Proiectul

PROIECTUL

1. Conceptul de proiect

Proiectul este definit ca un proces nerepetitiv care realizeaza o cantitate noua, unicat, bine definita, in cadrul unor organizatii specializate[1].

Valandez si Bamberger considera proiectul ca fiind un pachet distinct de actiuni de investitii, politice, investitionale sau de alt tip, menit sa realizeze un obiectiv de dezvoltare specific, intr-o perioada de timp determinata[2].

Rutman si Mowbray definesc proiectul ca un set planificat de actiuni cu o data de inceput si o data de sfarsit, cu o echipa si un buget alocat acestui scop, conduse de un manager[3].

In anul 1994, Comisia Europeana dadea proiectului urmatoarea interpretare: un grup de activitati care trebuie realizate intr-o secventa logica, pentru a atinge un set de obiective prestabilite formulate de client; proiectul este prima subdiviziune a programului[4].

"Proiectul se caracterizeaza printr-o actiune unica, specifica si noua, compusa dintr-o succesiune logica de activitati cu caracter inovational de natura diferita, infaptuite intr-o maniera organizata metodic si progresiv, avand puncte de plecare si puncte de finalizare bine definite, destinate obtinerii cu succes de noi rezultate complexe, necesare pentru satisfacerea de obiective clar definite."

Intr-o alta definitie proiectele sunt activitati unice, orientate spre un obiectiv, cu un grad ridicat de noutate si cu o sarcina de lucru complexa. Ele sunt limitate in timp si din punct de vedere al resurselor materiale si umane, necesitand de obicei o colaborare interdisciplinara, in cadrul unei structuri organizatorice speciale, precum si metodici speciale si implicand riscuri specifice. Obiectivul urmarit il reprezinta crearea unei valori noi (produs, serviciu, structura, etc.)[5]

Exemple

dezvoltarea si lansarea unui produs

reorganizarea sau restructurarea unei intreprinderi

introducerea unui nou sistem de salarizare orientata spre performanta

proiectarea sau cumpararea unui sistem informatic

construirea unui ansamblu de locuinte

elaborarea si sustinerea unei campanii electorale

elaborarea unei legi noi si a nomelor de aplicare aferente

Operatie, proiect, program

Operatie

Operatiile sunt activitatile primare, cu caracter de rutina. Ele se regasesc atat in activitatea de proiect cat si in cea functionala.

Exemple

strunjirea unei piese

desenarea unui reper

scrierea unui text

cautarea intr-o baza de date

Proiectul

Proiectul presupune efectuarea unei activitati temporare in scopul crearii unui produs sau serviciu nou.

Programul

Un grup de proiecte conduse coordonat, pentru a obtine beneficii ce nu ar rezulta daca ele ar fi conduse separat poarta denumirea de program.

Exemplu

Restructurarea si reorganizarea unei banci constituie un program. In cadrul acestuia se vor derula mai multe proiecte:

reorientarea strategica a bancii

restructurarea organizatorica

adaptarea sistemului informatic

Pentru a putea vorbi despre un proiect, acesta trebuie sa raspunda la urmatoarele intrebari:

Exista un obiectiv clar definit?

Care sunt restrictiile si limitarile proiectului?

Ce particularitati trebuie respectate?

Ce structura organizatorica distincta este necesara pentru realizarea cu succes a proiectului?

Care sunt procesele in cadrul unui proiect?

Exista un obiectiv clar definit?

Succesul unui proiect depinde de definirea corecta a obiectivelor. Practica a aratat ca absenta unor obiective clar definite, operationale, cuantificabile si controlabile conduce de multe ori la incadrarea gresita a sarcinii de lucru in categoria proiect, la directionarea gresita a proiectului.

Exemple

Gresit - realizarea unui parc de distractii

Corect - realizarea unui parc de distractii pentru categoria de varsta 10-15 ani, dotat atat cu jocuri in aer liber cat si cu jocuri de interior. Suprafata totala acoperita de parcul de distractii este de 4.000 mp. Costul total pentru realizarea parcului de distractii nu va depasi 400.000 USD. El trebuie dat in folosinta la 1 iunie 200-

Gresit - imbunatatirea calitatii vietii la sate

Corect - imbunatatirea calitatii vietii la sate pentru 100 de sate din mediul rural cu peste 000 de locuitori pana la 1 decembrie 200- prin efectuarea lucrarilor de canalizare.

Gresit - realizarea unui produs informatic performant pentru efectuarea platilor in valuta

Corect - elaborarea unui soft integrat care sa asigure derularea platilor in valuta la ghiseu. Termen de implementare 3 luni dupa elaborarea caietului de sarcini, cel tarziu pe data de 31 decembrie 200-.

Care sunt restrictiile si limitarile proiectului?

De obicei resursele sunt limitate. De multe ori , inca din faza de definire a obiectivului proiectului reies clar anumite restrictii si limitari legale, financiare, de timp, de personal sau altele.

Exemplu

Realizarea unui parc de distractii este legata de respectarea resurselor naturale si de restrictiile ecologice, dar si de alocarea de resurse din bugetul local. Bugetul alocat nu poate depasi 400.000 USD.

Realizarea softului integrat pentru derularea platilor in valuta are restrictii de buget, de timp si de personal, fiind pusi la dispozitia proiectului de exemplu 4 programatori si 2 analisti.

Ce particularitati trebuie respectate?

