Audienta proiectului

AUDIENTA PROIECTULUI

Audienta proiectului reprezinta orice persoana sau grup de persoane care sprijina, este implicata sau este interesata de proiect. Audienta proiectului poate sa fie in interiorul sau in afara organizatiei si trebuie identificata si inscrisa in lista audientei proiectului. Cunoasterea audientei proiectului ajuta sa:

planificati daca, cum si cand sa-i implicati;

determinati daca anvergura proiectului este mai mare sau mai mica decat cea initial anticipata.

1 Folositi clasele pentru a realiza lista audientei

Creati lista audientei proiectului imediat ce va ganditi la proiect. Adaugati si extrageti nume pe sau de pe aceasta lista pana la finalizarea proiectului. Pentru a creste sansele de identificare a tuturor persoanelor potrivite, realizati lista audientei pe clase; este mai putin probabil sa omiteti pe cineva daca veti stabili exact cine anume din departamentul de finante ar trebui inclus decat daca ati incerca sa analizati intregul personal al organizatie in acelasi timp.

Exemplu Un coleg ne roaga sa se  verifice lista audientei unui proiect multianual care ar fi trebuit sa se refere la toate compartimentele organizatiei. Avand o lista cu mai mult de 300 de nume, ordonate alfabetic, se intreaba daca lipseste cineva. Problema este ca nu putem sti doar uitandu-ne la lista cu 300 de nume, daca lipseste cineva. Nu stim de ce au fost incluse persoanele de pe lista sau ce arii de competenta ar trebui sa reprezinte fiecare.

Incepeti lista audientei prin ierarhizarea claselor care acopera majoritatea ariilor de competenta din care va fi identificata audienta. Iata un exemplu:

Interior: Oameni si grupuri din interiorul organizatie, cum ar fi:

Managementul superior: managementul executiv, responsabil cu organizarea si coordonarea tuturor operatiunilor din cadrul organizatiei;

Ordonatorii: persoana care vine cu ideea proiectului si toate celelalte persoane pe la care a trecut ideea de proiect pana sa ajunga la voi.

Managerul proiectului: persoana insarcinata cu toate responsabilitatile pentru a indeplini cu succes proiectul.

Membrii echipei: oamenii coordonati direct de managerul proiectului.

Grupurile normal implicate: grupurile care sunt in mod normal implicate la  proiectele din cadrul organizatiei, ca departamentul resurse umane, achizitii, contractari, contabilitate si juridic.

Grupurile de care este nevoie doar pentru acest proiect: grupurile sau oamenii cu cunostinte speciale legate de proiect.

Exterior: Oameni si grupuri din afara organizatiei, cum ar fi:

clientii si utilizatorii grupuri care cumpara produsele organizatiei;

colaboratorii grupuri sau alte organizatii cu care puteti sa cooperati in  actiuni comune legate de proiect;

intermediari, en-grosisti  si furnizorii sunt organizatii care ajuta cu personal, resurse fizice sau cu resurse financiare in realizarea proiectului;

reglatorii Agentii guvernamentale care stabilesc regulile si liniile directoare care guverneaza unele aspecte din proiect;

societati profesionale grupuri profesionale care ar putea influenta sau sa fie interesate de proiect;

publicul comunitatea locala, nationala sau internationala care ar putea fi afectata sau interesata de proiect.

Exemplu: Nu ignorati realitatea, infruntati-o Un fost cursant al cursului de managementul proiectelor isi intalneste profesorul si ii spune ca respectivul  curs i-a fost foarte folositor si ca a aplicat in practica cateva din tehnicile discutate la curs. Printre altele incercase sa realizeze lista audientei la un proiect anume dar a descoperit ca aceasta nu i-a fost deloc folositoare.

Din explicarea celor intamplate, rezulta ca seful i-a repartizat un proiect care trebuia terminat in doua luni. Amintindu-si de sedinta de pregatire, cursantul a trecut imediat la realizarea listei audientei proiectului. Dar, in mod surprinzator, lista initiala pe care a facut-o, includea peste 150 de nume! Atunci s-a intrebat cum ar fi posibil sa implice 150 de persoane in doar doua luni de durata a proiectului. Astfel si-a dat seama ca lista audientei ar fi nefolositoare.

