Organizarea structurala a activitatii de aprovizionare si desfacere

ORGANIZAREA STRUCTURALA A ACTIVITATII DE APROVIZIONARE SI DESFACERE

1. Organizarea interna a subsistemelor de aprovizionare si desfacere

Derularea normala a proceselor de aprovizionare si de desfacere necesita organizarea in cadrul structurii manageriale a firmei a unor compartimente de specialitate sub forma de: divizii, directii, departamente, servicii, compartimente, in functie de volumul, profilul, marimea intreprinderii: corporatie, concern, companie, trust, regie autonoma, societate comerciala pe actiuni sau S.R.L.

La stabilirea formei de organizare se are in vedere:

identificarea principalelor functii ale subsistemului;

definirea criteriilor pe baza carora se va organiza structura subsistemului;

precizarea rolului subsistemului in cadrul organizarii structurale a firmei;

stabilirea gradului de centralizare-descentralizare (niveluri ierarhice, competente, autoritati etc.);

definirea precisa a functiilor ca element esential al eficientei structurii organizatorice.

Organizarea structurala trebuie sa prezinte o mare mobilitate sa fie capabila sa faca fata unor schimbari (adaptabilitate) care pot avea loc pe parcursul perioadei de gestiune.

Sisteme de organizare structurala a compartimentelor de asigurare materiala:

a) sistemul pe grupe de activitati distincte;

b) sistemul pe grupe de aprovizionare-depozitare-control, utilizare resurse materiale.

La organizarea compartimentului se pleaca de la scopul activitatii acestuia si anume:

prospectarea surselor si achizitionarea resurselor necesare procesului de productie;

transportul, depozitarea si evidentierea fiecarei resurse;

planificarea/programarea miscarii resurselor materiale in perioada de activitate proiectata;

stocarea si eliberarea resurselor necesare consumului;

controlul sistematic al utilizarii acestora.

a)   Sistemul pe grupe de activitati distincte (sistemul functional) asigura o delimitare selectiva a activitatilor de prognozare - planificare - programare a aprovizionarii, de cele privind prospec-tarea, negocierea, contractarea, realizarea aprovizionarii, de urmarire, control, analiza si evaluare a acestuia, de depozitare - pastrare a resurselor materiale asigurate, de urmarire a modului de folosire a acestora pe destinatii de consum.

Fig.  Structura organizatorica pe grupe de activitati distincte.

1. Grupa de plan contractare, evidenta are ca atributii:

o  stabilirea necesarului de resurse materiale, cantitativ si valoric pe perioada de gestiune;

o  fundamentarea programelor de aprovizionare;

o  intocmirea bilanturilor materiale;

o  dimensionarea cantitatilor de resurse materiale (fizic si valoric) care trebuie comandate;

o  selectarea si testarea potentialilor furnizori;

o  participarea la negocierea conditiilor de livrare, plata si incheierea contractelor comerciale;

o  determinarea stocurilor economice;

o  intocmirea situatiilor privind stadiul si gradul de acoperire cu materiale a necesarului;

o  urmarirea realizarii contractelor de aprovizionare;

o  urmarirea incadrarii in consumurile specifice si in nivelul stabilit al stocurilor.

2. Grupele operative de aprovizionare. Numarul acestora se stabileste in functie de varietatea materialelor necesare firmei, sortimentatia specifica a acestora, sursa de provenienta, numarul si dispersia teritoriala a furnizorilor.

Grupele operative de aprovizionare asigura realizarea concreta a aprovizionarii (derularea operativa a aprovizionarii materiale):

o   contactarea surselor de aprovizionare;

o   urmarirea la furnizori a formarii loturilor de livrat;

o   participarea la receptie - expeditie;

o   aducerea efectiva a resurselor materiale;

o   intocmirea documentatiei de atestare a actiunii;

o   operatiuni de cumparare neprogramata a unor materiale si produse in cantitati mici.

Pe parcurs culeg informatii despre furnizori, pe care le pun la dispozitie grupei de plan - contractare - evidenta.

3. Grupa depozitelor

o   asigura primirea-receptia partizilor de materiale sosite de la furnizori;

o    depoziteaza si pastreaza in bune conditii resursele primite;

o    asigura conservarea, evidenta si securitatea resurselor materiale;

o    pregateste si elibereaza in comun resursele materiale.

Grupele operative si cele de depozite sunt asezate pe acelasi nivel ierarhic.

Acest mod de organizare in sistemul pe grupe de activitati distincte are si limite, astfel:

nu asigura observarea unitara a produsului de aprovizionare in intregul lui (fiecare se ocupa cu particica lui);

se creeaza conditii pentru delegarea raspunderii intre grupe;

nu se asigura un control eficient al utilizarii resurselor in raport cu destinatiile initial prevazute si consumurile specifice;

nu ofera posibilitatea folosirii materialelor noi, inlocuitorilor si a celor refolosibile;

nu se pot preveni consumurile irationale.

b) Sistemul pe grupe de aprovizionare - depozitare - control, utilizare a resurselor materiale, are in vedere constituirea de grupe de materiale in cadrul compartimentului in a caror atributie intra realizarea procesului de aprovizionare in intregul sau dupa o conceptie unitara.

