Conceptul evenimentului

Conceptul evenimentului

Definitia si importanta conceptului

Marii organizatori de evenimente de prestigiu in plan international, dar si organizatorii recent aparuti, acorda atentie deosebita elaborarii si dezvoltarii unui concept propriu pentru evenimentele care urmeaza sa fie lansate in prima editie. Se cunoaste din experienta celor mai multi organizatori ca esecul primei editii a unui eveniment nu mai permite continuarea acestuia pentru o perioada de ce putin 7-8 ani, uneori acesta fiind chiar compromise definitiv. In plus, el influenteaza nefavorabil, in masura mai mare sau mai mica, atat prestigiul celorlalte evenimente realizate de acelasi organizator, cat si prestigiul si imaginea organizatorului insusi. Numai dupa o perioada de cel putin 7-8 ani organizatorul mai poate incerca relansarea unui eveniment cu acelasi profil, dar numai dupa o exigenta si minutioasa analiza a factorilor economici si conjuctuali, precum si dupa o activitate de marketing, cu utilizarea, prelucrarea si evaluarea atenta a unui volum cat mai mare de informatii, tinand seama de intregul complex de factori de influenta .

Scop si obiective

O trasatura definitorie a conceptului unui eveniment o constituie claritatea obiectivelor si scopurilor sale, in care sens, de regula, se analizeaza, prelucreaza si evalueaza urmatoarele aspecte importante la temelia carora trebuie sa fie asezate disponibilitatea si elaborarea concluziilor, intr-un mod cat mai realist posibil, utilizand un volum cat mai mare de informatii si date statistice, privind:

Obiectivele expozantilor, promotorilor, vizitatorilor si asistentilor profesionali si, in

aceeasi masura, cele ale insusi organizatorului evenimentului;

Determinarea si evaluarea trasaturilor distinctive ale obiectivelor fiecarui grup

mentionat, care au, aproape in exclusivitate, caracter divergent si vin in contradictie intr-o masura diferentiata;

Determinarea modalitatilor si cailor de armonizare, de asigurare a convergentei

obiectivelor celor trei tipuri de grupuri, tinand seama ca de masura si eficienta acesteia depinde nivelul si profunzimea in care conceptul poate asigura succesul evenimentului;

Flexibilitatea si elasticitatea in adaptarea prompta a conceptului evenimentului la

conditiile si exigentele participantilor, acestea modificandu-se pe parcurs, in functie de un numar relativ mare de factori care le determina si care pot fi prevazuti de la inceput in toata dinamica si complexitatea lor.

1.2.3. Elemente principale

La elaborarea conceptului evenimentului se tine seama de concluziile studiului de marketing emise in baza prelucrarii datelor, informatiilor si statisticilor disponibile privind productia de bunuri si servicii, raportul intre cerere si oferta pe piata, volumul comertului exterior si al investitiilor, programele oficiale de dezvoltare a sectorului din care face parte tematica evenimentului, modul in care s-a argumentat necesitatea organizarii evenimentului.

In functie de conditiile concrete ale pietei si de posibilitatile organizatorului, conceptul evenimentului abordeaza cel putin urmatoarele elemente:

locul, perioada de organizare si programul zilnic de activitate;

anvergura si dimensiunea evenimentului;

programarea operatiunilor de lansare prin utilizarea propriei baze de date;

precizarea segmentelor vizate pentru atragerea participantilor si a modalitatilor

practice de realizare a adresarii directe, reclamei, publicitatii;

tematicile si modalitatile de organizare ale manifestarilor conexe evenimentului, care

sa se inscrie in tematica si obiectivele acestuia;

facilitatile si serviciile asigurate participantilor.

Posibila schita a conceptului

O schita posibila a conceptului unui eveniment, a pregatirii si a etapelor sale de elaborare si dezvoltare ar putea fi proiectata in urmatoarele etape:

A) Culegerea, sistematizarea, prelucrarea si evaluarea unui volum si a unei game cat mai largi de informatii de specialitate.

B)    Elaborarea unui studiu sau a unei analize de marketing si oportunitate in care sa se

determine si sa se defineasca urmatoarele activitati specifice:

selectarea si elaborarea tematicii si obiectivelor ;

analiza cerintelor, necesitatilor, preferintelor, posibilitatilor, intereselor potentialilor

participanti precum si ale federatiilor si asociatiilor patronale, profesionale, ale producatorilor si comerciantilor din tara-gazda a evenimentului si din alte tari vizate.