De fapt, lista audientei isi indeplinise perfect scopul. Aparent, a crezut ca fiecare persoana de pe lista, ar putea sa ii afecteze succesul proiectului. Dar identificarea acestor persoane la inceputul proiectului il conducea la trei optiuni:

putea sa planifice cum si cand sa implice fiecare persoana pe parcursul desfasurarii proiectului;

putea sa evalueze indiferent de consecinte, daca lipsa uneia sau a mai multor persoane de pe lista audientei ar putea fi acceptata;

daca considera ca nu este posibil sa ignore una din persoanele din lista de  audienta, urma sa discute cu seful pentru prelungirea termenului de predare al proiectului sau reducand scopul acestuia.

Puteti dezvolta in continuare lista audientei, prin identificarea claselor sau a oamenilor din aceste clase, pana cand identificati audienta specifica din fiecare clasa, dupa nume si pozitie.

In legatura cu lista audientei, asigurati-va ca nu uitati audienta potentiala formata din urmatoarele persoane:

toate grupurile suport: acesti oameni nu va vor spune ce ar trebui sa faceti; in schimb, munca lor este de a ajuta sa va realizati tinta. Daca grupurile stiu de proiect din timp, ei il pot pune in agenda mai devreme. De asemenea, ar putea, sa ofere informatii despre capacitatea sau procedeele pe care le conduc, elemente care ar putea sa influenteze ceea ce sperati sa realizati. Aceste grupuri includ:

o  resurse umane;

o  departamentul calitate;

o  serviciul juridic;

o  departamentul financiar;

o  departamentul logistic

o  serviciu informatic.

Utilizatorii finali ai produselor proiectului in unele cazuri puneti utilizatorii finali ai produselor in lista audientei. Alteori, credeti ca ati tinut cont prin intermediari - persoane care reprezinta interese ultimilor utilizatorii.

Exemplu: O banca internationala cu sediul central in Marea Britanie a comandat revizuirea si modernizarea sistemului informatic. Persoanele  responsabile de proiect au muncit indeaproape cu persoane de contact din Tarile de Est, alese pentru a reprezenta interesele personalului bancilor locale - persoane care vor introduce si vor lucra cu date in sistem. La lansare a fost identificata o problema majora: peste 90 % din personalul bancilor locale din Europa nu vorbeau limba engleza si toata documentatia sistemului a fost scrisa in engleza. Intregul sistem nu a fost de nici un folos!

Arhitectii sistemului au consumat timp si bani cu persoanele de contact, pentru a identifica si acoperi nevoile celor care folosesc sistemul. Dar persoanele de contact si-au interpretat gresit rolul: au identificat problemele doar din experienta lor si nu pe cele ale utilizatorilor finali ai sistemului adica personalul bancii. Limba engleza fiind limba de baza pentru toate persoanele de contact, problema limbii nu a fost identificata. Daca si personalul bancilor locale se regasea pe lista audientei s-ar fi evitat problema personalul bancilor locale cu privire la limba de conversatie a terminalelor calculatoarelor.

Persoanele care vor intretine sau sprijinii produsul final persoane care asigura service-ul pentru produsele proiectului si conditioneaza in continuare succesul acestor produse, dupa ce vor fi introduse. Implicarea lor pe parcursul proiectului le da sansa de a va oferi sugestii care ar face produsele proiectului mai usor de intretinut si sprijinit.

Exemplu: Coordonati sesiunea anuala de analize medicale. Tabelul 7.1 ilustreaza grupuri si oameni de inclus in lista audientei proiectului.

Tabelul 7.1 Lista audientei proiectului "Analize medicale"

2 Utilitatea listei audientei

Pentru a va asigura ca lista audientei este foarte utila si completa, urmariti aceste etape in dezvoltarea listei:

Identificati eventual dupa pozitie si nume fiecare persoana din lista audientei. Ati putea, de exemplu, sa identificati persoanele de la vanzari si marketing, pentru a alcatui o audienta. Uneori doriti ca anumite persoane sa fie specificate si considerate ca facand parte sa zicem, din grupul de vanzari si marketing al proiectului, cum ar fi managerul produsului X, Popescu Ion.

