Ergonomia locului de munca in birou

ERGONOMIA LOCULUI DE MUNCA IN BIROU

1. Necesitatea organizarii ergonomice a muncii in birou

Dezvoltarea economiei de piata si extinderea proprietatii private au facut ca munca de birou sa cunoasca o amploare deosebita. In aceste conditii apar cerinte noi fata de componentele procesului de munca, fata de om, fata de mijloacele de munca si fata de intregul sistem "om-masina-mediu". Aceste aspecte ale organizarii stiintifice a muncii isi gasesc rezolvare prin aplicarea in serviciile si birourile firmelor a cercetarilor de ergonomie care sa asigure adaptarea muncii la om, cresterea productivitatii si scaderea solicitarilor de efort in munca.

Introducerea cercetarilor de ergonomie in birouri poate fi sustinuta prin prisma unor caracteristici proprii muncii din aceste structuri, cum ar fi:

caracterul muncii, gradul scazut de dotare tehnica si existenta unor multiple solicitari de efort fizic si psihic in munca;

amplificarea factorilor de stres si de oboseala;

varietatea si complexitatea operatiilor (in special de ordin intelectual) pe care trebuie sa le execute lucratorii, relatiile cu clientii, raspunderea materiala si morala;

folosirea, uneori nerationala, a potentialului uman, calitatea si structura acestuia.

Munca in birou se prezinta in general ca o munca psihica ce solicita din partea personalului un efort intelectual deosebit, insa exista numeroase activitati care necesita un efort fizic intens.

Din punct de vedere fizic se poate considera ca activitati precum cele de procesare a corespondentei, introducere a datelor, cautarea si regasirea informatiilor sunt grele, solicitand intr-un grad ridicat posibilitatile fiziologice ale personalului, in special cele ale secretarelor.

Pentru personalul secretariatelor apar alte cauze care pot determina cresterea efortului fizic si anume: fluxul clientilor, gradul de aglomeratie, cantitatea si varietatea informatiilor solicitate.

Avand in vedere toate aceste solicitari, necesitatea studiilor ergonomice este evidenta, deoarece numai prin intermediul acestora se poate realiza adaptarea muncii la posibilitatile umane firesti, fara amenintarea sanatatii lucratorilor. Printr-o organizare corespunzatoare a muncii pe baza principiilor ergonomice, prin mecanizarea si prin informatizarea unor activitati si prin stabilirea corecta a numarului si a structurii personalului se poate actiona eficient pentru reducerea efortului fizic.

O alta caracteristica a activitatii desfasurate in birouri si, in acelasi timp, un factor de influenta a efortului este pozitia de lucru. Aceasta este pozitia sezand, care uneori nu se modifica nici in timpul pauzelor, datorita conditiilor de amenajare a locurilor de munca. Aceasta caracteristica se intalneste la toate categoriile de personal cu o pondere mai mica sau mai mare, dar cu deosebire la cei implicati in procesul de intocmire si de prelucrare a documentelor. In acest caz studiile de ergonomie trebuie indreptate spre organizarea rationala a timpului de lucru si spre crearea conditiilor de schimbare a pozitiei corpului.

Solicitarea neuropsihica in birou este predominanta fata de solicitarile de alta natura la principalele categorii de personal. Aceasta apare in special la cei implicati in activitati de cercetare-dezvoltare, financiar contabile, de intocmire si de prelucrare a documentelor si la cei din serviciile de relatii cu publicul.

In cadrul serviciilor de relatii cu publicul sau in secretariate exista elemente care au o contributie insemnata la cresterea efortului psihic. In acest sens se remarca indeosebi dialogul ce trebuie mentinut cu fiecare persoana pentru stabilirea informatiilor dorite. Pentru a se putea face fata acestor solicitari, studiile de ergonomie indica o serie de calitati pe care trebuie sa le aiba lucratorii dintr-un astfel de serviciu si anume: cunostinte temeinice in domeniul solicitat, arta de a vorbi cu oamenii, dinamism, atentie distributiva, spirit de observatie, capacitate de decizie si initiativa.

Practica a demonstrat ca in serviciile de relatii cu publicul exista o serie de cauze care conduc de regula la suprasolicitare. Acestea sunt diverse si pot fi provocate fie de lucratori, fie de clienti.

