Recrutarea, selectia si integrarea resurselor umane

Nu este usor sa lucrezi cu oameni, dar vei lucra mult mai usor cu oamenii pe care i-ai selectat cu atentie de la inceput.

Cand angajezi o persoana, iei o decizie foarte importanta, deoarece modul cum o atragi si o retii in firma ta va avea implicatii directe asupra muncii tale si a celorlalti angajati.

Mai ales intr-un climat economic dificil, este foarte important sa iei o decizie buna din start. Costurile unei decizii incorecte pot fi foarte mari, nu doar din punct de vedere financiar, ci si ca timp si energie pe care managerul le-a investit.

Acest capitol analizeaza etapele pe care trebuie sa le parcurgi pentru a selecta si angaja oamenii potriviti.

Angajarile cele mai catastrofale au fost facute in graba, angajatorul nestiind exact care erau caracteristicile esentiale ale postului liber sau ce tip de persoana se potrivea pentru postul respectiv.

Angajatorul dorea numai "sa gaseasca pe cineva" Aceasta abordare este sortita esecului din start, deoarece are trei puncte slabe fatale:

• Neglijeza descrierea sarcinilor cheie ale postului
• Nu specifica ce tip de persoana ar fi cea mai potrivita
• Presupune din start (fara ca acest lucru sa fie verificat) ca exista un post liber, ce trebuie ocupat cat mai rapid.

Decizia de recrutare

De obicei te gandesti ca trebuie sa angajezi pe cineva in doua situatii:

• Cand un angajat de-al tau este mutat pe un alt post sau paraseste firma
• Cand un volum crescut de munca indica faptul ca trebuie creat un nou post

Atunci cand o persoana paraseste un loc de munca, se naste imediat tentatia de a cauta pe cineva cat mai asemanator persoanei plecate. Din pacate, aceasta este o greseala pe care o fac multi manageri. Inainte de a decide ca trebuie sa angajezi un om, asigura-te ca:

• Nu poti distribui responsabilitatile intre angajatii ramasi
• Nici unul dintre angajatii ramasi nu poate fi promovat sau instruit pentru a satisface cerintele postului ramas liber.

Inainte de a incepe procesul de selectie, managerul ar trebui sa se gandeasca:

• Daca postul pentru care vrea sa angajeze pe cineva are exact aceleasi caracteristici cu postul detinut de persoana plecata (poate intre timp lucrurile s-au mai schimbat)
• Daca exista in acest moment posibilitatea de a reorganiza intern diferite sarcini.

Daca managerul decide ca trebuie angajata o noua persoana, trebuie sa se hotarasca exact ce presupune postul respectiv. Managerul identifica modul cum doreste ca noul post sa contribuie la eficienta generala a afacerii, tinand cont de factori ca:

• Posibilitatea marita de a imbunatatii calitatea produselor / serviciilor pe care firma le ofera
• Serviciile suplimentare ce pot fi oferite cu ajutorul noului angajat.

Descrierea postului

De multe ori managerii au o idee destul de vaga despre postul pentru care doresc sa angajeze o persoana. Descrierea postului pe care doresti sa-l ocupi este un element cheie al procesului de selectie, intrucat ea indica exact ce anume va trebui sa faca persoana angajata. Cum majoritatea denumirilor posturilor sunt neclare, o fisa a postului este foarte utila tocmai pentru ca specifica exact ce trebuie sa faca cel sau cea care ocupa postul respectiv. De aceea in momentul procesului de planificare atunci cand managerul descrie postul trebuie sa ia in calcul toate indatoririle pe care noul angajat trebuie sa le indeplineasca la locul de munca.

Fisele de post variaza de la un caz la altul, dar de obicei ele contin:

sarcinile principale pentru care ocupantul postului va fi responsabil

superiorii si subordonatii pe linie ierarhica (daca este cazul)

intinderea responsabilitatilor ocupantului postului.

