai bun stand, cel mai inventiv promotor, conferinta sau prelegerea cu cel mai interesant proiect.

Programe pentru circumstante neprevazute

Interactiunea permanenta, atat in faza pregatirii evenimentului, cat si in cursul derularii sale intre organizator, participanti (expozanti, promotori, vizitatori si asistenti), prestatori de servicii, persoane oficiale, impune un nivel inalt de cunoastere in profunzime si stapanire solida a tehnicilor de pregatire si organizare a evenimentului, conjugata strans cu abilitate si iscusinta in comunicare.

Nici un plan, nici un program nu poate sa prevada absolut toate circumstantele, toate intamplarile care pot avea loc. De aceea, orice plan de eveniment include o marja de flexibilitate si cu grad ridicat de adaptabilitate la circumstantele si situatiile neprevazute.

Orice organizator este supus anumitor riscuri izvorand din situatiile neprevazute.

De aceea, el isi prevede, de la inceput, anumite masuri, anumite resurse, care sa-i permita sa controleze riscurile si sa le atenueze efectele necunoscute. Aceste masuri si resurse se refera la:

alocarea unor fonduri financiare de rezerva;

pregatirea unor resurse umane suplimentare, de rezerva, care sa poata interveni prompt

pentru controlul si inlaturarea situatiilor de criza;

monitorizarea permanenta a evolutiei pregatirii si derularii evenimentului si sesizarea

aparitiei situatiilor de criza in faza incipienta o data cu interventia prompta pentru

inlaturarea ori atenuarea efectelor lor negative.

Punctele, elementele cele mai susceptibile generarii unor situatii de criza, sunt in general invizibile si nu pot fi prevazute in totalitate. Ele se refera in special la :

cazarea corespunzatoare a participantilor (marii organizatori de evenimente sprijina

participantii prin sugerarea si efectuarea, la cererea acestora, a unor aranjamente convenabile in functie de optiunile, resursele lor financiare si timpul avut la dispozitie;

transportul zilnic de la hotel la complexul expozitional si/sau de conventii;

sugerarea si amenajarea la cererea participantilor, a unor modalitati de transport aerian

pentru persoane si exponate, convenabile din punct de vedere al preturilor, timpului si duratei transporturilor;

masuri alternative in cazul unor anulari de curse aeriene datorita unor evenimente

neprevazute, care sa sprijine participantii in realizarea obiectivelor si programelor lor de afaceri;

prevederea unor zone de parcare suplimentare pentru depasirea dificultatilor eventuale

provocate de un flux exagerat de vizitatori la eveniment;

prevederea tuturor pavilioanelor, salilor si incaperilor de lucru ale evenimentului cu

detectoare automate de fum si incendii si existenta unor posturi de stingere a incendiilor cu declansare automata;

puncte fixe si mobile, ambulante de interventie si tratament de urgenta ale cazurilor de

accidente, imbolnaviri sau intoxicari;

echipe tehnice de interventie rapida pentru inlaturarea defectiunilor la instalatii si

echipamente;

prevederea unor surse si mijloace alternative de informare si comunicare rapida pentru

participanti.

Organizatorii prevad, in cele mai mici amanunte, mijloace si modalitati suplimentare de servicii, informare si comunicare in folosul participantilor, cu scopul final de permanentizare si mentinere a interesului acestora la eveniment.

Programarea activitatilor de promovare, reclama si publicitate

Toate activitatile de promovare, reclama si publicitate se bazeaza pe comunicare care, inseamna transmiterea unui mesaj, indiferent ca acesta se face direct, indirect, verbal ori in scris.

Principalele categorii de comunicare a mesajelor:

Acestea sunt:

comunicarea scrisa, practicata inca de la inventarea heroglifelor;

comunicarea verbala, practicata din cele mai vechi timpuri, de cand omul a fost

capabil sa comunice prin sunete,exclamatii, propozitii;

comunicarea directa, tete-a tete, in cadrul unor intrevederi intre doua persoane;

comunicarea zilnica, in primul rand cu potentialii participanti majori in cazul

evenimentelor, constand in : (a) recunoasterea, confirmarea, intelegerea mesajelor transmise de ei; (b) aprecierea, respectarea, evaluarea corecta a sensului mesajului lor; (c) acordul de principiu privind optiunile lor; (d) asigurarea, inducerea convingerii ca cererile si optiunile lor vor fi luate in consideratie si rezolvate corespunzator;

intarirea, mentinerea in timp a viabilitatii mesajului initial, prin comunicarea de noi

idei in sprijinul sau, dublate de utilizarea unor modalitati adecvate ale mentinerii si sporirii interesului participantilor, cum ar fi : repetarea, completarea, reamintirea si imbogatirea sa;

evaluarea periodica a mesajului comunicat prin mesaje adiacente, aratand, indicand

ceea ce este important pentru organizator, dar si pentru participanti (expozanti, promotori, vizitatori, asistenti).