Din prima categorie face parte gradul de oboseala al lucratorilor (zilnica plus cea acumulata) cu implicatii asupra modului de comportare fata de clienti, manifestat prin lipsa de amabilitate si prin nervozitate. In multe cazuri efortul lucratorilor de a avea un comportament civilizat poate duce la suprasolicitare.

Dificultati pot crea si clientii prin modul de comportare fata de lucratorii serviciilor, care nu vad in acesta un partener egal care contribuie prin munca sa la satisfacerea cererilor lor, ci o persoana care trebuie in orice conditii sa-i serveasca cu promptitudine si cu amabilitate.

Solicitarea neuropsihica a angajatilor din serviciile de relatii cu publicul sau a celor din secretariate mai este influentata si de neritmicitatea fluxului clientilor, de neadaptarea orarelor de functionare a acestora la fluxul clientilor si de existenta unor lipsuri in organizarea muncii. In legatura cu acest aspect trebuie mentionat ca organizarea ergonomica a muncii trebuie sa asigure concordanta dintre numarul angajatilor existenti si afluenta solicitantilor. Avand in vedere ca fluxul acestora este in general aleator, structurile respective pot actiona printr-o mai mare flexibilitate in stabilirea programelor de lucru si prin dimensionarea optima a formatiilor de lucratori, prin folosirea unor grafice de munca. Aceste masuri determina servirea civilizata a clientilor si cresterea randamentului in munca in conditii de solicitare normala a lucratorilor.

Alti factori care influenteaza substantial solicitarea psihica sunt factorii de mediu (zgomotul, temperatura, umiditatea si lumina), precum si relatiile dintre membrii colectivelor de munca.

2. Stresul si oboseala profesionala

Stresul si oboseala profesionala, numite si bolile secolului, sunt cele mai grave disfunctionalitati care apar in munca de birou. Din aceasta cauza a aparut necesitatea organizarii ergonomice a muncii in birouri.

Stresul reprezinta o dimensiune constanta a vietii noastre cotidiene. Daca pana in 1989 factorii stresanti tineau mai mult de sistemul politic, de aspectele negative ale dictaturii comuniste, in prezent societatea de tranzitie aduce pe scena vietii noi tipuri de situatii stresante cum ar fi : incertitudinea, schimbarile rapide si adesea imprevizibile, concurenta, somajul, necesitatea reorientarii si recalilificarii rapide si, nu in ultimul rand, scaderea nivelului de trai.

Oamenii, ca indivizi izolati, au rareori posibilitatea de a influenta evenimentele stresante externe. Tot ce pot face este sa-si insuseasca niste strategii adaptative care sa-i faca mai rezistenti la agresiunile psihice si mai eficienti in activitatea profesionala.

Daca stresul este prea mare fiecare dintre noi poate ceda psihic; chiar daca persoana respectiva este una extrem de echilibrata pot aparea tulburari psihologice temporare. Individul poate trai o stare de disfunctionalitate sau chiar o cadere psihica brusca in urma unei psihotraume severe (accident, incendiu, decesul unui membru apropiat din familie).

Reactia la stres se instaleaza treptat atunci cand individul este supus un timp indelungat unor conditii de tensiune psihica, mai ales atunci cand este atinsa imaginea sa, situatia maritala, profesionala sau materiala. De obicei individul isi revine cand situatia stresanta a fost inlaturata, desi uneori pot ramane unele sechele sau o vulnerabilitate crescuta fata de anumiti factori de stres*.

Factorii de mediu reprezinta, de asemenea, factori de stres pentru organismul uman si animal, producand perturbari la nivelul diferitelor sisteme fiziologice. Acesti factori, dintre care amintim: temperatura (prea ridicata sau prea scazuta), umiditatea, zgomotul, agentii poluanti pot produce traume fizice, dar si psihice.

Exista si stresori de natura psihosociala cum ar fi: situatiile conflictuale, presiunea sociala prea mare, factori care pun in pericol situatia materiala sau statutul social al individului, care sunt perceputi ca o amenintare pentru individ. Stresul nu este influentat numai de situatiile externe ci si de vulnerabilitatea, de toleranta la stres a individului sau de unele trasaturi ale personalitatii acestuia.

