Functiunea financiar - contabila

FUNCTIUNEA FINANCIAR - CONTABILA

Functiunea financiar-contabila, prin natura activitatilor, este in stransa interdependenta cu toate celelalte functiuni intrucat le reflecta si evalueaza activitatile sub aspect valoric.

Functiunea financiar-contabila integreaza activitatile prin care se asigura obtinerea si folosirea rationala a resurselor financiare necesare desfasurarii activitatii de ansamblu a intreprinderii, precum si inregistrarea si evidenta in expresie valorica a fenomenelor economice, analiza si urmarirea modului de realizare a obiectivelor.

Rolul functiunii financiare este sa puna la dispozitia intreprinderii resursele financiare necesare functionarii si dezvoltarii sale. Prin urmare acopera o tripla dimensiune: de solvabilitate (disponibilitatea capitalurilor in momentul necesar), de rentabilitate (utilizarea capitalurilor in modul cel mai economic) si de control.

Importanta functiunii financiare decurge din rolul sau strategic, ce consta in participarea la deciziile de politica generala (achizitii, concesiuni, utilizarea resurselor financiare, definirea politicilor financiare), rol asigurat de conducerea financiara a intreprinderii.

Din perspectiva teoriei economice clasice, obiectul unic al functiunii financiare al oricarei intreprinderi trebuie sa fie maximizarea profitului, insa acesta nu mai poate fi operational in conditiile riscurilor si incertitudinilor la care se expune intreprinderea. Este motivul pentru care, in teoria financiara actuala se propune ca obiectiv atotcuprinzator maximizarea valorii intreprinderii[1].

Ratiunile sustinerii acestui obiectiv primordial al functiunii financiar-contabile sunt:

intreprinderea este creata prin aportul proprietarilor iar acestia sunt interesati in maximizarea valorii investitiei lor;

maximizarea valorii intreprinderii este un obiectiv ce se racordeaza la timp si tine seama de risc si incertitudine;

obiectivul este operational in sensul directionarii deciziilor financiare inspre maximizarea valorii gestionate.

Sfera de actiune a gestiunii financiare a intreprinderii se circumscrie intregii activitati, asa cum rezulta din figura 20.

Aproape toate operatiunile unei intreprinderi au o traducere in termeni financiari. Operatiunile constituie fazele succesive a trei categorii de cicluri:

ciclul de exploatare: cumparare - productie - vanzare;

ciclul de investitii;

ciclul de finantare.

Activitatile financiare asociate diferitelor faze ale acestor cicluri corespund unei multitudini de sarcini si folosesc instrumente si tehnici diverse de gestiune financiara.

Figura 20. Conexiunile managementului financiar cu functiunile intreprinderii

Sursa: Petelean A., Management financiar, Editura Appendix, Targu-Mures, 2001, p.8.

Ciclul de exploatare (de productie) reprezinta succesiunea de activitati specifice realizarii fluxurilor reale, incepand cu aprovizionarea - procesul de fabricatie - incasarea facturilor de la clienti. Acest ciclu genereaza, in fiecare dintre etapele sale, fluxuri financiare de tipul datoriilor si creantelor. Desi primesc credite din partea furnizorilor lor, intreprinderile trebuie sa-si finanteze stocurile si creditele pe care le acorda la randul lor clientilor. Nevoia de fonduri de rulare pentru exploatare este data de acea parte neacoperita de resursele generate de un ciclu de exploatare.

Ciclul de investitii corespunde achizitionarii bunurilor imobile necesare mentinerii sau maririi capacitatilor productive. Acest ciclu se imparte in doua faze: cumpararea (cheltuiala initiala) si recuperarea, materializata prin procedura de investitie. Aceste faze scot in evidenta o tripla determinare: (a) constatarea deprecierii prin uzura fizica si obsolenta (demodare); (b) consumul capitalului economic si (c) constituirea unui fond de reinnoire.

Investitiile rezulta din optiuni strategice alese de firma, care ii conditioneaza dezvoltarea. Finantarea lor trebuie asigurata din capitaluri care sa poata face fata cheltuielilor pe toata perioada de imobilizare astfel creata. Deci intreprinderea trebuie sa-si procure resurse stabile in cadrul unui plan de finantare (imprumut, rambursare) asociat alegerii de investitii

Ciclul financiar este definit de totalitatea operatiunilor intre momentul transformarii monedei (a lichiditatilor proprii sau imprumutate) in bunuri si servicii si momentul in care se recupereaza sumele in moneda alocate initial. Ciclul financiar de regula se exprima in necesarul de finantare al ciclului de exploatare. Acesta contine o succesiune de modificari de stocuri concordante cu procesele de productie, reflectate in plan financiar.

8.1.Gestiunea financiara

Gestiunea financiara, ca parte esentiala a functiunii financiar - contabile, include planificarea, organizarea, conducerea si controlul activitatii financiare a unei intreprinderi. Planificarea financiara se refera la fixarea obiectivelor de natura financiara care vor fi urmarite in viitor si gasirea mijloacelor necesare atingerii acestora.

