ORGANIZAREA STRUCTURALA A UNEI ORGANIZATII

1 Locul si rolul organizarii structurale

in managementul organizatiei

Organizarea este functia managementului care realizeaza determinarea, enumerarea si gruparea activitatilor necesare, precum si complexul de masuri menite sa asigure realizarea obiectivelor printr-o folosire cat mai rationala a resurselor materiale, financiare si informationale.

In cadrul sistemului organizatie, elementele sale reprezinta numai conditiile materiale ale acestuia care pentru a deveni sistem functional sunt necesare urmatoarele:

acestea sa se gaseasca in totalitatea lor;

sa se realizeze proprietatile lor functionale;

sa se determine formele si mijloacele rationale de unire si de actiune reciproca;

sa se stabileasca legaturile rationale dintre elemente si sa se creeze conditiile pentru desfasurarea proceselor din sistemul respectiv.

Cea mai mare parte a acestor cerinte sunt satisfacute prin organizarea structurala.

2 Definirea conceptului de structura organizatorica

si a elementelor fundamentale ale acestuia

Structura organizatorica a unei entitati reprezinta ansamblul posturilor si a compartimentelor ce o compun, modul de constituire si grupare a acestora, modul de subordonare si principalele legaturi ce se stabilesc intre compartimente in vederea asigurarii indeplinirii obiectivelor organizatiei.

Elementele fundamentale ale structurii organizatorice sunt:

postul;

compartimentele sau organismele de munca;

legaturile structurale;

structurile organizatorice tip;

sistemul delegarii de atributii;

normele de conducere sau de structura.

Postul reprezinta ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competentelor si atributiilor, precum si a raspunderilor stabilite pe o anumita perioada fiecarei persoane din structura organizatorica.

Functia ca denumire asociata postului constituie factorul de generalizare a unor posturi asemanatoare din punct de vedere al ariei de cuprindere, al autoritatii si al responsabilitatii.

Limitele in cadrul carora titularii de post pot sa actioneze in vederea realizarii obiectivelor individuale constituie competenta sau autoritatea finala asociata postului.

O alta componenta a postului o reprezinta responsabilitatea care consta in obligatiile ce revin titularului de post pentru indeplinirea obiectivelor individuale si a sarcinilor aferente.

Constituirea si descrierea postului se realizeaza cu ajutorul unui instrument specific denumit fisa postului.

Activitatea personalului dintr-o organizatie se desfasoara in cadrul unor organisme sau compartimente de munca care trebuie sa coopereze armonios pe baza atributiilor si procedeelor determinate iar compunerea acestor organisme si a sistemului de legaturi dintre ele reprezinta conditia de baza a functionarii unei organizatii.

Organismul sau compartimentul de munca reprezinta un grup coerent de persoane reunite sub o singura autoritate care isi asuma in mod permanent un rol bine determinat.

Caracteristicile care se desprind din aceasta definitie sunt:

coerenta se asigura prin unitatea autoritatii ierarhice, fiecare membru al grupului fiind subordonat unui singur conducator, iar intre membrii grupului si conducatorul respectiv se stabilesc relatii bilaterale;

dependenta membrilor grupului de aceeasi autoritate ierarhica, in functie de exercitarea careia se disting doua tipuri de organisme, si anume organisme de baza sau elementare si organisme complexe sau de ansamblu.

Organismele de baza sunt acelea in care nimeni in afara sefului nu poseda delegare de autoritate asupra persoanelor din grup si persoanele nu-si asigura de regula decat sarcini de executie. Acest organism nu contine decat doua niveluri: cel de conducere si cel de executie.

Organismul de ansamblu rezulta din gruparea sub o anumita autoritate a doua sau mai multor organisme de baza. Sub acest aspect organizatia in ansamblul ei se prezinta ca organism complex compusa din mai multe organisme de ansamblu sau din organisme de baza fiind structurate pe trei nivele si anume:

conducatorul compartimentului complex;

conducatorii compartimentului de baza;

executanti.