modalitati creative de confirmare, inducere a increderii, asigurarea participantilor ca

organizatorul va depune toate digilentele pentru servirea intereselor si rezolvarea cererilor prin actiuni practice ajutatoare, generate de cunoasterea optiunilor si intereselor lor;

corectarea adecvata a mesajului comunicat care nu a produs efectul scontat, prin

actiuni credibile, anticipate a fi percepute favorabil de catre subiectii vizati;

comunicarea prin mijloace electronice ( initiate si dezvoltate puternic in ultimii ani),

utilizand mesaje transmise audio-vizual prin posturi de televiziune cu circuit inchis,

prin reclame comerciale la radio si televiziune, prin internet, prin posta electronica (e-mail), prin transmisiuni fax, video-conferinte, receptionarea solicitarilor si retransmiterea automata a mesajelor solicitate prin telefon.

Activitatea promotionala si mesajul

Activitatea promotionala este considerata de specialisti ca fiind varful de lance, deschizatorul de drumuri cu ajutorul caruia se transmite mesajul, informatia, catre clientii potentiali vizati, in scopul realizarii obiectivelor de afaceri ale organizatorului evenimentului, ale participantilor, prestatorilor de servicii, si in totalitate, ale tuturor celor implicate in realizarea evenimentului.

Pe scara mai larga, ea este conceputa sa atraga un numar cat mai mare de organizatii la crearea unei imagini pozitive asupra evenimentului si sa contribuie substantial la obtinerea succesului acestuia si profitului proiectat de organizatorul sau.

In demersul care sa conduca la realizarea obiectivelor de afaceri ale organizatorului evenimentului, exista mai multe repere pe care trebuie sa se sprijine activitatea sa promotionala, precum:

Pregatirea, elaborarea si continutul mesajului promotional.

Caracteristic evenimentului, se evidentiaza trei tipuri de mesaje cu aplicabilitate practica:

- informatia cu caracter general, generate de cercetarile si investigatiile proprii sau ale altor surse si centre, privind industria evenimentelor, cum ar fi: avantajele oferite de participarea la evenimente in planurile imaginii, costurilor si ariei de cuprindere a segmentelor vizate; costurile comparative de participare la evenimentul promovat de organizator si la alte evenimente similare, proiectarea estimata in procente a potentialilor participanti ca parteneri de afaceri si, mai concret, facilitatile oferite si asigurate de organizator si de eveniment in acest scop;

- informatii accentuate specifice, privind evenimentul insusi, numarul si interesele expozantilor sau promotorilor, al vizitatorilor si asistentilor la momentul promovarii; preturile, tarifele, conditiile, reglementarile oficiale si ale organizatorului privind participarea, serviciile prestate si tarifele percepute pentru ele, calitatea si diversitatea lor, segmentul specific de piata in care se inscrie tematica evenimentului.

In transmiterea mesajului promotional de catre publicul-tinta si alte cercuri adiacente, se au in vedere o serie de elemente, dintre care se pot mentiona:

- limitarile, constrangerile bugetare si logistice, cu impact asupra rezultatului mesajului transmis;

- profilul, caracteristicile segmentului de piata si ale potentialilor participanti vizati, distributia lor geografica, demografica si conceptuala;

- obiectivele urmarite de organizator pe termen scurt si lung privind realizarea evenimentului;

- pozitia si influenta pozitive ale evenimentului asupra segmentului de piata si ale sectorului economic in care se inscrie tematica sa.

b) Tinand seama de cele prezentate mai inainte, se identifica si se selecteaza formele corespunzatoare ale activitatilor promotionale care sa conduca la succesul evenimentului (nu neaparat in totalitatea lor, ci selectate in functie de obiectivele evenimentului). I

In selectarea acestor forme si modalitatea, se evalueaza intai impactul principalilor factori de influenta, dintre care se pot mentiona:

- bugetul de cheltuieli ce poate fi alocat activitatilor promotionale, in functie de obiectivele vizate, de incasarile estimate in cadrul evenimentului si de posibilitatile financiare ale organizatorului;

- obiectivele pe termen lung ale evenimentului intr-o proiectie pe o orbita ascendenta, pe o perioada de 4-5 ani consecutive, in relatie cu evaluarea spatiilor si serviciilor care vor fi vandute, a numarului de participanti care vor contribui la realizarea incasarilor proiectate;

- segmentele de participanti vizati, profilul si posibilitatile lor financiare, interesul evaluat al acestora in participarea la eveniment;

- climatul de afaceri la nivel macroeconomic si la nivelul domeniului economico-industrial in care se inscrie tematica evenimentului;

- politica si strategia de dezvoltare economica a tarii-gazda a evenimentului si atractivitatea acestora fata de potentialii parteneri si investitori.