Organizarea presupune gruparea activitatilor, identificarea legaturilor dintre acestea si coordonarea membrilor din departamentul sau compartimentul format, astfel incat obiectivele fixate sa fie realizate in conditiile cele mai avantajoase.

Conducerea activitatilor financiare are ca principal obiectiv orientarea si antrenarea personalului specializat in scopul realizarii obiectivelor prevazute, luand in considerare mecanismele motivationale. Ca si in celelalte departamente ale intreprinderii, conditiile care trebuie indeplinite pentru realizarea eficienta a acestei functiuni sunt legate de existenta unui sistem informational (de comunicatii) bine proiectat, un stil de lucru flexibil, participarea angajatilor la luarea deciziilor si cooperarea permanenta in loc de autoritate excesiva.

Controlul financiar se realizeaza pentru a verifica daca operatiunile financiare au loc in concordanta cu normele, principiile si regulile stabilite de conducerea intreprinderii si/sau de prevederile actelor normative in vigoare. Practic, activitatea de control financiar cuprinde: elaborarea obiectivelor controlului, numirea persoanelor care vor realiza controlul, realizarea efectiva a controlului si urmarirea modului de aplicare a masurilor dispuse in urma constatarilor. Introducerea actiunilor corective in urma controlului, incheie un ciclu al gestiunii financiare premergator stabilirii de noi obiective specifice.

Gestiunea financiara include, ca preocupare fundamentala, dimensionarea optima a resurselor utilizate de catre intregul sistem-intreprindere; supradimensionarea acestora are ca efect o risipa de resurse sau o scadere a eficacitatii, in timp ce subdimensionarea genereaza scaderea lichiditatilor si un grad ridicat de indatorare fata de furnizorii de resurse.

Optimalitatea alocarii resurselor financiare presupune un sistem de politici specifice format din: politica de finantare, politica de investitii si politica de distribuire a dividendelor, ca alternative de politica financiara a intreprinderii.

Ca modalitati de finantare a activitatii intreprinderii sunt consemnate: finantarea interna (autofinantarea) si finantarea externa (prin angajamente la termen sau prin majorari de capital). Desi este recomandata autofinantarea, adica reinvestirea profitului obtinut, intreprinderile recurg adesea la surse de finantare externa, prin credite bancare in principal.

8.2. Gestiunea contabila

In ce priveste contabilitatea, obiectivul fundamental al acesteia il reprezinta furnizarea de informatii care sa ofere o imagine fidela a situatiei patrimoniului si rezultatelor obtinute de intreprindere.

Valorificarea informatiilor economice se poate realiza doar in cadrul unui sistem informational economic, conceput ca un ansamblu al mijloacelor si metodelor de obtinere, stocare si utilizare a informatiilor intr-un domeniu al activitatilor social-economice.

Functia de baza a oricarui sistem informational economic - indiferent de gradul de complexitate si de automatizare - este de a vehicula o cantitate rationala de informatii, pe baza carora sa se ia decizii economice bine argumentate pe toate treptele organizatorice.

Principala sursa de date a sistemului informational economic si, totodata, una din componentele de baza ale acestuia este contabilitatea.

Contabilitatea este instrumentul principal de cunoastere, gestiune si control al patrimoniului si al rezultatelor obtinute de catre agentii economici.

Obiectivele contabilitatii pot fi formulate astfel:

inregistrarea cronologica si sistematica a miscarilor patrimoniale;

asigurarea integritatii patrimoniului si controlul operatiunilor patrimoniale inregistrate;

urmarirea si furnizarea rezultatelor obtinute atat pentru necesitatile proprii cat si pentru informarea asociatilor sau actionarilor, clientilor si furnizorilor, bancilor, organismelor fiscale si a altor persoane juridice si fizice;

furnizarea informatiilor necesare intocmirii documentelor de sinteza contabile.

Contabilitatea moderna a evoluat din functia de administrare a conducerii care insemna contabilitatea si intretinerea resurselor financiare incredintate conducerii intreprinderii de catre proprietari (de pilda actionari).

Contabilitatea agentilor economici din tara noastra este organizata in dublu circuit. Informatiile publicabile tertilor, utilizate si de agentul economic sunt furnizate de contabilitatea financiara, iar informatiile confidentiale, utilizate numai de agentul economic, sunt furnizate de contabilitatea de gestiune[3].

Contabilitatea financiara, numita si generala, reprezinta clasificarea si inregistrarea tranzactiilor monetare ale unei entitati, in concordanta cu conceptele, principiile, standardele de contabilitate si cerintele legale stabilite, si prezentarea unei opinii asupra efectului acelor tranzactii in timpul unui exercitiu financiar si la sfarsitul acestuia.

Potrivit acestei definitii:

toate tranzactiile financiare sunt inregistrate folosind contabilitatea cu dubla inregistrare si registre contabile (termenii si principiile utilizate se pastreaza atat in sistemele manuale cat si in cele informatizate).

