Monitorizarea proiectului

monitorizarea proiectului

Monitorizarea proiectului reprezinta activitatile impuse pentru a va asigura ca proiectul se deruleaza in concordanta cu planul si produce rezultatele dorite. Pe durata unui proiect desfasurati urmatoarele activitati:

reconfirmarea planului la inceputul fiecarei perioade de lucru (intervalul pentru care se va revizui si evalua proiectul), reconfirmati cu membrii echipei responsabilitatile si obligatiile lor pentru perioada ce urmeaza;

evaluarea realizarii: culegeti informatii in timpul perioadei despre ceea ce s-a produs, cand au inceput si s-au terminat activitatile, cand au fost atinse obiectivele si ce efort s-a depus, ce fonduri si alte resurse au fost folosite; comparati realizarile echipei cu planul si stabiliti motivele pentru orice diferenta intre ce s-a planificat si ce s-a realizat;

luati masurile de indreptare: daca e necesar, luati masuri pentru a aduce proiectul in concordanta cu planurile sau, daca astfel nu e posibil, schimbati planurile pentru a reflecta noile schimbari;

pastrati oamenii informati: impartasiti informatiile cu audienta selectata in legatura cu realizarile, problemele si planurile de viitor.

Chiar daca alegeti sa monitorizati activitatile selectate zilnic, nu lasati sa treaca mai mult de o luna fara a stabili totalul realizarilor proiectului. Evaluati realizarile proiectului dupa cele 3 elemente prinse in plan:

Rezultate produse sau rezultate;

Timp datele la care incepe si se termina activitatea in proiect;

Resurse oameni, fonduri, echipamente, facilitati si informatii ce sprijina sau care sunt folosite in proiect.

Figura 9.1 arata natura ciclica a monitorizarii in cadrul proiectului. La inceputul fiecarei perioade de lucru, reconfirmati urmatoarele cu membrii echipei:

activitatile pe care s-au angajat sa le indeplineasca;

datele programate pentru debutul si finalizarea activitatilor;

timpul de munca estimat pentru a realiza activitatea propusa.

Daca o persoana reconfirma angajamentele existente pentru perioada urmatoare, sunt sanse sa se obtina rezultatele dorite la timp si fara cresteri de buget. Daca nu, puteti lucra cu persoana respectiva pentru a vedea cum va putea sprijini proiectul.

Figura 9.1 Monitorizarea proiectului pe perioada realizarii

Reconfirmarea planului

Aplicarea planului

Plan Evaluarea indeplinirii

Luarea masurilor de corectie

Raportare

La inceput sunteti jenat sa reamintiti obligatiile pe care persoanele le-au avut deoarece simtiti ca procedand astfel:

sugerati ca nu aveti incredere in persoana respectiva. In definitiv persoana si-a luat obligatia de a face munca specificata. Nu ar spune  daca nu ar fi capabila sa indeplineasca aceasta obligatie?

se mareste probabilitatea ca persoana sa spuna ca nu se poate ridica la nivelul promisiunilor originale. In realitate, ridicarea problemei incurajeaza persoana sa va spuna ca nu poate sa-si onoreze obligatiile.

In cele mai multe cazuri, de fapt, nici una din aceste situatii nu se dovedesc adevarate. In primul rand, daca nu ati fi avut incredere in persoana respectiva, nu ati fi discutat cu ea deloc!

In al doilea rand, ridicand problema, nu cresc sansele ca persoana sa renunte la obligatii. Daca persoana nu ar evolua asa cum va asteptati, aflati asta la finalul perioadei de lucru cand munca promisa ar fi neterminata. In schimb, ati castigat o intreaga perioada de lucru pentru a dezvolta moduri alternative de a va descurca cu noile limite ale disponibilitatii persoanei fata de proiect.

Membrii echipei de proiect lucreaza la activitatile ce le-au fost desemnate pe durata realizarii proiectului. De-a lungul acestei perioade ei inregistreaza urmatoarele informatii pentru a descrie indeplinirea proiectului:

produsele realizate si trecerea testului de acceptare;

datele la care s-au realizat reperele;

datele la care au inceput sau au fost terminate activitatile;

numarul de ore lucrate pentru fiecare sarcina;

resursele folosite in realizarea fiecarei sarcini;

fondurile cheltuite pentru fiecare sarcina.

La sfarsitul perioadei de lucru, strangeti aceste informatii si comparati-le cu cele ale planului de proiect existent. Daca performantele actuale sunt in concordanta cu planul, impartasiti rezultatele activitatilor cu audienta proiectului si incepeti procesul din nou pentru noua perioada de realizari.

Daca performantele actuale sunt diferite de cele planificate, luati masuri pentru rezolvarea diferentelor. Pentru inceput, vedeti daca puteti face ceva pentru a aduce proiectul pe drumul cel bun. Daca acest lucru e imposibil, lucrati cu persoanele din audienta proiectului pentru a schimba planul asa incat sa contina masuri, rezultate, scheme si bugete acceptabile si fezabile.