5. Stabilitatea structurii, modalitatilor de promovare a evenimentului

Factori determinanti:

In elaborarea structurii si ponderii fiecarei modalitati in asamblul activitatii de promovare a evenimentului, se iau in analiza mai multi factori dintre care:

tematica si profilul evenimentului;

locul acestuia in sectorul economic in care se inscrie;

evenimente similare organizate de organizatori concurenti;

climatul de afaceri la momentul desfasurarii evenimentului;

bugetul de cheltuieli pe care organizatorul il poate aloca activitatilor de promovare,

reclama si publicitate;

obiectivele pe termen lung ale evenimentului, in functie de care se proiecteaza cele

pentru urmatoarea editie, ultimele mentionate trebuind sa fie inscrise in obiectivele pe termen lung;

diponibilitatea instrumentelor si structurilor in tara -gazda a evenimentului si in tarile

de origine ale firmelor vizate: posta normala, posta rapida, posta electronica, mass-media.

5.3. Modalitatile disponibile necesare promovarii evenimentului

In promovarea evenimentelor se utilizeaza partial ori integral, intr-o anumita structura proiectata, urmatoarele doua mari categorii de modalitati de promovare:

Modalitati traditionale

Reclama si publicitatea

In selectarea si utilizarea acestei modalitati, este deosebit de important ca mesajul sa ajunga cu usurinta, sa fie promovat cat mai clar si sa-i influenteze cat mai favorabil pe cei vizati.

Aceasta trebuie sa se circumscrie micului promotional stabilit de organizator pentru eveniment, in functie de o serie de elemente practice, cum ar fi:

concluziile studiului demografic privind publicul-tinta, mutatiile produse, optiuni,

orientari,strategii;

selectarea acelor segmente ale mass-media ori a altor modalitati promotionale cu cea

mai mare influenta pentru segmentul de piata in care se inscrie tematica evenimentului;

practicarea unor operatiuni in contrapartida, in cadrul carora reclama si publicitatea

efectuate intr-un anume segment al mass-mediei sa fie platite, decontate prin alocarea, rezervarea unui spatiu companiei promotoare la eveniment, in scopul reducerii costurilor pentru organizator si implicarii mai profunde a acestei companii in obtinerea rezultatelor scontate de organizatori;

coordonarea acestei modalitatea cu celelalte modalitatea disponibile pentru care s-a

optat in micul promotional;

publicitatea prin afise stradale, postere, panouri luminoase, banele montate pe

mijloace de transport ori suspendate aerian pe baloane dirijabile.

In continuare, se vor face cateva referiri sumare la reclama si publicitatea efectuata in presa scrisa, in cadrul careia, ca importanta, se detaseaza:

Reclama si publicitatea din revistele de specialitate

Exista doua mari categorii de reviste de specialitate asupra carora se concentreaza atentia organizatorilor de evenimente:

reviste si publicatii editate pe domenii de specialitate (agricultura, chimie, electronica,

sport, industrie usoara, moda) care se adreseaza in primul rand producatorilor si comerciantilor din respectivul domeniu de activitate, dar si potentialilor comparatori de produse din acelasi domeniu;

reviste, publicatii, cataloage continand informatii din domeniul targurilor, expozitiilor

si comunicatiilor care se adreseaza si sunt consultate in egala masura de organizatori, dar si de cei interesati sa participe la asemenea evenimente.

Revistele de specialitate, desi sunt publicate in tiraje relativ reduse, au marele avantaj de a fi consultate, de regula, numai de cei interesati in realizarea unor afaceri in cadrul unor domenii precis determinate. De aceea reclama si publicitatea realizate in acestea se dovedesc deosebit de eficiente in planul reactiei din partea destinatarilor.

reclama si publicitatea in cotidiene de mare circulatie

In timp ce revistele de specialitate sunt cautate in primul rand de potentiali expozanti si promotori, cotidienele de mare circulatie exercita un impact pozitiv in primul rand asupra participantilor vizitatori si asistenti. Datorita tirajului ridicat, ele atrag atentia unui numar mare de cititori. Insertiile de reclama si publicitate sunt plasate de regula in ziarele de vineri si sambata deoarece in aceste zile majoritatea potentialilor cititori sunt eliberati de stresul preocuparilor de serviciu si, firesc acorda mai mult timp si mai multa atentie insertiilor publicitare. O atentie deosebita o exercita asupra cititorilor acele cotidiene care consacra in anumite zile suplimente, pe anumite teme, in care, de multe ori, targurile, expozitiile si conventiile ocupa un loc anume, suficient de important.

Promovarea directa prin propriul personal

Este, poate, modalitatea cea mai eficienta si convingatoare, dar si costisitoare, de promovare, cu conditia asigurarii unui personal deosebit de bine calificat, instruit si dedicat. Puterea de atragere si convingere a acestuia depinde de propriile inzestrari, devotament, pregatire profesionala si generala, incredere in izbanda demersului, aptitudini persuasive si de creare a unei imagini pozitive personale, dar si asupra propriei companii. Are insa un neajuns major ale carui efecte adverse trebuie atenuate cat mai mult posibil: este limitata aproape numai la vanzarea spatiilor de expunere, prezentare si promovare in cadrul evenimentului.