Exista, de asemenea, situatii de viata care sunt considerate stresori universali, ca de exemplu: razboiul, detentia, calamitatile naturale, accidentele care produc invaliditate sau bolile incurabile, pierderea unor persoane apropiate. Unele situatii de viata nu sunt la fel de stresante pentru toata lumea. De pilda, pierderea unui examen, dezaprobarea sau critica sefului determina reactii diferite de la un individ la altul. Chiar si in cazul unor dezastre sau calamitati naturale exista persoane care isi pastreaza calmul si actioneaza oportun si eficient, in timp ce altii intra in panica sau manifesta un comportament bizar.

Lazarus arata ca cercetarile asupra unor combatanti din razboiul din Vietnam sau din razboiul arabo-israelian din 1973 au demonstrat ca doar la un anumit procent dintre acestia au aparut simptome emotionale grave, temporare sau permanente, care i-au facut inapti pentru lupta, ceilalti nedezvoltand ceea ce specialistii numesc "nevroza de razboi".

Oboseala reprezinta o reactie a organismului de readaptare, de refacere a functiilor sale. Ea reprezinta un fenomen fiziologic normal care apare in urma solicitarilor prezente in activitatea umana.

In general oboseala este un fenomen reversibil, deoarece daca este urmata de o perioada de odihna sau de somn, organismul isi reface plenitudinea functiilor sale. Ea nu este o boala, dar poate avea consecinte temporare asupra organismului precum slabirea atentiei fata de munca indeplinita si fata de mediu.

Specialistii clasifica oboseala in urmatoarele grupe:

Oboseala musculara (dinamica si statica) - determinata de efortul muscular si de contractarea musculara fixa.

Oboseala neurosenzoriala - cauzata de tensiunea nervoasa a simturilor (ochi, urechi).

Oboseala psihica - determinata de factori de natura psihica.

Oboseala poate fi provocata de o multime de cauze, dintre care cele mai des intalnite sunt:

intensitatea si durata muncii fizice si intelectuale;

factorii de mediu (temperatura, lumina, zgomotul);

factorii de natura psihica (responsabilitati, griji, conflicte);

monotonia sau rutina muncii;

boli si dureri.

Formele de manifestare a oboselii la om sunt multiple:

scaderea atentiei;

incetinirea si inhibarea perceptiei;

inhibarea capacitatii de gandire;

scaderea randamentului activitatii fizice si intelectuale.

In birouri oboseala profesionala este o stare produsa de stres si afecteaza mai ales persoanele care lucreaza cu publicul. Cei mai multi cred ca munca in birouri si secretariate este lipsita de stres sau cu stres redus, insa lucrurile nu stau deloc asa. Tensiunile psihice si stresul contactelor inter-umane determina oboseala sau chiar epuizare. Cercetarile efectuate asupra lucratorilor din birouri arata ca peste 50% dintre acestia sunt afectati de un sindrom de epuizare emotionala. Cauzele ar consta in lipsa de spatiu si de intimitate a locului de munca, precum si in dificultatea sarcinilor de serviciu.

In general, persoanele care manifesta simptome de oboseala fizica si psihica au o atitudine negativista in relatiile cu ceilalti si resimt o diminuare a respectului de sine.*

In afara programului normal de lucru, remedierea si prevenirea oboselii se poate realiza prin reglementarea duratei zilei de lucru, a duratei saptamanii de lucru si a concediilor de odihna.

In munca de birou remediile pentru epuizarea si pentru oboseala profesionala se pot asigura la doua niveluri. La nivelul vietii personale angajatii trebuie sa-si structureze activitatile astfel incat acestea sa le dea un sentiment de confort si de siguranta. Salariatii trebuie sa aiba o viata activa in afara serviciului si mediului acestuia.

Al doilea nivel se refera la responsabilitatile manageriale care trebuie sa vizeze ajutorarea salariatilor afectati de oboseala profesionala prin recunoasterea simptomelor acestui fenomen si prin instruirea personalului in vederea depistarii lor, prin organizarea de intruniri ce pot fi folosite pentru intrajutorarea membrilor personalului si prin promovarea spiritului de echipa.

