Structura organizatorica a departamentului de despagubiri

Structura organizatorica  a departamentului de despagubiri

Organizarea departamentului de despagubiri difera de la o societate de asigurari la alta, in functie de volumul de activitate, de structura portofoliului fiecarei societati de asigurare sau in functie de strategia firmei.

Departamentul de despagubiri este condus de un manager, pe nivelul imediat urmator fiind supervizorii, iar pe al treilea nivel ierarhic, inspectorii de dauna. Departamentul mai poate contine operatori care redacteaza scrisori si rapoarte sau distribuie corespondenta.

Inspectorii de dauna - sunt persoane care au ca principala activitate constatarea pagubelor produse de un risc asigurat celor care au incheiate contracte de asigurare. In cele mai multe  cazuri ei sunt specialisti in lichidarea daunelor dintr-o ramura sau alta de asigurare.

Inspectorii de dauna, pe langa pregatirea profesionala, trebuie sa aiba incredere in sine si sa manifeste o atitudine pozitiva. De asemenea, pentru ca au contact cu persoane care au suferit pierderi, sunt suparati si confuzi, ei trebuie sa aiba aptitudini in stabilirea de relatii interumane.

Supervizorii departamentului de despagubiri - sunt specialisti care se ocupa de dosare speciale si de unele dintre activitatile departamentului, cum ar fi metodele de pregatire si de apreciere a rezultatelor subordonatilor. Pe langa cunostintele tehnice, acestia trebui sa posede si aptitudine interpersonale pentru a motiva subordonatii. In atributii lor intra de asemenea si pregatirea profesionala a inspectorilor de dauna.

Managerii departamentului de despagubiri - conduc departamentul de despagubiri sau un birou de despagubiri, rolul lor fiind acela de a obtine rezultate finale. Managerii sunt raspunzatori pentru problemele privind bugetul si personalul, pentru obiectivele departamentului si pentru sarcinile administrative.

Alocarea bugetului - presupune estimarea nevoilor departamentului pentru perioada urmatoare, atat de capital, cat si de personal. Este nevoie de justificari in cazul abaterilor de la aceste estimari.

Personalul - in  orice societate de asigurari, fluctuatia de personal este previzionata intre anumite limite. Managerul trebuie sa informeze nivelurile superioare ierarhice inainte de plecarile din departament, sa faca descrieri ale postului, profilele candidatilor ideali, sa asiste la activitatea de intervievare si selectare a candidatilor. De asemenea se ingrijesc de continua pregatire si perfectionare a personalului din subordine.

Stabilirea obiectivelor - se face de fiecare manager in parte, acestea se fac publice si se mobilizeaza personalul pentru indeplinirea lor.

Printre obiectivele enumerate:

asigurarea satisfacerii pagubitilor si identificarea nemultumirilor acestora,

reducerea numarului revendicarilor in lucru,

realizarea unor economii.

Totodata ei vor stabili strategiile de investigare, evaluare si solutionare a revendicarilor, precum si nivelul cheltuielilor generate de controlul pierderilor. Tot ei hotarasc ce tip de informatii trebui sa fie verificate.

Raportarea - se face la intervalele stabilite de conditiile companiei de asigurari. Pentru o buna informare a conducerii, este de preferat ca managerul departamentului de daune sa informeze conducerea companiei ori de cate ori considera ca este necesar acest lucru.

9.2. Stabilirea strategiilor departamentului de despagubiri

Managerul de despagubiri stabileste nivelul de autoritatea fiecarui lucrator din cadrul departamentului, in ceea ce priveste limita de despagubire acordata si cum se vor solutiona reclamatiile tertelor persoane. De asemenea acestia stabilesc criteriile de selectie si de evaluare a consilierilor juridici, a altor persoane din cadrul departamentului, precum si programele de training si criteriile de evaluare a personalului.

Stabilirea nivelului de autoritate - in cadrul departamentului de daune se rezolva pretentiile de despagubiri ale asiguratilor care au incheiate contracte de asigurare cu compania de asigurari. Nivelul de competenta pentru o forma de asigurare sau alta este atribuit lucratorilor din departament de catre manageri, in functie de pregatirea de specialitate, de nivelul de experienta si de gradul de cunostinte tehnice acumulate. Supervizorii au o autoritate mai scazuta decat managerii si mai mare decat inspectorii de dauna.

Modalitati de solutionare a revendicarilor - este o procedura pe care fiecare asigurator o are. Cea mai simpla metoda de solutionare a acestor revendicari este de a da asiguratilor ceea ce pretind. Acest lucru nu este posibil intotdeauna si de cele mai multe ori aceste revendicari se solutioneaza in instanta.

Selectarea consilierilor juridici - serviciu costisitor, costul legalitatii de multe ori depaseste costul cu personalul din cadrul departamentului. Consilierii juridici pot fi selectionati din cadrul departamentului juridic al companiei de asigurari sau dintr-un serviciu externalizat.

Verificarea performantelor si disciplina - se poate face de un alt departament (departamentul de resurse umane), dar departamentul de despagubiri este cel care stabileste criteriile specifice pe baza carora este evaluat personalul ce se ocupa de despagubiri.