Inregistrarile sunt prezentate in asa fel incat proprietarii (sau alte persoane) sa poata observa efectul general al tuturor tranzactiilor. Cele doua rapoarte principale sunt Contul de profit si pierderi (care arata profitul sau pierderile pe o anumita perioada) si bilantul (care arata activul si pasivul si capitalul utilizat de firma la sfarsitul perioadei).

Contabilitatea financiara prezinta un interes major pentru stat, care doreste sa controleze aplicarea metodelor de evaluare a diferitelor elemente ale patrimoniului si stabilirea rezultatelor ce formeaza baza de determinare a impozitelor.

Contabilitatea financiara are urmatoarele caracteristici

Se realizeaza dupa o schema unitara, impusa de autoritatile fiscale si de cerintele de control ale statului;

Este organizata in vederea prezentarii patrimoniului organismelor si persoanelor externe;

Prezinta patrimoniul unitatilor intr-o viziune globala, fara a furniza informatii de detaliu;

Din ratiuni juridice si fiscale, rezultatele financiare au in vedere, de regula, un ciclu de un an, numit exercitiu financiar.

Contabilitatea financiara nu este doar un sistem de colectare a informatiilor exprimate in cifre, ci si un instrument de analiza si sinteza, de control al eficientei gestiunii economice.

Contabilitatea financiara faciliteaza alegerea variantelor posibile de dezvoltare a unitatilor si de crestere a profitului. Nu va oferi niciodata o decizie gata realizata; informatiile pe care le furnizeaza sunt supuse analizei economice in urma careia conducatorul unitatii adopta decizii pertinente.

Contabilitatea de gestiune (numita si contabilitatea manageriala sau contabilitatea interna), nu are caracter obligatoriu pentru agentii economici, insa este utila, fiind considerata in fapt contabilitatea activitatii de productie.

Caracteristicile contabilitatii de gestiune pot fi formulate astfel:

are ca obiect gestiunea interna a patrimoniului si ofera un evantai de solutii pentru gestionarea concreta a unitatii;

este o contabilitate adaptabila la toti agentii economici, oricare ar fi marimea, activitatea si structura lor;

este condusa cu o periodicitate variabila, adesea legata de ciclul de exploatare;

acopera insuficientele contabilitatii financiare in materie de gestiune interna a unitatii.

Bilantul arata sintetic situatia unei intreprinderi la o anumita data, de obicei la sfarsitul anului fiscal. Bilantul este declararea insumata a activelor intreprinderii (a ceea ce detine), a pasivului (ceea ce datoreaza creditorilor) si a capitalului utilizat (capitalul actionarilor si rezervele).

Contul de profit si pierderi este un raport rezumat al veniturilor si cheltuielilor intreprinderii si a profitului sau pierderilor pe o perioada trecuta.

Organizarea functiunii financiar-contabile

Indiferente de marimea intreprinderii, este esential sa fie asigurata complementaritatea necesara intre sarcini, pe de o parte, si serviciile sau structurile cu atributii in acest domeniu, pe de alta parte. Sigur ca posibilitatile de generalizare in materie de organizare a functiunii financiar-contabile sunt extrem de limitate. Chiar daca obiectivele de rentabilitate si de solvabilitate raman prioritare si cu toate ca ele fac apel la aceleasi tipuri de instrumente si metode de analiza (criterii de alegere a investitiilor, plan de investitii si de finantare), activitatile financiare au evoluat considerabil. Astfel, se disting din ce in ce mai frecvent  activitatile de finantare si de trezorerie, pe de o parte, si activitatile de informare si control, pe de alta parte.

Cu alte cuvinte, locul pe care-l va ocupa functiunea in organigrama va depinde de mai multi factori, cum sunt:

marimea intreprinderii si modul sau dominant de structurare (centralizata sau nu);

natura activitatii ;

gradul de internationalizare.

Astfel, in intreprinderile de talie mica, functiunea financiara este asigurata majoritar de insusi managerul intreprinderii, ajutat de specialisti din exterior (un expert-contabil, un expert in fiscalitate, un jurist). Constrangerea de solvabilitate va fi rezolvata de un mic serviciu de contabilitate, in directa subordine a managerului.

La intreprinderile de talie medie, functiunea financiara este frecvent asociata functiunii administrative; directorul administrativ si financiar acopera prin urmare  sarcini de genul: gestiunea creditelor, facturarea, contabilitatea generala; poate fi responsabil de buget si de punerea la punct a unei contabilitati analitice. Dar in ce priveste alegerea investitiilor si problema finantarii lor, conducerea generala ramane suverana.

In cazul intreprinderilor mari, tendinta este spre autonomia controlului gestiunii (contabilitate analitica, controlul gestiunii, audit) in raport cu directia financiara (trezorerie, finantare, planificare financiara, studii financiare si rentabilitate, fisclitate). Exista de asemenea moduri mai descentralizate de organizare a functiunii financiare, mai ales in grupurile multinationale structurate in mari divizii.