Pentru serviciile de relatii cu publicul, in situatia in care schema de personal permite, managerii pot sa restructureze anumite posturi sau sa refaca programul de lucru astfel incat contactul dintre lucratori si solicitanti sa nu fie prea mare. De asemenea, poate fi utila si organizarea de seminarii privind managementul stresului sau timpului [1] .

Este foarte important sa se previna starea de oboseala profesionala pentru ca aceasta nu afecteaza un singur membru al personalului ci este transmisa si celorlalti. In acest sens, Beth Belevins arata: "Cand un angajat se plange de conditiile de lucru si/sau se indoieste de utilitatea, de rostul sau de satisfactia muncii sale, aceasta atitudine va avea cu siguranta influenta si asupra colegilor sai".

Pentru a nu permite raspandirea acestor simptome, managerii trebuie sa le recunoasca si sa le previna ori de cate ori este posibil. De asemenea, managerul are un rol esential in gasirea unor corelatii si alternative optime intre durata perioadelor de munca, durata pauzelor pentru odihna, numarul, continutul si momentul introducerii acestor pauze, astfel incat sa se asigure o eficienta sporita, un nivel optim al capacitatii de munca si o buna stare a sanatatii.

Ambianta fizica reprezinta o componenta importanta a procesului de proiectare ergonomica a locului de munca. Etimologic notiunea de ambianta se refera la mediul material si social in care o persoana sau o colectivitate isi desfasoara activitatea.

In birouri proiectarea factorilor de ambianta trebuie sa aiba in vedere: caracteristicile generale ale muncii, continutul specific al muncii, solicitarile impuse in procesul muncii, factorii psiho-sociali. De asemenea, importante sunt si posibilitatile materiale, tehnico-economice ale acestor structuri.

Principalii factori de ambianta fizica sunt: iluminatul, microclimatul (temperatura, umiditatea, viteza aerului, puritatea aerului), coloritul si zgomotul.

Iluminatul este unul dintre factorii care exercita o influenta importanta asupra productivitatii angajatilor si asupra gradului lor de oboseala. O iluminare defectuoasa poate cauza disconfort vizual si o pozitie nenaturala a corpului, fiind deci o piedica in calea performantei.

Cercetarile arata ca 80% pana la 85% din cantitatea de informatie pe care o asimilam parvine pe cale vizuala, de aceea confortul vizual este esential. Dar modul de iluminare nu afecteaza numai confortul vizual ci si pe cel fizic.

Iluminatul la locul de munca poate fi impartit in 4 categorii:

Iluminarea ambientala este data de obicei de o sursa de lumina montata in tavan (tub fluorescent). Uneori este singura sursa de lumina la locul de munca.

Iluminarea cu ajutorul lampilor de birou. Desi ofera confortul individual, acest tip de iluminare este absent in cele mai multe locuri de munca.

Iluminarea directionata este de obicei asigurata de surse de lumina orientate in jos, sau de lumini "de urmarire". Este folosita pentru iluminatul anumitor obiecte sau pentru cresterea nivelului de intensitate.

Iluminarea naturala provine prin geamuri, usi sau pereti de sticla. Are un efect pozitiv asupra omului, dar nu este disponibila permanent.

Pozitionarea. Locul de munca trebuie astfel pozitionat incat linia vizuala sa fie paralela cu lumina si cu ferestrele. Lumina care cade intr-un unghi corespunzator pe suprafata de lucru previne reflexia care poate intuneca imaginea sau poate crea contraste de fundal.

Comutatorul. Diferitele tipuri de comutatoare permit lucratorilor sa aprinda pe rand cate o serie de lumini, ceea ce permite reglarea nivelurilor de lumina ambientala.

Jaluzelele. Permit controlul luminii naturale pe parcursul intregii zile.

O alta problema a iluminatului o reprezinta intretinerea. O buna intretinere a elementelor componente ale lampilor include o schimbare regulata la 2/3 din viata a acestora, controale atunci cand incep sa dea mai putina lumina si curatirea regulata. O noua generatie de startere electro-magnetice si de tuburi fluorescente cu eficienta si cu viata marite sunt din ce in ce mai folosite, reducand foarte mult aceste probleme de intretinere.

Iluminarea eficienta determina si scaderea costurilor. Studiile arata ca 85 de centi dintr-un dolar cheltuit pe un sistem de iluminat deja existent se duc la costul de electricitate. Investitiile in sisteme eficiente de iluminare duc la reducerea acestor costuri, vor reduce munca de intretinere si vor imbunatati calitatea luminii.

