INFORMATIA si PROCESUL MANAGERIAL

Latura dinamica a proceselor de conducere este reprezentata prin informatii asamblate logic in cadrul sistemului informational. Aspectul concret al problemelor ce se refera la fondul informational priveste, in special, volumul si calitatea informatiilor de care dispune, considerate componente care contribuie la functionalitatea optima a unitatii economice.

INFORMATIA SI ROLUL ACESTEIA IN PROCESUL MANAGERIAL

Conform acceptiunilor existente, comunicatia inseamna actiunea de transmitere a unui semnal, stire, mesaj printr-un canal fizic de comunicatie. Semnalul poate fi considerat un simbol (semn) conventional, pentru a inlocui limbajul la distanta.

Datele reprezinta fapte, situatii de productie, deci un material brut care poate fi prelucrat in diferite scopuri si care constituie, prin natura si dimensiunea lor, suportul final al informatiilor. Din punct de vedere functional, datele se caracterizeaza prin: identitate (ceea ce semnifica obiectul acesteia), caracteristici (care ii descriu identitatea) si masuri (reprezentand marimile valorice care sunt asociate caracteristicilor).

Informatia este o comunicare, un mesaj, care contine elemente noi - in raport cu ce cunostea pana atunci utilizatorul ei - privind caracterizarea unei anumite situatii, fenomen, fapt, proces economic etc., in scopul declansarii actiunii. Ca atare, informatia constituie un instrument de cercetare a proceselor care au loc in diferite sisteme, reflectand legaturile obiective cauza-efect din mediul inconjurator.

Referitor la toate acestea, pentru a-si transmite ideile si a le intelege pe cele care i se transmit, conducatorul recurge de cele mai multe ori la simbolurile limbii pe care o cunoaste (in care gandeste), dar poate folosi si simbolurile matematice, diversele coduri, grafice, impulsuri electronice. Totodata, informatiile nu trebuie sa reprezinte un scop in sine, cu o baza pentru fundamentarea deciziilor, trebuind sa posede o serie de insusiri esentiale si anume sa se refere la obiectul actului de conducere sau al deciziei, adica sa aiba un caracter obiectiv; sa nu se fundamenteze pe elemente interpretative, ci pe opinii personale desprinse din realitatea mediului ambiant; sa fie explicita, clara, accesibila si prezentata intr-un mod adecvat; sa fie veridica, sa reflecte realitatea si sa contina elemente de cunoastere care sa permita formarea unei imagini exacte asupra procesului sau fenomenului; sa fie actuala si operativa, transmisa, receptionata si analizata la timp fara intarziere (intarzierea primirii informatiei de catre conducatori de pe diferite trepte ierarhice impiedica actiunea ce trebuie sa urmeze deciziei determinand aparitia fenomenului de "imbatranire a informatiei", care pentru agentul economic in cazul unei aparitii brusce a unor conditii ale mediului piata nefavorabile necesita, uneori, o mobilizare rapida a fortelor, care se poate realiza numai daca informatiile au ajuns in timp util sau prin sesizarea la momentul oportun a unor schimburi de preturi de exemplu, poate preintampina uneori pierderi mari); sa fie reprezentativa, redand caracteristicile esentiale ale fenomenului, dar si eficienta din punct de vedere economic.

in acest fel apelandu-se la un mijloc sau altul, transferul IDEE-SIMBOL este mai fidel, mai clar, mai rapid, mai economic. De aici se poate deduce ca sistemele de comunicare pot fi: scrise sau orale; directe, de la om la om, sau indirecte; complexe sau simple, dupa cum includ sau nu si anumite subsisteme de tehnotransmisie adecvate scopului.

Caracteristicile principale ale problemelor de comunicare sunt tehnice si semantice.

