Intocmirea bugetelor

Intocmirea bugetelor

In ghidul pus la dispozitie de finantator se specifica tipul de cheltuieli si venituri eligibile, precum si ce trebuie avut in vedere pentru elaborarea capitolelor de cheltuieli si a capitolelor de venituri ce rezulta din activitatile proiectului.

Exemplu

In cazul finantarilor nerambursabile din fonduri ale Comunitatilor Europene, sunt considerate costuri eligibile cele care indeplinesc urmatoarele criterii:

− sa fie direct legate de subiectul acordului de finantare (de regula, cuprins tot in

ghidul solicitantului) si sa fie stipulate in acord;

− sa fie necesare pentru realizarea proiectului;

− sa fie rezonabile si in conformitate cu principiile unui management sanatos, respectiv cu o utilizare eficienta a banilor si intr-un raport optim cost/beneficiu;

− sa fie efectuate in perioada de derulare a proiectului, asa cum sunt definite si in acordul de finantare;

− sa fi fost efectiv realizate, inregistrate in contabilitatea beneficiarului/ solicitantului/coordonatorului de proiect/promotorului sau ale partenerilor;

− sa fie identificabile si verificabile pe baza documentelor originale.

In ceea ce priveste veniturile, Comisia precizeaza ca, in cazul fondurilor nerambursabile, se pot lua in considerare:

− contributia in numerar din resursele proprii ale solicitantului

− contributia din orice alte fonduri de la orice alti furnizori

− orice venit generat de proiect (sumele obtinute din vanzari in timpul derularii

proiectului)

− finantarea nerambursabila ceruta de la Comisie (cu defalcarea mai multor solicitari,

daca este cazul)

In apelul pentru propuneri se specifica daca este permisa contributia in natura a beneficiarului si daca aceasta este luata in considerare cand se calculeaza finantarea nerambursabila.

Organizatiile mici, in mod special, cum ar fi organizatiile neguvernamentale, de multe ori solicita ca o parte din contributia lor la bugetul general al proiectului sa fie in natura.

Aceste contributii pot aparea in ambele parti ale bugetului (venituri sau cheltuieli). Contributia in natura se poate referi, in special, la:

− pamant, proprietati imobiliare in intregul acestora sau doar in parte,

− mijloace fixe

− materii prime

− munca voluntara din partea unei persoane particulare sau organism corporatist.

Ceea ce trebuie sa nu uitam este ca o finantare nerambursabila reprezinta o plata directa a unei activitati sau proiect care nu are natura comerciala.

In apelul pentru propuneri se specifica intotdeauna bugetul total al programului, iar in cele mai multe cazuri suma minima si maxima ce va fi finantata de Comisia Europeana per proiect, precum si procentul de cofinantare.

In cele mai multe cazuri, institutia donatoare va prezenta o schema (un formular) pentru prezentarea bugetului. Dar, fie ca este vorba de o finantare de la Comisie sau de la alta institutie donatoare, lista activitatilor minutios descrise in propunere va fi ghidul nostru in elaborarea bugetului.

O astfel de schema poate cuprinde urmatoarele elemente:

1. Costuri de pregatire a proiectului

2. Costuri de personal (resurse umane)

3. Investitii/echipamente

4. Costuri operationale

5. Costuri generale

6. Costuri de calatorii si diurna

7. Cheltuieli pentru publicatii si documentatie

Cheltuieli pentru seminarii si conferinte

9. Costuri externe (consultanti, studii etc)

Este foarte important sa consultati ghidul pus la dispozitie de institutia donatoare cu privire la categoriile de cost. Ghidul solicitantului difera de la un program la altul, de aceea trebuie respectate intocmai indicatiile pentru alcatuirea bugetului pentru ca numai acele categorii de costuri prevazute in ghid, cu descrierile corespunzatoare, vor fi eligibile.

Descrieri posibile de categorii de costuri intr-un asemenea ghid:

Costuri referitoare la pregatirea proiectului

Este cazul costurilor legate de realizarea propunerilor de proiect (de exemplu: timpul pentru elaborarea propunerii de proiect, costuri de calatorie pentru intalnirea cu partenerii straini etc.), care se fac inainte de trimiterea propunerii. Aceste costuri pot fi eligibile sau nu.

Se poate ca ghidul institutiei donatoare sa mentioneze clar ca numai costurile facute - si facturile care sunt datate - dupa inceperea oficiala a proiectului (de obicei, data cand acordul de finantare a fost semnat de parti) vor fi costuri eligibile.

Este posibil ca si costurile de pregatire sa fie eligibile, dar vor fi considerate contributia promotorului de proiect (de exemplu, programul Guvernului flamand de cooperare intre Flandra si tarile din Europa Centrala si de Est). Este posibil ca parte din aceste costuri de pregatire sa fie eligibile si considerate finantare nerambursabila din partea institutiei donatoare (de exemplu, programul SAPARD, unde maximum 12% din valoarea totala eligibila a proiectului poate fi rambursata pentru cheltuielile de pregatire - studii tehnice, economice etc. - dar numai dupa ce proiectul a fost declarat castigator si a fost semnat contractul de finantare).