Aceasta modalitate presupune:

programare timpurie si riguroasa, durata mare in timp;

pregatirea cu utilizarea unei documentatii adecvate de marketing si promovare,

privitoare la: disponibilitatea si calitatile spatiilor si serviciilor specializate si adiacente

oferite cu ocazia evenimentului, avantajele oferite participantilor, competitivitatea

tarifelor practicate, inlesnirile si facilitatile oferite pentru realizarea obiectivelor participantilor la eveniment, calitatea si diversitatea informatiilor si modalitatilor de comunicare oferite de eveniment.

pregatirea corespunzatoare a raspunsului care trebuie dat prompt, in cursul aceleiasi

intrevederi, cat mai satisfacator si complet, la intrebarile si cerintele potentialilor participanti contactati;

atitudini pozitive ale personalului privind: tinuta si calitatea prezentarii, inducerea

partenerului de discutie a sentimentului de incredere, seriozitate si rigoare, anticiparea optiunilor interlocutorilor in baza comportamentului acestora, frecventa si insistenta in realizarea obiectivelor promovate, de marketing si de vanzari.

Adresarea individuala, directa, prin posta.

In mod traditional, este un instrument de promovare si comunicare directa in relatia cu anumiti participanti potentiali.

Reprezentand una dintre cele mai eficiente si des utilizate modalitati de promovare, adresarea directa, individualizata prin posta are o serie de avantaje, dintre care se pot evidentia:

costul comparativ mai avantajos, utilizarea unui personal relativ redus numeric,

realizarea punctuala in functie de necesitatile concrete si cerinte;

reactie si raspunsuri corespunzatoare asteptarilor organizatorului;

punctualitate si adresabilitate precise, nemijlocite;

influentare si impact relative puternice si diversificate, in relatia cu cei vizati;

oportunitatea utilizarii unor materiale promotionale cu putere de influentare si

sugestie;

stabilirea de contacte si relatii personale directe, bazate, de multe ori, pe afinitate si

incredere reciproca.

Adresarea individualizata, prin posta se efectueaza, in principal, prin trei procedee:

identificarea si selectarea celor mai buni si interesanti participanti potentiali din

propria baza de date;

separarea segmentelor - tinta individualizate vizate prin adresarea individualizata, prin

posta, de cele generale, incluse in anumite categorii, prin adresarea prin intermediul mass-mediei.

In utilizarea acestei modalitati de promovare, se tine seama de urmatoarele elemente-reper:

precizarea clara a potentialilor participanti;

identificarea participantilor, interesului lor in eveniment;

motivatia lor privind un eventual raspuns favorabil;

modalitatea de stabilizare, permanentizare a lor ca participanti si la editiile urmatoare

ale evenimentului;

caile de identificare a altor noi potentiali participanti;

perioada, sezonul cele mai adecvate pentru adresare prin posta cu sanse de raspunsuri

pozitive.

O serie de factori exercita influenta pozitiva in cazul adresarii directe, individualizate prin posta, intre care se evidentiaza:

acuratetea, cuprinderea si actualitatea bazei de date a organizatorului privind

potentialii participanti;

esalonarea activitatii de adresare directa prin posta pe o anumita perioada, riguros

fragmentata si prevederea repetarii mesajelor cu acelasi continut de baza, dar in forme progresiv incitante, de cel putin 3-4 ori, astfel incat sa contina raspunsuri favorabile de la cat mai multi clienti potentiali vizati;

forma si continutul mesajului, care trebuie sa fie cat mai clare, placute, sa indice

segmentelor-tinta sentimentul ca organizatorul este preocupat de realizarea intereselor si obiectivelor lor de afaceri, aspecte ce depind enorm de imaginatia si inventivitatea emitentului.

In elaborarea mesajului, care nu este deloc un demers peste care sa se poata trece cu usurinta, se tine seama de o serie de particularitati legate de:

media nivelului de cultura profesionala si generala a subiectilor vizati, in functie de

care depind intinderea, numarul cuvintelor si gradul de dificultate al mesajului; fara a desconsidera anumite categorii, un mesaj adresat unor "tinte" potentiale in legatura cu promovarea unor produse si servicii sofisticate (echipament de calcul, de optoelectronica, de genetica sau prelucrare biologica) va fi mai elevat, va contine mai multe cuvinte de specialitate in timp de un mesaj adresat unor comparatori de produse necesare traiului zilnic