Managerul trebuie sa elaboreze cu atentie fisa postului, deoarece ea reprezinta o inregistrare oficiala a sarcinilor angajatului care ocupa postul.

Fisa postului inmanata din start angajatului va preveni din start neintelegeri ulterioare deoarece noul angajat va sti exact ce se asteapta de la el. De asemenea, fisa postului reprezinta o garantie a faptului ca nici un aspect al muncii nu va fi neglijat doar pentru ca nu este agreat.

Din momentul in care exista o fisa a postului, poti face si descrierea tipului de persoana de care ai nevoie. Gandeste-te la cerintele specifice ale postului si la tipul de persoana care ar fi capabila sa se achite de sarcini in mod eficient. Aceasta este deseori partea cea mai neglijata a procesului de selectie. Majoritatea oamenilor pot injgheba, la cerere, o fisa de post. Dar cere sa-ti fie precizat tipul de persoana potrivita pentru post si vei fi norocos daca vei primi cateva cuvinte mazgalite pe spatele unui plic. Acest lucru se intampla deoarece managerii cred, de multe ori, ca vor recunoaste instantaneu persoana potrivita pentru un anumit post, din momentul cand va intra pe usa.

Trebuie sa pui pe hartie aptitudinile, cunostintele si calitatile pe care le doresti de la viitorul angajat astfel incat, atunci cand vei intervieva candidatii, sa poti descoperi rapid cat de mult se apropie fiecare de ceea ce doresti. Este util sa se mentioneze calitatile solicitate sub trei forme :

calitati fizice:

indemanare - in cazul unei munci care necesita dexteritate

aspect curat si ingrijit - daca persoana respectiva va lucra in contact direct cu clientii

mobilitate - daca postul solicita efectuarea multor calatorii

forta fizica - daca munca este grea si presupune, de exemplu, ridicarea multor greutati.

abilitati si cunostinte

abilitatea de a lucra cu cifre - in contabilitate

talent literar - daca munca implica redactarea de texte (rapoarte, scrisori, etc.)

gandire critica si rationala - daca este importanta capacitatea de a gandi clar si de a trage concluzii logice.

calitati psihice

rezistenta emotionala - daca abilitatea de a rezista la presiunea emotionala este o calitate importanta in cadrul postului

adaptabilitate - daca slujba solicita cooperare cu alte personae.

Este de asemenea util sa faci distinctia intre :

calitati esentiale: cele pe care o persoana trebuie neaparat sa le posede pentru a fi competenta in munca sa

calitatile "de dorit": cele care diferentiaza o persoana excelenta de una destul de buna

calitatile nedorite: acele caracteristici pe care nu vrei sa le aiba persoana pe care o angajezi. Identificarea acestui tip de calitati este utila mai ales atunci cand nu sti foarte exact ce anume cauti.

1. Recrutarea resurselor umane

Definire - Recrutarea este activitatea de identificare a persoanelor care au acele caracteristici solicitate de posturile vacante si de atragere a acestora in cadrul organizatiei

Metode de recrutare - rezultatele recrutarii sunt influentate de metoda folosita. Dintre metodele practicate pentru recrutarea personalului mentionam

publicitatea;

reteaua de cunostinte;

folosirea consilierilor de recrutare;

cautarea persoanelor;

fisierul cu potentiali angajati;

activitatile de marketing.

Sursele de recrutare pot fi din zona locala (scoli profesionale, licee, universitati, propria intreprindere sau alte intreprinderi, oficii de munca si securitate sociala, etc.), sau din afara zonei locale (pe langa cele indicate mai sus, targuri de locuri de munca, asociatii profesionale, firme specializate, asociatii ale persoanelor cu handicap etc.).

Criteriile de recrutare pot fi competenta, vechimea si potentialul de dezvoltare a candidatilor.

Planul de recrutare - pentru ca recrutarea sa se faca in mod profesionist, trebuie elaborat un plan de recrutare.

