Receptia marfurilor

Receptia marfurilor

Activitatea de aprovizionare cu materii prime, materiale, marfuri a intreprinderilor se incheie cu receptia acestora. Orice primire de valori in gestiune este insotit de receptie, operatie de mare importanta pentru satisfacerea cantitativ si calitativ a nevoilor intreprinderii, de fapt ale clientilor in cele din urma.

Receptia reprezinta operatia de identificare si verificare cantitativa si calitativa a marfurilor ce se primesc in depozit si a celor ce se livreaza din fabrica sau depozit. Receptia, are drept obiectiv, verificarea mai multor aspecte privind calitatea, cantitatea, indeplinirea intocmai a contractului care reglementeaza relatiile dintre furnizor si beneficiar si intre acestia si intreprinderea de transport.

Decizia privind receptia ocupa un loc central in cadrul politicii de aprovizionare a intreprinderii; obiectul deciziei in domeniul receptiei se refera la locul receptiei, cantitatea si calitatea produselor. Conducerea intreprinderii numeste comisia de receptie care are in componenta sa de regula, un reprezentant al producatorului, unul al beneficiarului, un merceolog de specialitate si gestionarul valorilor ce formeaza obiectul receptiei.

In ceea ce priveste locul receptiei, decizia poate avea in vedere receptia la furnizor, sau la sediul beneficiarului si se concretizeaza intr-o clauza contractuala . Alegerea locului se face in functie de marimea loturilor cu care urmeaza sa se fac aprovizionarea, ritmicitatea aprovizionarii, folosirea eficienta a mijlocului de transport si a resurselor de munca . Daca prin contract se stabiliste clauza franco- furnizor, beneficiarul nu-si trimite delegat pentru receptie, produsele se pot livra pe baza autoreceptiei, care consta in verificarea cantitativa si calitativa a produselor de catre furnizor la sediul acestuia intocmindu-se proces verbal de autoreceptie. Autoreceptia este un procedeu economic, eliminand cheltuielile de receptie, si se foloseste de regula , la verificarea produselor perisabile sau cu o periodicitate foarte ridicata a livrarilor.

Indiferent unde are loc receptia cantitativa a produselor se face verificandu-se concordantele dintre contract sau comanda si cantitatea livrata . In documentele de livrare se mentioneaza nu numai cantitatea livrata , ci si conditiile de masurare avute in vedere care pot influenta cantitatea receptionata ( de ex.umiditatea, sistemul de cantarire).

Avand in vedere ca intreprinderea de transport raspunde de integritatea produselor transportate, la eliberarea lor catre destinatar, se face o verificare cantitativa a acestora, in special in statiile de cale ferata . Se verifica cu acest prilej, integritatea vagonului, a sigiliilor si a numarului de colete. Aceast verificare nu se confrunta cu receptia cantitativa , care odata executata , exonereaza de raspundere carausul. Daca sunt constatate cu acest prilej, lipsuri cantitative imputabile intreprinderii de transport sau deteriorari de ambalaje, de sigiilii, se intocmeste un proces verbal de constatare, folosit ulterior pentru a solicita daune. La sediul beneficiarului, dupa ce s-a executat receptia cantitativ finala, se intocmesc actele de incarcare a gestiunii.

Obiectul receptiei calitative il constituie verificarea si determinarea calitatii produselor primite prin compararea lor cu standardele in vigoare, cu normele interne, caietele de sarcini, monstrele omologate, etc.. controlul calitatii, se executa nu numai pentru produse, ci si pentru ambalaje si vizeaza nu numai aspectele fizico-chimice ale produselor, ci si elemente calitative privind structura sortimentala , marcarea, aspecte cuprinse in contract sau comanda .Receptia cantitativa si calitativa se poate realiza pentru intregul lot de

marfa , numit si bucata cu bucata sau prin sondaj.

DECIZII STRATEGICE REFERITOARE LA SURSELE DE APROVIZIONARE

Inainte de a selecta firmele de la care va achizitiona produsele necesare, orice organizatie trebuie sa stabileasca strategia sa referitoare la sursele de aprovizionare, pe baza urmatoareleor criterii principale:

a. numarul surselor - unul, doi sau mai multi furnizori;

b. proximitatea surselor - furnizori locali sau furnizori aflati la distante mai mari;

c. marimea surselor - furnizori de dimensiuni mici sau furnizori de mare anvergura;

d. piata de provenienta - piata interna sau piata externa .

Sub aspectul numarului surselor, firma poate alege pentru fiecare produs in parte, fie un furnizor unic, fie furnizori multipli. Strategia de cumparare dintr-o sursa unica este o alegere efectuata de firma in mod deliberat si nu trebuie confundata cu situatia generata de pozitia de monopol a furnizorului pe piata..

In mod traditional, abordarea recomandata a fost cumpararea din surse multiple, in cazul in care cantitatea necesara este suficient de mare. Noua orientare spre dezvoltarea unor relatii de parteneriat cu furnizorii, apelarea la metoda JIT, precum si managamentul calitatii totale sunt factori care au sporit importanta aprovizionarii din sursa unica . Pe termen lung, sursa unica ofera numeroase avantaje:

gradul redus de variatie a caracteristicilor produsului;

imbunatatirea planificarii si controlului, ca urmare a unei comunicari mai bune, ceea ce permite perfectionarea activitatilor logistice si reducerea costurilor;

generarea de inovatii de produs si de proces si crearea unui climat in care furnizorii sunt pregatiti sa efectueze investitiile necesare in active fixe si resurse umane, ca rezultat al colaborarii dintre cumparator si furnizor:

reducerea costurilor administrative si mai buna intelegere a afacerii furnizorului, prin colaborarea cu acesta pe termen lung.

