Procesul planificarii strategice a necesarului de resurse umane

La nivelul unei organizatii, nevoile de resurse umane pentru perioadele viitoare depind in primul rand de volumul si structura activitatii ce urmeaza a fi desfasurate. Totodata, strategia privind estimarea necesarului de resurse umane trebuie corelata cu schimbarile intervenite la nivelul pietei, economiei, concurentei sau finantelor.

In literatura de specialitate sunt descrise diferite metode pentru determinarea necesarului de resurse umane, astfel:

a) Metode de regresie, care stabilesc anumite relatii intre efectivele de salariati (sub aspect calitativ si cantitativ) si unii indicatori ai activitatii organizatiei (volumul vanzarilor, volumul productiei, valoarea adaugata etc.). Pe baza acestor relatii se estimeaza necesarul de resurse umane pentru perioadele viitoare, tinand cont de indicatorii planificati de organizatie. Rezulta astfel un necesar probabil de resurse umane care insa nu poate sa tina seama de unele evolutii viitoare: concurenta, schimbari de tehnologii, schimbari ale cererii clientilor etc.

b) Analiza tendintelor presupune estimarea nevoilor previzibile de resurse umane tinand cont de evolutiile si schimbarile inregistrate in organizatie privind efectivele de salariati, structura personalului etc. Se obtin astfel unele estimari globale privind necesarul probabil de salariati, in functie de evolutiile inregistrate in perioadele trecute.

c)  Estimarea necesarului de salariati de catre fiecare sef ierarhic presupune ca, la nivelul fiecarui compartiment de munca, veriga de productie si conceptie, sefii ierarhici respectivi sa evalueze nevoile de salariati pentru perioadele viitoare, tinand cont de specificul activitatilor desfasurate. Aceste estimari ale nevoilor probabile de salariati trebuie insa corelate si integrate in strategia generala a organizatiei.

d) Metoda Delphi - este utilizata in special la nivelul organizatiilor in care, din cauza specificului activitatii, este dificila cuantificarea unor estimari privind volumul activitatilor viitoare. In acest scop se constituie un grup de 10-20 specialisti experti care cunosc foarte bine activitatile desfasurate. Expertii isi exprima opiniile lor privind dezvoltarea in viitor a organizatiei, completand anumite chestionare, pe parcursul a mai multor sesiuni interactive, sub coordonarea unui expert-specialist in domeniul previziunii. Coordonatorul este singurul care stie cine participa la grupul respectiv, iar expertii chestionati nu se intalnesc intre ei in timpul procesului de investigare. Scopul urmarit este acela de a se ajunge la un consens al grupului de experti in legatura cu estimarile viitoare privind activitatile ce se vor desfasura si necesarul previzional de resurse umane. In fiecare etapa a chestionarii se solicita expertilor sa furnizeze opinii in legatura cu problema investigata. Coordonatorul sintetizeaza estimarile expertilor si apoi le comunica rezultatele, cerandu-le sa furnizeze explicatii pentru fiecare din raspunsurile care se abat de la media calculata (de catre coordonator).

Inainte de a incepe o noua etapa a chestionarului, coordonatorul informeaza individual expertii privind nivelurile de previziune pe baza ultimelor estimari. In general, dupa 3-5 etape de chestionari se ajunge la o stabilizare a estimarilor expertilor, iar in acest moment, procesul de previzionare a activitatilor si a necesarului de resurse umane se poate finaliza printr-o discutie intre expertii participanti.

e)   Estimarea necesarului de resurse umane pe baza productivitatii muncii

Indicatorul "productivitatea muncii" este fundamental pentru previzio­narea necesarului de resurse umane.

Nevoia de resurse umane (ΔL) constituie in realitate o cerere derivata care depinde in primul rand de solicitarile de produse si servicii pe care lucratorii le realizeaza. Drept urmare, daca cererea pentru un produs sau serviciu va creste, se va inregistra, in general, si o sporire a cererii de resurse umane. Cererea de munca (M) depinde de productivitatea marginala (Wm) inregistrata la nivelul organizatiei care reflecta productia suplimentara (ΔP) (vanzarile suplimentare, valoarea adaugata suplimentara etc.) ce rezulta prin angajarea unui nou lucrator:

Wm = ΔP/ΔL

In acelasi timp, trebuie mentionat urmatorul aspect: cererea de munca nu depinde doar de productivitatea marginala si de cererea de produse; sporul de productie (ΔP) trebuie sa se vanda cu un anumit profit (ΔV), astfel incat venitul marginal (Vm) sa justifice sporul de munca solicitat. In general, venitul marginal reflecta sporul de venit obtinut ca urmare a cresterii cu o unitate a productiei:

Vm = ΔV/ΔP

In consecinta, cererea de munca este conditionata si de venitul realizat, fiind deci o problema de cost si beneficiu. De asemenea, cererea de munca (M) depinde atat de productivitatea marginala (Wm), cat si de venitul marginal (Vm), astfel:

M = f(Wm, Vm) = f(ΔP/ΔL, ΔV/ΔP)

In unele companii, pentru a masura productivitatea muncii sunt utilizate anumite norme: norme de nivel, norme de crestere pentru productivitate etc.

