comunicare - primaria municiupiului bucuresti

 

 

COMUNICARE

PRIMARIA MUNICIUPIULUI BUCURESTI

1. MOTIVATIE

Alegerea acestei teme poate fi motivata de aparitia Legii nr. 544 din 12.10.2001, privind liberul acces la informatiile de interes public.

Din punct de vedere al acestui referat sunt importante urmatoarele articole ale legii:

Art. 1 - Accesul liber si neingradit al persoanei la orice informatii de interes public, definite astfel prin prezenta lege, constituie unul din principiile fundamentale ale relatiilor dintre persoane si autoritati publice, in conformitate cu Constitutia Romaniei si documente internationale ratificate de Parlementul Romaniei.

Art. 5 - (1) Fiecare autoritate sau instituuie publica are obligatia sa comunice din oficiu urmatoarele informatii de interes public:

actele normative care reglementeaza organizarea si functionarea autoritatii sau institutiei publice;

structura organizatorica, atributiile departamentelor, programul de functionare, programul de audiente al autoritatii sau institutiei publice;

numele si prenumele persoanelor din conducerea autoritatii sau a institutiei publice si ale functionarului responsabil cu difuzarea informatiilor publice;

coordonatele de contact ale autoritatii sau a institutiei publice, respective: denumirea, sediul, numerele de telefon, fax, adresa de mail si adresa paginii de internet;

sursele financiare, bugetul si bilantul contabil;

programele si strategiile proprii;

lista cuprinzand documentele de interes public;

lista cuprinzand categoriile de documente produse si/ sau gestionate, potrivit legii:

modalitatile de contestare a deciziei autoriutatii sau a  institutiei publice in situatia in care persoana se considera vatamata in privinta dreptului de acces la informatiile de interes public solicitate.

Autoritatile si institutiile publice au obligatia sa publice si sa actualizeze anual un buletin informativ care va cuprinde informatiile prevazute la alin. 1.

Autoritatile publice sunt obligate sa dea din oficiu publicitatii un raport periodic de activitate, cel putin anual, care se publica in Monitorul Oficial al Romaniei.

Accesul la informatiile prevazute la alin. 1 se realizeaza prin:

Afisare la sediul autoritatii sau al institutiei publice ori prin publicare in Monitorul Oficial al Romaniei sau in mijloacele de informare in masa, in publicatii proprii, precum si in pagina de Internet proprie;

Consultarea lor la sediul autoritatii sau al institutiei publice, in spatii special destinate acestui scop.

2. ANALIZA ORGANIZATIEI

Organizatia trebuie sa fie incadrata intr-un context general si analizata din punctual de vedere al influentelor care se exercita asupra ei la nivel macro. Astfel au fost identificate 4 zone de influenta: POLITIC, ECONOMIC, SOCIAL, TEHNOLOGIC al caror factori pot aduce modificari organizatiei.

O analiza PEST facuta acestui tip de organizatie ar pune accentul mai mult pe aspectul politic, primaria fiind cea mai vulnerabila la schimbarile legislative in domeniu. O problema importanta consta in imposibilitatea de a prevedea din timp aceste aspecte, fapt care pune in pericol organizatia.

Un exemplu in acest sens il constituie modificarea legii administratiei publice locale prin care au fost transferate o mare parte din competentele Primariei Municipiului Bucuresti catre 6 primarii de sector.

Prin intermediul primariilor, institutii ale administratiei publice locale se realizeaza autonomia locala si descentralizarea serviciilor publice. In calitatea sa de sef al administratiei publice locale, primarul are obligatia de a rezolva problemele ce intereseaza localitatea , de a satisface interesul public, al intregii comunitati.

Primaria Municiupilui Bucuresti este orgamizata si functioneaza  in baza Legii nr. 215 din 2001, la nivelul capitalei functionand Primaria Municiupiului Bucuresti si 6 primarii de sector.

Reprezentantele autoritati deliberate sunt Consiulu General si Consiliile locale ale sectoarelor iar reprezentantii autoritatii executive sunt Primarul General si Primarii sectoarelor, asistati dupa caz de 2, respective un viceprimar.

Primarii si consilierii sunt alesi de cetateni prin vot universal, egal, direct, secret si liber exprimat.Viceprimarii sunt alesi din randul consilierilor.

