Eficientizarea activitatii agentului de asigurare

Eficientizarea activitatii agentului de asigurare

In activitatea de planificare a vanzarilor de asigurari, o problema primordiala este timpul necesar pentru a merge pe teren si a vinde efectiv asigurari.

Daca nu este corect dimensionat acest element, atunci procesul de identificare a noi piete potentiale si a strategiilor de patrundere si cucerire a lor ar putea fi inutil.

In activitatile curente, agentii de asigurare sunt nevoiti sa aloce mult timp activitatilor auxiliare, din urmatoarele motive:

- sunt nevoiti sa aloce timp activitatii de asistenta a asigurarilor si activitatii manageriale;

- lipsa de atractivitate a activitatii de vanzare pentru agenti;

- obtinerea de catre agenti a unui nivel de venituri acceptabil, astfel incat acesta nu doreste sa-si suplimenteze veniturile.

Directorul agentiei va putea inlatura primul motiv atunci cand agentia isi mareste dimensiunile si pot fi angajate persoane auxiliare, care vor acorda asistenta asiguratilor.

Referitor la lipsa de atractivitate a activitatii de vanzare pentru agent, se intalneste in situatia in care un agent este refuzat de unii clienti. Aceasta se elimina printr-un plan de activitate bine intocmit, printr-o pregatire profesionala buna, fara cusur a agentului pentru ai fi acceptate cat mai multe oferte de catre cei carora li se adreseaza, lucru care ar trebui sa-l motiveze si sa vanda mai mult.

Recompensa salariala nu trebuie sa fie singurul motiv al cresterii vanzarilor pentru agentii de asigurare. Daca se gasesc si alte stimulente ale cresterii vanzarilor va fi inlaturata si cauza a treia pentru care agentii se plafoneaza la un volum al vanzarilor.

Obiectivul administrarii timpului agentului de asigurare este maximizarea timpului destinat vanzarilor efective si eficientizarea acestuia. Pentru aceasta va fi examinata natura activitatilor ce compun activitatea de vanzare propriu zisa, urmata de eliminarea acelora care produc o irosire a timpului de lucru.

Activitati redundante pentru un agent de asigurare

Dupa o atenta activitate de fotografiere a timpului de lucru a unui agent de asigurare, rezulta ca sunt 16 activitati care conduc la irosirea timpului agentului de asigurari:

incercarea de a rezolva o criza, in loc de a raspunde la ceea ce este mai important,

planificarea necorespunzatoare si stabilirea unor obiective inadecvate,

intreruperi din cauza telefoanelor,

primirea de vizitatori,

activitati birocratice,

delegarea ineficienta a autoritatii si atributiilor,

incercarea de a face mai multe lucruri in acelasi timp,

dezorganizarea,

amanari si indecizie,

sedintele,

personal auxiliar necorespunzator,

activitati sociale,

lipsa autodisciplinei,

incapacitatea de a spune "nu",

informatii incomplete,

abandonarea sarcinilor.

Procesul de administrare a timpului

Fiecare agent de asigurare trebuie sa recunoasca ca nu poate lucra 24 de ore, deci trebuie sa plece de la determinarea timpului de lucru si a timpului destinat activitatilor personale.

Dimensionarea timpului de lucru se poate face si in functie de activitatile personale pe care este nevoit sa le indeplineasca. Dupa estimarea timpului necesar activitatilor personale, se determina timpul ramas pentru afaceri.

In urmatoarea etapa se stabilesc cu exactitate obiectivele pe care trebuie sa le realizeze agentul, adica desfasoara doar activitati de vanzare sau si activitati de birou. Daca este necesar sa desfasoare si activitati de birou, atunci se dimensioneaza efectiv timpul necesar acestora, ramanand apoi timpul necesar activitatii de vanzare, urmand apoi sa fie dimensionat timpul necesar prospectarii pietei de vanzare efectiva si de activitati auxiliare.

Deoarece alocarea timpului are un caracter estimativ, agentul trebuie sa monitorizeze timpul consumat efectiv cu fiecare din activitatile mentionate pentru a verifica corectitudinea alocarilor facute, dar si pentru a maximiza timpul alocat realizarii obiectivelor propuse. Verificarea schemei de alocare a timpului este o ilustrare a functiei de control a procesului de management. Pentru a obtine o schema de alocare, este necesar un sistem de raportare al utilizarii timpului pe o perioada de doua sau trei saptamani.

Sistemul de raportare a utilizarii  timpului

Pentru o eficienta utilizare a timpului zilnic, acesta se imparte in intervale de cateva ore, de o ora sau de jumatati de ore, conform cu tabelul:

Agentul va completa numai activitatile care i-au ocupat cea mai mare parte din timpul aferent unui interval orar. Astfel, agentul va putea estima cat de corect a fost facuta alocarea timpului si isi poate organiza activitatea mai eficient.

La inceputurile activitatii unui agent, intervalele de timp se stabilesc mai mici pentru a obtine o eficienta mai ridicata a timpului sau.

Controlul timpului

Orice tip de control foloseste un sistem de raportare pentru a compara rezultatele obtinute cu standarde de performanta. Dupa analiza rezultatelor se pot intreprinde masuri corective sau se pot acorda recompense.

Un sistem de control al timpului este sistemul VAP:

- calificativul V - se acorda intervalelor de timp petrecute cu activitati de vanzare. El trebuie sa apara cel mai des intr-o schema de utilizare a timpului unui agent de asigurari si care se va stradui sa maximizeze intervalele de timp respective;

- calificativul A - corespunde intervalelor de timp ocupate cu alte activitati care nu sunt alocate efectiv activitatii de vanzare, dar care sunt indreptate catre atingerea obiectivelor propuse. Acestea nu pot fi eliminate complet, dar timpul alocat lor trebuie minimizat;

- calificativul P - se refera la timpul pierdut, adica la timpul folosit pentru activitati care nu sunt legate in nici un fel de obiectivele agentului. Se urmareste eliminarea completa a lor.