Caracteristicile tehnice indica precizia cu care pot fi transmise simbolurile. in legatura cu precizia transmisiilor, teoria informatiei defineste notiunea de zgomot (perturbatie) si redundanta. Notiunea de zgomot cuprinde toate interventiile nedorite in procesele de transmitere a informatiei, care maresc incertitudinea receptiei mesajului ca forma si continut. in notiunea de redundanta sunt reunite toate mijloacele de a combate zgomotul si de a diminua sansele de eroare, facand ca receptia mesajului sa fie mai sigura si mai clara (exemplul cel mai simplu este cel al receptionarii mesajului).

Problemele semantice indica masura in care simbolurile vehiculeaza semnificatia pe care emitentul o doreste inteleasa de primitor. De exemplu, o persoana poate spune alteia ceva, iar aceasta poate intelege cu totul altceva, chiar daca cuvantul pronuntat este exact acelasi cu cel receptionat. Masura in care un mesaj e inteles depinde de anumite circumstante si conditii, cele mai importante fiind considerate: similitudinea dintre experienta trecuta a emitentului si a primitorului mesajului; imprejurarile, ambianta etc. in care se efectueaza comunicarea; redarea in mod distinct a ceea ce este de fapt, fata de ceea ce este opinie; gradul de abstractie a simbolurilor si de complexitate a frazelor ce se utilizeaza.

Eficacitatea comunicarii reprezinta masura in care semnificatia transmisa si inteleasa va avea asupra primitorului efectul dorit. in general comunicarea este cu atat mai eficace cu cat este mai bine inteleasa si ajunge mai repede la destinatie, forma acesteia fiind adecvata persoanei sau grupului de persoane careia i se adreseaza.

2 MIJLOACELE DE INFORMARE

in cadrul unei analize informationale la nivelul intreprinderii o deosebita atentie trebuie data mijloacelor de informare, a caror caracteristici difera in functie de: nivelul ierarhic, de conditiile organizatorice ale unitatii si modificarea acestora, de conditiile de prelucrare, de intervalul de timp solicitat pentru luarea unei decizii.

O prima distinctie trebuie facuta, astfel, intre informatiile orale, scrise si audiovizuale.

Informatia orala reprezinta forma de transmitere directa, care poate fi in sens ascendent sau descendent, avand in vedere piramida ierarhica a intreprinderii. Acest tip de informatie este concretizat in special prin reuniunile sefilor de compartimente, ale adjunctilor acestora, cadrelor subalterne, prin contacte directe sau convorbiri telefonice. Informatia orala prezinta inconvenientul, comparativ cu informatia scrisa, a unei lipse de precizari exacte in situatiile de ordine si decizii.

Informatia scrisa ajuta informatia orala sub forma elaborarii complete a acesteia in scris. Astfel, caietele de sarcini, circularele, notele de serviciu, evidenta tehnico-operativa etc., reprezinta concretizari ale informatiilor scrise.

Informatia audiovizuala are avantaje reiesite din combinatiile celor doua tipuri de informatii precedente. De exemplu, filmele privind intreprinderea, filmele tehnice si de fabricatie, afisele, graficele, schemele, radio-televiziunea, cinematograful etc., constituie in acelasi timp elemente auxiliare pretioase, privind acest tip de informatie.

in ierarhia unitatii economice, dupa continut, se pot face, de asemenea, distinctii intre principalele tipuri de informatii.

Informatia de baza, ce se refera la problemele generale privind unitatea agricola, in general, cele cu privire la resursele intreprinderii (fondul funciar, mijloacele materiale etc.), contracte, credite, investitii etc.

Informatia profesionalizata, cuprinzand ansamblul cunostintelor privind strategia si tactica conducerii, detinute de organele si posturile prin care se exercita o functie de conducere in cadrul unitatii economice.

Informatia curenta, operativa, care cuprinde sfera informativa a unui evantai larg de probleme: de la starea vremii pana la situatia pietei si de la normarea si salarizarea muncii si pana la posibilitati si cerinte economice noi si neprevazute, ce se ivesc.

Mai pot exista si alte modalitati de clasificare a informatiilor, mai ales din punctul de vedere al conducerii.