Costuri de personal

Costurile de personal se refera la salariile si toate taxele platite pentru membrii personalului pe statul de plata al organizatiei coordonatoare si al partenerilor de proiect.

Aceste costuri pot include salariile brute la care se adauga toate taxele legale si contributiile la buget pe care organizatia le plateste pentru angajatul sau. Este important sa mentionam cu exactitate cifrele din inregistrarile contabile intrucat, in multe cazuri, institutia donatoare poate cere prezentarea dovezilor pentru plata salariilor si a contributiilor la asigurarile sociale.

Managerul de proiect calculeaza costurile reale de personal aferente proiectului prin multiplicarea unitatii de cost (de exemplu: costuri de personal/ora sau zi) pentru fiecare membru al echipei cu numarul de ore sau zile ce le va lucra in cadrul proiectului.

Exemplu

1) Salariul anual al managerului de proiect este de 14.400 EUR. Acesta va lucra 48 de zile la proiect.

2) Salariu/zi: 14.400 EUR/220 de zile lucratoare = 65 EUR/zi

3) Salariu/proiect: 48 de om-zile x 65 EUR = 3.120 EUR

Este util sa mentionam in propunere ce tip de specialisti sau functii sunt necesare pentru a se realiza proiectul si sa calculam sumele alocate. Daca au fost deja alese persoanele este bine sa se scrie numele lor (uneori este obligatoriu), inclusiv, sa se prezinte CV-urile lor.

Exemplu

Functia 1- Manager de proiect

2 om/zile x 24 luni x 65 EUR = 3.120 EUR

Functia 2 - Asistent manager

2 om/zile x 24 luni x 55 EUR = 2.640 EUR

Functia 3 - Tehnician

2 om/zile x 24 luni x 35 EUR = 1.680 EUR

TOTAL: 7.440 EUR

Costurile de personal pentru echipa ce nu este platita direct de organizatia coordonator de proiect si de organizatiile partenerilor ar putea sa nu fie eligibile in cadrul acestui capitol de costuri. Acest lucru inseamna ca toate facturile platite unei firme de resurse umane, care are drept angajati persoane ce muncesc temporar pentru organizatia coordonatorului de proiect sau a partenerilor, pot fi incluse la capitolul "costuri externe".

Costurile de personal nu trebuie sa le depaseasca pe cele general acceptate de piata in cauza si nici pe cele practicate de organizatia-coordonator sau partener de proiect.

Investitii/Echipamente

Multe programe permit coordonatorului de proiect si organizatiilor-partenere sa cumpere echipamentele pe care le considera necesare pentru proiect.

Exemple

− unul sau mai multe calculatoare

− mobila de birou

− fotocopiator

− o linie tehnologica pentru ambalarea unor produse etc.

Unele programe permit sa se includa si cheltuieli pentru renovarea unui spatiu corespunzator nevoilor proiectului.

Si alte categorii de cheltuieli (de exemplu: achizitionarea de patente, licente) pot fi de regula eligibile. Ele trebuie indicate chiar din propunerea de proiect sau aprobate ulterior de institutia donatoare in timpul derularii proiectului.

In elaborarea bugetului si, mai tarziu, in cadrul punerii in aplicare a proiectului si in faza de raportare, trebuie sa se tina seama de faptul ca echipamentele trebuie sa aiba, de exemplu, certificate de origine din Statele Membre UE sau tarile candidate.

Costuri cu consumabilele

Aceste costuri sunt legate de consumabilele/materiile prime etc. absolut necesare in executarea proiectului.

Exemple:

− hartie pentru multiplicare

− telefoane, Internet, costuri postale (de exemplu: convorbirile efectuate pe linii telefonice fixe sau telefoane mobile folosite pentru proiect, activitati postale mentionate in propunerea de proiect)

− tiparirea de coli cu antet

− carti de vizita etc.

Costurile administrative includ:

− cheltuieli generale pentru spatiile folosite, fie pentru coordonare si administrare, fie pentru derularea celorlalte activitati adiacente proiectului (de exemplu: chirie, incalzire, iluminat, intretinere si curatenie)

− costuri facute de organizatie in mod obisnuit si care nu pot fi identificate distinct ca fiind legate de proiect (de exemplu: telefon si fax, costuri postale, asigurari etc.)

Aceste costuri pot fi justificate facand uz de sistemul de contabilitate in vigoare, prin inregistrarile contabile tinute de organizatiile coordonatorului de proiect si partenere.

Costuri de calatorie si diurna

Costurile de calatorie care sunt direct legate de anumite activitati si sunt descrise in propunerea de proiect pot fi eligibile.

Este foarte important ca ghidul institutiei donatoare sa fie intocmai respectat.

In ceea ce priveste biletul de calatorie cu avionul, beneficiarul este, de obicei, obligat sa il cumpere la clasa <economic>.

Cu privire la diurna (cazare la hotel, mese, transport in localitate etc.), in cazul deplasarilor in strainatate, de exemplu, se mentioneaza in ghid alocatia maxima zilnica.