Cromatica (coloritul) constituie un alt factor de ambianta fizica ce influenteaza productivitatea muncii si care are un rol important asupra capacitatii vizuale, in asigurarea unui iluminat eficient si a unui confort sporit. Folosirea culorilor in munca de birou se bazeaza pe efectele fiziologice si psihologice ale culorilor asupra omului (tabelul 3).

Astfel: 

Rosul are efecte benefice asupra sistemului nervos, stimuleaza circulatia sangelui si pofta de mancare, vasele limfatice si metabolismul. Rosul accelereaza ritmul cardiac si respiratia, combate frigul, da impresia de marire a spatiului, da rezistenta la efort psihic si fizic, creeaza o ambianta vesela si optimista. Dar privitul intens si timp indelungat a acestei culori determina oboseala care se va resimti la nivelul intregului organism. Rosul ajuta in urmatoarele afectiuni: raceli, stari subfebrile, dureri reumatice provocate de frig si de oboseala, eczeme, TBC, depresie nervoasa, paralizie, astenie fizica.

Verdele este calmant si da senzatia de odihna. Este culoarea naturii si a sperantei, dilata vasele de capacitate mica, scade tensiunea arteriala, echilibreaza. Lumina verde favorizeaza sugestia si autosugestia, dar oboseste daca nuantele sunt prea intunecate.

Oranjul tonifica aparatul respirator, combate starile de anxietate, stimuleaza atentia, fixeaza calciul in oase, este afrodiziac. De asemenea, este tonifiant pentru ficat si pentru functiile de nutritie. Oranjul este indicat in bronsite cronice, sclerodermii, enfizem pulmonar, astm bronsic, rinite cronice, litiaza biliara, boli de rinichi. Oranjul nu are contraindicatii.

Albastrul are ca efect scaderea presiunii sanguine, a tonusului muscular, calmeaza respiratia si reduce frecventa pulsului. Ca efecte psihologice, este o culoare foarte rece, odihnitoare si linistitoare care indeamna la calm si la reverie, la predispozitie spre concentrare si spre liniste interioara. In exces, albastrul poate duce la depresie. Albastrul confera seriozitate, tendinta spre evocare, spatialitate, ingaduinta, pace interioara, nostalgie.

Violetul este culoarea regala prin excelenta. Recunoscuta ca sedativ, violetul stimuleaza producerea globulelor albe, creste tensiunea arteriala si frecventa ritmului cardiac.

Culorile birourilor ergonomice se aleg si in functie de coeficientul de reflexie. Astfel se recomanda vopsirea plafoanelor in culori cu coeficient de reflexie ridicat, insa mat, pentru a impiedica stralucirea. Pardoseala sa aiba un coeficient de reflexie de 15-30%. Pentru mobilier se recomanda culori deschise, avand un coeficient de reflexie de 30% pana la 50%. Pentru masini de scris sau pentru calculatoare sunt indicate culori neutre (gri, bej).

Zgomotul. Nivelul general al zgomotelor trebuie sa se inscrie in limite corespunzatoare specificului muncii de birou, al carui continut implica un anumit grad de solicitare psihica si nervoasa.

Limitele maxime admisibile pentru zgomot sunt:

70 db in secretariate si in centre de calcul ;

50-60 db in servicii financiar-contabile si in celelalte birouri cu lucrari repetitive care necesita o anumita concentrare.

Intensitati mai mari de 110 db situeaza zgomotele dincolo de limitele suportabile. [1]

Pentru evitarea efectelor determinate de intensitatile mari ale zgomotului, in special cele neuro-psihice (tulburari de atentie, sustragere, incordare, oboseala) sunt necesare masuri de prevenire precum:

acte normative de limitare a zgomotelor;

solutii silentioase pentru tehnologia de birou;

dimensionarea corespunzatoare a incaperilor;

dispersarea si dispunerea rationala a echipamentelor;

pereti, plafoane si plansee din materiale fonoabsorbante;

sali pentru recreere in timpul pauzelor;

control ORL periodic.