In cazul in care aceasta analiza, care trebuie sa fie caracterizata de rigoare si profunzime deosebite, conduce la concluzii insuficient de favorabile, este recomandabila renuntarea, cel putin temporara, la intentia lansarii evenimentului.

In ipoteza unor concluzii favorabile, se poate trece la urmatoarele etape,respectiv:

C)    Elaborarea si dezvoltarea conceptului evenimentului care urmeaza a fi lansat.

D)   Crearea cadrului organizatoric al pregatirii si desfasurarii, cu evidentierea urmatoarelor

componente:

selectarea si alocarea spatiilor expozitionale sau pentru conferinte;

alocarea resurselor umane, financiare si materiale pentru asigurarea la un nivel calitativ

cat mai ridicat si intr-o gama cat mai larga si diversificata a serviciilor potrivit cunoasterii si evaluarii cerintelor, intereselor si posibilitatilor estimate ale potentialilor participanti vizati;

structurarea serviciilor prevazute si delegarea competentelor decizionale si a

resposabilitatilor in limitele strategiei organizatorului;

E)    Stabilirea modalitatilor de atragere a potentialilor participanti, adaptate la structura

trasaturile fiecarui grup al acestora: reclama si publicitate, adresarea directa prin posta (mailing), utilizarea agentilor si a reprezentatiilor pe baza de comision, atragerea sprijinului camerelor de comert, al asociatiilor si federatiilor patronale si profesionale, al organismelor de promovare a exporturilor, conferinte de presa si promotionale, intalniri si mese rotunde cu potentialii participanti majori.

F)    Analizarea reactiei participantilor potentiali, a volumului si diversitatii cererilor primare

din partea lor. In cazul in care concluziile, numarul si diversitatea cererilor sunt insuficiente ori nesatisfacatoare, adica indica un insucces anticipat in realizarea obiectivelor stabilite, este recomandabila intreruperea activitatii de pregatire a evenimentului. Daca se contureaza concluzii favorabile, insa temeinic fundamentate, in baza unui numar suficient de cereri, se poate trece la etapa urmatoare a pregatirii si organizarii evenimentului.

G)   Pregatirea si desfasurarea propriu-zisa ale evenimentului.

H)   Analiza atenta a rezultatelor acestuia, fundamentata in special pe:

Volumul veniturilor si cheltuielilor, rata profitului (in unele cazuri, insa organizatorul

proiecteaza pentru prima editie sa nu realizeze nici un profit ori unul foarte redus sau, in cazuri deosebite, anticipeaza un anumit nivel al pierderilor, fundamentate pe necesitatea unor investitii initiale mai mari si eficiente si realizarea unor profituri mai substantiale la editiile ulterioare care sa conduca la recuperarea cheltuielilor initiale, pe masura dezvoltarii si realizarii unui prestigiu si unei valori corespunzatoare ale evenimentului);

Numarul si calitatea tuturor categoriilor de participanti care au raspuns favorabil

activitatii promotionale si perspective sporirii acestora la viitoarele editii ale evenimentului; Prelucrarea atenta a rezultatelor sondajelor de opinie in randurile expozantilor, promotorilor, vizitatorilor si asistentilor profesionali.

I)  In cazul in care se concluzioneaza ca evenimentul nu s-a soldat cu succesul prevazut, se

recomanda reexaminarea atenta si cuprinzatoare a intregului sau concept, in baza caruia sa se adopte decizia de intrerupere a pregatirii unei noi editii, ori sa se incerce organizarea urmatoarei editii in baza elaborarii unui nou concept corectat si radical imbunatatit, dupa o larga consultare cu participantii lideri prezenti la prima editie, cu asociatii profesionale de resort si cu companii puternice carora li s-au transmis invitatii dar nu au participat la eveniment.

Premisele succesului conceptului unui eveniment

Experienta marilor organizatori si sondajele de opinie efectuate in randurile participantilor au concluzionat urmatoarele elemente majore care pot determina succesul conceptului unui eveniment:

A)   Oferirea si asigurarea unei game cat mai largi de servicii si facilitate de inalt nivel

calitativ, incepand cu acela privind transportul, expedierea, depozitarea, vamuirea produselor si materialelor necesare expunerii, reclama si publicitatea, manifestarile conexe, alte servicii, cum ar fi rezervarea cazarii, asigurarea transportului participantilor etc. In concluzie, organizatorul trebuie sa se straduiasca sa asigure toate serviciile pe care le astepta participantii, ceea ce presupune o cunoastere aprofundata a cerintelor lor.