Autoritatea ierarhica intr-un organism de ansamblu este exercitata prin delegari succesive de autoritate. Organismul trebuie sa aiba o activitate permanenta. Pot exista cazuri cand pentru solutionarea unor probleme cu caracter temporal sau periodic sa fie necesara infiintarea unor grupuri nepermanente cum ar fi: comisii construite din diferite organisme detasate temporar pentru a-si efectua studiul problemelor stabilite, acestea desfiintandu-se odata cu depunerea concluziilor la autoritatea care le-a constituit; grupul de studii care se deosebeste de comisii prin aceea ca responsabilul de colectiv poseda autoritate ierarhica pe intreaga perioada de functionare a acestora; grupul organizational care se deosebeste de grupul de studii prin insusi rolul sau care nu este de a depune o concluzie ci este de a realiza efectiv o actiune. Indeplinirea rolului atribuit unui organism presupune indeplinirea unui anumit numar de activitati atat specifice, care corespund rolului sau, cat si auxiliare, care contribuie la indeplinirea celor specifice.

Activitatea unui compartiment se realizeaza prin indeplinirea sarcinilor ce revin membrilor compartimentului.

Atributiile compartimentului reprezinta ansamblul de obligatii si imputerniciri conferite unei persoane de catre manageri. Acestea includ doua elemente principale si anume: responsabilitati si competente.

3 Tipuri de structuri organizatorice

Principalele tipuri de structuri organizatorice sunt:

structura ierarhica-liniara;

structura functionala;

structura ierarhica cu organisme de stat major;

structura mixta sau ierarhic functionala;

structura de tip matricial.

Structura ierarhic liniara are doua caracteristici de baza si anume:

se respecta cu strictete principiul unitatii de conducere;

managerii au un caracter universal, in sensul ca ei conduc unitatea incredintata luand decizi in toate domeniile de la cel tehnic la cel financiar - contabil;

Principalele avantaje sunt:

autoritatea si raspunderea sunt foarte bine definite;

managementul se poate realiza obiectiv, operativ;

permite o corelare a deciziilor privind diversele domenii de activitate;

asigura conditii bune pentru formarea managerilor prin participare la procesul de conducere.

Dezavantajul acestei structuri deriva din lipsa de specializare, care conduce la lipsa de fundamentare a unor decizii avand in vedere ca o persoana oricat de pregatita ar fi, nu poate acumula cunostintele necesare din toate domeniile.

Acest tip de structura se recomanda numai unitatilor mici si mijloci.

Structura functionala. Acest tip de structura a fost propus de catre Taylor tocmai pentru eliminarea neajunsurilor determinate de lipsa de specializare din cadrul structurii ierarhice liniare.

Principalele caracteristici consta in aceea ca fiecare domeniu principal de activitate este incredintat unui manager care are o pregatire speciala in acel domeniu. Acest tip de structura inlatura dezavantajul structurii ierarhice liniare in sensul ca prin specializare se asigura o buna fundamentare a deciziilor din fiecare domeniu.

Totusi acest tip de structura nu s-a extins prea mult in practica deoarece genereaza si anumite dezavantaje, cum sunt:

lipsa de corelare a deciziilor;

inoperativitate in realizarea actului managerial;

delimitarea autoritatii si raspunderii, etc.

Structura ierarhica cu organisme de stat major a aparut din dorinta de a prelua eventualele structuri ierarhice liniare. Elementul specific fiind acela ca organismele specializate au caracter de consiliu care pregateste deciziile pentru managementul exclusiv fara a purta legaturi directe cu alte verigi structurale.

Datorita concentrarii dreptului de luare a deciziilor si a limitarii principiului delegarii de autoritate apare dezavantajul ca procesul de management este lipsit de operativitate.

Acest tip de structura se poate utiliza eficient in cazul organizatiilor cu unitati dispersate teritorial sau care realizeaza productii cu grad ridicat de complexitate cand nu se justifica crearea organismelor specializate in cadrul fiecarei unitati.

Un alt tip de structura, structura mixta sau ierarhia functionala reprezinta imbinarea celor doua tipuri de structura prin care se doreste obtinerea avantajelor fiecarui tip de structuri si eliminarea dezavantajelor.

Este tipul de structura cel mai raspandit deoarece nu impune restrictii legate de domeniul de activitate, de complexitatea produselor fabricate, nici marimea organizatiei, putand fi utilizata in orice unitate economica.