Discutati cu cat mai multe persoane. Punctati cu oamenii din unitati si compartimente diferite, cu pozitii diferite in organizatie. Intrebati orice persoana daca se gandeste la altcineva cu care ar trebui sa vorbiti. Cu cat vorbiti cu mai multe persoane, cu atat mai putin probabil este ca veti neglija pe cineva important.

- Acordati-va suficient timp pentru a realiza lista audientei. Incepeti realizarea listei imediat ce ati semnat proiectul. Cu cat va ganditi mai mult la proiect, cu atat mai mult veti identifica audienta potentiala. Continuati sa discutati despre proiect cu persoanele implicate pentru identificarea audientei suplimentare.

- Includeti audienta care ar putea sa joace un rol oricand pe parcursul proiectului. In acest stadiu, singura preocupare este de a identifica nume, astfel incat sa nu le uitati. Mai tarziu veti decide daca, cand si cum ii veti introduce (vezi sectiunea "Identificarea ordonatorilor, suporterilor si observatorilor in lista audientei" aflata in continuare in acest capitol).

- Includeti managerii functionali ai departamentelor din care provin membrii echipei proiectului. Includeti fiecare manager functional al membrilor echipei (persoana careia managerul proiectului sau membrii echipei ii raporteaza direct) pe lista de audienta. Chiar daca managerii functionali nu vor efectua direct sarcinile referitoare la proiect, ei pot asigura ca membrii echipei si managerul proiectului vor afecta proiectului atentia cuvenita.

- Includeti separat numele unei persoane pe lista audientei pentru fiecare rol pe care il va indeplini. Sa presupunem ca seful va da avizul in calitate de expert tehnic referitor la echipa pe care ati constituit-o. Numele lui va apare de doua ori pe lista - o data ca supervizor direct si o data ca expert tehnic. Daca el este promovat sau va pleca, punandu-1 de doua ori pe lista, trebuie sa va ganditi ca cine il va inlocui (supervizorul direct) trebuie sa dea cele doua avize.

- Actualizati lista audientei pe toata durata proiectului. Lista audientei evolueaza pe masura ce aflati mai multe despre proiect si daca proiectul se schimba. Incurajati persoanele care sunt implicate in proiect sa identifice continuu noi candidati, imediat ce se  gandesc la ei.

- Cand aveti dubii, notati numele persoanei. Sunteti interesat sa evitati neglijarea unei persoane care poate juca un rol important in proiect. Identificarea audientei potentiale nu inseamna ca trebuie sa-i implicati, ci ca va trebui sa-i luati in considerare. Este mai usor sa eliminati un nume cand hotarati ca persoana nu face parte din audienta, decat sa adaugati un nume (pe care 1-ati neglijat).

3 Dezvoltarea listei sablon a audientei

Lista sablon a audientei este o lista preconceputa a audientei, care contine audienta tipica inclusa in proiecte similare. Lista sablon a audientei reflecta experienta cumulata prin indeplinirea a numeroase proiecte de un anume tip. Indeplinind mai multe proiecte, adaugati persoane pe care le-ati omis la sablonul audientei proiectelor anterioare si stergeti persoanele de care nu ati avut nevoie.

Exemplu: Sa presupunem ca pregatiti bugetul departamentului in fiecare trimestru. Dupa ce faceti cateva astfel de bugete, cunoasteti aproape toti oamenii care vor da necesarul de informatii, schiteza planul, tiparesc documentul si aproba bugetul final. De fiecare data cand terminati un alt buget, verificati lista sablon a audientei pentru a introduce orice alta informatie noua din recentul proiect incheiat. Data viitoare incepeti lista audientei cu lista sablon a audientei pe care o aveti de la proiectele precedente si adaugati numele pentru aceast buget.

Sabloanele pot salva timp si pot mari precizia. Neimplicarea persoanelor cheie poate duce la un devotament scazut in realizarea cu succes a unui proiect.