Acordarea acestor calificative intervalelor de timp este o metoda foarte eficienta, atunci cand se respecta doua reguli:

a) agentul sa fie foarte exigent la acordarea calificativelor,

b) calificativele sa fie confidentiale.

Daca un agent are probleme legate de alocarea timpului si nu reuseste sa le rezolve este necesar sa apeleze la sfatul unor persoane care+i pot organiza timpul.

Calificativele acordate sunt in functie de obiectivele agentului pe termen mediu si lung si trebuie pastrata confidentialitatea lor, indiferent cine le acorda, agentul insusi, managerul agentului sau alta persoana. Aceasta deoarece ele ii sunt necesare doar lui nu altei persoane din agentie. Rezultatele studiului ar trebui sa fie maximizarea timpului destinat vanzarilor, reducerea celui necesar activitatilor auxiliare si eliminarea timpilor necesari activitatilor inutile pentru realizarea obiectivelor.

Maximizarea timpului destinat vanzarilor

Exista o serie de procedee psihologice de marire a eficientei utilizarii timpului pentru vanzari. De ex. agentul trebuie sa aleaga orele de varf ale zilei de lucru pentru a se ocupa de vanzari, adica acele ore cand se simte mai in forma; pentru unii aceste ore sunt dimineata, pentru unii la amiaza, iar pentru altii dupa-amiaza;

Programarea intalnirilor cu asiguratii sau cu potentialii asigurati se respecta cu strictete, pentru ca aceasta va impresiona in mod placut interlocutorul. Discutiile cu acesta vor fi clare si concise, cu cat agentul este mai la obiect si va folosi un limbaj comun, cu atat va fi mai bine inteles de cel cu care s-a intalnit. Unii cer detalii despre asigurarea prezentata, altii cer sfaturi legate de asigurarea prezentata sau de alte asigurari, iar agentul trebuie sa fie capabil sa le ofere. Agentul trebuie sa-i ofere toate informatiile cerute, pentru a nu-si dezamagi interlocutorul.

Daca scopul intalnirii este prezentarea de detalii tehnice referitoare la procedurile de management al riscului, astfel incat primele de asigurare sa fie minime, sugestiile si argumentele trebuie gandite dinainte, astfel incat sa fie prezentate intr-o maniera cat mai logica.

Trebuie stabilite limite de timp ale vizitelor ca si pentru sedinte si alte intalniri care se cer cunoscute de celelalte persoane implicate si vor fi respectate pentru ca timpul este cea mai pretioasa resursa a unui agent si de aceea el trebuie investit si nu irosit.

In fiecare zi de munca se planifica ziua urmatoare, care se poate face cu exactitate (stabilirea intervalului orar) sau se pot trece in revista doar activitatile importante de executat.

Atunci cand se face planificarea timpului unei activitati, trebuie sa se tina seama de timpul necesar efectuarii in intregime a activitatii respective, astfel incat ea sa nu mai trebuiasca sa fie reluata.

Diminuarea timpului necesar activitatilor indirecte de vanzare

Aproape toti managerii care coordoneaza activitati de vanzare sunt de acord ca activitatile auxiliare activitatilor de vanzare sunt necesare a fi transferate personalului auxiliar pentru ca agentul  sa se ocupe efectiv vanzare, atunci el produce randament maxim. In unele agentii mari nici prospectarea pietei si identificarea potentialilor asigurati nu este responsabilitatea agentului. Agentia stabileste intalniri cu acestia, agentul este anuntat doar de obiectul vizitei si se pregateste in vederea realizarii lui.

Sedintele sunt un al exemplu de activitate neproductiva. O tehnica pentru a scurta durata sedintelor este prezentarea prealabila a ordinii de zi astfel incat la sedinta sa se discute doar solutiile alternative la care s-a ajuns, scopul fiind luarea unei decizii. Chiar daca decizia luata nu este cea mai buna, intuitia cu experienta acumulata de agenti in timpul implementarii deciziei vor face posibila pe parcurs operarea schimbarilor necesare.

O alta sursa de pierdere a timpului este desfasurarea activitatii agentului intr-o incapere unde se afla un telefon, acesta fiind o sursa de intrerupere a activitatii sale.

Exista trei tehnici de eliminare a acestei surse de intreruperi:

- agentul alege anumite ore cand nu este disponibil pentru cei care il cauta la telefon,

- i se poate da operatoarei o lista cu persoanele din cadrul agentiei care ii pot rezolva problemele pentru care este cautat, cu exceptia orelor cand este disponibil,

- operatorul poate directiona apelurile unui alt agent care raspunde in orele cand titularul este ocupat.

Eliminarea activitatii complet neproductive:

Acestea sunt activitati ce nu sunt legate de nici unul dintre obiectivele agentului si de aceea reprezinta un timp pierdut. Unele dintre ele pot fi transformate astfel incat sa devina productive. Pauzele de masa sau de cafea pot fi folosite pentru scurte discutii legate de activitatea de vanzare.

Adoptarea de actiuni corective:

Un agent ar trebui sa isi foloseasca 80% din timp pentru activitati de vanzare s numai 5% sa fie irosit cu activitati fara nici o legatura cu obiectivele fixate.

Utilizarea sistemului de control al timpului poate fi util pentru corectarea planului de vanzari al agentului. Este posibil ca timpul de lucru sa fie foarte bine alocat si astfel timpul dedicat vanzarilor sa nu mai poata fi marit.