Diviziune si detalire - proiect

DivizIUNE si DETALIRE - PROIECT

Grija majora cand incepe un proiect este sa planificam toate activitatile importante. A doua mare grija este estimarea corecta a necesarului de timp si de resurse pentru toate activitatile. Raspundem acestor probleme dezvoltand un cadru logic de definire a activitatilor de indeplinit pentru ca proiectul sa fie realizat.

Se cere sa schitati si sa prezentati un program de pregatire. Impreuna cu  colegii munciti din greu cateva luni pentru a alege continutul, a schita materiile, a selecta instructorii, a aranja sala si utilitatile si a invita participantii. Cu o saptamana inainte de inceperea sesiunii de pregatire constatati ca nu a facut nimeni imprimarea pentru ca s-a crezut ca ceilalti aranjeaza totul. Imprimarea manualelor a fost omisa pentru ca fiecare a gandit ca o va face altcineva. Pregatirea debuteaza peste o saptamana dar nu aveti nici timp si nici bani pentru a imprima materialele necesare. Sunteti in criza de timp si de resurse financiare.

Cum putem evita aceasta situatie? Solutia verificata este sa folositi o abordare organizata pentru a identifica toate activitatile necesare proiectului din faza de planificare si sa puteti planifica aceste activitati esentiale.

1 Ganditi la detalii

Cand se identifica si descriu activitatile proiectului, cel mai important este de a gandi cat mai in detaliu! Adesea se supraestimeaza constient timpul si resursele necesare pentru ca nu realizam ce trebuie facut pentru a incheia sarcinile.

Se cere sa scrieti un raport al celor mai recente reuniuni ale echipei. Prima sarcina este sa estimati timpul si resursele necesare pentru a pregati acest raport. Din experienta credeti ca v-ar lua cateva zile dar cata incredere aveti in aceasta estimare? Sunteti siguri ca ati luat in considerare toate activitatile determinate de acest raport? Cheia descrierii activitatilor este detalierea si descompunerea fiecarei activitati in partile componente. Pregatirea raportului va determina de fapt trei activitati separate: scrierea unei schite de raport, revizuirea schitei si pregatirea raportului final. Pregatirea raportului final presupune doua activitati separate: scrierea raportului final si imprimarea acestuia.

Pentru a descompune activitatile in mod corect, aveti doua directive:

Fara goluri: toate activitatile trebuie sa se regaseasca in subactivitatile  definite. Fara goluri inseamna ca toate activitatile pe care le presupune raportul scris sunt inscrise in cele trei subactivitati. Daca identificati mai mult de trei subactivitati, definiti o alta subactivitate.

Fara suprapuneri: aceeasi sarcina se regaseste o singura data. De exemplu nu puteti spune ca scrierea raportului presupune corectarea versiunii preliminare a schitei daca toate verificarile sunt incluse in revizuirea schitei.

Detaliati activitatile proiectului incat sa ganditi la toate lucrarile care trebuie indeplinite pentru a termina o activitate. Creste increderea daca nu uitati nimic important si permite sa realizati estimari mai realiste si mai corecte ale timpului si resursele necesare pentru a realiza proiectul.

2 Ganditi ierarhic

A gandi la detalii este plictisitor dar aveti nevoie sa identificati toate lucrarile cerute pentru ca proiectul sa fie indeplinit. Daca esuati in identificarea unei parti majore a lucrarilor proiectului, nu o puteti detalia! Sarcina voastra este sa fiti atat comprehensibil cat si specific.

Figura  sugereaza cum sa folositi aceeasi abordare in divizarea problemelor in partile lor componente pentru a descrie in detaliu lucrarile proiectului. Structura de divizare a activitatilor este o reprezentare organizata, ierarhica a lucrarilor de realizat in proiect, divizarea lor in suficiente detalii care sa sprijine planificarea, alocarea rolurilor si responsabilitatilor si continuarea monitorizarii si a controlului.

Figura  Dezvoltarea unei structuri pentru a detalia lucrarile proiectului

Diferitele niveluri ale detalierii includ:

Nivelul 1 - Activitati

Nivelul 2 - Sarcini

Nivelul 3 si 4 - Subsarcini si subsubsarcini

Planificam dezvoltarea si prezentarea unui program de pregatire pentru organizatie. Prima intrebare este: "Ce activitatea importanta trebuie facuta pentru ca proiectul sa fie realizat?" Se pot identifica urmatoarele activitati:

determinarea nevoilor;

schitarea programului;

realizarea materialelor;

testarea programului,

prezentarea programului.

