Consideratii introductive privind managementul de proiect

Consideratii introductive privind managementul de proiect

1.1.Abordari privind conceptele de management, proiect si managementul proiectelor

Conform unei acceptiuni a Asociatiei Americane de Management, managementul presupune: a obtine rezultate prin altii, asumandu-se responsabilitati pentru aceste rezultate; a fi orientat spre mediul inconjurator; a lua decizii vizand finalitatea firmei; a avea incredere in subordonati, incredintandu-le  responsabilitati pentru rezultatele vizate a fi obtinute, a le recunoaste posibilitatea de a gresi si a primi favorabil initiativele lor, a descentraliza sistemul organizatoric si a aprecia oamenii in functie de rezultatele obtinute.

In cadrul managementului anglo-american, viziunea asupra managementului este una pragmatica. Acest pragmatism este bine reflectat de David A. Statt care defineste managementul ca fiind "capacitatea utilizarii cu maximum de eficienta a resurselor disponibile la un moment dat, pentru atingerea unor rezultate maxime." (David A. Statt, 1991). O definitie asemanatoare prezinta nord americanii Reece si O`Grady care definesc managementul ca "procesul de coordonare a resurselor umane, informationale, fizice si financiare in vederea realizarii scopurilor organizatiei". Longenecker si Pringle desemneaza managementul ca fiind "procesul de obtinere si combinare a resurselor umane, financiare si fizice in vederea indeplinirii scopului primar al organizatiei - obtinerea de produse si servicii dorite de un anumit segment al societatii" (O. Nicolescu, I. Verboncu, 1995, p. 17).

Alte definitii ale managementului

M.H.Mescon, M. Albert, Fr. Kedouri considera ca "Managementul este procesul de planificare, organizare, antrenare si control al eforturilor membrilor unei organizatii si folosirea altor resurse organizationale pentru atingerea scopurilor organizationale".

A.M. Hitt, R.D.Middlemist si R.L. Mathis sustin ca "Managementul reprezinta integrarea si coordonarea eficace si eficienta a resurselor in scopul atingerii obiectivelor dorite" (Helfer J.P., s.a., 1996).

Sunt cunoscute si alte abordari care trateaza managementul ca stiinta, astfel in dictionarul Larousse managementul este definit ca "stiinta tehnicilor de conducere a intreprinderii". Dictionarul de management al Oxford University Press (A Concise Dictionary of Business, 1990) imparte managementul in doua componente distincte, si anume intr-o parte stiintifica si una practica, partea stiintifica fiind predata in institutiile de invatamant superior, iar partea practica consta in abilitatile de a prevedea tendintele de consum sau a nevoilor, abilitatea de recunoastere si folosire optima a oportunitatilor.

Profesorii rusi Popova si Krasnopoiasa considera ca stiinta managementului se ocupa de "legile conducerii generale si de legile sintetice ale componentelor sale".

Dupa profesorii romani O. Nicolescu si I. Verboncu (1995), managementul rezida in studierea proceselor si relatiilor de management din cadrul lor, in vederea descoperirii legitatilor si principiilor care le guverneaza si a conceperii de noi sisteme, metode, tehnici si modalitati de conducere, de natura sa asigure obtinerea si cresterea competitivitatii.

Elementele specifice stiintei managementului economic sunt deci procesele si relatiile de management, care nu trebuie confundate cu relatiile si procesele economice, ci au continut total diferit si nici cu alte componente ale firmelor, de natura economica, tehnica sau umana. Prin continut si mod de manifestare procesele si relatiile de management prezinta o serie de trasaturi particulare ce confera acestei stiinte o pronuntata specificitate. De aceea, esenta stiintei managementului o constituie studiul relatiilor si proceselor de management.

Prin procesul de management se urmareste deci: conceperea unei strategii competitive si o judicioasa stabilire a obiectivelor; organizarea mijloacelor si elaborarea unor structuri dinamice; un control consecvent si eficient.

Managementul, nefiind o colectie de retete, de sabloane obligatoriu de aplicat, presupune capacitate de discernamant, pricepere si talent din partea managerilor pentru a folosi cele mai adecvate metode si procedee, in functie de imprejurarile concrete. Datorita acestui fapt, managementul este considerat deopotriva, o arta si o stiinta.

Managementul ca arta presupune

bazarea pe calitati personale (intuitie, bun simt, imaginatie, capacitate de reactie, talent);

observarea evenimentelor si acumularea experientei;

folosirea in mod exclusiv a experientei;

dezvoltarea problemelor dupa metoda "incercarilor si erorilor";

orientarea prioritara pe termen scurt;

informatie limitata si unilaterala;

capacitate redusa de inovare si adaptare la schimbari.

Managementul ca stiinta este una relativ noua, avand la baza experienta cumulata de-a lungul timpului, aceasta fiind sintetizata in legitati si principii de catre un mare numar de specialisti de pe intreg mapamondul, si presupune (C. Haiduc, 2002):

bazarea pe calitatile personale si cunoasterea realitatii cu mijloace stiintifice;

analizarea proceselor, identificarea principiilor si legitatilor;

corelarea experientei cu cercetarea prospectiva a evolutiei si impactului factorilor interni si externi;

analizarea complexa a actiunii diversilor factori de influenta;

orientarea prioritara pe termen lung;

informatie completa si complexa;

orientare spre actiune, creativitate si adaptabilitate. 

In ce priveste al doilea element din contextul nostru, respectiv proiect, exista o serie de acceptiuni care sunt prezentate mai jos.