(alimente, solutii si substante de menaj) va contine cuvinte mai putine si mai simple, pe interesul tuturor, dar mai sugestive;

se combina textele cu imagini, cu diagrame, scheme cat mai sugestive;

se practica repetarea unor sloganuri, formulari, imagini care sa determine atragerea

atentiei, a interesului; repetarea sloganurilor, frazelor, imaginilor se face cu urmatoarele scopuri: sublinierea, accentuarea, clarificarea si delimitarea conceptului mesajului; accentuarea perceptiei vizuale; focalizarea atentiei spre o anumita trasatura a mesajului; inducerea sentimentului de apropiere si credibilitate; accentuarea impactului pozitiv asupra celor expusi;

proiectarea si elaborarea unei grafici, ale unui aspect care sa sugereze o imagine

pozitiva si cuprinzatoare asupra valorii, calitatii evenimentului, generatoare de curiozitate, de cereri de informatii suplimentare;

selectarea modalitatii de tiparire si asezare in pagina a mesajului, in functie de

particularitatile segmentelor vizate, adaptarea stilului la modalitatea anticipate de perceptie pozitiva a mesajului de catre acestea; formatul trebuie sa exercite pozitiv cel mai puternic posibil, inca de la prima vedere.

Modalitati electronice

In ultimii 10 -15 ani, atentia organizatorilor de evenimente s-a canalizat tot mai mult asupra mediilor electronice de reclama, publicitate, promovare si atragere a potentialilor participanti, in consonanta cu tendintele si procedurile remarcate in celelalte domenii de activitate, Acestea, mult mai eficient in timp, in privinta costurilor si ca efect, se refera la :

programele speciale de reclama, publicitate si promovare prin televiziunea centrala ori

statii locale TV;

programele de promovare si reclama ale retelelor de televiziune prin cablu;

programele prin retele de comunicatii prin computere;

reclama si publicitate prin casete si discuri video poate cea mai eficienta modalitate.

Modalitatile cele mai des utilizate in domeniul targurilor, expozitiilor si conventiilor, pe care generic le numim modalitati electronice si care, in fapt, sunt utilizate de numai cativa ani:

Reclama si publicitate prin inregistrari audio-video

Casetele si discurile permit o combinare atractiva si convingatoare intre texte bine selectate si elaborate si imagini semnificative relative la evenimente, efectul pozitiv al mesajelor audio-video asupra publicului vizat fiind considerabil.

Mesajele audio-video inregistrate pe suport magnetic au avantajul de a introduce, atrage lumea evenimentului, prin combinatiile lor specifice. Ele sunt relativ ieftine, usor de distribuit de catre promoter si usor de receptat de catre persoanele vizate, in cele mai diverse imprejurari: la serviciu, acasa, in timpul deplasarilor mai lungi, la hotel.

Principalele avantaje ale acestui gen de reclama si publicitate sunt:

oamenii de afaceri folosesc acum in mod curent culegerea de informatii prin sistemul

audio video;

tot mai multi potentiali participanti prefera comoditatea acestui sistem in locul citirii

unor articole de reclama sau promotionale;

costurile sunt relativ scazute;

consistenta si puterea ridicata de influentare ale mesajelor audio-video;

utilizarea vizionarii libere, fara o programare preliminara si in orice loc preferat;

impactul puternic, convingator al combinatiei intre texte vorbite si imagini.

Acest sistem de reclama si publicitate, mai ales in cazul evenimentelor, permite realizarea unor interviuri cu personalitatea competente, prezentarea unor exemple de succes si atractie pentru cei expusi, a unor interviuri cu vizitatori, asistenti, cumparatori cu putere mare de convingere. Discurile video, din ce in ce mai des utilizate, in detrimentul casetelor video, pot inmagazina imagini numeroase, de o mare diversitate, combinate cu texte, statistici si informatii deosebit de utile pentru potentialii participanti.

Reclama si publicitate prin medii electronice

Cel putin pana in prezent, sunt cunoscute si utilizate frecvent urmatoarele medii:

Reclama si publicitate prin statii centrale si locale de radiodifuziune si televiziune

practica a demonstrat ca mesajele radiofonice scurte, referitoare la organizatorul, data, perioada si locul de desfasurare ale unui eveniment, transmise la ore de audienta corespunzatoare, prin posturile centrale, au impactul pozitiv cel mai puternic asupra:

potentialilor expozanti si promotori care, retinand informatiile esentiale mai sus

mentionate, spot pregati si pot obtine informatii detaliate din alte surse;

potentialilor vizitatori, asistenti, cumparatori care, astfel, retin evenimentul ca sursa

potentiala de informatii, mediu de comunicare si stabilire de contacte, loc de intalnire cu vanzatorii de produse, tehnologii si servicii de care au nevoie.

Reclama si publicitatea la televiziunile centrale sunt mai complete, mai detaliate, mai atragatoare si au un impact mai puternic. Imaginile, insotite de texte si comentarii punctuale, la obiect, starnesc imediat curiozitatea publicului-tinta.