B)    Atragerea unui numar si unei game cat mai largi de expozanti si promoteri, atat din tara

de resedinta cat si, mai ales, din cat mai multe tari si zone geografice, sau din cat mai multe domenii de activitate, precum si a unor lideri cu prestigiu in cadrul domeniilor acoperite de tematica evenimentului, participantii potentiali cu nivel ridicat al numarului angajatilor, volumului productiei si cifrei de afaceri.

C)    Determinarea participarii unui numar cat mai ridicat de vizitatori si asistenti profesionali,

specialisti de inalta calificare si prestigiu in plan national si mai ales international, reprezentanti ai unor mari companii comerciale si industriale.

Dupa cum am aratat anterior, numarul mare, calitatea si diversitatea larga a vizitatorilor si

asistentilor influenteaza favorabil, intr-o masura decisiva, numarul si calitatea contactelor de afaceri, a contractelor incheiate si comenzilor plasate cu ocazia evenimentului. In consecinta, expozantii si promotorii multumiti de rezultatele participarii lor vor opta pentru participarea si la urmatoarele editii ale evenimentului. Acest aspect are insemnatate deosebita pentru mentinerea si stimularea interesului pentru eveniment al unui numar cat mai mare de participanti traditionali, organizatorul putand astfel sa acorde prioritatea cuvenita promovarii acestuia in randurile altor companii (participanti potentiali).

Conceptul evenimentului se elaboreaza, de regula, de-a lungul urmatoarelor linii directoare

introducerea de elemente cu caracter inovator, de mare atractivitate pentru participanti,

menite sa confere valoare evenimentului;

promovarea, dezvoltarea si diversificarea continua a elementelor inovatoare in

organizarea si gestionarea acestuia;

dezvoltarea si optimizarea fiecarui element component al concepului in ritmuri si

grade  diferite, in functie de reactiile observate la toate categoriile de participanti, avand insa ca scop final integrarea totalitatii acestora intr-un ansamblu bine structurat si articulate care sa conduca la succesul evenimentului.

Etapele preliminare elaborarii conceptului

Etapele preliminare ale elaborarii conceptului unui eveniment pot diferi de la un organizator la altul, in functie de o seama de criterii care se conditioneaza si influenteaza reciproc, cum ar fi: zona geografica vizata, capacitatea si experienta organizatorului, profilul si tematica evenimentului, segmentul de piata in care se inscrie, evenimentele similare concurente.

In elaborarea conceptului unui nou eveniment se au in vedere urmatoarele aspecte:

explorarea ideii de organizare si scopul care sta la baza acesteia;

convingerea ca evenimentul, daca este bine pregatit, lansat si organizat, va capata

valoarea dorita;

motivatia deciziei de organizare a evenimentului;

precizarea obiectivelor propuse a fi realizate prin organizarea evenimentului

precizarea misiunii evenimentului.

Toate acestea vor ajuta organizatorul in trasarea liniior directoare pentru adoptarea deciziilor sale de programare, pregatire si lansare a evenimntului.

Cercetarea pietei evenimentelor

Se face referire in special la situatia, evolutia si tendintele pietei evenimentelor, cu trimitere directa la acelea ale sectorului economic in care se inscriu tematica evenimentului, programele si directiile sale de dezvoltare.

In faza initiala, se cerceteaza cererea si oferta de produse, servicii si tehnologii existente in special in tara-gazda a evenimentului, in sectorul economic din care face parte tematica acestuia. Apoi cercetarea se extinde asupra potentialilor participanti la eveniment.

Cu deosebire in cazul evenimentelor internationale (in prezent, majoritatea acestora se inscriu pe orbita internationalizarii), concurenta cea mai puternica este exercitata de evenimentele similare si potentialii participanti din alte tari. De aceea, este esenttal sa se localizeze si analizeze acele evenimente cu acelasi profil din alte tari si orase, in functie de rezultatele si modalitatile lor de organizare.

