Identificarea ordonatorilor, suporterilor si observatorilor in lista audientei

Identificarea ordonatorilor, suporterilor si observatorilor in lista audientei

Odata identificate toate persoanele din lista audientei, determinati persoanele din urmatoarele grupuri care sunt interesate de proiect pentru a decide daca, cum si cand sa-i implicati.

Ordonatorii: sunt persoane care au ceva de spus in definirea rezultatelor pe care trebuie sa le atinga proiectul. Acestea sunt persoanele pentru care indepliniti proiectul.

Suporterii: sunt persoanele care va ajuta sa indepliniti proiectul. Suporterii sunt aceia care autorizeaza resursele pentru proiect ca si cei care muncesc deja pentru proiect.

Observatorii: sunt persoanele interesate de activitatile si de rezultatele proiectului. Observatorii nu au ce spune despre modul cum se realizeaza proiectul si nu sunt implicati activ in sprijinirea lui dar proiectul ii poate afecta, in viitor.

Exemplu: Departamentului vanzari a primit proiectul de modificare a  formei si continutului raportului lunar de vanzari, pregatit de toti reprezentantii de vanzari. Proiectul a fost cerut de vicepresedintele de vanzari si a fost aprobat de Responsabilul cu comunicarea.

Ordonatorii: vicepresedintele de vanzari este ordonator proiectului, pentru ca are motive sa ceara ca raportul sa fie regandit. Responsabilul cu comunicarea este potential ordonator, intrucat poate verifica anumite elemente pentru ca proiectul sa fie indeplinit; reprezentantii individuali de vanzari sunt ordonatori ai acestui proiect intrucat cauta informatii specifice si sigure din raportul refacut.

Suporterii: Analistul de sistem care va proiecta raportul revazut, instructorul specialist care va pregati utilizatorii si vicepresedintele financiar care autorizeaza fondurile pentru executarea schimbarilor in sistem, sunt suporteri.

Observatorii: seful departamentului service, este curios ce probleme neasteptate va induce proiectul este un potential observator.

Atentie la suporterii care se transforma in ordonatori. Analistul responsabil pentru finalizarea formei si continutului raportului de vanzari, poate incerca sa includa date aditionale care i-ar putea fi de folos. Ordonatorii determina datele dorite in raport. Analistul determina doar ce este posibil si cat va costa.

Cautati un partizan al proiectului.

Partizanul proiectului este persoana cu pozitie inalta in organizatie care sprijina proiectul. Partizanul este avocatul proiectului in dispute, reuniuni, intruniri si adopta orice actiune este necesara pentru a asigura succesul complet al proiectului. Cand incepeti planificarea, aflati daca proiectul are un partizan. Daca nu are, recrutati unul care ar trebui sa aiba caracteristicile urmatoare:

suficienta putere si autoritate pentru a rezolva conflictele privind resursele, desfasuratoarele si problemele tehnice;

manifesta interes permanent privind rezultatele proiectului;

sa-i citati cu placere numele ca partizan puternic al proiectului.

Retineti ca o persoana poate fi partizan si ordonator in acelasi timp. Vicepresedintele de vanzari este un ordonator al proiectului pentru schimbarea raportului lunar de vanzari dar este de asemenea un partizan, daca a trebuit sa transfere fondurile de la departamentul de vanzari pentru plata proiectului.

1 Decideti cand ii implicati.

Proiectele trec prin urmatoarele cinci faze in progresul lor de la ideea initiala pana la finalizare (vezi capitolul l  pentru explicarea acestor faze):

Concepere

Planificare

Organizare

Realizare

Finalizare

Planificati implicarea ordonatorilor, partizanilor si observatorilor in fiecare faza a proiectului, in functie de rolurile fiecaruia.

Ordonatorii

Implicati ordonatorii de la concepere pana la finalizarea proiectului.