Fig. 1.4. Structura organizatorica pe grupe de aprovizionare-depozitare control, utilizare a resurselor materiale

Ca urmare fiecare grupa raspunde de asigurarea structurii materiale:

- fundamenteaza necesarul;

- contracteaza resursele;

- le aduce in firma;

- le gestioneaza;

- le da in consum;

- efectueaza controlul utilizarii acestora;

- efectueaza analiza - evaluarea procesului de asigurare materiala in ansamblul sau si pe fazele componente.

Structura de personal cuprinde cadre cu pregatire diversa, cadre cu studii superioare care coordoneaza activitatea grupei, cadre cu studii medii (ponderea lor fiind mai mare) si cadre cu studii primare (muncitori) care manipuleaza resursele materiale.

Criteriul de constituire a grupelor de aprovizionare - depozitare - control, utilizare a resurselor materiale poate fi: omogenitatea resurselor in functie de destinatia de utilizare. In acest sens se pot folosi trei variante:

1. pe grupe omogene de materiale - produsele petroliere, lemn, plastice, chimice etc.

Avantaje:

- activitatea este simplificata;

- personalul este specializat;

- se stabilesc relatii de lunga durata.

Dezavantaje:

- in cazul unui numar mare de puncte de consum si a unei dispersii permanente pot aparea disfunctionalitati si ingreunari ale procesului de urmarire control a modului de utilizare a resurselor materiale.

2. pe sectii consumatoare

Avantaje:

- cunoasterea in detaliu a consumului sectiei;

- se creeaza conditii pentru un control permanent si eficient al destinatiei de consum a materialelor;

- o mai buna corelare aprovizionare - productie, privind asigurarea tehnico-materiala.

- se asigura introducerea in circuitul economic a tuturor resurselor disponibile.

Dezavantaje:

- aplicabilitate limitata avand in vedere numarul redus de firme care indeplinesc conditiile implementarii acestei metode;

- nomenclatorul de produse este mare (foarte divers) si creste gradul de dificultate in asigurarea lor (materiale numeroase ca repere = furnizori multi = greutate in asigurare).

3. sistemul mixt

Avantaje:

- imbina avantajele primelor doua variante si elimina in mare masura dezavantajele care le sunt specifice.

Practic, grupele se ocupa cu asigurarea materialelor, care prin natura lor formeaza obiectul consumului, numai in cadrul unei anumite sectii de productie si grupe de materiale destinate consumului mai multor sectii (piese de schimb, carburanti, lubrefianti etc.).

Organizarea pe departamente reprezinta alta forma practicata la nivelul corporatiilor, companiilor, trusturilor.

Compartimentul de desfacere se organizeaza tot pe grupe, care trebuie sa asigure: omogenitate si operativitate in desfasurarea diferitelor activitati specifice; conducerea si coordonarea unitara a intregului proces de livrare - vanzare; sporirea responsabilitatii lucratorilor din compartiment in satisfacerea prompta a tuturor cerintelor si solicitarilor emise de clienti, in rezolvarea reclamatiilor si colectarea sugestiilor, propunerilor transmise de partenerii reali si potentiali, de cumparatorii si utilizatorii produselor.

Organizarea activitatii de desfacere - trebuie sa aiba in vedere:

- sistemul concurential existent in economia de piata:

producatorul trebuie sa fie prezent si activ in piata;

oferta trebuie sa dinamizeze procesul de schimb;

sa atraga cererea;

sa alimenteze mereu piata cu produse;

procesul de vanzare trebuie monitorizat avand in vedere ca acum se recupereaza capitalul investit.

- organizarea activitatii de vanzare se face prin directorii de produse care au urmatoarele atributii:

raspund de desfacerea produselor atribuite;

prospecteaza piata;

transmit ofertele primite;

negociaza si poarta tratative;

fac analiza de pret;

initiaza publicitatea si reclama;

incheie contractele si vand produsele;

urmaresc comportamentul produselor la cumparator;

acorda servicii asociate;

rezolva probleme de service.

2. Repartizarea atributiilor si responsabilitatilor pe posturi si functii, structura specifica de personal

Oricare ar fi forma sau sistemul de organizare ales scopul final - obiectivul de baza al intreprinderii este functionalitatea ei in conditii de eficienta, obtinerea de profituri cat mai mari din investitiile de capital efectuate.

Dupa alegerea sistemului de organizare se trece la repartizarea pe posturi si functii a atributiilor si responsabilitatilor specifice, respectiv a activitatilor pe care le au de realizat viitorii angajati, cu precizarea raspunderii ce le revine (sef serviciu, sef birou, economist, agent de aprovizionare, merceolog etc.) astfel incat sa asigure folosirea integrala a timpului disponibil de lucru. Firma nu-si poate permite sa aiba personal peste necesar sau salariati indisciplinati.