Microclimatul. Acesta se refera la starea fizica a aerului la locul de munca, ce se caracterizeaza prin temperatura, umiditate, curenti de aer si radiatiile termice ale corpurilor incalzite [2] .

Un microclimat necorespunzator poate reduce capacitatea de munca a executantului, poate spori riscul de imbolnaviri si implicit reduce productivitatea muncii. Temperatura optima in incaperile birourilor stimuleaza lucrul, creste eficienta.

Senzatia de buna stare fiziologica apare atunci cind diferenta dintre temperatura aerului si cea a suprafetei incaperii nu depaseste 2-30C.

Temperatura aerului recomandata pentru munca intelectuala in pozitia sezand este de 21-230C, iar pentru munca usoara in pozitia sezand este de 190C. De asemenea, specialistii cer, in general, ca diferenta intre temperatura exterioara si cea interioara in timpul sezonului cald sa nu depaseasca 40C.

In stabilirea temperaturii optime trebuie sa se ia in calcul si miscarea si umiditatea aerului. Miscarea aerului trebuie sa fie mai mica de 0,2 m/s; in cazul lucrarilor deosebit de delicate care cer o imobilitate prelungita a corpului, nu trebuie sa depaseasca 0,1 m/s.

Igiena moderna recomanda ca in incaperile incalzite umiditatea relativa a aerului sa fie cuprinsa intre 50 si 70%. De asemenea, cercetarile efectuate demonstreaza ca pentru o relatie optima intre umiditatea relativa si temperatura aerului, acesti indicatori trebuie sa aiba urmatoarele perechi de valori:

Umiditate relativa (%) Temperatura aerului (°C)

70 21,3 50 22,5 30 23,9

Daca aceste proportii nu se pastreaza apar efecte negative asupra aparatului respirator.

Acestea ar fi posibilitatile pe care le are la dispozitie specialistul in ergonomie pentru a conferi locului de munca mai multa personalitate, confort si functionalitate.

6. SISTEMUL INTEGRAT DE BIROU

Cand in sistemul informational predomina mijloacele tehnice de culegere, prelucrare, masurare a datelor si informatiilor, sistemul respectiv devine informatic - partea automatizata a sistemului informational. Prin evolutia tehnicii de calcul s-a ajuns la automatizarea unui numar insemnat de operatii si lucrari, dar nu este posibila inlocuirea totala a sistemului informational de catre cel informatic.

Pentru a fi eficienta folosirea calculatorului in prelucrarea datelor, acestea din urma trebuie sa indeplineasca o serie de conditii:

a) sa fie in volum mare;

b) sa aiba grad ridicat de complexitate;

c) calculele sa necesite volum important de munca;

d) sa existe necesitatea prelucrarii repetate a acestui tip de date.

In tarile cu traditie in informatica, in urma studiilor efectuate s-a ajuns la concluzia ca un sistem informatic optim trebuie sa aiba urmatoarele structuri:

80% prelucrare automata;

15% mecanizata;

5% manuala.

Fiind o componenta a sistemului informational, cel informatic nu reprezinta un scop in sine, la fel ca si cel informational in care este integrat, ci ajuta sistemul decizional in obtinerea unor informatii de calitate, in vederea conducerii procesului sau unitatii respective. Fiind considerat intern este structurat, in functie de complexitatea elementelor sale si de marimea sa, pe mai multe niveluri.

Prin folosirea tot mai larga a computerului s-a ajuns la prelucrarea integrala a informatiilor. Cu ajutorul calculatorului se pot efectua o serie de operatiuni, precum:

planificarea primara;

planificarea de timp si capacitati;

elaborarea comenzilor si ordinea lor;

date de productie si analiza.

Prin noul concept, CIM (Computer Integrated Manufacturing) se obtine optimizarea fabricatiei, a organizarii unei intreprinderi in general. Instrumentele integrarii sunt introduse pe mai multe etape:

legatura organizatorica intre sistemele tehnice;

2. cand sistemele de baza sunt nelegate, se vor realiza retelele necesare;

3. legaturi de date (transferul de date intre sisteme);

4. crearea bazei comune de date pentru CIM.