Faza de concepere: implicare puternica. Identificati si vorbiti cu cat mai multi ordonatori in aceasta faza. Dorintele lor si estimarile voastre privind fezabilitatea va influenta decizia privind continuarea proiectului. Daca descoperiti un ordonator mai tarziu, cand planificati sau indepliniti sarcini ale proiectului, asigurati-va ca ati punctat cu el problemele pe care le-ati avut de la crearea proiectului, ati identificat si ati evaluat orice posibila asteptare speciala.

Faza de planificare. Implicare moderata / inalta. Consultati ordonatorii in  aceasta faza pentru a va asigura ca planul proiectului reflecta nevoile si asteptarile lor. Cereti sa va aprobe planul inainte de a incepe lucrul propriu-zis.

Faza de organizare. Implicare moderata. Prezentati ordonatorii membrilor echipei. Cerand ordonatorilor sa vorbeasca despre nevoile si interesele lor, intariti importanta proiectului si ajutati membrii echipei sa-si formeze o imagine clara asupra nevoilor ce trebuie satisfacute. Prezentand ordonatorilor membrii echipei, creste increderea acestora ca proiectul va fi incheiat cu succes.

Faza realizarii. Implicare moderata. Tineti ordonatorii la curent cu  realizarile si progresele facute in cadrul proiectului pentru a le mentine entuziasmul si interesele. Implicarea ordonatorilor in aceasta faza garanteaza de asemenea ca rezultatele obtinute sunt in concordanta cu nevoile lor.

Faza finalizarii. Implicare inalta. Cereti ordonatorilor sa evalueze rezultatele proiectului si sa determine daca asteptarile si nevoile lor au fost satisfacute. Identificati orice sugestie pe care ei o pot face pentru a imbunatati realizarea unor proiecte similare in viitor.

Suporterii

Ca si in cazul ordonatorilor, implicati suporterii inca de la inceput si pana la finalizarea proiectului:

Faza de concepere. Implicare moderata. De cate ori este posibil, cereti suporterilor cheie sa evalueze fezabilitatea satisfacerii asteptarilor ordonatorilor. Daca suporterii sunt identificati mai tarziu, cereti-le sa confirme fezabilitatea satisfacerii asteptarilor ordonatorilor.

Faza planificarii. Implicare inalta. Suporterii au contributia cea mai mare la planul proiectului. Pentru ca ei indeplinesc sau faciliteaza toate activitatile, cereti-le sa stabileasca abordarile tehnice, desfasuratoarele si resursele necesare. De asemenea cereti-le sa se angajeze in toate aspectele planificarii.

Faza de organizare. Implicare inalta. Familiarizati suporterii cu planul de realizare al proiectului. Clarificati cum vor lucra pentru atingerea rezultatelor, certi sa stabileasca cum vor rezolva conflictele, cum vor comunica si cum vor adopta decizii pe durata proiectului.

Faza desfasurarii. Implicare inalta. Conform definitiei, suporterii sunt cei care vor munci in aceasta faza. Informati-i despre progresele proiectului, incurajati-i sa identifice orice problema legata de indeplinirea proiectului, aparuta sau anticipata si lucrati la identificarea si implementarea solutiilor la probleme.

Faza de finalizare. Implicare puternica. Cereti concluziile suporterilor cu privire la diferitele sarcini pe care le-au avut. Informati-i despre indeplinirea proiectului si recunoasteti-le rolul in realizarea proiectului. Cereti-le sugestiile despre cum pot fi indeplinite viitoarele proiecte mai eficient.

Observatorii

Alegeti acei observatori cu care vreti sa partajati activ informatii despre proiect. Implicati-i la nivel minim pe parcursul proiectului.

Faza de concepere: Minima implicare. Informati observatorii ca proiectul exista si vorbiti-le despre ceea ce va realiza.

Faza planificarii: Minima implicare. Informati observatorii despre rezultatele planificate si derularea proiectului.