Selectia personalului se face pe baza examenului profesional si psihologic al candidatilor. Periodic se fac reexaminari privind nivelul de pregatire al personalului, se fac reasezari, reciclari, perfectionari, noi angajari etc.

Structura de personal include seful de compartiment, care poate purta denumirea de: director cu aprovizionarea, vicepresedinte responsabil cu aprovizionarea, sef serviciu, sef birou. Trebuie sa aiba experienta, capacitate de a intelege fenomenul, capacitate organizatorica, spirit de analiza a fenomenelor si proceselor economice.

Fig. 1.5. Structura organizatorica a compartimentului desfacere

Fig. 1.6. Structura organizatorica a directiei desfacere

Agentii de aprovizionare, in aceasta categorie intrand achizitorii si procuristii, constituie factorii aducatori de profit. Pentru rezolvarea sarcinilor de serviciu pe care le au dispun de urmatoarele cai:

- comandarea si aducerea materialelor in loturi economice, fundamentate prin calcule matematice (este necesar sa cheltuie numai atat cat trebuie);

- aprovizionarea grupata si ritmica de la furnizorii traditionali cu care entitatea are relatii si cu care se va negocia pentru preturi acceptabile, livrari avantajoase, rabaturi comerciale;

- alegerea materialelor si furnizorilor prin sisteme de testare si selectie adecvate.

Analistii elaboreaza: studii de prognoza privind evolutia consumurilor, fundamentarea necesarului de materiale, strategia si programul de aprovizionare, dimensionarea stocurilor, a cantitatilor economice de aprovizionat, situatii statistice, gradul de incadrare in consumurile specifice si in indicii de consum, stadiul rezolvarii litigiilor contractuale.

Expertii si dispecerii de transporturi: elaboreaza programele de transport cu toate elementele necesare.

3. Sistemul de relatii pentru aprovizionarea materiala si desfacerea produselor

Pe plan intern relatiile se organizeaza intre compartimente de aprovizionare materiala sau de desfacere si celelalte compartimente sau subunitati ale firmei.

In contextul activitatii generale, conducerea aprovizionarii materiale trebuie sa aiba legaturi permanente si active cu sectorul tehnic, care emite specificatiile materiale, cu sectorul de productie, care transforma resursele materiale in produse sau le incorporeaza in lucrari, cu compartimentul financiar care achita facturile pentru materialele aprovizionate, cu compartimentul desfacere care vinde produsele.

Mai detaliat are relatii interne cu:

compartimentele de planificare - dezvoltare si conducere (programare) operativa a fabricatiei;

compartimentul de desfacere (vanzare) a produselor pentru  necesarul de ambalaje;

compartimentul financiar si de contabilitate pentru  acoperirea financiara, inregistrarea cheltuielilor de transport - depozitare, necesarul de mijloace circulante aferente materiilor prime si materialelor, controlul folosirii resurselor;

compartimentul transport;

depozitele de materiale;

sectiile si atelierele de productie cu subunitatile auxiliare si de deservire;

compartimentul (atelierul) de conceptie proiectare sau de creatie, de cercetare, dezvoltare;

compartimentul de control tehnic de calitate.

Fig. 1.7. Sistemul de relatii pentru aprovizionarea tehnico-materiala si desfacerea produselor

Pe plan extern are relatii cu:

furnizorii de materiale de pe piata interna si internationala;

unitati specializate de transport (calea ferata, auto, aer, apa);

unitati specializate in importul de materiale;

unitati si institutii de cercetare specializate;

centre de calcul specializate (daca nu au unitati proprii de acest gen);

unitati bancare;

agenti de aprovizionare independenti angajati temporar, reprezentanti sau reprezentante comerciale;

surse de marfuri;

institutii de conjunctura mondiala;

unitati specializate in comercializarea de materiale si produse reutilizabile.

Relatii pe linie de desfacere

In interiorul intreprinderii compartimentul de desfacere are relatii cu:

compartimentele de strategie, planificare - dezvoltare si conducere operativa (programare) a productiei;

compartimentul de marketing;

compartimentul de aprovizionare;

subunitatile de productie;

compartimentul de transport;

compartimentul tehnic, de cercetare stiintifica si dezvoltare tehnologica;

cu depozitele de produse finite;

compartimentul de control tehnic de calitate.

In afara intreprinderii are relatii cu:

clientii (cumparatorii produselor);

unitatile de transport;

centre de calcul;

unitati specializate in comert exterior;

institute si unitati de cercetare specializate;

unitati bancare;

unitati specializate in comert en-gros;

institutii de conjunctura mondiala;

surse de marfuri;

agenti de vanzare, reprezentanti sau reprezentante comerciale;

unitati organizatoare de targuri si expozitii;

unitati specializate in promotie si reclama.