Informatii ale dirijarii de perspectiva, vizand evolutia in timp a obiectivelor generale ale intreprinderii, putand constitui atat informatii de baza, cat si profesionalizate.

Informatii necesare dirijarii curente a activitatii, prin care se urmareste corectarea abaterilor in urmarirea realizarii indicatorilor din program, precum si o serie de probleme operative zilnice.

Existenta mijloacelor de automatizare in prelucrarea informatiilor pentru conducerea sistemelor economice reprezinta, de asemenea, o problema foarte importanta si cu profunde implicatii in economia intreprinderii. Totodata, prin diversificarea activitatilor si dezvoltarea sistemului informational la toate esaloanele ierarhice, ca urmare a functiilor specializate, o deosebita importanta o au mijloacele de culegere a informatiilor, pe care, literatura de specialitate, le considera urmatoarele:

- Informatii culese prin contact direct cu personalul implicat in activitatile analizate: anchetele prin interviuri, conferinte si diferite tipuri de consfatuiri, discutii in sedintele de informare, sedintele de lucru sau discutiile de grup;

- Informatii culese sub forma scrisa, de la salariatii din unitate, cum sunt: chestionarul, fisa de analiza etc.;

- Informatii preluate prin observarea directa a fenomenului: urmarirea vizuala si transcrierea sub forma de descriere, grafice, tabele etc., filmarea, fotografierea, urmarirea sau alte cai de fixare a momentelor importante; masurarea cu instrumente adecvate a acelor elemente ale procesului care se cer exprimate mai precis; observari instantanee efectuate asupra subiectului analizat si care se pot referi la personal, echipamente, structuri si alte resurse; vizitele in unitati si in compartimente de productie;

- Informatii culese prin studierea rapoartelor si darilor de seama, a regulamentelor, instructiunilor, programelor existente, in special date statistice, precum si scrisorile de informare si personale;

- Informatii obtinute prin similitudine, mai ales in cazul proceselor care nu pot fi urmarite direct;

- Informatii obtinute prin metode indirecte, culese sau deduse prin studiul diagramelor de proces.

3 CIRCULATIA INFORMATIILOR

Pentru a-si putea indeplini rolul in intreprindere, informatiile trebuie colectate, prelucrate, stocate si transmise, etape care sunt cunoscute sub denumirea de circulatie a informatiilor.

in circulatia informatiilor, conform sensului legaturilor acestora, ele pot fi verticale, legatura fiind intre nivelurile ierarhice de la varful spre baza piramidei ierarhice (informatii descendente) sau invers (informatii ascendente), precum si informatii orizontale, intre cadrele de conducere de pe acelasi nivel ierarhic.

Informatiile verticale, descendente si ascendente, asigura un flux normal privind programarea, organizarea, coordonarea si controlul activitatilor. De semnalat ca informatiile descendente asigura o legatura permanenta intre conducatori si executanti, in aceasta categorie fiind incadrate informatiile de organizare, programare, regulamente, instructiuni. Informatiile ascendente parcurg un sens invers structurii conducerii avand specific caracterul lor operativ utilizat, in principal, in: analiza gradului de realizare a sarcinilor, normelor si a standardelor stabilite privind utilizarea resurselor; verificarea modului cum sunt transpuse in practica deciziile, masurile si instructiunile transmise de catre conducere; sugestiile, opiniile, propunerile oamenilor muncii etc., conectate in sistemul conducator, in vederea utilizarii lor la elaborarea planurilor, pentru optimizarea deciziilor etc.