Faza organizarii: Minima implicare. Spuneti-le ca proiectul a inceput si confirmati-le datele planificate pentru reperele intermediare si finale.

Faza realizarii: Minima implicare. Informati observatorii despre realizarile obtinute pe parcursul proiectului.

Faza de finalizare: Implicare minima. Cand proiectul este indeplinit, informati observatorii cu privire la produsele si rezultatele proiectului.

2 Metode pentru a mentine audianta implicata

Mentinerea ordonatorilor, suporterilor si a observatorilor informati despre cum ati progresat cu proiectul este critica pentru succesul proiectului. Alegeti metoda potrivita pentru a stimula audienta sa continue cu interes si incurajati respectivele persoane sa va sprijine activ. Pentru a tine audienta proiectului implicata pe parcursul desfasurarii, luati in considerare urmatoarele metode:

Reuniuni bilaterale: discutii formale sau informale cu una-doua persoane despre problemele proiectului. Aceste discutii sunt folositoare pentru o explorare interactiva si in special pentru a clarifica problemele cu putine persoane.

Reuniuni de grup: planificati sedinte pentru membrii echipei sau pentru membrii audientei. Sedintele restranse sunt folositoare pentru a gasi solutii problemelor proiectului, pentru a consolida rolul membrilor echipei si pentru a dezvolta increderea reciproca si respectul intre membrii echipei. Sedintele extinse sunt necesare pentru a prezenta informatii de interes general despre proiect.

Corespondenta informala: notite, scrisori si e-mail-uri. Va ajuta sa obtineti si sa impartiti informatii importante despre proiect.

Aprobarile scrise: O intelegere formala scrisa despre un produs al proiectului, despre desfasarea proiectului, repartizarea resurselor sau abordarea tehnica a activitatilor proiectului.

Sfaturi pentru implicarea eficienta

Planificati sa implicati ordonatorii, suporterii si observatorii astfel incat ei sa aiba cea mai mare contributie in proiect.

. Implicati persoanele care vor avea un rol in proiect mai devreme de a-si manifesta rolul. Acordati audientei posibilitatea sa participe la planificare chiar daca persoanele respective nu vor lucra decat mai tarziu la proiect. Uneori ei detin informatii pe care vi le impartasesc mai devreme, ceea ce le va usura si va va usura munca mai tarziu. Cel putin in acest fel isi vor face timp pentru a va oferi serviciile de care aveti nevoie.

. Daca sunteti preocupat de legalitatea implicarii unei persoane anume, consultati-va departamentul juridic sau biroul de contractari. Sa presupunem ca va propuneti sa castigati un contract competitiv care presupune cumpararea unor echipamente pentru proiect. Ati vrea sa stiti daca viitorii ofertanti detin aceste echipamente si dupa cat timp de la comanda le veti primi. Va  este insa teama ca vorbind potentialilor contractori cand inca va planificati proiectul ii poate descuraja in ceea ce priveste procurarea si poate provoca acuzatii de favoritism din partea licitatorilor care nu au avut succes si care nu au stiut de licitatie mai devreme. Decat sa ignorati aceasta audienta importanta, intrebati departamentul juridic sau biroul de contractari cum puteti obtine informatiile pe care le doriti mentinand in acelasi timp integritatea licitatiei.

. Planificati-va intalniri cu fiecare persoana cheie din audienta pentru a-i cunoaste nevoia de informatii si interesele. Stabiliti informatiile pe care le doresc si cele de care credeti ca vor avea nevoie, cand le veti furniza si in ce forma. In plus, clarificati ce vreti de la ei, cum va vor oferi ceea ce vreti si cand.

. Asigurati-va intotdeauna ca intelegeti avantajele pe care le asteapta fiecare. Stabiliti care este interesul fiecarei persoane din audienta ca proiectul sa se incheie cu succes. Pe perioada desfasurarii proiectului, amintiti-le beneficiile pe care le vor obtine cand proiectul se va finaliza.