De regula, reclama si publicitatea la televiziune sugereaza partenerilor vizati posibilitatea adresarii unor intrebari, cereri de informatii suplimentare, la anumite numere de telefon sau fax, la anumite pagini ( site-uri) pe Internet sau chiar prin posta.

Reclama si publicitate la televiziunea prin cablu

In ultimii ani, aceasta modalitate a cunoscut o dezvoltare deosebita in toata lumea, inclusiv in tara noastra. Reclama si publicitatea la televiziunea prin cablu se adreseaza unor tinte mult mai precis definite, ale caror optiuni sunt in general cunoscute, mesajele fiind mai eficient adaptate acestora. Operatorul televiziunii prin cablu cunoaste bine structura clientilor legati la retea si poate sprijini eficient promotorii reclamei si publicitatii. Cunoasterea in profunzime a structurii demografice si a psihologiei segmentelor de piata permite o selectare mai clara a mesajelor si imaginilor, in consonanta cu ele, precum si o programare mult mai adecvata a transmisiunilor. Au luat amploare deosebita canalele HO ( Come Box Office) ale caror transmisiuni sunt adaptate punctual intereselor audientei, reclama si publicitatea asupra evenimentelor fiind introduse si alternate cu programele preferate de audienta canalului cum ar fi: sport, turism, istorie, spectacole, lumea animalelor.

Clipurile de reclama si publicitate de pe canalele HO sunt mult mai scurte, deci mai putin costisitoare, dar mai eficiente, cu putere de influentare sporita, mai ales daca ele se repeta la intervale de cateva zile.

In ultimul timp, aceasta modalitate este inclusa tot mai creator intr-o campanie promotionala integrata cu celelalte modalitati: adresare personala, adresare prin posta, reclama la radio si televiziune, distribuire de materiale promotionale, reclama de cinematograf.

Reclama si publicitate prin Internet

Este cea mai recent utilizata si eficienta forma de reclama si publicitate. Din ce in ce mai multi destinatari de computere sunt racordati prin telefon la Internet. Ei pot, astfel, obtine informatii din toata lumea, despre toate evenimentele de care sunt interesati, produsele, tehnologiile si serviciile care se expun si se prezinta, in baza carora isi formuleaza propriile decizii. Majoritatea marilor organizatori de evenimente au propriile pagini pe Internet, continand informatii, statistici si imagini de un deosebit interes, pe care le actualizeaza si le completeaza la perioade din ce in ce mai scurte.

Utilizatorul acestor informatii are posibilitatea sa-si formuleze propriile comparatii cu alte evenimente, sa estimeze care din ele slujesc mai bine interesului si obiectivelor sale de afaceri, cu costurile cele mai avantajoase.

Activitatea de public relations ca instrument promotional

Activitatea de public relations este desfasurata in mod curent de organizatori pe o scara tot mai larga, ca instrument de promovare a evenimentelor, atragere a participantilor la ele si de vanzare a spatiilor de expunere si prezentare.

Scopurile si obiectivele programului de public relations sunt, tot mai frecvent, circumscrise programului de marketing si vanzari al evenimentului.

Bugetul de cheltuieli include necesarul, atat al activitatii de public relations, cat si al reclamei. De regula, programul de public relations al unui eveniment se intinde pe o perioada de 6-12 luni inainte de deschiderea acestuia. Un program de public relations adecvat, continand si evenimente de noutate, de creativitate, contribuie covarsitor la eficienta promovarii evenimentului, atragerii participantilor si vanzarii spatiilor de expunere si prezentare, precum si a serviciilor specializate.

Componente promotionale cu impact favorabil clientilor vizati

In activitatea promotionala si de public relations, se tine seama de o serie de elemente cu impact favorabil asupra clientilor potentiali vizati, cum ar fi:

stimularea vizitatorilor si asistentilor profesionali, a expozantilor si promotorilor, prin

furnizarea de legitimatii si bilete de intrare gratuite la eveniment, in numar corespunzator;

suportarea partiala de catre organizator a costurilor publicitatii pe care expozantii si

promotorii insusi o efectueaza, ceea ce ii incurajeaza sa aloce fonduri si spatii sporite acestora, cu efecte pozitive asupra promovarii evenimentului insusi (in fapt, acest exercitiu nu implica pentru organizatori costuri suplimentare, intrucat, de regula, in cadrul unor relatii pe termen mediu si lung, beneficiaza de tarife mai reduse din partea agentiilor de reclama si publicitate);

organizarea unor manifestari promotionale conexe, cum ar fi deschideri de evenimente

fastuoase, lansari de noi produse, servicii si tehnologii, parade de moda, tombole, concursuri cu premii;

organizarea unor conferinte si prezentari pe teme de interes pentru specialisti, tinute

ori moderate de personalitati cunoscute, cu rezultate favorabile in p-albul cresterii participarii;

atragerea de sponsori din randurile companiilor de prestigiu, cu solide posibilitati

financiare, cu consecinte favorabile in palmul cresterii veniturilor organizatorului evenimentului si cresterii numarului participantilor;

stimularea si mediatizarea furnizorilor si prestatorilor traditionali de servicii pentru

eveniment, cu rezultate favorabile asupra incasarilor reducerii cheltuielilor necesare realizarii acestuia;

evaluarea continua, zilnica, a resurselor si modalitatilor promotionale utilizate, facand

intotdeauna comparative cu castigurile in plan promotional si al incasarilor, insotita de ajustarea adecvata si prompta a programului promotional la evolutia practica.