Structura matriciala. Atat in teorie cat si in practica structura matriciala reprezinta cel mai nou tip de structura organizatorica care se bazeaza pe asa-zisele module sau centre de responsabilitate ca elemente de baza specializate care intra intr-o combinatie de astfel de elemente pentru realizarea unui obiectiv caracterizat de o complexitate ridicata.

Principalele caracteristici ale acestei structuri sunt:

compartimentele specializate sunt divizate in module repartizate sa deserveasca activitati complexe, diferite sau un anumit obiectiv;

modulele specializate intra in componenta grupurilor de module ce deserveste un obiectiv atunci cand este necesara interventia lor si ies din componenta acestuia revenind in cadrul compartimentului specializat atunci cand si-au incheiat misiunea;

Cele mai utilizate tipuri in practica sunt:

structura matriciala adaptiva care se intalneste in cazul realizarii unui proiect de produs nou, a unui obiectiv complex cu ciclu mare de executie sau a unei game de produs diversificate;

structura matriciala divizionara, care este specifica marilor companii care au in componenta lor unitati de tip divizii;

Principalele avantaje ale structurii matriciale sunt:

asigura in bune conditii diversificarea obiectivelor noi de catre specialisti prin redistribuirea de module si constituirea operativa de module de specialitate noi;

asigura un grad ridicat de folosire a specialistilor de inalta calificare prin aceea ca modulele din care fac parte asigura desfasurarea de activitati de deservire a unui obiectiv atata timp cat este necesar, iar dupa terminarea misiunii acestia revin in cadrul compartimentului "mama" si primesc insarcinari noi.

Structura matriciala este considerata cel mai modern tip de structura organizatorica si se recomanda marilor unitati industriale, companii nationale si internationale.

4 Delegarea de autoritate

Autoritatea reprezinta dreptul de a conduce, de a decide, de a da dispozitii obligatorii si de a controla indeplinirea sarcinilor.

Transmiterea partiala sau succesiva a autoritatii pe diferite trepte ierarhice poarta denumirea de delegare de autoritate.

Odata cu delegarea autoritatii nu se deleaga si responsabilitatea detinatorului care ramane integrala, conducatorul raspunzand si de ceea ce nu mai decide in mod nemijlocit.

Exista doua trepte de autoritate si anume:

autoritatea ierarhica, care reprezinta autoritatea delegata pe persoane ce se caracterizeaza prin aceea ca este exercitata in primul rand asupra actiunii in domeniul operational;

autoritatea functionala, care reprezinta autoritatea delegata pe activitati si confera dreptul de reglementare si control asupra activitatii care apartine functiunii respective. Intr-o organizatie asupra personalului se pot exercita ambele tipuri de autoritate.

Prioritatea care se acorda autoritatii ierarhice asupra autoritatii functionale se bazeaza pe urmatoarele considerente:

detinatorul autoritatii ierarhice este aproape de actiune si deci in general mai interesat in rezolvarea rapida a problemelor;

unitatea de conducere nu trebuie afectata.

Din delegarea de autoritate rezulta elemente structurale importante pentru conceperea si functionarea structurii organizatorice. Acestea sunt:

filiera ierarhica;

gradul de legatura;

esalonul ierarhic;

nivelul ierarhic.

Filiera ierarhica arata succesiunea delegarii de autoritate de la nivel superior pana la baza.

Gradul de legatura reprezinta numarul de delegari succesive a managerilor compartimentelor situate in aceeasi filiera ierarhica. Organismele care se situeaza in aceeasi filiera ierarhica purtand denumirea de esalon ierarhic.

In timp ce gradul de legatura se stabileste fata de oricare dintre organismele superioare, nivelul ierarhic se stabileste numai in raport cu directorul organizatiei.

Categoria de normative prin care sunt reglementate unele elemente si metodologia esalonarii structurii intr-o anumita perioada formeaza normele de structura. Acestea arata in general numarul optim de persoane pe care le poate conduce managerul dintr-un anumit domeniu de activitate sau numarul minim de persoane de la care se poate constitui un compartiment de munca.