Etapele planului de recrutare sunt

studiul politicii de personal a organizatiei;

organizarea posturilor si a persoanelor (organigrama efectiv aplicata si cea de perspectiva, din compararea carora se poate stabili concret necesarul de recrutat);

studiul plecarilor (o evidenta a posturilor devenite disponibile datorita demisiilor, concedierilor, pensionarilor sau deceselor);

studiul posturilor (pe baza descrierii acestora, evidentiindu-se informatiile privind denumirea postului, obiectivele, sarcinile, responsabilitatile si mijloacele folosite);

calcularea nevoilor directe (prin simpla comparare a efectivului teoretic cu cel real, prin luarea in considerare a vitezei cu care se reinnoieste personalul);

calcularea nevoilor de recrutare (asezarea intr-un tabel a nevoilor directe si indirecte, acoperirea acestora din resurse interne, posturile cu persoane disponibile, si insumarea acestora in nevoi totale si nevoi de recrutare).

1.1. Atragerea candidatilor

Daca trebuie sa dai un anunt publicitar sau sa folosesti o agentie de plasare a fortei de munca, specificarea tipului de persoana pe care-l doresti trebuie scrisa intr-un mod cat mai atractiv si, totodata, cat mai corect. Fii foarte atent atunci cand formulezi anuntul, caci poti cadea cu usurinta intr-o capcana.

Daca nu ai in vedere decat sarcinile listate in fisa postului, anuntul dat pentru angajarea unui manager al unui magazin ar putea suna astfel:

" . trebuie sa fie capabil sa manuiasca rapid si atent bani cash si sa fie familiarizat cu contabilitatea; de asemenea, trebuie sa fie pregatit sa lucreze si sambata."

Daca te-ai gandit doar la tipul de persoana care vrei sa faca treaba respectiva, anuntul poate suna astfel:

" . candidatii trebuie sa abordeze vanzarea intr-un mod entuziast, sa aiba abilitatea de a lucra cu oamenii si o puternica dorinta de a invata."

Candidatii raspund sau nu unui anunt ce ofera un loc de munca in functie de felul cum suna acesta. La primul anunt vor raspunde, probabil, persoane atrase de aspectele financiar-contabile ale postului, dar care s-ar putea sa nu fie deloc interesate de partea sa comerciala. La al doilea anunt vor raspunde candidatii interesati de contactul cu oamenii, dar care vor trebui instruiti din punct de vedere financiar-contabil. In momentul in care este conceput un astfel de anunt, managerul trebuie sa mentioneze cat mai multe dintre calitatile pe care le doreste de la viitorul sau angajat.

Daca nu au fost enumerate in textul anuntului principalele calitati dorite, fie managerul care se ocupa de recrutarea personalului va fi coplesit de un numar mare de raspunsuri, fie vor raspunde personae nepotrivite si atunci tot efortul devine zadarnic. Important este sa se mentioneze in anunt modul cum trebuie sa raspunda candidatii, precum si data pana la care sunt primate raspunsurile.

2. Selectia resurselor umane

Definire - selectia este procesul prin care se alege, conform unor criterii, cel mai potrivit candidat pentru a ocupa un anumit post

Activitatile procesului de selectie sunt

primirea;

intervievarea si administrarea de teste solicitantilor;

conducerea investigatiilor privind mediul din care provin solicitantii;

programarea examinarilor medicale;

plasarea noilor angajati;

urmarirea integrarii lor;

tinerea dosarelor si a rapoartelor adecvate.

Adunarea informatiilor

Rezultatul ideal al unui anunt pentru recrutare de personal ar fi atragerea cate unui singur candidat, cel mai bun posibil, pentru fiecare post oferit. Dar astfel de cazuri sunt rare, daca nu chiar inexistente. In functie de postul pe care il "pui la bataie", te trezesti de multe ori cu un numar impresionant de candidati carora nu le poti face fata. Asa ca trebuie sa faci o preselectie, sa te decizi pe cati dintre ei ii vei intervieva. Binenteles, exista o stransa legatura intre calitatea candidatilor si numarul celor pe care ii vei invita la interviu.

