Definirea proiectului cu planul de realizare

Definirea proiectului cu Planul de REALIZARE

Planul de realizare este confirmarea scrisa a ce va realiza proiectul, termenii si conditiile in care se vor indeplini activitatile. Ordonatorii si echipa proiectului trebuie sa agreeze toti termenii din Planul de realizare inainte de a demara activitatea la proiect.

Alte documente legate de Planul de realizare

Organizatiile pot folosi si alte documente in care lucrurile sunt similare cu cele din Planul de realizare. Daca acestea sunt utilizate ca surse de informare pentru a pregati sau descrie planul proiectului, atentie la diferentele fata de Planul de realizare.

Documente de la clienti: o cerere formala pentru un produs care sa fie dezvoltat sau modificat. Documentele de la clienti sunt de regula pregatite de un membru al serviciului de vanzari sau marketing al organizatiei si poate conduce la initierea unui proiect. In forma lor originala, reflecta dorintele persoanei care cauta rezultate particulare si nu o apreciere asupra posibilitatii de realizare a cererii sau un angajament.

Cerintele proiectului: forma scrisa a specificarii rezultatelor proiectului, redactata de un grup din cadrul organizatiei. Cerintele proiectului arata mai degraba asteptarile de la proiect decat responsabilitatea realizarii lui.

Carta proiectului: document al conducerii organizatiei ce instituie autoritatea managerului de proiect de a coordona personalul urmarind indeplinirea proiectului.

Rezumatul proiectului: informatiile cheie despre proiect. Uneori se numeste sumarul proiectului.

Programul de lucru: inlocuieste de multe ori Planul de realizare. Programul de lucru contine detalierea in scris a activitatilor de indeplinit in sprijinul proiectului. Programul de lucru se focalizeaza asupra activitatilor ce trebuiesc realizate pentru atingerea rezultatelor proiectului.

Contractul acord legal pentru bunurile sau serviciile ce trebuiesc procurate de la un vanzator sau furnizor extern. Termenul Planul de realizare este folosit ca parte a contractului care descrie bunurile sau serviciile procurate din sursa externa.

Planul de realizare a proiectului include:

Intentii: cum si de ce va evolua proiectul, anvergura lui si abordarea generala.

Obiective: rezultatele specifice care vor fi realizate.

Constrangeri: restrictiile care vor limita ceea ce se obtine, cum si cand se poate interveni si la ce costuri.

Ipoteze: Informatiile nesigure acceptate ca atare atunci cand se concepe, planifica si realizeaza proiectul.

Planul de realizare este contractul ce leaga cele doua parti. Managerul si echipa proiectului se angajeaza sa produca rezultatele iar ordonatorii se angajeaza sa considere proiectul realizat 100% daca se ajunge la rezultatele in cauza. Managerul si echipa identifica restrictiile legate de abordarea activitatilor proiectului, nevoile pentru a veni in sprijinul proietului. Ordonatorii proiectului sunt de acord ca nu sunt si alte restrictii decat cele identificate si vor oferi suportul solicitat. Managerul si echipa identifica ipotezele facute atunci cand s-a agreat termenii Planului de realizare.

Cu cat se incearca sa se prevada mai mult viitorul, cu atat mai putin vom fi capabili sa prevedem la amanunt ce se va intampla. Totusi, Planul de realizare reprezinta obligatiile ce trebuiesc indeplinite in cadrul proiectului bazate pe ceea ce stim acum si ne asteptam sa fie adevarat in viitor. Daca si cand situatia se schimba, se va aprecia impactul  in Planul de realizare si se va propune schimbarea corespunzatoare a planului. Ordonatorii proiectului au optiunea sa accepte schimbarile propuse si vor permite continuarea proiectului conform descrierii originale sau pot renunta.