Functia de control

FUNCTIA DE CONTROL

A controla inseamna a compara rezultatele cu obiectivele, a masura diferentele intre acestea, a verifica in ce masura structurile si metodele de antrenare a oamenilor favorizeaza realizarea obiectivelor. Dar in conditiile societatii noastre, cu referire la tranzitia spre o economie de piata, controlul constituie in acelasi timp o necesitate stringenta cat si o parte integranta a unei conduceri eficiente, stiintifice, care cere o evidenta stricta si un control riguros.

Functia este caracterizata prin: actiunile conducerii de confruntare a rezultatelor obtinute in diferite etape cu prevederile initiale, a modului in care aceste rezultate concorda cu obiectivele stabilite, atat din punct de vedere cantitativ cat si calitativ; sesizarea, depistarea si comensurarea eventualelor abateri, a factorilor si cauzelor care le-au determinat, stabilirea masurilor colective pentru remedierea deficientelor constatate.

In baza acestei functii, conducerea poate verifica eficacitatea modalitatilor si instrumentelor de aplicare a deciziilor, sa constate la timp sau previzional succesele tehnico-productive si economico-financiare.

Dreptul de control apartine organelor colective de conducere cat si fiecarui cadru de conducere, acestuia revenindu-i, in virtutea autoritatii cu care este investit, dreptul de a controla activitatea compartimentelor si a persoanelor in subordine.

Realizarea atributului de control presupune indeplinirea urmatoarelor cerinte:

- alegerea judicioasa a locurilor supuse controlului si efectuarea acestuia direct la locul de actiune. Conducatorii situati la baza piramidei ierarhice din unitate (sefii subdiviziunilor organizatorice) au posibilitatea sa efectueze controlul direct si sa influenteze nemijlocit rezultatele activitatii de executie. Conducatorii de la nivelurile superioare trebuie sa se orienteze asupra problemelor si punctelor cheie.

Efectuarea controlului direct la locul aplicarii deciziei permite adoptarea unor masuri operative de reglare imediata a abaterilor de normele stabilite:

- obiectivul principal al controlului trebuie sa-l constituie problemele de fond ale activitatii, nu aspecte considerate formale;

- organizarea unui sistem informational care sa permita vehicularea rapida a informatiilor (introducerea miljloacelor electronice). Fluxul informational al controlului trebuie sa se integreze in fluxul informational corespunzator structurii organizatorice si ambele sa foloseasca aceleasi canale de comunicatii;

- adoptarea continua a controlului la schimbarile care au loc in cadrul procesului de productie;

- asigurarea retroactiunii controlului, managerul unitatii sau subunitatii, regleaza actiunea viitoare in functie de informatiile obtinute in legatura cu actiunile in curs de desfasurare si cele terminate. La fiecare nivel de conducere sistemul informational trebuie sa asigure existenta unor conexiuni inverse, pe baza carora conducatorul trebuie sa poata verifica in permanenta daca subordonatii au inteles deciziile si modul cum le executa;

- promovarea pe scara larga a formelor moderne de control (autocontrol, tablou de bord). Conducatorii trebuie sa elaboreze si sa utilizeze formele de control care sa le asigure o informare rapida, precisa si utila. Modalitatile de concepere si efectuare a controlului trebuie adaptate permanent la schimbarile care au loc in cadrul sistemului.

Trasaturile de baza ale controlului sunt:

controlul are un caracter preventiv, accentul in aceasta activitate trebuie sa fie pus pe preintampinarea posibilitatii aparitiei si manifestarii unor abateri si nu numai pe constatarea si sanctionarea lor;

controlul are un caracter constructiv, fiind indreptat spre precizarea masurilor concrete si operative in vederea inlaturarii abaterilor;

controlul trebuie sa fie general, permanent, complet si aprofundat si sa se realizeze in toate domeniile de activitate;

controlul trebuie sa se execute de organe competente si in drept;

controlul trebuie realizat cu tact si masura, sa nu fie excesiv si rigid sau sa se execute cu asprime;

controlul trebuie sa fie eficient, avand rolul de a sesiza si inlatura cauzele abaterilor, in scopul realizarii sarcinilor stabilite prin obiectivele activitatii ce se desfasoara in toate domeniile. Eficienta controlului depinde de mijloacele de depistare a tendintelor si posibilitatilor de reglare a procesului de productie si de operativitatea reactiei de reglare.

Aprecierea functionalitatii sistemului se realizeaza comparand iesirile efective atat sub aspectul lor fizic, sortimental, cat si valoric al incadrarii in prevederile si termenele stabilite. Aceasta apreciere se poate realiza numai prin activitatea de control, pe baza careia trebuie sa se initieze masurile corective in vederea mentinerii sau reducerii sistemului in starea de functionare programata.

In efectuarea controlului se parcurg mai multe etape:

Fixarea normelor, a conditiilor si criteriilor pe baza carora se apreciaza sarcinile fiecarui executant.