Mai departe, pentru "Determinarea nevoilor" intrebam: "Ce activitatea trebuie facuta pentru a realiza aceasta parte de proiect?" si stabilim ca va trebui sa:

identificam oamenii interesati de program;

intervievam cativa dintre acesti oameni;

revizuim materialele scrise care  specifica nevoile programului;

pregatim un raport al nevoilor la care va raspunde programul.

Nu ne oprim aici. Daca ne gandim la "Intervievati cativa dintre acesti oameni", intrebam din nou: "Ce subactivitate majora trebuie facuta pentru a indeplini aceasta parte de program?" Stabilim ca va trebui sa faceti urmatoarele:

selectarea oamenilor ce vor fi intervievati;

pregatiti setului de intrebari pentru interviu;

programati interviurile;

conduceti interviurile;

inregistrati in scris rezultatele interviurilor.

Este suficient? Puteti detalia fiecare subsarcina in subsubsarcini mai mici, care pot fi desfacute in sarcini si mai mici. Cat de departe mergem?

Puneti trei intrebari cheie pentru a vedea daca sunt suficiente detalii:

Puteti estima cu acuratete resursele necesare pentru realizarea activitatii? Resursele includ personal, echipament, materii prime, bani, facilitati, informatii etc;

Puteti estima cu acuratete in cat timp veti indeplini activitatea?

Daca incredintati activitatea altcuiva, intelege exact ce trebuie facut?

Daca raspundeti nu la oricare din aceste intrebari, detaliati in continuare.

Raspunsurile la aceste intrebari depind de cat de familiar sunteti cu activitatea care trebuie facuta, cat de importanta este activitatea pentru succesul proiectului, ce se poate intampla daca "nu merge" activitatea in cauza, pe cine poti insarcina pentru indeplinirea activitatii, cat de bine cunoasteti persoana, etc. Cu alte cuvinte depinde de modul de a judeca lucrurile.

Daca va este greu sa raspundeti la aceste trei intrebari iata un test mai usor: divizati activitatea in mai multe detalii daca:

va ia mai mult de doua saptamani pentru a indeplini o activitate;

va sunt necesare mai mult de 80 de ore pentru a indeplini o activitate.

Emiteti ipoteze pentru a clarifica activitatile planificate.

Uneori credem ca avem nevoie de detalii dar anumite necunoscute ne opresc sa detaliem in continuare. Cum rezolvam dilema? Facem presupuneri!

Sa presupunem ca activitatea "Conducerea interviurilor" are nevoie sa fie suficient detaliata pentru a va permite sa estimati timpul si resursele necesare pentru a reusi, dar nu puteti detalia mai mult pentru ca nu stiti cati oameni raspund si cate tipuri de interviuri diferite veti conduce. Daca veti presupune ca veti intervieva cinci grupuri de sapte oameni fiecare, puteti dezvolta planuri specifice pentru aranjarea si conducerea fiecarei sesiuni de interviu.

Asigurati-va ca v-ati notat ipotezele, astfel va veti aminti sa schimbati planurile in mod potrivit atunci cand ipotezele facute nu se confirma. Daca le verificati veti vedea ca veti conduce mai mult sau mai putin de cinci sesiuni.

Folositi verbele de actiune la cel mai mic nivel al detaliilor

Folositi verbele de actiune la cel mai mic nivel al detaliilor pentru a clarifica natura activitatilor pe care intentionati sa le indepliniti. Aceasta claritate va imbunatati estimarea timpului si resurselor, imbunatateste repartizarea activitatilor membrilor echipei, urmarirea si raportarea lor.

Exemplu. De exemplu, sarcina de a pregati un raport. Sa presupunem ca alegeti sa divizati acest proiect in 3 activitati: schita, revizuire si finalizare. Daca aceasta este descrierea pe care o prevedeti, nu ati specificat clar daca intelegeti sa includeti in schita, una din activitatile de mai jos sau pe toate:

colectarea informatiilor pentru schita;

determinarea cuprinderii si formatului asteptarilor si restrictiilor;

redactarea de mana a schitei;

revizuirea schitei.

Daca numiti activitatea "Schitarea si redactarea de mana a schitei" intentiile voastre privind activitatea sunt mai clare.