Cercetarea se face tinand seama de mai multe criterii de competitivitate:

daca dimensiunea pietei si evolutia cercetarii sale justifica organizarea, realizarea unui

nou eveniment ori a unei noi editii a acestuia;

existenta si particularitatile unor evenimente cu profil similar in zone geografice

invecinate si cota previzibila de concurenta din partea lor;

studierea locului evenimentului in cadrul segmentului de piata vizat.

Intre functiile pe care le indeplinesc evenimentele (informarea, comunicarea, vanzarea si cumpararea de produse, servicii si tehnologii, introducerea si promovarea de noi tipuri si testarea reactiei cumparatorilor potentiali fata de acestea, activitati de reclama, publicitate, public relations, evaluarea tendintei de dezvoltare, a sectorului economic in care se inscrie tematica evenimentului), functia de studiere a activitatii concurentei pe piata evenimentelor, in scopul cunoasterii precise a capacitatii sale competitionale, are o importanta esentiala.

Cercetarea concurentei

La proiectarea unui nou eveniment, dar si lansarea unei noi editii a unui eveniment, organizatorul cerceteazaa acest aspect din mai multe unghiuri, si anume:

cunoasterea produselor, serviciilor, tehnologiilor prezentate si promovate de o gama

de expozanti si promotori la alte evenimente cu profil si tematica similare, a modalitatilor pe care le utilizeaza in acest scop;

facilitatile asigurate de organizatorii acestor evenimente pentru sprijinirea realizarii

obiectivelor de afaceri ale participantilor;

concurenta este exercitata, de regula, din partea evenimentelor din orase si zone

geografice relativ apropiate, a caror tematica se inscrie in acelasi domeniu economic,

daca evenimentele concurente sunt organizate in centre expozitionale si de conventii

dotate cu spatii, facilitate si echipamente similare ori superioare aceluia in care se proiecteaza organizarea evenimentului;

daca evenimentele concurente au o structura similara de servicii specializate, preturi

si tarife;

daca organizatorii evenimentelor concurente dispun de personal pentru prestare de

servicii si pentru organizare similare din punct de vedere al experientei, initiativei, comportamentului si conceptului profesional.

Exista o dinamica accentuata in organizarea de noi evenimente, in amenajarea de noi spatii si facilitate, ori modernizarea celor existente.

De aceea, se cerceteaza cu atentie semnele aparitiei unor noi concurenti, din urmatoarele puncte de vedere :

evenimentele mai strict specializate, organizate in centre si spatii destinate exclusiv

targurilor, expozitiilor si conventiilor de acelasi tip, care se dovedesc mult mai eficiente;

evenimente care se organizeaza in centre care ofera spatii si facilitatile mai bune la

preturi si tarife mai avantajoase participantilor;

evenimente mai specializate care se organizeaza independent in centre mai mici, in

care au loc simultan alte tipuri de evenimente;

evenimente care se organizeaza in centre concepute si proiectate in sistem modular,

oferind avantajul reducerii timpului necesar amenajarii spatiilor evenimentului; 

prin analizarea si prelucrarea pozitiva a informatiilor culese astfel asupra concurentei,

se cladeste o capacitate concurentiala proprie puternica, prin introducerea de catre organizator a unor solutii si modalitati noi care sa socheze, sa impresioneze favorabil potentialii participanti si sa ii atraga spre evenimentul promovat.

Secretul succesului unui nou eveniment consta in crearea unui mediu favorabil, ajutator, care sa depaseasca asteptarile vinzatorilor (expozantii si promotorii) dar, in primul rand, ale potentialilor cumparatori (vizitatorii si asistentii profesionali).

Aceasta se realizeaza printr-o serie de modalitati specifice, cum ar fi:

conceperea, crearea unor structuri, servicii, beneficii pentru participanti, pe care

organizatorii concurenti nu le pot oferi;

calitatea mai ridicata si numarul mare de servicii specializate uzuale comparative cu

evenimentele concurente;

cooperarea cu alti organizatori in realizarea evenimentului, in scopul cresterii calitatii

si atractivitatii acestuia.