Informatiile orizontale sunt concretizate in lucrarile de transpunere in practica a deciziilor, planurilor si programelor de lucru, intre organele si compartimentele organizatorice situate pe acelasi nivel ierarhic. Aceste informatii au rolul de a rezolva in mod coordonat si intr-o succesiune logica activitatile in cadrul unuia sau mai multor compartimente, permitand conducatorilor si colaboratorilor situati la acelasi nivel ierarhic sa-si coordoneze activitatea fara sa fie nevoie sa se adreseze pentru fiecare problema superiorului lor comun. De exemplu: elaborarea planului de aprovizionare al intreprinderii implica participarea compartimentului tehnic si a celor de planificare, financiar etc., care furnizeaza informatii catre compartimentul de aprovizionare. in cadrul informatiilor orizontale se pot incadra si informatiile care circula intre compartimentele functionale ale intreprinderii situate pe acelasi nivel ierarhic si care sunt folosite pentru controlul si analiza propriilor lor activitati.

Informatiile de tip oblic constituie o combinatie intre cele doua categorii de informatii mentionate anterior. Pot fi considerate de tip oblic acele informatii cerute de un conducator unui alt compartiment ce nu se afla in subordinea sa. Ele nu sunt frecvente, apar pe perioade scurte, iar in situatia cand nu sunt reglementate de organul ierarhic superior pot produce perturbatii in sistemul de conducere avand implicatii negative si in functionarea agentului economic.

Totalitatea tipurilor de informatii transmise intr-un interval de timp determinat, asamblate intr-un circuit logic pe care datele il parcurg din momentul colectarii lor de la sursa de informare si pana in momentul furnizarii la un receptor sub forma de informatii, prin canale informationale adecvate destinatiei acestora, constituie fluxul informational. Fluxurile informationale verticale pornesc de le nivelele ierarhice inferioare (de executie spre nivelele superioare, alaturi de informatiile orizontale, care vizeaza compartimentele aceluiasi nivel ierarhic si care localizeaza centrele de decizie, formand piramida informationala.

Continutul si volumul informatiilor difera pe niveluri ierarhice, pentru fiecare conducator furnizandu-se numai acele informatii de care are nevoie in desfasurarea muncii sale. De exemplu, pentru organele si posturile situate la niveluri ierarhice superioare (consiliul de administratie, directori, sefi, sectoare si compartimente), este nevoie in primul rand de informatii sintetice; acestea intrucat organele si posturile enumerate anterior se preocupa de activitatile cele mai importante aflate in curs de desfasurare, perspective de dezvoltare ale unitatii, situatia investitiilor, situatia financiara etc. Pentru acest motiv se urmareste, pe cat posibil, evitarea supraincarcarii organelor situate la varful piramidei cu probleme ce intra in competenta conducerii la nivelurile ierarhice inferioare. Pe de alta parte, la nivelurile inferioare de executie trebuie conectate in special informatiile legate de conducerea nemijlocita a productiei, ca, de exemplu, cheltuieli efectuate sau sume ramase disponibile pentru perioadele urmatoare la nivelul sectiilor sau sectoarelor de productie etc., permitand luarea de masuri operative.

in cadrul ansamblului privind circuitele informationale enuntate anterior pot exista uneori si exagerari concretizate fie in suprainformari fie in subinformari. Suprainformarea conducerii superioare din intreprindere este reprezentata de aglomerarea conducerii de la aceste nivele cu foarte multe aspecte de detaliu, ceea ce face sa se piarda din vedere aspectele esentiale. Consecinta unui asemenea fenomen consta in diminuarea posibilitatilor de coordonare a activitatii de orientare profesionala a unitatii economice, iar pe de alta parte generarea tendintei limitarii initiativei sefilor de la nivelele inferioare (de executie), favorizand si aparitia unor paralelisme in conducere.

Subinformarea apare atunci cand informatiile referitoare la anumite probleme au un continut limitat, datele fiind insuficiente pentru adoptarea unor decizii in deplina cunostinta de cauza de catre organele decizionale.

De aceea este necesara existenta unei echilibrari judicioase, la fiecare nivel de conducere, privitor la oportunitatea informatiilor de sinteza si de detaliu, intre cele cu caracter tehnico-organizatoric si cele cu caracter economic, avand in vedere ca fiecare conducator trebuie sa-si exercite in conditii optime atributiile cu care este investit.

in buna organizare a muncii conducatorilor si dirijarea competenta a sectoarelor din sfera lor de activitate, un deosebit rol il au informarile operative. Pentru aceasta se alcatuieste un " plan de informare operativa", in care sunt stabilite volumul si structura informatiilor, grupate dupa anumite criterii, cu precizarea termenelor si orelor de comunicare. Acest plan este necesar intrucat informatiile trebuie interpretate cat mai rapid.