Obtinerea informatiilor preliminare

Trebuie sa ii determini pe candidati sa-ti ofere informatii relevante despre ei. Pe baza acestor informatii vei face o preselectie a posibililor angajati. De exemplu, prea multe slujbe anteriaore pot fi un indiciu negativ, asa cum locuinta candidatului in apropierea firmei tale poate fi un factor pozitiv, mai ales daca programul de lucru incepe dimineata devreme.

Ca sa poti obtine aceste informatii managerul trebuie sa organizeze o selectie riguroasa care presupune parcurgerea urmatoarelor etape :

• intocmirea unui curriculum vitae;

intocmirea scrisorii de prezentare;

completarea formularului de angajare;

interviul;

testarea (teste bio-medicale si psiho-fiziologice, teste de aptitudini simple si complexe, teste de indemanare, teste de inteligenta si perspicacitate, teste de cunostinte generale si grad de instruire, teste de creativitate);

verificarea referintelor;

examenul medical;

angajarea.

Formularul - tip de angajare

Formularele tip nu fac decat sa solicite anumite informatii necesare angajatorului. Ele iti vor furniza informatiile de baza, dar rareori iti vor spune ce fel de persoana se ascunde in spatele acestor informatii.

CV-ul (Curriculum Vitae)

CV-urile pot furniza informatii de calitate diferita. Unele sunt foarte detaliate, spunandu-ti totul, altele sunt prea scurte pentru a-ti fi de vreun folos.

De obicei CV-ul vorbeste despre educatia individului si despre principalele repere ale carierei sale, dar da si cateva detalii personale care definesc mai mult sau mai putin personalitatea candidatului. Unii oameni fac o impresie foarte buna pe hartie, dar atunci cand apar in carne si oase, buna impresie se risipeste instantaneu.

Un CV tinde sa furnizeze mai multe informatii de natura psihologica decat un formular tip, deoarece il concepe candidatul insusi, asa cum crede de cuviinta, pe cand in cazul formularului tip candidatul nu face decat sa raspunda intrebarilor tale.

Referintele

Referintele sunt modalitati de a obtine opinii despre candidat de la alte persoane. Problema este ca referintele sunt de multe ori subiective. Daca unui candidat i se cere sa nominalizeze o persoana care poate da referinte, in mod clar el va numi doar pe cineva care va scrie despre el "de bine".

Daca managerul se decide sa adune referinte, trebuie sa faca acest lucru imediat (trebuie sa verifice in prealabil daca persoana in cauza a anuntat sau nu la actualul sau loc de munca faptul ca isi cauta o alta slujba). Orice intarziere poate determina sosirea referintelor dupa interviul fixat candidatului si atunci nu vor mai fi de nici un folos, mai ales daca sunt negative.

Verificarea candidatilor

Cu ajutorul informatiilor initiale managerul se poate decide care candidati prezinta interes, cu alte cuvinte, cine s-a calificat in urma preselectiei. Pentru a continua selectia, cele mai bune metode sunt interviul si / sau testarea.

Testele

Testele sunt utile pentru a stabilii daca persoana vizata are dorinta sau capacitatea de a indeplini anumite sarcini. Managerul poate testa candidatul in doua moduri: psihologic si practic.

Testarea psihologica a devenit in Occident un mod foarte popular de evaluare a candidatilor, mai ales la nivel executiv. Acest tip de testare permite sa se evalueze:

cunostintele tehnice, de specialitate, solicitate de post;

firea sau personalitatea (aspecte detaliate ale trasaturilor individuale de caracter).