Norma de nivel reflecta marimea productivitatii pe care si-a propus-o o companie si, deci, implicit, eficienta activitatii acesteia. Stabilirea acestor norme trebuie sa se faca pe baza unor comparatii la nivel: de ramura profesionala, interramuri, national sau international, in legatura cu nivelul realizat al productivitatii muncii. Se poate stabili astfel pozitia companiei in diferite ierarhii, in functie de nivelul productivitatii muncii; daca normele mondiale de productivitate nu sunt luate in considerare in vederea respectarii lor, locurile de munca pot disparea intr-un viitor apropiat sau mai indepartat (concurenta este globalizata).

Normele de crestere a productivitatii reflecta sporurile estimate in directia cresterii acesteia, crestere care nu trebuie insa sa fie inferioara fata de cea a concurentilor nationali si mai ales internationali.

In concluzie, normele privind productivitatea muncii trebuie fixate prioritar in functie de criterii externe (progresele probabile ale concurentilor) si nu de criterii interne (care sa tina cont de efectivele existente de lucratori), deoarece o companie nu poate sa suporte mult timp cheltuieli de munca mai mari decat concurentii.

In cazul unor activitati repetitive se poate norma timpul de munca, la nivelul posturilor stabilindu-se timpi standard pe unitatea de produs, lucrare, serviciu etc. Compararea apoi a timpului actual de productie cu timpul standard permite evaluarea eficientei muncii in conditiile respectivei organizatii.

In cadrul companiilor cu profil productiv, indicatorul "valoarea adaugata" (stabilit ca diferenta intre pretul de vanzare al produselor si cheltuielile materiale solicitate pentru a fabrica produsele) constituie un element de baza pentru calculul productivitatii muncii si pentru a previziona astfel necesarul de resurse umane.

In acest scop, se analizeaza, intr-o prima etapa, realizarile organizatiei in perioadele anterioare (in general pe ultimii cinci ani) pentru a evidentia tendintele inregistrate privind productivitatea muncii (determinata in functie de valoarea adaugata), ponderea valorii adaugate in cadrul volumului productiei, efectivele de salariati, structura personalului etc.

In etapa urmatoare, se previzioneaza necesarul de resurse umane, tinand cont de realizarile din anii anteriori, precum si de strategia pentru viitor a organizatiei.

Spre exemplificare, consideram ca organizatia "X" are urmatoarele realizari in perioadele anterioare (tabelul 2). Analizand datele din acest tabel, se constata ca pe perioada respectiva valoarea adaugata a detinut, in medie, o pondere de 61,74% in cadrul valorii productiei intreprinderii.

Situatia efectiva a unor indicatori  specifici activitatii desfasurate

la nivelul intreprinderii "X"

Tabelul 2

Pe baza datelor din tabelul 2 se pot calcula indicii de crestere ai valorii productiei, respectiv ai productivitatii muncii, de la un an la altul in cadrul intreprinderii (tabelul 3).

Dinamica productiei si a productivitatii muncii,

la nivelul intreprinderii "X"

Tabelul  3

Pornind de la rezultatele obtinute in perioada ultimilor cinci ani, conducerea companiei a analizat capacitatile comerciale si tehnice ale organizatiei, posibilitatile pietei  si a estimat pentru urmatorii trei ani o crestere a productiei, de la un an la altul, cu 17%, iar pentru productivitatea medie a muncii pe un muncitor, o crestere de 8%. De asemenea, s-a prognozat ca valoarea adaugata va detine o pondere de aproximativ 62%.

Pe baza acestor obiective strategice, se poate estima necesarul de resurse umane al intreprinderii pentru perioada urmatorilor trei ani (tabelul 4).

Necesarul previzionat de resurse umane la nivelul intreprinderii "X"

Tabelul 4

Pentru estimarea necesarului de personal tehnic si functionari, trebuie tinut cont de situatia existenta (in conditiile justificarii necesitatii posturilor respective, pe baza analizei lor si a prevederilor din "fisa postului"), precum si de alte elemente ce reflecta orientarea de perspectiva a conducerii companiei, respectiv dezvoltarea compartimentelor de marketing, cercetare-dezvoltare, resurse umane etc.