Folositi o structura de divizare a activitatilor atat pentru proiectele mari cat si pentru cele mici

Structura de divizare a activitatilor se foloseste pentru toate tipurile de proiecte in general. Construirea unui pod, desenarea unei masini noi, cercetarea si dezvoltarea unui nou medicament, restructurarea sistemului informatic al institutiei, toate sunt descrise cu structura de divizare a activitatilor. Dar de asemenea scrierea unui raport, programarea si coordonarea unei reuniuni, coordonarea campaniei anuale de donari de sange, mutarea intr-un birou nou sunt proiecte care se descriu foarte bine cu structura de divizare a activitatilor. Marimea structurii de divizare a activitatilor pentru aceste diferite proiecte va fi foarte variabila, dar schema ierarhica folosita pentru a o dezvolta este aceeasi.

Atentie! Uneori avem impresia ca structura de divizare a activitatilor este foarte detaliata si decidem ca aceasta face proiectul mai complex decat este. Asta este, urmarind 100 de sarcini pe hartie poate fi plictisitor, dar mentionarea a 10000 de sarcini! Complexitatea proiectelor a fost aceeasi in timp. Structura de divizare a activitatilor  numai o pune in evidenta. De fapt descrierea clara a activitatilor ce trebuiesc realizate simplifica proiectul.

Sa vedem cum ajuta Structura de divizare a activitatilor sa estimam mai corect si rezonabil timpul necesar pentru a indeplini activitatile. Figura 3.2 ilustreaza o parte a Structuri de divizare a activitatilor pentru un proiect de colectare a informatiilor de la cateva populatii deja identificate.

Sa presupunem ca seful cere sa estimati cat de mult ia sa studiati clientii pentru a determina caracteristicile de avut in vedere la dezvoltarea unui produs. Calculand rapid, socotiti ca aveti nevoie sa contactati oamenii la biroul din doua centre zonale pentru o testare la clientii curenti. Ii spuneti sefului  "Proiectul va dura intre una si trei luni".

Nu stiati ca oamenii sunt nefericiti cand raspundeti intrebarii lor cu privire la cat timp va dura "Intre una si trei luni?" Va imaginati ca terminand oricand inainte de trei luni v-ati tinut promisiunea; seful se asteapta, chiar daca va fi mai greu, sa terminati intr-o luna. Adevarul este ca nu stiti cat de mult va dura pentru ca nu stiti inca ce aveti de facut.

Figura 3.2. - Dezvoltarea unei structuri de divizare a activitatii pentru proiectul de studiere a clientilor

Dezvoltarea unei structuri de divizare a activitatii incurajeaza definirea imaginii clara a ceea ce veti face si cat dureaza. Mai intai decideti sa faceti trei tipuri diferite de studii: interviuri personale cu oamenii de la biroul central, conferinte telefonice cu cei din centrele regionale si un studiu al corespondentei de la esantionul de clienti. Fiecare studiu trebuie detaliat mai departe dar va concentrati numai pe studierea corespondentei. Cei care au facut supravegherea corespondentei pana acum spun ca trebuie sa indepliniti cinci activitati.

Selectarea esantionului de clienti pentru studiu. Credeti ca va va lua o saptamana sa selectati esantionul de clienti daca departamentul de vanzari are o lista a clientilor companiei. Verificati impreuna si ei va fac aceasta lista.

Schitarea si imprimarea unui chestionar de studiu. Sunteti norocos. Un coleg a gandit un studiu similar pe care l-a dirijat pentru o populatie diferita in urma cu un an si are cateva chestionare. In depozit gasiti 1000 de chestionare si cand verificati, stabiliti ca sunt foarte potrivite pentru studiul . Cat timp v-a luat pentru a proiecta si a imprima chestionarele? Zero!

Expedierea chestionarelor si primirea raspunsurilor. Consultandu-va cu cei care au aplicat chestionarul inaintea voastra, aflati ca pentru o rata de raspuns de 70%, trebuie sa planificati o abordare in trei faze pentru dirijarea studiului. Expedierea primului set de chestionare si colectarea raspunsurilor dureaza patru saptamani! Apoi expediati un nou set de chestionare celor care nu au raspuns si asteptati raspunsurile patru saptamani. In final organizati interviuri telefonice timp de doua saptamani cu cei care inca nu au raspuns.

Introducerea si analizarea datelor. Va imaginati ca va lua doua saptamani pentru a introduce si analiza volumul de date anticipat;

Pregatirea raportului final. Estimati doua saptamani pentru pregatirea raportului final.

