Definirea restrictiilor

Definirea restrictiilor

Definirea restrictiilor serveste planificarii si clarificarii asteptarilor.

Limitari: restrictii puse de altii rezultatelor legate de momentul de realizare, resurse folosite, caile pe care se pot aborda activitatile.

Nevoi: cerinte care trebuiesc satisfacute pentru succesul proiectului.

1 Identificarea restrictiilor

La definirea restrictiilor, aflati ce gandesc cei care vor influenta sau vor fi afectati de proiect. Identificam doar restrictiile nu si daca ne putem incadra in ele.

Intelegerea tipurilor de restrictii

Adesea, ceilalti prezinta asteptarile sau solicitarile lor cu privire la:

Rezultate: produsele si impactul proiectului.

Incadrarea in timp: cand ajungem la rezultate. Proiectul trebuie finalizat la 10 septembrie, nu stim daca este posibil, stim doar ca altcineva se asteapta la acest lucru.

Resurse: tipul, cantitatea si cand vor fi disponibile. Resursele sunt necesare pentru a indeplini activitatile proiectului si includ personal, fonduri, echipamente, materii prime, facilitati, informatii, etc.

Realizarea activitatilor: strategiile si abordarile pentru a indeplini diferite sarcini. Vi s-a spus ca trebuie sa folositi tipografia institutiei pentru multiplicarea pliantului de prezentare. Nu stim cum va arata pliantul, cat de mare va fi, numarul de copii sau cand avem nevoie de ele si deci nu stim daca tipografia este capabila sa reproduca manualul. Dar stim ca cineva asteapta ca tipografia sa poata rezolva problema si ca va indeplini activitatea de imprimare si multiplicare.

Atentie la restrictiile vagi. Restrictiile vagi sunt pe placul conducerilor slabe care vor gasi motive ca nu este bine pentru ca nu v-ati incadrat in restrictii neanuntate si demoralizeaza pe cei care le realizeaza. Iata cateva exemple:

Restrictiile de timp:

Vagi: "Terminati proiectul cat mai repede posibil". Nimic ne este nou, toate activitatile trebuie facute cat mai repede posibil. Astfel formulata audienta poate cere imperativ rezultatele proiectului;

Specifice: "Terminati acest proiect pana la 15 mai".

Restrictii de resurse:

Vagi: "Veti avea un analist part-time in luna martie." Cat putem conta pe analist? Din punctul de vedere al analistului, cum isi poate face programul cand nu stie cat de mult timp va fi solicitat.

Specifice: "Puteti avea un analist patru ore pe zi, intre 2 si 17 martie". Restrictia nespecificata nu stim daca poate fi  onorata.

Determinarea restrictiilor proiectului este o constatare ce necesita examinarea tuturor surselor de informatii. Dupa ce aflam ce se asteapta, putem determina cum (sau daca) putem satisface aceste asteptari. Se pot incerca urmatoarele abordari:

Consultarea audientei. Verificati impreuna cu ordonatorii restrictiile privind rezultatele si cu suporterii cele privind abordarea activitatilor si resursele.

Revizuirea materialelor scrise. Asemenea materiale pot include planuri pe termen lung, bugete anuale si planul de dotare, analiza cost-beneficiu, studii de fezabilitate, rapoarte privind proiectul, procesele verbale ale reuniunilor.

Cand identificam o restrictie, notam sursa. Confirmarea unei restrictii din surse diferite creste increderea privind acuratetea sa. Atentie la contradictii.

Includerea restrictiilor in planul proiectului

Restrictiile se pot reflecta in doua moduri in proiect. Daca ordonatorul spune sa terminam proiectul pana pe 15 august, aceasta poate fi data de finalizare sau alegem 31 iulie (daca este realista). In acest caz restrictia influenteaza tinta.

Este necesar identificarea riscurilor datorate fiecarei restrictii. Daca credem ca data de finalizare este agresiva, riscul depasirii acestei date este semnificativ. Se dezvolta planuri de minimalizare si control al riscurilor proiectului. Vezi capitolul 10 pentru mai multe informatii despre cum se evalueaza si planifica riscurile si incertitudinile.

2 Determinarea nevoilor

Nevoile sunt legate de necesarul de resurse pentru realizarea proiectului. Iata cateva exemple:

Personal: "Avem nevoie de un web designer pentru toata luna mai".

Buget: "Este necesar un buget de 50 de mii lei pentru materiale".

Alte resurse: "Este necesar accesul la sala Internet intre 10 si 15 mai".

Daca suntem mai specifici ceilalti inteleg mai usor nevoile si este mai probabil sa le satisfaca. Uneori se pot identifica nevoile foarte devreme, cand gandim la proiect. Adesea, nevoile particulare apar cand planificam conform asteptarilor ordonatorilor. Lista nevoilor creste pe masura ce se planifica proiectul.