Conform Dex-ului 1998, prin proiect se intelege un plan sau intentie de a intreprinde ceva, de a organiza, de a face un lucru. O alta interpretare data este prima forma a unui plan (economic, social, etc), care urmeaza sa fie discutat si aprobat pentru a primi un caracter oficial  si a fi pus in aplicare.

In aceeasi interpretare putem afirma ca un proiect reprezinta un plan prin care se intentioneaza  realizarea unor actiuni viitoare, sau schema a unui sistem tehnic sau a unei constructii care contine calculele, desenele si explicatiile necesare (NODEX).

Proiectul se caracterizeaza ca o actiune unica, specifica, compusa dintr-o succesiune logica de activitati componente coordonate si controlate, cu caracter inovational de natura diferita, realizat intr-o maniera organizata metodic si progresiv, avand constrangeri de timp, resurse si cost, destinat obtinerii cu succes de noi rezultate complexe, necesare pentru satisfacerea de obiective clar definite. Un proiect individual poate face parte dintr-o structura de proiect mai ampla. Proiectele reprezinta modalitatea prin care organizatiile se adapteaza contextelor in schimbare, necesitatii unei piete profitabile de tip dinamic (C-tin Opran, S. Stan, S. Nastasa, B. Abaza, 2002).

Deci, proiectul este un mod de organizare a activitatii caracterizat prin utilizarea unor resurse prestabilite, special alocate, intr-o perioada de timp determinata cu scopul atingerii unor obiective clar definite.

Spre deosebire de activitatile operationale ale organizatiilor, proiectele se caracterizeaza prin urmatoarele:

T    sunt unice prin natura lor;

T    prezinta o scala temporala;

T    au un buget aprobat;

T    implica cel putin un element de risc;

T    dispun de resurse limitate;

T    implica schimbarea a ceva.

In functie de scopul proiectului proiectele se pot clasifica in urmatoarele categorii:

proiecte de investitii;

proiecte de infrastructura;

proiecte de cercetare;

proiecte de achizitii.

Orice proiect se caracterizeaza prin urmatoarele elemente fundamentale:

data inceperii proiectului;

data incheierii proiectului;

obiectivele acestuia (economice, tehnice si sociale);

un cadru organizat de desfasurare, care include relatii si functii ce trebuie definite si dezvoltate in concordanta cu obiectivele si natura specifica a fiecarui proiect;

activitati in general unice, sau, eventual, care se pot repeta numai pe o durata de timp limitata;

bugetul alocat proiectului;

un ciclu de viata determinat, compus din mai multe etape obligatorii, denumite astfel: identificarea, analiza, formularea proiectului, pregatirea acestuia, evaluarea preliminara a proiectului, angajarea finantarii, implementarea, monitorizarea si evaluarea finala a rezultatelor proiectului[1].

Procesul managementului de proiect este un proces dinamic, desfasurat in mod stiintific, de transformare a intrarilor constand din resurse materiale, informationale, financiare si umane in rezultatul dorit, si anume, proiectul, proces avand ca obiectiv generic reducerea deficientelor la zero prin cresterea eficientei activitatilor, organizarea echipelor de proiect si implementarea proiectului.

Managementul proiectelor incorporeaza:

un set de competente;

o suita de instrumente;

o serie de procese.

Astfel, managementul proiectelor reuneste un set de principii, metode, instrumente si tehnici utilizate pentru un management eficace al unor activitati orientate spre indeplinirea unui obiectiv in contextul unui mediu organizational specific si unic[2].

Concluzionand, managementul de proiect poate fi definit ca un instrument utilizat pentru atingerea unui rezultat ce poate fi definit, care este unic si este necesar sa fie atins intr-o perioada determinata de timp, in limitele unui buget alocat.

1.2. Dimensiunile cheie ale proiectului

In realizarea unui proiect exista o serie de dimensiuni cheie care se vor urmari pe toata perioadele ciclului de viata al proiectelor:

performanta;

durata;

cost;

calitate.

Aceste dimensiuni se interconecteaza reciproc, orice modificare a uneia dintre ele generand modificari si asupra celorlalte. Daca una dintre ele devine primordiala la un moment dat pe parcursul derularii proiectului, celelalte dimensiuni se vor adapta corespunzator.

De exemplu, in cazul in care performanta sau calitatea devin prioritare, se pot aloca resurse suplimentare sau se poate prelungi perioada de derulare a proiectului.

Daca durata de realizare este esentiala, se vor creste resursele alocate proiectului sau se vor modifica standardele de performanta si calitate.

1.3. Ciclul de viata al proiectului

Procesul derularii proiectului presupune parcurgerea mai multor etape de la momentul conceperii proiectului pana la finalizarea acestuia. Fazele ciclului de viata ale proiectului sunt:

1. Conceptia sau initierea proiectului, in care are loc identificarea proiectului, definirea performantelor si parametrilor de calitate urmariti, analiza fiabilitatii acestuia si estimarea costurilor si duratei. In aceasta etapa toate dimensiunile cheie ale proiectului prezinta egala importanta;

2. Nasterea, respectiv planificarea proiectului, perioada in care se stabilesc activitatile si se repartizeaza sarcinile membrilor echipei de proiect. Se detaseaza timpul ca fiind cea mai importanta dimensiune, intrucat, in aceasta etapa a planificarii, toate activitatile programate este necesar sa includa si o dimensiune temporala;

3. Maturitatea sau executia (implementarea) este faza in care se realizeaza cea mai mare parte a activitatilor, necesitand derularea unor proceduri de monitorizare a performantelor realizate;

4. Finalizarea proiectului, perioada in care are loc revizuirea si auditul proiectului, predarea rezultatelor acestuia si dezintegrarea echipei de proiect.