Conceptul de sistem, ca si cel de control al proceselor, este foarte important pentru managerul unei organizatii. O organizatie este privita, in general, ca un sistem cu un anumit numar de subsisteme si un scop comun. Aceste subsisteme trebuie sa fie legate impreuna si controlate pentru a realiza acest scop. Sistemele informatice furnizeaza date in legatura cu cadrul intern si extern si ajuta conducerea in luarea deciziilor ce au impact deosebit asupra existentei si functionarii in continuare a organizatiei.

Sistemele informatice de birou integreaza tehnologii variate, ce includ: comunicarea datelor, textelor, sunetelor sau imaginilor. Pregatirea documentelor si comunicarea mesajelor in forme variate produc o serie de beneficii, cum ar fi:

a) cresterea accesului interpersonal, prin facilitatea comunicarii intre diferite persoane;

b) accesul la informatie care poate fi gasita in diferite locuri si sub diferite forme, economisind si timpul pentru descoperirea ei;

c) cresterea productivitatii individuale, prin folosirea sistemelor suport personale ce fac posibila cresterea randamentului;

d) cresterea gradului de continuitate intre diferite activitati;

e) imbunatatirea controlului asupra activitatilor personale.

Sistemul integrat implica existenta a doua elemente fundamentale: o baza de date centrala si o retea de telecomunicatii.

La mijlocul secolului trecut, Samuel F.B. Morse a deschis epoca telecomunicatiilor, declansand una dintre cele mai dramatice confruntari comerciale a timpului.

"Dat fiind ca o parte mare din afaceri depinde acum de obtinerea si trimiterea de informatii, companiile din toata lumea s-au grabit sa-si interconecteze angajatii prin retele electronice. Aceste retele formeaza infrastructura cheie a secolului XXI, la fel de importanta pentru mersul afacerilor si dezvoltarea economiei nationale asemenea cailor ferate pe timpul lui Morse" afirma A. Toffler in celebra sa carte Puterea in miscare.

Fara telecomunicatii nu ar fi posibila decat o partiala automatizare a biroului. O retea de telecomunicatii permite computerelor si terminalelor din diferite locuri sa comunice unele cu altele. Aceasta are diverse forme si marimi. Marimea retelei depinde atat de locul unde sunt instalate terminalele interconectate, cat si de numarul de conectari necesar. O retea poate include un cablu coaxial ce conecteaza doua birouri, sau un satelit ce leaga cladirile din diferite orase sau tari. Retelele sunt de diferite tipuri, in functie de datele care sunt transmise prin retea. Acestea pot fi texte, semnalele audio, video care circula cu anumita viteza.

"Raportat la un birou, o retea care poate sa opereze cu diferite tipuri de date este cea mai potrivita. Astfel de retele sunt de dimensiuni mici dar sunt foarte scumpe. De aceea se urmareste la inceput planificarea catorva noduri, adica o retea locala (LAN)" spune Myles E. Walsh in lucrarea Sisteme informationale computerizate.

Companiile devin din ce in ce mai dependente de retelele lor electronice pe care le folosesc in activitatile zilnice. Privite candva ca instrumente strict administrative, retelele informative sunt considerate tot mai mult arme strategice, ajutand companiile sa-si protejeze pietele constituite si sa le atace pe cele noi.

Computerele, terminalele, retelele de telecomunicatii formeaza corpul si structura scheletica a unui sistem, atribuindu-i o anumita forma de organizare. Software-ul este cel ce da viata acestui sistem si ii permite sa realizeze functiile de birou.

Sistemul integrat, prin intermediul modulelor sale, poate realiza o multitudine de procesari ale informatiei.

Primul pas in automatizarea biroului a fost introducerea sistemului de procesare a textului cu logica distribuita. Acest sistem este echipat cu capacitati de telecomunicare si de procesare a datelor. Intr-un sistem cu logica distribuita software-ul este inmagazinat in computerul principal. Fiecare terminal foloseste acelasi program din computer pentru a-si realiza sarcina.

Intr-un sistem cu resurse distribuite, fiecare terminal va avea propria memorie si putere de procesare. In acest fel va retine propria copie a software-ului de procesare. Caracteristicile mai avansate ale acestor sisteme includ interfete cu echipament foto, copiatoare pentru iesiri si echipamente cu OCR (Optical Character Recognition) pentru intrari.

