Organizarea structurala a activitatilor de aprovizionare

Organizarea structurala a activitatilor de aprovizionare

Pentru desfasurarea normala a proceselor de aprovizionare sunt constituite compartimente de specialitate sub forma de divizii, departamente, servicii, birouri in functie de volumul si profilul de activitate, forma de organizare si marimea firmei. Principalele atributii ale compartimentului de aprovizionare constau in:

. culegerea, prelucrarea si analiza informatiilor privind situatia activitatii economice, in general, si ale pietei, indeosebi, accentul fiind pus pe disponibilitatile de materiale pe piata , conditiile de procurare ale acestora, tendintele preturilor, etc;

. colaborarea cu compartimentele de cercetare - dezvoltare si de productie pentru stabilirea specificatiilor de materiale, a normelor de consum, a planurilor si programelor de aprovizionare;

. determinarea celor mai adecvate sorturi de materii prime, materiale, surse de aprovizionare, preturi de cumparare si planificarea in functie de necesitatile

firmei a cantitatilor de aprovizionat;

. procurarea propriu-zisa a tuturor materialelor necesare potrivit planurilor si programelor stabilite;

. urmarirea aprovizionarii efectuate si tinerea evidentei materialelor aprovizionate.

Prin organizarea interna se stabilesc domeniile de actiune, atributiile si responsabilitatile fiecarui subcolectiv de salariati din cadrul compartimentului de aprovizionare.

Oricare ar fi forma sau sistemul de organizare, se impune derularea activitatilor de aprovizionare si desfacere in concordanta cu necesitatea realizarii obiectivelor stabilite, respectiv functionarea in conditii de efecienta maxima si obtinerea de profituri cat mai mari.

In organizarea conducerii aprovizionarii se impune constituirea unor sisteme deschise, adaptabile la noile conditii care apar in relatiile de vanzare - cumparare. Dupa alegerea sistemului de organizare se trece la repartizarea pe posturi si functii a atributiilor si responsabilitatilor specifice, avand in vedere incarcarea rationala cu sarcini si atributii a fiecarui post din structura organizatorica a compartimentelor. Selectia personalului trebuie sa se faca pe baza examenului profesional si psihologic al candidatilor la diferite posturi si functii.

Structura personalului include seful de compartiment care se mai numeste si director cu aprovizionarea. In subordinea acestuia se afla grupele de agenti si /sau achizitori. In cadrul departamentelor mari structura de personal cuprinde si analisti cu aprovizionarea, dispeceri si experti in transporturi.

Agentii de aprovizionare se ocupa in general cu : studierea pietelor de materii prime si produse, depistarea surselor de furnizare, negocierea preliminara a conditiilor de furnizare ( inclusiv a preturilor de vanzare, de acordare a rabaturilor, a creditelor ), participarea la incheierea de conventii speciale, de contracte economice de livrare, achizitioanrea - cumpararea de materiale, produse sau echipamente tehnice, urmarirea derularii operative a procesului de aprovizionare in raport cu prevederile contractuale, contractarea unitatilor de transport specializate si stabilirea conditiilor de deplasare a resurselor materiale de la sursele de furnizare la punctele de destinatie, participarea la bursele de materii prime si studierea evolutiei potentialului de furnizare, a tendintelor de pret , informarea factorilor de conducere a asigurarii materiale, a colaboratorilor din celelalte compartimente asupra diferitelor situatii care presupun analize, evaluari, interpretari, decizii. Agentii de aprovizionare pot fi repartizati pe zone teritorial- geografice de furnizare sau cu raza nelimitata de actiune.

Expertii si dispecerii in transporturi se ocupa cu: elaborarea programelor optime de transport intre punctele de consum ale intreprinderii, asigurarea traficului privind miscarea materialelor in interiorul si in afara unitatii economice; asigurarea necesarului de mijloace de transport din parcul propriu al firmei sau

prin inchiriere; asigurarea conditiilor pentru realizarea, in timp util si cu eficienta operatiilor de incarcare, descarcare, manipulare a resurselor materiale; stabilirea masurilor pentru folosirea eficienta a mijloacelor de

transport proprii sau inchiriate si reducerea cheltuielilor cu miscarea materialelor.