Este important de subliniat ca astfel de teste pot evalua numai competenta potentiala a individului sau preferintele personale ale acestuia. Ele nu pot decide daca cineva este intr-adevar suficient de competent pentru postul respectiv. Oricum, testele furnizeaza informatii utile, care nu se pot obtine printr-un interviu.

Daca firma se hotaraste sa foloseasca evaluarea psihologica, trebuie sa se asigure ca ea este relevanta pentru post si ca testele alese sunt concepute de catre o persona de specialitate ( in cazul testarii personalitatii, de catre un psiholog). Informatiile obtinute in urma acestei testari pot fi discutate si explorate in continuare in timpul interviului.

Testarea practica este celalalt mod prin care te poti asigura ca persoana pe care o testezi are calitatile cheie. Managerul care face selectia poate crea un exercitiu de simulare cu ajutorul caruia poate verifica competenta unei persoane.

Interviurile

Interviul este etapa decisiva in selectarea unui angajat. Interviul iti permite:

sa evaluezi compatibilitatea candidatilor cu postul vizat;

sa analizezi informatiile obtinute anterior;

sa vezi cum reactioneaza candidatii in anumite situatii.

Interviurile au cateva avantaje evidente: sunt usor de organizat, solicita putin echipament special (sau chiar deloc) si consuma exact atata timp cat esti pregatit sa le aloci. In plus interviurile ofera posibilitatea de a-i vedea pe candidati si de a discuta cu ei fata in fata.

Cu toate acestea, oricine a sustinut un interviu fara a se pregati stie ca este mult mai dificil decat pare. Principalele probleme cu care se confrunta in general managerii care sustin interviuri sunt:

acorda o importanta exagerata primei impresii. Daca nu sti exact ce cauti, poti sfarsi bazandu-te pe flerul tau in ceea ce ii priveste pe oameni, iar acest lucru nu este indicat.

Nu se pregatesc suficient. Daca nu ti-ai facut temele cu constiinciozitate, in timpul discutiei vei omite sa explorezi zone importane. Drept urmare, candidatii nu isi vor dezvalui adevaratele atitudini decat prea tarziu - de multe ori dupa ce sunt deja angajati.  

Integrarea profesionala

Definire - integrarea profesionala este o faza ulterioara angajarii. Aceasta asigura asimilarea unei persoane in mediul profesional si adaptarea ei la cerintele grupului din care face parte.

Componentele unui sistem de integrare profesionala eficient sunt

pregatirea noilor angajati;

stabilirea informatiilor de care au nevoie noii angajati;

precizarea responsabilitatilor pentru integrare;

cunoasterea principiilor ce vor fi avute in vedere la integrarea profesionala.

Metode de integrare profesionala:

manualul noului angajat;

conferinte de indrumare;

instructaje;

filme de indrumare;

luarea sub tutela, etc.

Integrarea profesionala a unui nou angajat ia sfarsit atunci cand acesta este capabil sa indeplineasca in mod corect, sarcinile postului pe care il ocupa.

Avantajele selectarii persoanelor potrivite

Selectarea personalului este un proces dificil, care necesita destul de mult timp. Modul cum iti alegi angajatii si cum ii retii in firma joaca un rol foarte important pentru intreaga afacere. Pregatirea atenta a procesului de selectie reprezinta o buna investitie pentru orice manager, deoarece angajarea unei persoane potrivite va contribui considerabil la succesul intregii firme. Selectarea unui individ productiv si puternic motivat ii va influenta si pe ceilalti in mod pozitiv.

O alegere proasta poate determina tot felul de probleme. Daca toti angajatii au muncit din greu pentru a suplini o absenta, alegerea unei persoane nepotrivite pentru postul respectiv ii va demoraliza.

Este important de retinut ca un angajat nepotrivit se poate dovedi un mare handicap pentru firma; in schimb, un angajat bine ales este un bun de pret. Merita efortul de a face o selectie corecta!