Pe termen lung, sursa unica prezinta urmatoarele dezavantaje:

*pierderea potentiala a accesului la informatii privind tendintele pietei, lansarea pe piata unor noi produse, datorit absentei unor contacte periodice cu furnizori multipli;

*costurile mai mari decat cele specifice aprovizionarii din surse multiple, ca urmare a lipsei unei presiuni concurentiale asupra furnizorului unic;

*expunerea la problemele furnizorului, de exemplu la situatiile de forta majora;

*vulnerabilitatea fata de deteriorarea performantelor furnizorului, de exemplu, fata de intarzierea livrarilor, deficientele calitative, cresterile de pre si neonorarea contractelor.

Cumpararea din mai multe surse prezinta urmatoarele avantaje:

*cresterea sigurantei aprovizionarii;

*posibilitatea de modificare a presiunii competitive asupra unui anumit furnizor, prin modificarea volumului marfurilor contractate cu acel furnizor;

Aprovizionarea din surse multiple pe termen lung poate sa conduca la aparitia nemultumirilor unor furnizori care nu doresc sa livreze acelasi produs ca si concurentii lor.

In functie de proximitatea surselor, firmele cumparatoare pot alege furnizori locali si sau furnizori aflati la distante mai mari. Caracterul local al unei surse este determinat de usurinta transportului si comunicarii. Avantaje: cooperarea mai stransa intre cumparator si vanzator, in conditiile dezvoltarii unor relatii personale; costurile de transport mai mici; posibilitatea obtinerii mai rapide a comenzilor urgente sau suplimentare.

Prin achizitionarea din surse locale, firmele cumparatoare pot contribui la dezvoltarea economica a regiunilor in care isi desfasoara activitatea. Alegerea surselor in functie de proximitatea lor trebuie sa indeplineasca cerintele de profitabilitate ale organizatiei.

Marimea furnizorilor este un alt criteriu care sta la baza elaborarii strategiei referitoare la sursele de aprovizionare. Firma se poate orienta spre surse mici sau spre surse de dimensiuni mari. Punctele forte ale cumpararii din surse mici, comparativ cu sursele mari sunt urma toarele: atentia acordata de furnizor cerintelor firmei cliente; caracterul mai personal al relatiilor cu furnizorul, la nivel executiv; onorarea mai rapida , de furnizor, a cererilor de asistenta speciala , ale cumparatorului.

Adesea, furnizorii mici devin dependenti de firma cumparatoare. Pentru cumparator, sursele mari prezinta o serie de avantaje specifice:

-disponibilitatea potentiala a unor capacitati de productie pentru onorarea comenzilor suplimentare sau urgente ale cumparatorului;

-posibilitatea ca furnizorul sa puna la dipozitia clientului echipamente si cunostinte speciale;

-riscul scazut al dependentei furnizorului de client.

Aprovizionarea din surse de dimensiuni mult mai mari decat firma proprie poate avea inconveniente pentru cumparator in privinta puterii de negociere.

Piata de provenienta - avantaje:

-inexistenta pe piata interna a produselor necesare sau disponibilitatea lor in cantitati insuficiente;

-accesul la produse noi ca rezultat al procesului de inovare;

-nivelul scazut al calitatii produselor oferite de furnizorii interni;

-preturi mai avantajoase oferite de sursele externe;

-necesitatea de a dezvolta aranjamente de cumparare regionala sau globala;

-obtinerea de parti componente din tarile in care vor fi exportate produsele finite.

Aprovizionarea din surse externe are un grad de dificultate mai mare comparativ cu aprovizionarea din surse interne datorita :

-comunicarea dintre parti: diferentele de limba , distantele mari fata de furnizori, care diminueaza posibilitatea contactelor directe, diferentele de fus orar, care afecteaza programarea contactelor telefonice, stilurile de comunicare diferite.

Negocierea contractelor:
*Logistica. Fluxul marfurilor si informatiilor conexe este afectat de:

-complexitatea aranjamentelor de transport intenational; costurile mari, incertitudinea livrarilor la termenele stabilite, procedurile de returnare a produselor defecte.

*Reglementarile in vigoare. Firma cumparatoare trebuie sa aplice procedurile de import, sa obtina licentele de import necesare, sa respecte reglementarile referitoare la taxele vamale, tva si alte taxe.

*Cursul de schimb. Costul marfurilor cumparate poate varia in conditiile fluctuatiilor cursului de schimb. Este necesara alegerea valutei adecvate in care este exprimat pretul si va fi realizata plata, precum si adoptarea unei politici de evitare sau impartire a riscurilor determinate de astfel de fluctuatii.

*Documentatiile necesare. In comparatie cu achizitionarea produselor de pe piata interna , in cazul importurilor se impune utilizarea unor documente speciale:certificatele de origine, formularele de intrare in vama .