Cand folositi sabloanele, retineti urmatoarele:

- dezvoltati sabloane pentru sarcinile frecvente ca si pentru intregul proiect. Sabloane pentru a demara sesiunea stiintifica anuala sau pentru a supune un nou erbicid Comisiei de Avizare din Ministerul Agriculturii, sunt exemple valabile. Dar de asemenea, sunt sabloanele pentru sarcini individuale, parte din aceste proiecte, cum ar fi organizarea unei licitatii pentru livrarea unor utilaje sau printarea unui document. Sabloanele pentru diferitele sarcini sunt incorporate intr-o lista mai larga a audientei pentru intregul proiect.

concentrati-va pe descrierea pozitiei persoanei si nu pe numele acesteia pentru prima lista a audientei. Identificati audienta cu pozitia persoanei cum ar fi "responsabilul cu platile', in loc de Popescu Gheoghe. Oamenii vin si pleaca, dar functiile raman. Pentru fiecare proiect puteti utiliza numele potrivite.

realizati si modificati sablonul listei audientei dupa proiectele precedente si nu dupa planuri care arata bine. Uneori dezvoltati o lista detaliata a audientei pentru proiect, dar nu o revizuiti pe durata proiectului, pentru a adauga nume omise in planul initial. Daca doar adaugati la lista sablon informatiile din lista audientei pe care ati pregatit-o la inceputul proiectului, sablonul nu o sa reflecte ce ati invatat pe parcursul indeplinirii actualului proiect.

folositi sabloanele ca punct de plecare, nu ca puncte finale Aratati clar celor implicati ca sablonul listei audientei poate fi actualizat. Fiecare proiect are particularitatile lui. Daca sablonul nu este examinat critic, puteti omite persoane neimplicate in proiectele anterioare dar necesare in acest proiect.

ameliorati-va continuu sabloanelor pentru a reflecta experienta castigata in diferite proiecte. Evaluarea post proiect este momentul cel mai potrivit pentru a verifica si critica lista originala a audientei. La sfarsitul proiectului, acordati timp pentru a revedea lista sablon a audientei si a reflecta asupra lectiilor invatate .

Imaginatia este cheia

Doua reprezentante de vanzari ale aceleiasi companii au avut experiente diferite cand au incercat sa dezvolte o lista a audientei pentru noul lor proiect. Fiecare a semnat un contract cu un client pentru livrarea si instalarea unui echipament complet de calculatoare. Amandoua au realizat ca identificarea si implicarea persoanelor potrivite este critica pentru asigurarea succesului proiectelor si fiecare a inceput sa pregateasca cate o lista a audientei.

Prima reprezentanta a pus sablonul listei audientei intr-un pachet de grafice foarte frumos prezentate. Cand a prezentat sablonul personalului companiei client, acestia au fost impresionati de calitatea ridicata a sablonului si de intreaga prezentare. Oricum, in ciuda intrebarilor repetate, nici o persoana nu a putut adauga sau schimba ceva. De asemenea, nu a fost usor sa foloseasca sablonul ca proiect al listei audientei, fara observatii ale personalului companiei, dar nu a avut de ales. Pe parcursul intregului proiect, personalul companiei a continuat sa identifice alti oameni care ar fi trebuit intr-un anumit fel implicati in proiect, provocand frecvent intarzieri considerabile si dublarea activitatilor. Proiectul a intarziat si a depasit bugetul.

A doua reprezentanta si-a scris sablonul listei audientei pe cateva coli, ca o schita. Cum si-a inceput prezentarea la clientul sau, participantii au inceput sa ofere sugestii despre persoane care ar trebui incluse sau pentru unele care ar trebui sa nu se afle pe lista. Dupa o scurta dar intensa sedinta, ea si participantii au dezvoltat in intregime o lista a audientei revizuita si mult mai completa. Cum proiectul era clar, acum ea a fost capabila sa anticipeze si planifice tot personalul cheie. Proiectul a fost terminat la timp si s-a incadrat in buget.

De ce s-au obtinut rezultate diferite? Amandoua reprezentantele au fost  interesate in a coopta clientii implicati in dezvoltarea listei audientei. Oricum, prezentarea primei persoane a fost asa de bine lucrata, incat clientii sai au crezut ca nu ar mai fi necesare comentariile si sugestiile lor. Prezentarea celeilalte persoane a convins audienta ca isi doreste cu adevarat implicarea lor. Iar rezultatul a reflectat diferenta.