Intr-un birou nu se lucreaza numai cu cifre, rapoarte, bugete sau planuri, procesarea imaginilor fixe sau mobile, proiectarea asistata, realizarea de grafice sunt tot mai des utilizate.

Un alt mod de a procesa documentele include digitizarea si stocarea datelor fara a mai fi necesara introducerea de la tastatura. Textele sau imaginile fotografice, de exemplu, pot capata o forma digitala folosind un scanner (echipament ce poate transforma informatia analogica in digitala).

Procesarea vocii este o alta realizare a tehnicii moderne. Sistemele de introducere a vocii continua sa fie limitate datorita modului in care decurge procesul vorbirii. Pentru introducerea informatiei intr-un astfel de sistem este necesara o centrala telefonica sau o combinatie telefon-terminal. Pentru a utiliza sistemul, se introduc comenzile in procesor prin intermediul butoanelor, apoi se introduce mesajul audio vorbind direct in receptor. Mesajele sunt stocate sub forma digitala, dar pot fi transformate si in forma analogica.

Imaginea si vocea formeaza un tandem in timpul videoconferintelor.

Una dintre cele mai importante realizari ale unui birou automatizat este teleconferinta - capacitatea de a lega persoane aflate la distanta, care au acces la propriile fisiere si la baza de date a organizatiei respective.

Videotextul este de asemenea rezultatul utilizarii noilor tehnologii birotice. Este o forma de editare electronica ce ofera un potential urias pentru afaceri si guvern. Procesarea de date, texte, voce si a imaginii precum si transmiterea acestora se potrivesc unui numar tot mai mare de aplicatii de birou.

Sistemele suport personale formeaza o categorie aparte de sisteme informatice de birou ce ofera asistenta celor din executiv, managerilor si altor utilizatori.

Acest tip de sisteme ofera potentialul necesar pentru cresterea eficientei prin imbunatatirea organizarii activitatilor. Ele pot furniza urmatoarele servicii:

a) calendare de management;

b) programe de intruniri;

c) posta electronica;

d) pregatirea documentelor;

e) localizarea documentelor si gruparea acestora;

f) note si comentarii.

"In concluzie, prin automatizarea activitatilor de birou se urmareste o integrare a unora dintre tehnologiile computerizate dezvoltate incepand cu anii '60. Este punctul culminant al unor ani intregi de cercetari, experimentari si al politicii miilor de persoane din industria computerelor." (Burton V. Dean - Management strategic)

BIBLIOGRAFIE

Burloiu, Petre. Managementul resurselor umane, Bucuresti, Lumina-Lex, 1997.

Enache, I. Birotica. Note de curs, Bucuresti, CREDIS, 2000

Enache, I. Organizarea ergonomica a muncii in birou, Bucuresti, Ed. Universitatii, 1999.

Gheorghe, Adrian V. Birotica, Bucuresti, 1989.

Godnig, E.; Hacunda, J. Computerul si stresul, Bucuresti, Antet, 199

Harrison, J. Curs de secretariat, Bucuresti, All, 1996.

Hascal, A.; Preotesiu, L. Corespondenta si tehnica secretariatului, Bucuresti, EDP, 1997.

Levine, R. L.; Baroudi, C. Internet pentru toti, Bucuresti, Teora, 1996.

Naftanaila, I. Birotica si performanta manageriala, Bucuresti, ASE, 2000.

Naftanaila, I.; Colesca, S.E. Birotica cu aplicatii in management, Bucuresti, ASE, 1998.

Nicolescu, O.; Verboncu, I. Management, Bucuresti, Ed. Economica, 1998.

Pana, A.; Ionescu, B.; Mares, V. Birotica, Bucuresti, 1996.

Rosca, D.; Rosca, V; Popescu, D. Birotica: suport de curs, Craiova, 1994.

Socobeanu, I.; Socobeanu, Iordana. Secretele secretariatelor, Bucuresti, Eficient, 1998.

Somnea, D.; Calciu, M.; Dumitrescu, E. Birotica, Bucuresti, Ed. Tehnica, 1998.

Toffler, Alvin. Socul viitorului, Bucuresti, Editura Politica, 1973.

Toffler,, Alvin. Puterea in miscare, Bucuresti, Editura Antet, 199

Vivien, G.; Arne, V. Secretara perfecta, Bucuresti, Sigma, 199