Estimarea timpului pentru realizarea studiului in cauza este de 15 saptamani. Pentru ca ati clarificat ce si cum trebuie facut, nu numai ca ati fost mai specific dar aveti incredere mai mare in aceasta cifra!

3 Situatii speciale

Cu mai multa reflectie, putem imparti majoritatea activitatilor in componente detaliate. Totusi cateva situatii speciale necesita o abordare creativa.

Reprezentarea activitatilor iterative

Cand planificati indeplinirea activitatilor repetitive, aprobarea pe un document, se scrie o schita a documentului si se supune aprobarii. Daca se aproba schita, trecem la urmatoarea activitate. Daca nu se aproba incorporam comentariile si apoi se supune verificarii si aprobarii. Daca se aproba, trecem la activitatea urmatoare, daca nu, urmeaza inca o revizuire si asa mai departe.

Activitatea conditionata este o activitate ce va fi indeplinita doar in anumite conditii. Puteti planifica si reprezenta activitatile identificate astfel:

definiti o singura activitate "Revizuire" sau "Revizuire raport" cu  durata aferenta. Se pot face oricate iteratii in perioada stabilita.

- stabiliti un numar de verificari pentru aprobare si le includeti ca activitati separate in SDA fiind necesar definirea de repere la finalul fiecarei verificari.

Presupunand ca vor fi necesare trei verificari si doua revizuiri, nimic nu garanteaza ca schita va fi aprobata dupa a treia verificare. Daca schita va fi aprobata dupa prima verificare, treceti la urmatoarea activitate imediat, (nu veti realiza doua verificari doar pentru ca asa ati prevazut initial). Daca insa nu se obtine aprobarea dupa a treia verificare, continuati revizuirea documentului si il supuneti verificarilor suplimentare. Bineinteles, se reface planul pentru a include impactul iteratiilor aditionale si a planifica schimbarile activitatilor viitoare pentru a ne mentine in perioada si bugetul programat initial.

Planul nu garanteza nimic, este declaratia a ce incercati sa indepliniti. Daca nu puteti respecta planul, trebuie sa il revizuiti promt si in consecinta.

Conducerea unei activitati fara puncte evidente de ruptura

Uneori, la prima vedere, nu este nici o cale de a diviza o activitate in intervale de doua saptamani si poate nici nu pare necesar. Divizarea activitatii in sarcini mai mici reaminteste si permite sa verificati periodic ca programarea initiala si necesarul de resurse sunt inca valabile.

Un nou venit a primit insarcinarea sa organizeze o reuniune pentru un client. A rezervat sala de reuniune cu patru luni inainte crezand ca acest lucru este suficient pentru a avea sala la dispozitie. Cu o luna inainte de reuniune afla ca rezervarea nu a fost pastrata pentru ca nu platise avans pentru aceasta rezervare!

In esenta in aceasta SDA a identificat activitatea "rezervare sala" cu o durata de patru luni fara sa prevada confirmari periodice pe aceasta durata.

Cum putea sa divida aceasta activitate mai mult? I s-a sugerat ca putea sa divida timpul de asteptare in intervale de o luna si sa telefoneze in fiecare luna pentru a verifica rezervarea; aceasta nu ar fi prevenit anularea rezervarii dar ar fi aflat mai devreme si ar fi putut modifica celelalte planuri imediat.

Planificarea unui proiect pe termen lung

Proiectele pe termen lung prezinta o provocare diferita. Adesea, activitatile indeplinite peste un an sau mai mult depind de rezultatele activitatilor din aceasta perioada. Chiar daca nu puteti prevedea foarte corect astazi activitatile pe care le veti indeplini atunci, cu cat planificati mai mult in viitor, cu atat mai probabil ceva se va schimba si va necesita sa va modificati planurile.

Cand folositi o SDA intr-un proiect pe termen lung, faceti-o in faze:

planificati in detaliu (treceti activitatile care va iau doua saptamani sau mai putin pentru realizare) pentru primele trei luni de activitate;

planificati restul proiectului in mai putine detalii, poate doar detaliind activitatea planificata in lucrari a caror durata o estimati intre una si doua luni;

la sfarsitul primelor trei luni, revizuiti planul initial pentru a detalia activitatea pentru urmatoarele trei luni in componente de cel mult doua saptamani;

modificati activitatile viitoare pe baza rezultatelor din primele trei luni;

continuati revizuirea planului proiectului pe aceasta cale.