1.2.5.3. Indentificarea si stabilirea categoriilor de participanti potentiali

Evenimentele sunt instrumente de marketing in cadrul carora se creeaza relatii de interdependenta si interactiune, conditionare reciproca ale mai multor elemente, respectiv:

crearea unui mediu favorabil afacerilor;

costuri de marketing si promovare a intereselor si obiectivelor de afaceri relativ mai

scazute pentru participantii la ele, comparativ cu utilizarea altor modalitati si instrumente;

extinderea vietii si atractivitatii lor in timp prin introducerea si utilizarea continua a

unor solutii si tehnologii noi, in consonanta cu evolutia si tendintele de dezvoltare ale sectorului economic in care este inscrisa tematica lor;

stabilirea corecta, precisa, a categoriei potentialilor participanti vizati;

selectarea riguroasa a datei si perioadei, in functie de cutumele pietei si sezoanele de

vanzari, cumparari.

Poate cea mai dificila misiune a organizatorului este aceea a selectarii segmentelor vizate, a potentialilor participanti. Daca acest exercitiu a fost efectuat corect, cu competenta, el contribuie intr-o masura considerabila la succesul evenimentului.

Identificarea si selectarea potentialilor participanti de catre organizatorul evenimentului se face prin mijloace si modalitati specifice, cum ar fi:

identificarea, cunoasterea, caracterizarea si evaluarea segmentului de piata vizat;

identificarea centrelor componente de afaceri ale acestuia (asociatii sau federatii ale

producatorilor, comerciantilor, patronilor, asociatii profesionale si mestesugaresti, companii-lider);

realizarea unei baze de date cuprinzatoare intocmita si actualizata sistematic, in functie

de: profilul si domeniul de activitate, comportamentul, pozitia si prestigiul companiilor, faza de dezvoltare.

Succesul evenimentului este datorat in mare masura identificarii si definirii corecte ale "tintelor" lui, ceea ce conduce la facilitarea obiectivelor de afaceri ale participantilor.

Centrul de greutate al segmentelor vizate de organizatorii de evenimente se deplaseaza tot mai mult spre vizitatorii si asiatentii profesionali, fara a se neglija, in acelasi timp, preocuparea pentru atragerea expozantilor si promotorilor. Acest fenomen este explicabil iar sondajele de opinie il confirma prin influenta si contributia tot mai mare pe care vizitatorii si asistentii profesionali o exercita in incheierea unor afaceri profitabile cu ocazia evenimentului si deci in asigurarea succesului acestuia. Prezenta acestei categorii s-a dovedit deosebit de pregnanta prin influenta pozitiva asupra cumparaturilor, achizitiilor, prin interesul in legatura cu anumite produse, servicii si tehnologii expuse ori prezentate la eveniment. S-a dovedit ca majoritatea acestora aveau in program, inca inainte de deschiderea evenimentului, efectuarea unor achizitii majore.

Procesul identificarii si selectarii "tintelor" evenimentului este destul de greu de realizat, din care cauza, baza de date trebuie sa fie permanent revizuita si actualizata, avandu-se mereu in atentie trei coordonate majore:

posibilitatea si interesul participarii la urmatoarea editie a evenimentului;

crearea conditiilor si facilitatilor in cadrul evenimentului pentru atragerea si

mentinerea interesului segmentelor vizate;

evidentierea trasaturilor majore favorabile ale produselor, serviciilor si tehnologiilor

care, vor fi expuse si prezentate.

1.2.5.4. Programarea si dimensionarea evenimentului

O evaluare si o percepere realista ale perspectivelor evenimentului au o importanta deosebita din punct de vedere al alocarii intregii game de resurse necesare si utilizarii rationale a spatiilor de expunere si de audiere, in cadrul carora este imperativ necesar sa se acorde prioritate necesitatii satisfacerii la un nivel cat mai ridicat a exigentelor, scopurilor, obiectivelor, optiunilor si preferintelor participantilor la eveniment.

Programarea si dimensionarea evenimentului se fac in baza rezultatelor cercetarii si concluziilor studiului de marketing ale evenimentului. Se iau in analiza cel putin doua componente esentiale:

rezultatele ultimei editii a evenimentului in contextul celor ale evenimentelor

concurente cu tematici similare, din acelasi an calendaristic si influenta lor asupra segmentului de piata corespunzator;

proiectarea perspectivelor evenimentului la urmatoarea editie pe traiectoria tendintelor

de dezvoltare a segmentului de piata specific evenimentului si a tendintelor previzibile de evolutie ale evenimentului insusi, in contextul concurentei evenimentelor similare.