Selectarea si definirea corecta a " tintelor" activitatii promotionale si de public relations se pot face prin :

impartirea acestora pe categorii, in functie de care se aloca bugetul de timp si de

cheltuieli, in conditii de eficienta cat mai ridicata: participantii traditionali ( cei care au luat parte consecutiv, regulat, in ultimele 4-5 editii ale evenimentului), participantii traditionali inconsecutivi care au intrerupt consecutivitatea participarii (cu analizarea posibilelor cauze ale acestui comportament), participantii potentiali selectati din randurile companiilor in dezvoltare si in afirmare care nu au mai participat anterior la eveniment;

incurajarea si stimularea prin modalitati specifice ale vizitatorilor si asistentilor

profesionali, determinandu-l sa opteze pentru participare la eveniment ca expozanti si promotori;

prelucrarea atenta a informatiilor obtinute de organizatori cu ocazia inregistrarii

participarii la eveniment si identificarea corecta a participantilor si optiunilor lor referitoare la diversitatea, noutatea si calitatea produselor, tehnologiilor si serviciilor expuse ori prezentate, dar si a serviciilor prezentate pentru participanti;

dezvoltarea si mentinerea unor relatii stranse de parteneriat, reciproc avantajoase, cu

agentiile de reclama, publicitate si public relations precum si cu segmentele mass-media.

Modalitati si surse de sporire a numarului vizitatorilor si asistentilor

Organizatorii de evenimente utilizeaza in mod curent mai multe surse de sporire a anuarului participantilor, mai ales al vizitatorilor si al asistentilor, cu practicarea unor modalitati specifice, intre care se pot mentiona:

Propria baza de date privitoare la asistentii si vizitatorii traditionali, ordonata pe

urmatoarele directii:

provenienta si locul lor de origine;

profesia, specialitatea si pozitia in propria lor companie ;

atributele privind adoptarea deciziilor si influenta lor in actul decizional al propriei

companii;

puterea de influentare a deciziei de achizitionare;

Motivatia vizitarii ori asistarii la eveniment.

Sondajele de opinie implica un anumit grad de subiectivism, dar realizarea lor si

prelucrarea rezultatelor pot conduce la concluzii foarte utile, comaparand:

Avantajele:

costuri relativ scazute, legate de elaborare, logistica, distribuire si prelucrare,

evaluare;

perioade scurte necesare realizarii si prelucrarii rezultatelor lor, precum si identificarii

tendintelor evolutiei domeniului cercetat;

simplitate si usurinta in prelucrarea si elaborarea concluziilor;

pot cuprinde o paleta foarte larga de segmente-tinta;

concentrare catre o anumita categorie dintre acestea;

Dezavantajele:

dificultate in asigurarea, determinarea obiectivitatii raspunsurilor la intrebari si

prelucrarea rezultatelor;

nivelul scazut al ratelor raspunsurilor, comparative cu intrebarile;

nivel redus de contacte personale cu " tintele" sondajului si deci insuficienta

dialogului cu acestea.

Vizitatorii si asistentii traditionali inconsecventi, care din diverse considerente nu mai

considera participarea la eveniment ca servindu-le interesele de afaceri, ori nu se incadreaza in strategia lor de achizitii sau dezvoltare. In acesta circumstanta, organizatorul examineaza (posibil prin contacte directe si consultari cu acestia) cauzele acestui comportament, punand accentul pe urmatoarele elemente:

cauzele pentru care evenimentul nu mai este incadrat de acestia in strategia lor de

achizitie, dezvoltare, comunicare si contacte de afaceri;

modalitatile de evaluare ori prezentarea produselor, tehnologiilor si serviciilor nu

corespund cererilor si necesitatilor vizitatorilor si asistentilor;

produsele, tehnologiile si serviciile prezentate la eveniment nu tin pasul cu progresul

si mutatiile noilor tehnologii in procesul cererii ;

un eveniment concurent s-ar putea sa fi devenit mai atractiv prin modalitatile noi de

organizare, tarife si facilitate mai atragatoare pentru vizitatori si asistenti;

valoare scazuta a micului promotional al evenimentului;

activitate necorespunzatoare de marketing al evenimentului, care nu tine seama de

evolutia cererii si cresterea exigentelor potentialilor comparatori.