In cadrul primariilor functioneaza un secretar al acestora, subordonat administrativ primarului. Secretarul este un functionar public de conducere cu studii superioare juridice sau administrative, a carui numire se face de catre prefect, independent politic, ale carui atributii, competente si responsabilitati sunt clar determinate prin lege.

In vederea respectarii Legii nr 544/2001, Directia de relatii publice si Informare, avand ca obiect de activitate asigurarea legaturii intre Primarul General, Viceprimar, Secretarul General al Municiupilui Bucuresti, institutiile administratiei publice centrale, ale unitatii, cetateni,pentru informarea si solutionarea problemelor ce tin de competenta Primariei Municipiului bucuresti, a fost reorganizata.Compartimentele care fac parte din structura organizatorica a acestei directii sunt: Centrul de Informare si Documentele pentru Relatiile cu cetatenii, format din Biroul de Informare Documentare cu doua compartimente:

Ghiseul de Informatii si Punct de informare Documentare; Registratura Generala a Primariei Municiupiului Bucuresti; Seviciul dispecerat - Comunicare si Serviciul Audiente.

Biroul de Informare Documentare are atributii amjore in executarea prevederilor Legii nr. 544/2001 si anume:

Furnizeaza cetatenilor, verbal informatii de interes public legate de activitatea Primariei municiupiului Bucuresti si a altor institutii publice aflate in subordinea Consiliului General al Municipiului Bucuresti, prin Ghiseul de Informatii:

Pune la dispozitia cetatenilor, in vederea consultarii, documente ce contin informatii de interes public, prin Punctul de Informare - Documentare( Monitoare Oficiale).

Solicita de la compartimentele de specialitate din Primaria Municipiului Bucuresti prin telefon, lamuririle necesare asupra unor probleme neclare ridicate de cetateni, prin Ghiseul de Informatii;

3. IDENTIFICAREA PROBLEMELOR ORGANIZATIEI

Problemele care apar sunt de natura:

• Externa organizatiei, datorate schimbarilor legislative;
• Interna

organizare ineficienta;

structura inalta a organizatiei, cu disfunctii de comunicare pe verticala;

structura arborigena a organizatiei, cu disfunctii de comunicare pe orizontala;

Sistemul prezent de informare al cetateanului, prin Centrul de Informare si Documentare pentru relatiile cu Cetatenii, este insuficient deoarece aici se primesc si se inregistreaza cererile cetatenilor, acestia putand afla doar documentatia pe care trebuie sa o intocmeasca si sa o depuna in vederea rezolvarii problemelor.

Hotararile Consiliului General nu se publica , ele se afiseaza doar la sediul Primariei Municipiului Bucuresti, ceea ce le face greu accesibile.

Este foarte importanta stabilirea realista a obiectivelor. Cetateanul isi formeaza o atitudine din:

fapte - cei care se " lovesc" de sistem in mod frecvent;

informatii la prima mana - cei care au avut nevoie de o informatie de la autoritatile administratiei publice si au obtinut-o foarte greu

informatii la mana a doua - rudele, prietenii sau cunostintele celor mai sus;

informatii din media - care in general este defavorabila sistemului;

Atitudinea se creaza dintr-un amestec al acestor factori, si schimbarea opiniei publice referitoare la aceste aspecte se schimba greu, in timp indelungat.

Modelul NADA al marketing - ului (nevoi, asteptari, dorinte, aspiratii) isi gaseste aici locul. Astfel cetatenii au nevoie de schimbare, devin constientii de ideea noului, asteapta si cauta informatii, isi doresc sa incerce acest nou si aspira la acestea, trecand la actiune.

Obiectivul stabilit este acela de a informa populatia Municipiului Bucuresti despre drepturile conferite lor prin Legea nr 544 din 12.10.2001 privind " Liberul acces la informatiile de interes public" si de a gasi metoda cea mai eficienta pentru ca aceste informatii sa ajunga la cetatean.

4. PUBLIC TINTA

Pentru a determina publicul tinta, trebuie sa ne punem intrebarile:

" Cu cine vorbesc? Pe cine intereseaza aceasta problema?"