In programarea si dimensionarea urmatoarei editii a evenimentului, se abordeaza cateva aspecte de baza, precum:

obiectivele generale si specifice ale fiecarui tip sau grup de potentiali participanti, a

caror realizare  organizatorul isi propune sa o faciliteze, in urma analizei comportamentului si primite de la participantii la editia precedenta;

relatia intre necesitatea satisfacerii cat mai deplina a obiectivelor participantilor si

centrele generatoare de profit ale evenimentului insusi;

proiectarea si perspective imediata a ofertei pietei caracteristice sectorului economic in

care se incadreaza tematica evenimentului, pentru sprijinirea realizarii obiectivelor de afaceri ale participantilor potentiali;

actiunile si masurile pe care organizatorul trebuie sa le efectueze pentru a putea cuceri

un anumit segment al pietei evenimentelor de acelasi gen in functie de criteriile susmentionate, se programeaza evenimentul, pe coordonate temporale, organizaionale, de competitivitate si se estimeaza dimensiunea sa din urmatoarele puncte de vedere:

suprafata, spatiile si incaperile ce se inchiriaza expozantilor si promotorilor;

numarul expozantilor si promotorilor, cresterea ponderii celor traditionali, statornici,

dar si cresterea numarului celor care participa pentru prima oara la eveniment;

numarul vizitatorilor si asistentilor profesionali, cu accent pe largirea, diversificarea

gamei si calitatea lor profesionala;

volumul veniturilor, cheltuielilor, respectiv profitul.

Pentru pozitionarea avantajoasa in competitia cu organizatorii de evenimente similare, este recomandabil ca traseul componentelor susmentionate sa fie ascendent in timp, ceea ce confera evenimentului, in fata potentialilor participanti, calitate si atractivitate sporite. Acest lucru insa trebuie sa se faca numai in limita factorilor favorizanti ai segmentului de piata in care se inscrie tematica evenimentului. Ei pot fi utilizati pozitiv, intr-o oarecare masura, de catre organizatorul evenimentului, dar nu pot fi in nici un caz controlati total ori influentati. Acesti factori sunt permanent dirijati, determinati si impulsionati de mecanisme specifice economiei de piata. Daca organizatorul forteaza utilizarea lor prin alte modalitati, de alta natura, risca sa inregistreze pierderi importante in planul incasarilor si profitului precum si, implicit, in planul participarii.

Elaborarea sistemului de preturi si tarife

Se face in functie de un complex de factori si criterii, cum ar fi:

calitatea si gama serviciilor specializate si adiacente ce pot fi oferite;

comparabilitatea lor cu cele oferite si practicate de organizatorii concurenti la

evenimente cu profil si tematica similare, pentru calitate comparabila a serviciilor prestate;

perioada calendaristica de organizare a evenimentului care, de regula, trebuie sa

coincida ori sa se situeze in apropierea perioadelor, sezoanelor optime uzuale de incheieri de tranzactii si contracte de vanzare-cumparare ale celei mai mari parti a potentialilor utilizatori, cumparatori, vizitatori si asistenti profesionali, specialisti;

tematica si profilul evenimentului;

calitatea, prestigiul si valoarea evenimentului.

Tinand seama de aceste principii, se trece la calcularea tarifelor si preturilor in functie de costurile previzibile la care se adauga rata proiectata a profitului evenimentului.

La calcularea tarifelor si preturilor trebuie sa se tina seama de doua elemente de baza:

potentialii participanti vizati trebuie sa aiba convingerea ca pentru fiecare tarif si pret

platite beneficiaza de avantajul unor servicii specifice care le favorizeaza realizarea corespunzatoare a obiectivelor de afaceri;

incasarile totale evaluate sa acopere costurile organizatorului si sa asigure si un anumit

profit.

Principalele costuri care se iau in consideratie la calcularea tarifelor si preturilor de catre organizatorul evenimentului sunt urmatoarele:

costuri administrative ale organizatorului: salarii si remuneratii, deplasari, cheltuieli

pentru rechizite de birou, convorbiri telefonice, posta, corespondenta prin fax si electronica, chirii si intretinere pentru birouri; asigurare; aprovizionare.