Anticipand capitolul de raportare financiara mentionam ca, pentru justificarea cheltuielilor de calatorie cu avionul, cei care au calatorit trebuie intotdeauna sa pastreze ultima fila din biletul de avion, tichetele de imbarcare, precum si factura de la agentia de voiaj prin care au cumparat biletul.

Pentru justificarea diurnei, in majoritatea cazurilor, se accepta declaratia cu semnatura de primire a alocatiei maxime aprobate in propunerea de proiect.

Comisia Europeana publica alocatiile maxime zilnice pentru toate tarile de destinatie la adresa de Internet: https://europa.eu.int/comm/scr/perdiem/index_en.htm . (In cele mai multe cazuri, ghidul pus la dispozitie de institutia donatoare mentioneaza aceasta adresa, sau chiar are anexat tabelul cu alocatiile).

Cheltuieli pentru publicatii si documentatie

Multe programe permit cheltuieli legate de publicarea de brosuri, manuale, CD-ROM-uri specializate, achizitionarea de documentatie de specialitate, inclusiv cheltuieli de traducere.

Cheltuieli pentru organizarea de seminarii si conferinte

Astfel de costuri se refera la inchirierea de sali de seminar, costuri de traducere si protocol legate de seminarii si conferinte etc.

Costuri externe

Costurile externe se refera la toate cheltuielile care reflecta plata consultantilor ce lucreaza in cadrul proiectului si nu fac parte din angajatii organizatiilor-coordonator sau partener de proiect.

Exemple

− traducere si interpretare

− consultanta juridica (in cazul in care se semneaza un acord intre parteneri si organizatiile- partenere nu au departamente sau personal specializat in acest domeniu)

− evaluare externa, audit

− consultanti de specialitate pentru sesiunile de pregatire a personalului sau care vor coordona anumite activitati etc.

Managerii de proiect pot comanda studii si consulta experti. Pentru plata expertilor, costurile unitare (/persoana /zi) trebuie sa fie justificate daca depasesc anumite scari valorice care sunt mentionate in ghidul solicitantului.

Comisia Europeana, spre exemplu, poate accepta costuri unitare ce sunt mai mari decat nivelurile de baza atunci cand managerul de proiect poate demonstra valoarea mare a experientei expertului, complexitatea specializarii sale etc.

In orice caz, costurile care depasesc pe parcursul derularii contractului plafonul fixat de institutia donatoare nu pot intra in calcul la capitolul <cheltuieli eligibile>.

Atentie! Taxele

In majoritatea proiectelor finantate de institutiile donatoare, managerul de proiect si alti parteneri de proiect pot include in bugetul previzionat si in rapoartele financiare numai TVA-ul care nu poate fi refinantat sau compensat de autoritatile financiare nationale (TVAul nerecuperabil).

Aceasta remarca se aplica taxelor pentru toate cheltuielile care sunt descrise mai sus.

Dupa cum am aratat la inceputul capitolului, institutia donatoare solicita si detalierea veniturilor. Aceste venituri vor fi scazute din cheltuielile declarate. Acelasi tratament il vor avea si dobanzile ce se obtin ca rezultat al platii in avans care este primita de la institutia donatoare.

Studiu de caz: Buget pe activitati

DE RETINUT!

Bugetele cuantifica activitati - adica le confera valoare in bani

Bugetele dirijeaza cheltuielile astfel incat resursele sa fie cheltuite numai pentru activitati care sprijina obiectivele proiectului

Bugetele identifica ce resurse sunt necesare si cand sunt solicitate

Bugetele permit examinarea obiectivelor si a activitatilor unui proiect din punctul de vedere al costului lor actual

Bugetele clarifica relatia dintre cheltuielile directe necesare derularii proiectului si cheltuieli de sustinere sau administrative (chirie, personal de specialitate etc)

Un buget realist si actualizat permite evaluarea financiara a proiectului

Ordinul 1117 din 17 august 2010 (Ordinul 1117/2010) pentru stabilirea regulilor de eligibilitate si a listei cheltuielilor eligibile in cadrul operatiunilor finantate prin Programul operational sectorial 'Dezvoltarea resurselor umane 2007-2013

Cheltuieli cu personalul implicat in implementarea proiectului (salarii, onorarii, contributii la bugetul de stat);

Cheltuieli cu cazarea, transportul si diurna

Cheltuieli pentru derularea proiectului (prelucrare date, achizitii carti, traduceri, servicii de sonorizare, materiale consumabile)

Cheltuieli aferente activitatilor subcontractate (externalizate)

Taxe (certificare competente, evaluare)

Inchiriere (bunuri, locatii, rate de leasing)

Subventii (ajutoare, premii, burse)

Cheltuieli generale de adminsitratie (salarii pentru personal ad-tiv, utilitati, servicii de administrare cladiri)

Cheltuieli de informare, publicitate

Cheltuieli de tip FEDR (amenajari terenuri, constructii, echipamente tehnologice)

Glosar de termeni utilizati in metodologia PCM