• Publicul latent: este format din grupurile de cetateni cere au nevoie de informatii, dar care nu vor sa recunoasca existenta unei probleme la nivelul organizatiei;
• Publicul Constient:este format din grupuri de cetateni care recunosc existenta acesteia;
• Publicul activ: este format din acele grupuri care, pe langa faptul ca constientizeaza problema, fac si ceva pentru remedierea acesteia. Sunt, de fapt, acei cetateni care si-au spus "pasul" autoritatii publice locale.

Publicul tinta va fi format din contribuabili care au nevoie sa isi construiasca ceva, din cetatenii care au nevoie de un act eliberat de administratia publica locala, din cetatenii care isi dobandesc sau isi redobandesc o proprietate si pentru acestea au nevoie de o serie de documente si din cetatenii responsabili care doresc sa fie informati cu privire la problemele administrarii Municipiului Bucuresti.

Pentru ca mesajul pe care dorim sa il transmitem sa ajunga cat mai repede la publicul tinta, in functie de grupa de varsta din care face parte, se vor folosi mijloace diferite:

prin intermediul internetului;

prin intermediul mass- media;

cu ajutorul afiselor, pliantelor sau fluturasilor;

5. MESAJE

Intrebarea vare urmeaza este " CE SPUNEM?"

Mesajul transmis cetatenilor poate fi general sau la obiect. Pentru a fi veridic, trebuie luate in calcul perceptiile existente si exprimate de catre cetateni, trebuie mentionata schimbarea aparuta dupa reorganizarea compartimentului pentru a I se asigura credibilitate.

Mesajul dominant:

" INFORMATIA ESTE UN DREPT AL TAU! FOLOSESTE-L!"

Caruia I se adauga submesajele:

" PRIMARIA MUNICIPIULUI BUCURESTI VINE IN INTAMPINAREA DOLEANTELOR DUMNEAVOASTRA"

"AVETI DREPTUL SA STITI CUM SUNTETI ADMINISTRATI"

6. STATEGIA

Strategia raspunde intrebarii: " Cum sa faci?"

Pentru a avea rezultate bune TREBUIE GANDITA O STARTEGIE UNITARA, COERENTA. Ea reprezinta principiul director, tema tacticii. Nu se pot aborda tacticile inainte de stabilirea strategiei, pentru a nu risipi eforturile fara nici o finalitate.

In cazul de fata strategia este de promovare a unei campanii de relatii publice. Campania va consta in relatia mass media, posta, conferinte de presa.

Exista si alte metode de promovare a strategiei - prin publicitate, expozitii, evenimente speciale, etc, dar de cele mai multe ori rezultatul acestora este consumul fondurilor fara atragerea publicului tinta.

7. TACTICI

Tactica ofera programul general de detaliu, raspunzand intrebarii: " Ce este de facut zilnic?"

De la strategie la tactica nu e decat un singur pas. Aceasta din urma trebuie bine corelata cu strategia, pentru a angrena toate fortele responsabile de la aceasta actiune.

Pentru ca mesajul sa ajunga la publicul tinta, media are rolul esential.

Astfel:

Conferinta de presa - devine importanta pentru ca ziaristii sa publice informatia in presa scrisa, iar televiziunea sa o difuzeze la ora de mare audienta, in prograul de stiri;

Relatarile de presa - ulteriore primelor stiri publicate, care au ca scop mentinerea atentiei publicului asupra acestei probleme;

Articole editoriale - pentru a prezenta importanta acestui nou sistem;

Conferinte- la care sa participle tot personalul angrenat in noul sistem de de lucru;

Panouri de afisaj-pentru informarea cetatenilor, care avand anumite probleme de rezolvat in incinta primariei, iau nota si de acest fapt.

Se pot pune urmatoarele probleme:

Oare am gasit cele mai bune tactici?

Va ajunge mesajul la publicul tinta?

Iti permite bugetul o asemenea campanie?

Personalul cu care vrei sa faci aceasta  campanie este potrivit pentru aplicarea acestor tehnici?

8. PLANIFICARE

Planificarea termenelor trebuie sa tina seama de factorul de timp. Astfel trebuie  luat in calcul timpul necesar pentru ca sarcinile impuse prin proiect sa poata fi realizate. Este posibil ca termenul limita sa fie impus de Consiliul General al Bucurestiului. In aceasta situatie trebuie identificate toate sarcinile in ordine cronologica, pentru a nu depasi termenul.