costuri de promovare si atragere a participantilor: materiale de reclama si publicitate;

reclama si publicitate in mass-media; mici "atentii" si articole promotionale;

costuri de protocol: bauturi racoritoare si cafele, gustari, mese la restaurant;

costuri de inregistrare si gestionare a evenimentului: formulare si brosuri de

inregistrare, ecusoane, etichete, banderole, salarii pentru personal temporar, preluarea si prelucrarea comenzilor si echipament de birotica;

costuri de promovare a evenimentului propriu-zis: pliante, prospecte, video-casete,

dischete, regulamente de participare, desene ale spatiilor evenimentului, plicuri, alte rechizite;

costuri pentru realizarea tehnica a evenimentului: constructii, amenajari, instalatii

electrice, telefonie, standuri, scene, podiumuri, aranjamente florale, mobilier si echipament, articole de prima necesitate; salarii pentru personalul prezent la eveniment; asigurari, cote pentru pompieri, asistenta medicala .

costuri pentru inchiriere de echipament audio-vizual, de proiectie, de traducere

simultana;

costuri pentru consum de energie electrica si apa, convorbiri telefonice ale

expozantilor;

diverse alte costuri pentru transport de marfuri si personae;

costurile manifestarilor conexe in sprijinul evenimentului;

taxe si impozite legale;

diverse alte costuri ce nu pot fi prevazute;

Evaluarea costurilor si reflectarea lor corecta in tarifuri si preturi constituie un exercitiu destul de complex si dificil dar absolut obligatoriu pentru organizatorul unui eveniment.

Manifestarile conexe in sprijinul evenimentului

Companiile participa la un eveniment in scopul satisfacerii propriilor obiective de afaceri.

Pe langa realizarea obiectivelor de marketing si vanzari de catre expozanti si promotori, respectiv de achizitii de catre vizitatorii si asistentii profesionali, o serie de alte obiective la care s-au facut referiri mai inainte, informare, comunicare, stabilire si consolidare de contacte si relatii de afaceri au o importanta covarsitoare pentru realizarea prezenta si viitoare a obiectivelor de vanzare-cumparare. Ele faciliteaza programarea activitatilor prezente si viitoare la un nivel deosebit de eficient si ridicat.

Expunerea produselor, serviciilor si tehnologiilor intr-un stand in cadrul unui targ sau al unei expozitii, prezentarea lor in cadrul unei conventii in fata auditoriului reprezinta ponderea cea mai ridicata in facilitarea realizarii propriilor obiective de afaceri.

In ultimii 10-15 ani in special, din necesitatea de a completa si detalia volumul de informatii si a stabili noi punti de comunicare intre grupele de participanti, organizatorii de evenimente programeaza si realizeaza, in stransa cooperare cu participantii, diverse manifestari conexe in sprijinul evenimentelor.

Manifestarile conexe pot avea cele mai diverse tematici si imbraca cele mai variate forme, in functie de iscusinta, experienta organizatorului, expozantilor, promotorilor sau a altor factori concurenti, cum ar fi: prezentari de produse, servicii si tehnologii; conferinte, seminarii, simpozioane, parade de moda, degustari de produse alimentare si bauturi, testari de produse cosmetice, demonstratii practice.

Odata cu programarea si elaborarea logisticii evenimentului, organizatorul prevede realizarea unui program de manifestari conexe, care pot fi impartite in patru mari categorii:

manifestari conexe realizate de organizator in scopul crearii si optimizarii imaginii

asupra evenimentului, al atragerii interesului participantilor;

manifestari conexe realizate de organizator in scopul pregatirii, instruirii

participantilor in legatura cu identificarea si utilizarea acelor modalitati care le pot satisface in cel mai inalt grad realizarea obiectivelor de afaceri;

manifestari promotionale organizate de expozanti si promotori pentru informarea cat

mai completa si detaliata a potentialilor cumparatori asupra caracteristicilor, avantajelor, calitatilor si preturilor propriilor produse, servicii si tehnologii;

manifestari cu caracter recreational, de petrecere placuta a timpului liber, realizate de

organizator in favoarea participantilor si marelui public, avand ca scop final mentinerea si cresterea interesului, la nivel individual, fata de eveniment.

Serviciile specializate necesare

Succesul unui eveniment este facilitat, in primul rand, de calitatea si diversitatea serviciilor specializate asigurate participantilor in schimbul tarifelor si preturilor pe care acestia le platesc.

Orice eveniment este conceput pe principiul activitatii in echipa, el nu poate fi realizat de diversi indivizi care sa presteze separat anumite servicii sau acticvitaati, fara o coordonare corespunzatoare intre ei, in cadrul unei echipe.