Conceperea, proiectarea si reprezentarea

structurii organizatorice

Proiectarea structurii organizatorice are la baza urmatoarele principii:

principiul managementului in echipa sau in grup;

principiul divizarii activitatii si individualizarii functiunilor organizatiei;

principiul suprematiei obiectivelor;

principiul unitatii de conducere;

principiul apropierii managementului de locul de desfasurare a activitatilor;

principiul delegarii de autoritate;

principiul flexibilitatii;

principiul eficientei structurii.

Aceste principii presupun perfectionarea permanenta a structurii organizatorice in concordanta cu mutatiile ce au loc cu privire la obiective, resurse si mediu organizational.

Etapele procesului de concepere si realizare a structurii organizatorice sunt:

proiectarea structurii organizatorice, etapa ce are in vedere unitati noi si procese care se bazeaza pe documentare;

reproiectarea structurii organizatorice, care se refera la o unitate existenta si la procesul de ierarhizare a structurii care porneste de la situatia existenta;

perfectionarea structurii organizatorice, care reprezinta o reproiectare ce are la baza anumite obiective carora li se impune, li se subordoneaza in fapt intregul proces;

Etapele proiectarii si reproiectarii structurii organizatorice sunt:

identificarea obiectivelor, a activitatilor si lucrarilor, gruparea acestora pe functiunile organizatiei si functiile managementului. In aceasta faza se efectueaza inventarierea tuturor lucrarilor, identificarea activitatilor ce urmaresc a fi desfasurate rezultand in final o lista de activitati specifice organizatiei respective, determinandu-se ulterior volumul de munca, constituirea posturilor si a compartimentelor de munca, clasificarea lucrarilor;

determinarea necesarului de personal de executie pe baza volumului de munca pentru a carei determinare se folosesc metode specifice cum sunt: fotografierea, cronometrarea zilei de munca, autofotografierea. Stabilirea necesarului de personal de executie pentru activitati omogene sau complementare se realizeaza pe baza volumului de munca sau cu ajutorul normativelor de personal;

elaborarea propriu-zisa a structurii si descrierea acesteia, faza care incepe cu repartizarea sarcinilor pe posturi. Principalul instrument de lucru fiind fisa postului.

Reprezentarea si descrierea modului de functionare a structurii organizatorice se face cu ajutorul a doua instrumente si anume:

organigrame de structuri;

regulamentul de organizare si functionare a organizatiei.

Organigrama este reprezentarea grafica a structurii organizatorice care arata modul cum au fost constituite si grupate compartimentul de munca, arata subordonarea acestora unor functii de conducere, precum si legaturile de autoritate ierarhica din cadrul structurii organizatorice.

Deci din organigrama trebuie sa reiasa clar elementele structurale din sistemul delegarii de autoritate si anume: filierele ierarhice, esalonarile ierarhice, gradele de legatura si nivelele ierarhice.

Organigrama trebuie sa fie sintetica, sistematica pentru a permite intelegerea corecta a structurii organizatorice si a mecanismului sau de functionare. Ea trebuie sa reflecte obiectivele organizatiei si sa evidentieze clar functiunile acesteia.

In cazul structurilor organizatorice complexe se recomanda utilizarea organigramelor partiale pe subsisteme complexe.

Clasificarea organigramelor poate fi facuta dupa urmatoarele criterii:

dupa gradul de cuprindere a componentelor sistemului, avem organigrame generale si partiale;

dupa forma de reprezentare sau de descriere a structurii organizatorice, distingem intre: organigrame piramidale, circulare si organigrame cu ordonare de la stanga la dreapta, care permit avantajul descrierii detaliate a structurii pana la prezentarea listei personalului din cadrul compartimentelor;

dupa tipul de structura ce sta la baza structurii organizatorice sunt: organisme ale structurii ierarhic-liniare, functionale, ierarhice cu organisme de stat major, ale structurii mixte si de tip matricial.

Regulamentul de organizare si functionare cuprinde urmatoarele parti:

dispozitii generale, care se refera la acte normative pentru care se infiinteaza organizatia si datele de identificare ale acesteia;

organizarea, care se refera la structura organizatorica, sistem informational si organigrama;

atributiile si sarcinile cu descriere si diagrama de relatii;

dispozitii finale.