4 TABLOUL DE BORD, INSTRUMENT DE CONDUCERE OPERATIV AL AGENTULUI ECONOMIC

La fiecare nivel ierarhic de conducere elementele informationale curente si de perspectiva trebuie sa fie redate intr-o forma sinoptica, usor accesibila analizelor si interpretarilor, element cunoscut sub denumirea de "tablou de bord'.

Tabloul de bord al conducerii intreprinderii reprezinta un instrument eficient de informare a conducerii, intrucat, pe baza informatiilor pe care le contine, permite o apreciere rapida si complexa a activitatilor esentiale pe care le conduc, ca si intrevederea elementelor de perspectiva cu un grad diferit de executie, acestea ducand la o buna orientare in adoptarea deciziilor.

Tabloul de bord este necesar sa fie intocmit la toate nivelurile ierarhice, in literatura de specialitate fiind precizate urmatoarele cerinte:

- sa cuprinda toate elementele de care are nevoie un conducator, pentru a surprinde din ansamblul problemelor cu care se confrunta unitatea pe cele esentiale, pe baza carora sa-si orienteze deciziile;

- sa evidentieze fenomenele esentiale printr-un sistem adecvat de indicatori,  pe baza carora sa-i fie sugerata conducatorului imaginea de ansamblu prezenta, precum si tendinta de evolutie viitoare a activitatii urmarite. in acest sens este necesara o completare operativa a tabloului de bord cu acele informatii aparute imediat dupa producerea fenomenului economic.

Pentru a crea o imagine completa a fenomenelor din intreprindere, tabloul de bord trebuie sa se refere la toate functiunile intreprinderii (cercetare-dezvoltare, productie comerciala, financiar-contabila si de personal etc.), si cat si la relatiile interne externe ale acesteia;

- sa fie conceput in asa fel incat sa constituie un instrument accesibil pentru cadrele de conducere ale diferitelor nivele ierarhice, permitand transferul de informatii intre aceste nivele.

Informatiile continute in tabloul de bord vor trebui sa aiba un nivel adecvat de prelucrare , corespunzator nivelului ierarhic al conducatorului care solicita un anumit grad de sintetizare al informatiei.

Tabloul de bord este diferit prin volumul si periodicitatea formatiei , a formei de prezentare etc. Cele mai intalnite forme de prezentare a datelor in tabloul de bord sunt: tablourile de valori, graficele, mijloacele combinate de informare (tablouri + grafice etc.).

Proportional cu volumul si calitatea informatiilor, tabloul de bord poate fi lunar, decadal, zilnic, pe anumite perioade, mai complex, sintetic, la nivelele conducerii superioare din intreprindere - director, inginer sef, contabil sef etc. - si mai restrans, la nivelurile de executie, completat cu o gama de informatii de detaliu, ce caracterizeaza activitatea desfasurata de aceste cadre.

Totodata, atat literatura de specialitate cat si practica conducerii mentioneaza ca in scopul adoptarii unor decizii importante numai informatiile cuprinse in tabloul de bord nu sunt suficiente, motiv pentru care conducatorul trebuie sa prevada si alte surse si mijloace de informare, in concordanta cu nevoile si specificul muncii colective a intreprinderii (consultari, schimburi de opinii, dezbateri, analize in colectiv etc.). chiar daca tabloul de bord nu poate acoperii in intregime necesitatile de informare, acest document de sinteza ramane pentru conducerea intreprinderii un instrument de urmarire a obiectivelor realizate.