Pentru acesta trebuiesc realizati urmatorii pasii:

• Elaborarea listei invitatilor, persoanele media care relateaza activitatea institutiilor publice;
• Tiparirea invitatiilor deoarece primaria este o institutie publica bugetara, acest lucru se face numai prin licitatie publica, fapt ce genereaza mari intarzieri, de aceea invitatiile vor fi transmise medie prin intermediul faxului;
• Scrierea discursurilor se va realize de catre compartimentul de relatii publice al primariei, cu asistenta compartimentelor similare ale celorlalte institutii implicate;
• Pregatirea dosarului de presa si a materialelor informative care vor fi distribuite participantilor la activitate, va fi realizata de serviciul de presa al Primariei, in aceeasi perioada;
• Organizarea locului de desfasurare a conferintei de presa: deoarece se refera la probleme ale administratiei publice locale, aceasta trebuie sa se desfasoare in sala de conferinte de presa a Primariei Municipiului Bucuresti;
• Organizarea dotarii conferintei cu echipament audio video: nu este necesar un efort suplimentar, deoarece sala specializata a Primariei are dotarea necesara;
• Transmiterea invitatiilor se va realiza prin transmiterea faxurilor de catre personalul directiei Cabinet Primar;
• Pregatirea briefingului: va consta in pregatire a persoanelor care vor participa la aceasta;
• Organizarea orientarii si deservirii invitatilor de acesta problema se ocupa serviciul de protocol al Primarului;

9. RESURSE

Costurile de operare, resursele umane si echipamentele sunt cele trei directii care formeaza resursele programelor de relatii publice;

In aceasta campanie, in mare parte este implicat personalul din aparatul propriu al Primariei, fapt care conduce la diminuarea costurilor prin neangajarea unui personal din exterior, care sa trebuiasca sa fie bine platit(neprofesinist balanta cost - eficienta).

Echipamentele utilizate sunt cele ale institutiei, adica nu trebuie sa se aduca din exterior si deci nu vor fi platite chirii pentru utilizarea acestora, mai putin taxele ce trebuiesc platite pentru serviciile internet.

Costurile de operare se reduce la tiparirea materialelor informative si la organizarea protocolului.

Programul de implementare insa va fi costisitor, deoarece personalul care va fi integrat in noul sistem sa fie specializat pentru acesta. In noile servicii create a fost necesara angajarea urmatoarelor categorii de personal: 3 functionari cu studii superioare IA (8 X 592.90 = 4.150.30 lei), 3 functionari cu studii superioare gradul II( 3 X 455.30 = 1.365.90 lei), 7 referenti cu studii medii gradul III ( 7 X 301.10 = 2.107.70 lei), ceea ce va insemna o cheltuiala cu retributiile suplimentare de 7.623.90 lei lunar.

Din cele de mai sus rezulta ca o asemenea campanie se poate face cu costuri minime si cu rezultate scontat bune.

Relatiile publice au potentialul de a realize acelasi impact asupra publicului ca si publicitatea, insa cu costuri ce se ridica doar la o fractiune din costul reclamei.

Institutia nu plateste pentru spatiul tipografic sau pentru timpul de antenna pe care il obtine de la mijloacele de informare in masa. Ea plateste doar angajatii care sa conceapa si sa puna in circulatie articole speciale sis a organizeze anumite manifestari.

Daca primaria creeaza un articol interesant, acesta ar putea fi preluat de catre mediile de informare in masa, caz ce echivaleaza cu o reclama de  milioane de dolari;

10.EVALUARE

Pentru succesul programului, evaluarea este esentiala.Aceasta asigura eficienta costurilor, dezvaluie eficienta campaniei si masoara gradul de indeplinire a obiectivului.

Avand in vedere specificul acestei campanii, succesul este usor de apreciat in functie de numarul zilnic de vizitatori ai site-ului si din atitudinea cetatenilor care se adreseaza Directiei Relatii Publice si Informare.

11. REVIZUIREA

Reprezinta punctual final al procesului de planificare. Se face cand este necesar, la proiecte mari, dupa 3 sau 12 luni.

Pentru acest tip de campanie nu este necesara revizuirea , intrucat sisitemul se implementeaza intr-un interval de timp mai mic de 3 luni, si pana la acest termen, cetatenii au constietizat si au asimilat noul system de furnizare a informatiilor din Primaria Municipiului Bucuresti.