Gama serviciilor specializate necesare realizarii unui eveniment este conceputa in functie de mai multe criterii:

trasaturile si particularitatile evenimentului: tematica, loc si perioda de organizare,

structura si numarul potentialilor participanti;

facilitatile, cladirile, pavilioanele, salile, echipamentul si dotarile complexului

expozitional sau centrul de conventii in care are loc evenimentul;

experienta, posibilitatile financiare si logistice ale organizatorului;

preferintele anticipate ale participantilor;

comparabilitatea cu serviciile specializate asigurate de alti organizatori pentru

evenimente similare.

In ultimii ani, gama si calitatea serviciilor specializate asigurate cu ocazia unui eveniment au evoluat de la serviciile legate de constructia, amenajarea pavilioanelor, standurilor si salilor de convensii, inchirierea mobilierului si echipamentului necesar participantilor si organizatorului la prestarea unui numar si unei diversitati tot mai largi de servicii specializate, astfel incat sa se creeze mediul cel mai propice pentru realizarea obiectivelor de aafceri ale participantilor. In prezent, obiectivele urmarite de asigurarea si prestarea serviciilor specializate la un eveniment pot fi grupate in cel putin cinci mari categorii:

facilitarea participarii si realizarii obiectivelor de afaceri ale tuturor participantilor;

realizarea unui mediu, a unei ambiante placute, creatoare, atragatoare pentru toti

participantii;

realizarea unor componente grafice si decoratiuni care sa proiecteze o imagine

favorabila si atragatoare asupra evenimentului si activitatii practicate cu prilejul acestuia;

crearea unui climat favorabil intalnirilor si comunicarii facile intre vanzatori si

cumparatori;

informarea participantilor asupra ultimelor noutati in domeniile lor de activitate.

Prestarea serviciilor specializate este asigurata, in cadrul unui program unitar stabilit, de:

organizatorul evenimentului;

companii si personae individuale, asa-zisii contractori de servicii specializate;

proprietarul complexului expozitional sau al centrului de conventii;

alte entitati din diverse domenii: publicitate, mass-media, aprovizionare, alimentatie.

Principala functie a serviciilor specializate consta in rezolvarea tuturor problemelor, necesitatilor si cerintelor legate de realizarea unui eveniment.

1.2.5.8. Relatii de cooperare legate de realizarea evenimentului

O particularitate cu totul aparte a evenimentelor in calitate de componente ale sectorului serviciilor este aceea a necesitatii imperioase a activitatii in echipa, a concertarii si coordonarii tuturor activitatilor si serviciilor prestate de o gama relativ larga de factori componenti care concura la asigurarea succesului oricarui eveniment. In acest context, toate activitatile se conditioneaza, se influenteaza reciproc in cadrul unor relatii de interdependenta stabilite de organizator si dirijate spre prestarea in cele mai bune conditii, contribuind, in final, la succesul evenimentului.

Este unanim recunoscut ca, pentru aceasta, organizatorul trebuie sa creeze un sistem cuprinzator de relatii cu atributiuni si responsabilitati specifice. Acestea sunt cuprinse de organizator in programul general si logistic de realizare a evenimentului. Ele se refera la relatiile si cooperarea organizatorului cu:

proprietarul sau detinatorul complexului expozitional ori al centrului de conventii;

participantii la eveniment : expozantii si promotorii, vizitatorii si asistentii

profesionali, specialistii;

intermediarii, agentii si reprezentantii pentru atragerea si recrutarea participantilor la

eveniment;

prestatorii de servicii pentru eveniment:

servicii specializate : proiectarea, arhitectura, constructia, amenajarea si

decorarea standurilor, pavilioanelor si salilor; inchirierea de echipamente, mobilier, articole de prima necesitate pentru eveniment si participanti; executia de lucrari de instalatii, de proiectii video, de transmisii radio, de alte servicii strict necesare: traducere, secretariat, intretinere si curatenie, paza, prevenirea incendiilor si poluarii; servicii de reclama, publicitate si public relations; angajarea de personal temporar.

servicii adiacente: alimentatie publica, birouri de schimb valutar, comisionariat

si posta, puncte de vanzare, organizari de spectacole de teatru, muzicale, transport de marfuri si personae, intermediari.

mass-media, agentiile de publicitate si public relations, agentiile de turism, hoteluri;

autoritatile, asociatiile si entitatile guvernamentale;

alti organizatori de evenimente, dupa caz.