5 PROBLEME PRIVIND ORGANIZAREA SI

PERFECTIONAREA SISTEMULUI INFORAMATIONAL

MANAGERIAL

Datorita complexitatii sistemului informational-decizional, cerintele practicii au impus ca pentru constituirea si buna functionalitate a acestuia la nivelul unitatii economice, si a organelor ierarhice superioare, sa raspunda urmatoarele cerinte:

definirea obiectivelor si activitatilor intreprinderii, ca pe aceasta baza sa se stabileasca cerintele informationale;

corelare dintre sistemul informational si structura organizatorica a intreprinderii, luand in considerare atat exigentele impuse, cat si asigurarea legaturilor intre elementele de structura din intreprindere;

selectia informatiilor decurgand din corespondenta ce trebuie sa existe intre nevoile reale de informare la fiecare nivel ierarhic si informatiile care ii sunt furnizate;

compatibilitatea dintre informatiile tehnico-operative si cele economice, nivelul acestora din urma fiind in functie de calitatea evidentelor existente in intreprindere;

dependenta eficientei informatiilor disponibile de posibilitatile de prelucrare a datelor, care trebuie obtinute si utilizate cu consumuri reduse de munca vie si materializata;

existenta unei supleti si adaptabilitati a sistemului informational determinate de dinamismul sistemelor de management.

Pe baza acestor cerinte , proiectarea sistemului informational-managerial (SIM) presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

Studiul de oportunitate. Trebuie sa justifice necesitatea proiectarii unui nou sistem informational, furnizand date pentru aprecierea situatiei actuale si stabilirea obiectivelor pentru proiectare. in aceasta etapa se studiaza actuala structura a sistemului informational, se inventariaza indicatorii de plan si documentele purtatoare de informatii, alaturi de cunoasterea evidentei operative, a metodelor, tehnicilor si procedeelor de prelucrare a informatiilor existente.

Proiectul de detaliu si elaborarea modelelor de prelucrare. Vizeaza calculele si operatiile conform noului sistem informational. intrucat se cere un consum redus de forta de munca, in aceasta etapa se stabileste sistemul de indicatori si informatii care trebuie sa satisfaca cerintele interne ale conducerii unitatii agricole si a celor de la nivelul ramurii si economiei nationale. in acest sens se fac determinari privind norma specifica de numar de cuvinte sau semne pe un purtator de informatii in diferite conditii de productie.

Determinarea eficientei economice a organizarii sistemului informational. Este necesara dat fiind introducerea echipamentelor electronice ce are efecte economice directe (in reducerea costului informatiei, disparitia unor posturi sau chiar compartimente etc.), cat si indirecte (cresterea calitatii informatiilor si implicit a activitatii de conducere).

Pregatirea conditiilor si implementarea sistemului informational. Presupune existenta utilajului de calcul, formulare, dosare, cartele, fise etc., alaturi de instructiuni pentru personalul ce va lucra. Anticipat se stabileste si un program de aplicare a proiectului.

Exploatarea noului sistem si urmarirea functionarii lui normale. incepe cu aplicarea propriu-zisa a proiectului si apoi cu urmarirea modului de aplicare a sistemului proiectat. in aceasta etapa sunt sesizate si deficientele intampinate, cautandu-se inlaturarea lor.

Pe de alta parte, proiectarea unui sistem informational trebuie sa fie facuta de catre specialisti din compartimentele de organizare din intreprindere sau din exteriorul acestora. Datorita complexitatii activitatii de proiectare si analiza a S.I.M., formarea colectivului de analiza si organizarea activitatii sale constituie o problema complexa, intrucat, indiferent pe ce problema se axeaza studiul, se utilizeaza atat metodele matematice, cat si calculatoare electronice.

Chiar daca un membru al colectivului isi desfasoara activitatea pentru doua sau mai multe domenii mentionate, colectivul va trebui sa cuprinda in functiile de baza un inginer, un matematician, un economist si un analist al SIM.