Caracterul de noutate al sarcinilor de lucru si de multe ori al metodelor de lucru aplicate, complexitatea proiectului, caracterul de unicitate al activitatilor desfasurate constituie caracteristici importante ale proiectelor. Aceste particularitati condus la un grad sporit de risc. Pentru reducerea complexitatii proiectele pot fi divizate in componente mai usor de coordonat, numite subproiecte. Acestea pot fi contractate de intreprindere externa sau o unitate functionala separata, trebuind avuta in vedere importanta corelarii subproiectelor in vederea respectarii obiectivelor proiectului.

Exemplu

La realizarea unui parc de distractii. Particularitatile terenului si restrictiile ecologice pot produce surprize. S-ar putea sa fie necesara folosirea unei tehnologii noi, inca insuficient utilizata la noi in tara, deci personalul de executie sa nu aiba suficienta experienta. Lipsa de experienta poate conduce la depasirea termenelor si a bugetului. Pentru reducerea complexitatii proiectului se vor defini subproiecte: amenajarea unui teren de minigolf, amenajarea unui traseu ecologic, organizarea sistemelor de taxare, etc.

Ce structura organizatorica distincta este necesara pentru realizarea cu succes a proiectului?

Structura organizatorica a proiectului si pozitia acesteia in cadrul structurii ierarhice a institutiei sau a intreprinderii se stabileste in functie de importanta proiectului si de conceptul managerial al proiectului existent in aceasta institutie sau intreprindere.

Exemplu

In cazul unui proiect de reorganizare a unei institutii sau intreprinderi se vor include in echipa de proiect si specialisti externi, cu experienta in domeniul reorganizarii. Proiectul va fi monitorizat de catre forul superior caruia ii este subordonata institutia sau intreprinderea respectiva (minister, actionar principal, proprietar).

Tipuri de proiecte

Dupa obiectivele de specialitate propuse, proiectele pot fi clasificatein trei grupe mari:

proiecte de investitii

o  constructia unei cladiri noi

o  restaurarea unui monument istoric

o  retehnologizarea unei banci

proiecte de cercetare si dezvoltare

o  dezvoltarea unui produs nou, a unei noi tehnologii

o  elaborarea unui nou software

proiecte de organizare

o  introducerea managementului proiectelor ca forma alternativa de conducere

o  dezvoltarea sau reducerea paletei de produse

o  largirea segmentului de piata

o  introducerea unui nou sistem de distributie

Care sunt procesele in cadrul unui proiect?

Proiectele sunt constituite dintr-un ansamblu de procese. Derularea unui proiect parcurge niste faze tipice, care se regasesc la fiecare proiect in parte.

Un proces reprezinta o suma de actiuni, de secvente corelate care duc la un rezultat concret.

In cadrul proiectelor sau al fazelor de proiect intalnim urmatoarele procese:

proces de initializare

proces de planificare

proces de control

proces de executie

proces de incheiere

3.Caracteristici ale proiectelor

Cunoasterea caracteristicilor proiectelor prezinta in practica, o importanta deosebita. Caracteristicile specifice se regasesc, intr-o masura mai mare sau mai mica intr-un proiect, indiferent de marimea acestuia.

1. marimea proiectului
2. gradul de inovare si complexitatea proiectului

1. Marimea proiectului

Marimea proiectului reprezinta masura costurilor proiectului. Aceasta este un indicator pe baza caruia se poate se poate aprecia daca managementul proiectului se justifica sau nu. Totodata are in vedere si componenta temporala, in sensul necesarului de resurse financiare sau de personal pe toata perioada de derulare a proiectului.

Gradul de inovare si complexitatea proiectului

Gradul de inovare si complexitatea proiectului depind de urmatoarele criterii:

caracterul de noutate al proiectului

marimea proiectului

numarul de unitati organizatorice interne si externe implicate in proiect

dependenta intre sarcinile de lucru individuale

implicatiile sociale

riscul in atingerea obiectivului proiectului, risc care rezulta din cota componentelor de proiect cu grad mare de noutate stiintifica si din implicatiile sociale ale acestora.

Un proiect ramane complex chiar daca unul sau mai multe criterii au valoare mai mare sau mai mica, atata timp cat au valoare ridicata.

Proiectele cu un grad de complexitate sociala ridicat sunt cele in care relatiile si implicatiile sociale sunt deosebit de mari. Ele se situeaza, de obicei, in sfera politicului si conduc deseori la situatii conflictuale datorita intereselor diferite ale celor implicati si vizati.

Cu cat complexitatea proiectului este mai mare, cu atat trebuie investit mai mult in activitatea de management al proiectului, ceea ce ridica costurile acestuia. Managementul proiectului permite detectarea intr-o faza incipienta a neconcordantei dintre rezultatele scontate si rezultatele obtinute prin corectiile efectuate in timp util, permite limitarea sau chiar evitarea pierderilor.

Exemplu

Elaborarea unui sistem privat de pensii este un proiect deosebit de complex, cu implicatii sociale, politice si economice majore. Gradul de noutate pentru Romania este mare, nu exista o experienta standardizata in acest domeniu iar riscurile sunt greu de cuantificat. In acest caz avem un proiect de pionierat.

Proiectul se realizeaza prin descompunerea lui in activitati. Fiecare activitate are o serie de caracteristici.

1. Un rol bine determinat

Consuma resurse fizice si umane in timp bine determinat

3. Un moment de inceput si un moment de incheiere