Intocmirea structurii manageriale

INTOCMIREA STRUCTURII MANAGERIALE

O problema esentiala o constituie intocmirea structurii organizatorice si a organigramei conducerii, deoarece acestea trebuie sa creeze premisele stabilirii unui circuit informational caracterizat printr-un volum redus, dar suficient de cuprinzator, privind informatiile si care sa circule pe cai cat mai scurte.

Etapele generale ale procesului de elaborare a structurii manageriale si organigramei intr-o unitate economica au urmatoarea succesiune logica :

proiectare si clarificarea obiectivelor si functiilor unitatii economice si a functiilor de structura manageriala. Constituie un studiu preliminar care trebuie sa cuprinda: situatia economica, sistemul de relatii, probleme tehnice, comerciale, de personal, legislatia si reglementarile in vigoare. In acest fel se face o identificare a tuturor activitatilor ce trebuie desfasurate in vederea indeplinirii functiilor intreprinderii, ale conducerii, si atingerii obiectivelor stabilite ;

definirea si analiza volumului de munca si activitatii de conducere care urmeaza sa se desfasoare in ansamblul unitatii, precum si in cadrul capacitatilor de productie si a compartimentelor organizatorice. In cadrul acestei etape este necesara intocmirea unei liste a activitatilor, stabilindu-se ordinea de succesiune a lucrarilor in vederea fixarii atributiilor fiecarui organ, functii, precum si a legaturilor dintre acestea ;

identificare informatiilor necesare si stabilirea circuitului acestora, care sa asigure exercitare functiilor conducerii ;

clasificare lucrarilor de conducere, dupa natura si continutul lor, frecventa, modul de executie, destinatie, nivelul pregatirii solicitate etc.

constituirea, descrierea, asamblarea si determinarea necesarului de personal de conducere si repartizarea acestuia pe compartimente in mai multe variante. Pentru fiecare activitate si pe total unitate se calculeaza necesarul de personal repartizat pe posturi, pe baza normelor unitare de structura. Aceasta are la baza structura centralizata sau descentralizata ;

precizarea legaturilor ierarhice si functiile dintre compartimente si sefii acestora

elaborarea regulamentului de functionare

evaluarea variantelor structurii de conducere, care se face pe baza urmatoarelor criterii pentru alegerea celei mai rationale variante : respectarea principiilor de elaborare a structurii de conducere; minimizarea cheltuielilor cu functionarea structurii; operativitate in circuitul informational - decizional etc.

Aceste etape pot suferi modificari, avand in vedere ca elaborarea structurii de conducere si organigramei poate fi efectuata pentru o intreprindere noua sau pentru una deja existenta.

In cazul unei intreprinderi nou infiintata, pentru intocmirea structurii manageriale se remarca, in mod caracteristic, urmatoarele etape:

inventarierea structurala a sarcinilor si responsabilitatilor pe compartimente de munca si functii, care consta in: definirea functiilor exercitate, stabilirea sarcinilor pe functii, stabilirea responsabilitatilor asumate, determinarea legaturilor existente. Definirea principiilor, criteriilor, metodelor si tehnicilor de organizare si conducere utilizate in diferite faze de realizare atat a structurii, cat si a celor de realizare a activitatilor specifice (planificare, programare, executie, urmarire, control si evaluare etc.) ;

confruntarea elementelor culese cu parerea unor conducatori de compartimente si redactarea unei prime forme a organigramei

definirea elementelor de autoritate, subordonare, relatii etc., care caracterizeaza un anumit loc de munca sau anumita functie ;

normalizarea elementelor structurii si elaborarea definitiva a organigramei, prin care se verifica si se corecteaza structura organizatorica, regulamentul de organizare si functionare, instructiunile de lucru etc.

Referitor la alcatuirea structurii manageriale pentru o intreprindere noua, aceasta prezinta avantajul inexistentei unor deosebiri de conceptii ale oamenilor muncii care sunt incadrati deja in intreprindere, fata de cei care elaboreaza studiul, precum si a posibilitatilor de concretizare mai usoara a principiilor si elementelor de baza care concura la alcatuirea structurii. Totusi, sunt inconveniente legate de faptul ca nu se pot purta discutii cu diferiti lucratori care sa permita definirea completa a functiilor, responsabilitatilor, a gradului de delegare a autoritatii etc. Balanta avantajelor si dezavantajelor pe care le presupune alcatuirea unei structuri de conducere pentru o intreprindere noua, nu poate fi echilibrata decat dupa ce, pe baza unei forme considerata provizorie, care sa se incadreze in principiile enuntate anterior, sa se treaca la experimentarea ei. Din aceasta experimentare urmeaza sa se preia elementele de corectie necesare in perfectionarea structurii.

Referitor la intocmirea structurii pentru o intreprindere deja existenta, modificarea acesteia se face in functie de factorii noi ce genereaza perfectionarea structurii existente.

De aici concluzia generala ca in elaborarea structurii manageriale, trebuie tinut seama de urmatoarele elemente :

repartizarea judicioasa a sarcinilor intre sefii compartimentelor ;

includerea unor activitati eterogene in cadrul personalului de conducere ;

imposibilitatea unei coordonari adecvate;

existenta unui evantai prea larg sau prea ingust de subordonari;

corelarea defectuoasa a treptelor conducerii;