Specialistul cu profil economico-organizatoric este persoana care asigura celorlalti membri ai echipei intelegerea problemelor economice luate in studiu, ca de exemplu, probleme de contractare, aprovizionare, normare si retribuire, cunoasterea si interpretarea sistemului indicatorilor economici etc. in analiza economica pe care o efectueaza, economistul va trebui sa posede cunostinte generale privind metodele cercetarii operationale, programarea si utilizarea calculatoarelor, alaturi de metodologia de analiza a sistemelor. Ca atare, acest specialist enunta tema asupra careia doreste sa se faca studiul, asambleaza fluxul fazelor de lucru, analizeaza rezultatele etc., apreciind apoi in ce masura nivelele de productie si conditiile sunt verosimile, logice si acceptabile.

Specialistul in cercetarea operationala trebuie sa cunoasca metodele programarii matematice, analizei drumului critic, teoriei sirurilor de asteptare, teoriei stocurilor, teoriei deciziilor si utilitatii stc. Acest specialist, cunoscand tehnica de calcul, trebuie sa fie familiarizat cu metodele statisticii matematice si cu tehnica simularii si, in general, sa aiba o buna baza matematica pentru a putea asimila si chiar imagina metodele noi de modelare si optimizare. in acelasi timp, el trebuie sa aiba cunostinte tehnologice si economice generale, care sa-i permita intelegerea proceselor care se desfasoara in sfera economica studiata.

Analistul metodolog este necesar sa intocmeasca programele de lucru, sa cunoasca etapele si modul de organizare a lucrarilor. Acesti specialisti, programatori pe limbaje si tipuri de masini, vor trebui sa utilizeze formularele si simbolurile tip, fiind totodata capabili de a intretine discutii cu ceilalti specialisti care fac parte din colectivul privind analiza si proiectarea ansamblului economic analizat.

Analistul trebuie sa faca fata problemelor legate de programare si utilizare a calculatoarelor, avand rol principal in stabilirea solutiei de principiu, a modului de prelucrare a datelor in sistemul proiectat, precum si in alegerea tipului de calculator.

in componenta colectivului pot intra, in functie de natura problemei, studiate, si alti specialisti, ca: psihologi, sociologi, specialisti in studiul muncii etc.

Ca procedura de lucru, angajatii apartinand unitatii analizate si care fac parte din colectivul de analiza sunt grupati in doua: un grup permanent si un grup de specialisti cooptati temporar, dupa necesitati. Rolul acestor membrii ai colectivului - permanenti si nepermanenti - este de a furniza echipei de cercetatori explicatii pentru intelegerea problemei cu toate datele necesare si in acelasi timp sa participe efectiv la toate operatiunile pe care le comporta proiectarea si analiza S.I.M.. Aportul colectivului este foarte important, intrucat o echipa de cercetatori nu reuseste, de regula, in timpul scurt pe care il are la dispozitie, sa cunoasca in totalitate specificul tehnologic, economic si organizatoric al unitatii studiate. in acest sens se pot organiza in perioada de inceput a studiului, cursuri de initiere in metodele analizei S.I.M.

in continuare, in organizarea S.I.M. apare ca necesara cunoasterea eficientei economice a unui sistem perfectionat, ce poate fi redat din punct de vedere cantitativ si calitativ.

Eficienta cantitativa care este concretizata in urmatoarele: rationalizarea fluxurilor informationale din unitatea economica; reducerea frecventei de prelucrare a formularelor, prin redimensionarea la strictul necesar al cerintelor de informatii; reducerea numarului de exemplare care circula in sistem, prin reducerea la strictul necesar al cerintelor informationale etc.

Eficienta calitativa se refera la urmatoarele: introducerea unor metodologii manageriale moderne; rationalizarea si perfectionarea sistemului informational; imbunatatirea calitativa a procesului decizional in toate nivelurile ierarhice; restrangerea domeniului intuitiei in desfasurarea activitatilor functiunilor intreprinderii si manageriale; reducerea volumului de munca si cresterea concomitenta a gradului de incarcare a capacitatilor de productie etc.