In functie de concluziile cestei analize, organizatorul proiecteaza si realizeaza noi trasaturi ale evenimentului, in consonanta cu evolutia cererii de evenimente, produse, servicii si tehnologii, cu stimularea si motivarea corespunzatoare a vizitatorilor si asistentilor.

Vizitatorii si asistentii potentiali.

Exista o preocupare permanenta a fiecarui organizator, de a identifica si atrage noi vizitatori si asistenti, in scopul cresterii valorii evenimentelor, a inacasarilor si crearii unor conditii mai favorabile pentru intalnirea cererii acestora cu oferta expozantilor si producatorilor si deci a satisfacerii mai depline a intereselor, a obiectivelor de afaceri ale tuturor participantilor.

Demersul organizatorului de poate efectua pe mai multe cai, intre care:

identificarea si cunoasterea clientilor si a participantilor, expozantilor si asistentilor,

dupa care se procedeaza la atragerea lor, ca vizitatori si asistenti statornici, prin cii specifice;

punerea la dispozitia expozantilor si promotorilor a unor materiale promotionale,

informatii, statistici cu accent pe facilitatile evenimentului, in intampinarea intereselor si obiectivelor de afaceri ale vizitatorilor si asistentilor, expozantii si producatorii le vor folosi si distribui clientilor lor, astfel incat sa se determine interesul acestora pentru vizitarea sau asistarea la eveniment;

inducerea in conceptia expozantilor si promotorilor a ideii ca este necesar ca acestia

sa-si desfasoare propria activitate promotionala inainte de eveniment, informandu-si clientii asupra participarii la acesta;

punerea la dispozitie, gratuit, ori la tarife avantajoase, a unor linii si curse regulate de

transport in comun de la centrele aglomerate la locul de desfasurare a evenimentului, cu deosebire dupa incheierea programului zilnic la locurile de munca.

In concluzie la acest capitol, se poate evidentia preocuparea organizatorului de evenimente de a crea un mix promotional favorabil, din ce in ce mai eficient, avand doua componente esentiale:

procesul de marketing si promovare a evenimentului constand in special din vanzarea

spatiilor de expunere sau prezentare, a serviciilor specializate catre expozantii si promotorii atrasi;

promovarea atragerii vizitatorilor si asistentilor, in calitatea lor de platitori ai tarifelor

de intrare la eveniment, dar mult mai important, de partenerii de afaceri ai expozantilor si promotorilor.

" Bursa de afaceri" in sprijinul expozantilor si promotorilor

Este o modalitate relativ recenta de promovare a evenimentului, practicata indeosebi de marii organizatori de evenimente din tari dezvoltate precum Italia, Germania, SUA.

Aceasta consta in crearea si derularea unui pachet de actichitati destinate:

sa informeze potentialii expozanti si vizitatori interesati in legatura cu existenta unei

game largi de aspecte, precum: evolutia si tendintele de dezvoltare ale economiei si comertului tarii-gazda a evenimentului, sectorului economic in care tematica acestuia se inscrie, oportunitatea de afaceri, reglementari comerciale si tarifare, cutume locale;

sa puna la dispozitia acestora liste cu expozantii si participantii deja inscrisi ori acelora

care si-au exprimat intentia sa participe la eveniment;

utilizarii propriei baze de date, organizatorul punand la dispozitia celor interesati lista

cu demersurile, adresele complete, conducatorii si persoanele de contact ale companiilor locale si din tarile apropiate interesate sa viziteze ori sa asiste la eveniment, sa cumpere produse, servicii si tehnologii, cu specificarea acestora;

sa stabileasca contacte si intalniri, precum si modalitatea de comunicare ale

potentialilor expozanti si vizitatori, la cererea acestora, cu potentialii vizitatori sau asistenti la eveniment;

sa asigure accesul gratuit al potentialilor expozanti si producatori la o gama larga de

informatii utile stocate pe paginile web specializate ale " bursei de afaceri" a respectivului eveniment.

Activitatea acestui sistem de afaceri se desfasoara pe doua componente de baza:

un punct, o " bursa a afacerilor" pentru fiecare eveniment, cu functionare permanenta

la sediile organizatorului si ale reprezentatilor sai, in principalele tari unde se estimeaza o participare semnificativa a expozantilor si asistentilor;

un stand, un punct special de informatii in cadrul evenimentului, a carui activitate este

asigurata de personal competent, dotat cu computer si echipament de birotica, cu acces la Internet si deci la pagina web creata special de organizator.

In acest fel, prin sprijinirea cu informatii si oportunitatea de comunicare si afaceri, organizatorul promoveaza evenimentul, creste capacitatea de influentare a expozantilor, producatorilor, vizitatorilor si asistentilor, dar si a altor categorii interesate (prestatorii de servicii, intermediari, mass-media) in adoptarea deciziei de participare la eveniment.