Subliniem faptul ca estimarea necesarului de resurse umane pe baza productivitatii muncii ridica problema alegerii indicatorului economic in functie de care sa se calculeze nevoile de resurse umane. Foarte adesea, previziunile de resurse umane esueaza datorita omiterii efectelor noilor tehnologii asupra proceselor de fabricatie si de aici necesitatea ca planificatorii pentru resurse umane sa-si desfasoare activitatea in stransa corelatie cu estimarile specialistilor care concep strategia de afaceri a unei companii si care decid in legatura cu solutiile tehnice adoptate.

Un obiectiv prioritar al managementului unei organizatii il constituie cresterea productivitatii muncii salariatilor. Cresterea productivitatii muncii inseamna obtinerea cu acelasi volum de munca a unei cantitati mai mari de produse, lucrari, servicii etc., sau invers, aceleasi cantitati de produse sunt obtinute cu un volum mai mic de munca. Productivitatea muncii creste prin:

Introducerea progresului tehnic: introducerea de noi utilaje, masini, instalatii cu randamente superioare; modernizarea mijloacelor fixe existente; introducerea de noi tehnologii care sa solicite un consum de munca mai redus; introducerea de S.D.V.-uri speciale pe masinile existente etc.;

Perfectionarea organizarii productiei si a muncii prin: optimizarea fluxurilor de fabricatie; organizarea ergonomica a muncii; organiza­rea productiei in flux; poliservirea utilajelor etc.;

Ridicarea calificarii si perfectionarea pregatirii profesionale a lucratorilor etc.

Pentru calculul nivelului productivitatii muncii se foloseste in practica, cel mai frecvent, metoda valorica, conform urmatoarei relatii:

, in care:

W reprezinta marimea productivitatii muncii in unitati monetare, pe un lucrator;

V_a - valoarea adaugata;

N_l - numarul de lucratori.

Planificarea cresterii productivitatii muncii are un caracter specific, deoarece va trebui sa se calculeze mai intai "economia relativa de personal" ca urmare a luarii diferitelor masuri care au ca efect reducerea consumului de munca pe operatie, lucrare, produs etc. si deci, implicit cresterea astfel a productivitatii muncii. Economia relativa de personal reprezinta diferenta dintre numarul de lucratori necesar pentru realizarea unui anumit volum de productie sau a unei sume de valoare adaugata, in conditiile productivitatii muncii inainte de aplicarea anumitor masuri care economisesc consumul de manopera si numarul de lucratori necesari pentru realizarea aceluiasi volum de productie sau valoare adaugata, in conditiile cresterii productivitatii muncii (ca urmare a aplicarii diferitelor masuri). Relatia de calcul pentru economia relativa de personal este:

, in care:

reprezinta economia relativa de personal ca urmare a aplicarii masurii "i" de crestere a productivitatii muncii;

- valoarea adaugata dupa aplicarea masurii "i";

- productivitatea muncii pe un lucrator, inainte de aplicarea masurii "i";

- productivitatea muncii pe un lucrator, dupa aplicarea masurii "i".

( este evident : W₁ > W₀).

Pentru fiecare masura de crestere a productivitatii muncii se calculeaza economia relativa de personal, iar apoi se determina "economia relativa totala de lucratori", la nivel de intreprindere, datorita aplicarii de "n" masuri .

Pentru a determina cresterea procentuala a productivitatii muncii  la nivel de intreprindere, in anul de plan (cand se aplica cele "n" masuri de crestere a productivitatii muncii), fata de anul de baza, se parcurg urmatoarele etape:

1.    Se calculeaza indicatorul "valoarea adaugata", la nivel de intreprindere in anul de plan ();

2.    Se determina productivitatea muncii pe un lucrator in anul de baza, la nivel de intreprindere (W₀);

3.    Se calculeaza necesarul de lucratori din anul de plan, in conditiile productivitatii din anul de baza, astfel:

4.    Se determina "economia relativa totala de lucratori" din anul de plan datorita aplicarii celor "n" masuri de crestere a productivitatii muncii ;

5.    Se calculeaza necesarul de lucratori din anul de plan , astfel:

6.  Se calculeaza productivitatea muncii in anul de plan, la nivel de intreprindere:

7.  Se calculeaza cresterea procentuala a productivitatii muncii, la nivel de intreprindere, in anul de plan, fata de anul de baza .

Cresterea procentuala a productivitatii muncii se compara cu obiectivul strategic pe care si l-a fixat managementul intreprinderii privind sporirea acestui indicator de eficienta; daca calculat in urma aplicarii respectivelor masuri nu corespunde obiectivului fixat, vor trebui propuse si alte masuri astfel incat sa se asigure premisele realizarii sporului procentual de productivitate a muncii.