Compararea rezultatelor obtinute cu normele fixate.

Adoptarea masurilor de corectie, in vederea realizarii obiectivelor stabilite.

Pentru efectuarea controlului este necesara existenta unor obiective precizate in plan, a unui mijloc de comensurare a rezultatelor obtinute si de comparatie a acestora cu criteriile predeterminate, precum si a unui sistem de corectare pe parcurs a desfasurarii activitatilor, in scopul realizarii finalitatii scontate.

In functie de continut si obiective, controlul poate fi: tehnic, economic, financiar.

Controlul tehnic priveste urmarirea si verificarea utilizarii eficiente a resurselor, a tehnologiei aplicate, a mijloacelor tehnice si a calitatii lucrarilor executate in procesul de productie. Rezultatele finale ale unitatilor agricole reflecta, in mare masura, efectuarea atenta si la momentele critice ale controlului.

Controlul economic pune accentul pe folosirea eficienta a mijloacelor fixe si circulante in cadrul procesului de productie. Obiectivele principale ale acestei forme de control se concretizeaza in verificarea indeplinirii planului la toti indicatorii, al modului de aplicare al gestiunii economice. In unitatile economice utilizarea resurselor nu are caracter uniform in cursul anului impunandu-se necesitatea organizarii unui control economic selectiv, sistematic.

Controlul financiar, strans legat de controlul economic, vizeaza gospodaria rationala a fondurilor materiale si banesti, prevenirea si depistarea abaterilor de la disciplina financiara, apararea integritatii patrimoniului unitatii, folosirea eficienta a creditelor etc. Exercitarea controlului financiar este reglementata prin dispozitii legale, potrivit carora managementul unitatilor economice poarta intreaga raspundere pentru organizarea si exercitarea controlului in interiorul unitatilor, ceea ce le asigura cunoasterea si urmarirea permanenta a gospodaririlor fondurilor incredintate.

Ponderea formelor mentionate in cadrul activitatii de control, ca atribut al conducerii, este diferita, in functie de nivelul ierarhic si de domeniul de activitate. Directorul executa toate formele de control, fara a efectua un control total si permanent, care se exercita de sefii compartimentelor specializate. Controlul tehnic trebuie sa-i permita directorului formarea unei imagini clare si concludente asupra problemelor esentiale ale intreprinderii. La nivelele ierarhice imediat inferioare predomina forma de control caracteristica activitatii compartimentului.

Dupa momentul efectuarii sale, controlul poate fi preventiv, ierarhic operativ-curent si postoperativ.

Controlul preventiv prevede efectuarea operatiilor cuprinse in sfera sa si vizeaza prevenirea consecintelor negative posibile ale unei decizii, incalcarea dispozitiilor legale.

Controlul ierarhic operativ-curent are loc concomitent cu desfasurarea activitatilor, fiind efectuat de catre conducatori asupra activitatii compartimentelor de care raspund. Conducatorul la toate nivelurile ierarhice trebuie sa exercite un control direct asupra activitatii din compartimentele subordonate, dar si un control inopinat asupra locurilor de gestionare a valorilor materiale si banesti.

Eficienta controlului operativ-curent este asigurata numai daca este efectuat sistematic si se finalizeaza prin corectarea pe loc a abaterilor constatate. Un control sistematic din partea conducatorului determina subalternii sa-si urmareasca permanent propria activitate, sa introduca corectivele necesare, sa se autocontroleze.

Autocontrolul ca forma superioara de control, reprezinta urmarirea de catre lucratori a propriilor activitati, introducand corectivele necesare.

Autocontrolul are un rol deosebit de important, deoarece in baza acestuia fiecare subaltern isi cunoaste, isi apreciaza critic activitatea proprie si poate interveni imediat cu corecturi, evitand astfel perturbarea proceselor ulterioare.

Controlul postoperativ vizeaza verificarea activitatii desfasurate deja, asigurand informatiile utile pentru conducerea unor activitati similare in viitor, dar nu permite o interventie corectiva directa.

Realizarea unui control general, permanent si aprofundat, la toate nivelurile necesita existenta unui sistem de control care cuprinde un ansamblu organizat de elemente si anume: obiectivele controlului, competentele, procedeele si informatiile necesare.

Modalitatile de realizare a controlului sunt:

controlul direct, la locul de desfasurare al actiunii, mijloc deosebit de eficient care nu trebuie insa sa restranga initiative personale a subalternilor executanti;

intrevederea conducatorului cu unul sau mai multi subordonati, care asigura schimbul deschis de opinii si permite transmiterea operativa a deciziilor de corectie;

rapoartele de control, prin care se asigura informatii despre sarcinile indeplinite sau in curs de indeplinire, situatia reala fata de prevederile planului. Rapoartele bine intocmite permit o informare operativa a conducatorilor, adoptarea unor decizii in legatura cu activitatile in curs de desfasurare, fundamentarea elementelor anticipative.