Utilizarea foilor de calcul tabelar - excel

UTILIZAREA FOILOR DE CALCUL TABELAR - EXCEL

1. Deschiderea aplicatiei Excel

Start - Programs - Microsoft Excel;

Dublu clic pe pictograma de pe ecran sub care scrie Microsoft Excel;

Pe ecranul monitorului apare imaginea specifica acestui program care contine o bara de meniuri, o bara de instrumente si pagina de calcul.

2. Crearea unui registru de calcul nou si salvarea acestuia

Un registru de calcul este un fisier in care se pot stoca datele pe care apoi le puteti prelucra prin operatii diferite. Un registru de calcul poate contine mai multe foi de calcul. Fiecare foaie contine 256 coloane si 65536 randuri.

Un registru de calcul nou se poate deschide astfel:

File - New ;

Clic pe butonul din bara de instrumente;

Combinatia de taste Ctrl + N

Salvarea registrului se face apeland optiunea Save din meniul File. Atentie: nu uitati sa stabiliti calea corecta unde doriti sa salvati fisierul.

3. Deschiderea unui registru de calcul existent si salvarea acestuia.

Pentru a deschide un registru de calcul existent se poate alege una din urmatoarele cai:

cu aplicatia Excel deschisa se alege optiunea Open din meniul File

clic pe pictograma aflata in bara de instrumente;

combinatia de taste Ctrl + O

In fereastra de dialog care apare se precizeaza locul unde este fisierul ce trebuie deschis. Deschiderea registrului se poate realiza: printr-un dublu clic pe numele registrului sau printr-un clic pe butonul Open dupa ce fisierul a fost selectat.

4. Salvarea registrelor de calcul sub alt nume, in alt loc sau in alt format

Pentru aceasta se apeleaza functia Save As din meniul File. Dupa alegerea acestei optiuni pe ecran apare caseta de dialog Save As in care se stabileste tipul documentului, calea unde se doreste a se salva si noua denumire.

5. Salvarea in format Web

Se poate realiza prin:

- apelarea functiei Save As din meniul File  si apoi se alege tipul Web Page cu extensia .htm sau .html

- optiunea Save As Web Page din meniul File.

6. Lucrul cu celule

a) Introducerea datelor, textului intr-o celula

Fiecare celula dintr-o foaie Excel are o adresa formata din numarul liniei si litera coloanei pe care se afla. Datele se introduc prin actionarea tastaturii. O celula se gaseste la intersectia unui rand cu o coloana. Pentru a introduce date intr-o anumita celula se pozitioneaza cursorul pe celula respectiva si se introduc datele. Dupa introducerea datelor se apasa tasta Enter.

- Daca s-a gresit cu ceva in introducerea datelor se apeleaza functia Undo Typing din meniul Edit pentru a anula greseala. O alta modalitate de anulare ar fi un clic pe pictograma aflata pe bara de instrumente. De asemenea combinatia de taste Ctrl + Z realizeaza anularea ultimei operatii.

- Opusa functiei Undo este functia Redo, care realizeaza refacerea ultimei operatii anulate. Aceasta functie se gaseste tot in meniul Edit sau poate fi apelata printr-un clic pe pictograma din bara de instrumente.

b) Selectarea celulelor, coloanelor si randurilor

Selectarea celulelor se realizeaza cu ajutorul mouse-ului printr-un clic stanga pe celula dorita. O alta modalitate este folosind campul derulant aflat pe bara de meniuri. Se pozitioneaza cursorul in acest camp si se introduc coordonatele celulei dorite. Dupa actionarea tastei Enter va fi selectata celula respectiva.

Selectarea unui grup de celule se face tinand apasat butonul stanga mouse si deplasand cursorul peste celulele pe care vrem sa le selectam. Prima celula va aparea selectata, iar celelalte celule selectate sunt incadrate intr-un chenar negru.

Obs. Celulele se selecteaza numai intr-o singura directie: de la dreapta la stanga, de la stanga la dreapta, de sus in jos sau de jos in sus.

Selectarea se mai poate realiza tinand apasata tasta Shift si oricare dintre sagetile de la tastatura.

Pentru selectarea unei coloane deplasati cursorul mouse-ului deasupra coloanei respective si apoi printr-un clic stanga mouse selectati coloana respectiva. Pentru selectarea unui rand se procedeaza asemanator.

Pentru a selecta simultan un rand si o coloana tineti apasata tasta Ctrl si efectuati selectia cu mouse-ul.

Selectarea intregii foi de calcul se face printr-un clic stanga mouse pe casuta aflata la intersectia randurilor si coloanelor.

Selectarea celulelor neadiacente se realizeaza tinand apasata tasta Ctrl si apoi clic de mouse in celulele pe care vrem sa le selectam.

c) Copierea, stergerea si mutarea textului sau a datelor

Copierea si mutarea textului sau datelor in diferite parti ale foii de calcul sau chiar in registre diferite este posibila datorita existentei Clipboard-ului.

- Mutarea si copierea textului datelor

Pentru a copia un text sau date in alta parte a foii de calcul sau intre registre de calcul diferite se alege optiunea Copy din meniul Edit sau combinatia de taste Ctrl + C. Dupa aceasta operatiune pentru a putea fi puse in locul unde se doreste alegeti optiunea Paste din meniul Edit sau combinatia de taste Ctrl + V.

Pentru a muta un text sau date in alta parte a foii de calcul sau intre foi de calcul diferite se alege optiunea Cut din meniul Edit, sau se foloseste combinatia de taste Ctrl + X, urmata de operatiunea Paste pentru a fi puse la locul dorit.

Optiunea Edit - Paste Special ofera posibilitatea de a stabili cum trebuie inserat in document continutul Clipboard-ului.

Pentru stergerea datelor dintr-o celula selectata se poate folosi tasta Delete, pentru a sterge intreg continutul celulei sau se poate folosi tasta Backspace pentru a sterge doar anumite caractere dupa ce ati pozitionat cursorul mouse-ului pe continutul celulei afisat in partea de sus a ecranului.

Microsoft Excel ofera posibilitatea completarii automate a unor serii de date. Pentru aceasta trebuie sa scrieti in doua celule alaturate primele doua valori ale seriei respective. Selectati aceste valori, pozitionati mouse-ul in coltul din dreapta jos a celulelor selectate pana cand cursorul ia forma unui plus de culoare neagra si apoi trageti cu mouse-ul cat de mult doriti pentru a completa seria.

Acest lucru este valabil si pentru calcularea formulelor. Pentru o serie mare de date se selecteaza celula in care este formula si apoi se trage de aceasta in dreptul celulelor in care se calculeaza aceeasi formula. Aceasta completare automata nu se poate realiza decat pentru celule alaturate.

d) Cautarea/inlocuirea continutului unei celule

- gasirea unor date in foaia de calcul

Se foloseste functia Find din meniul Edit. Aceasta functie se apeleaza dupa ce ati selectat coloana sau randul in care doriti sa efectuati cautarea. Daca apelati functia fara a selecta o coloana sau un rand cautarea se va realiza in intreaga foaie de calcul. Functia poate fi apelata si prin apasarea simultana a tastelor Ctrl + F. Se va deschide o fereastra de dialog in care ceea ce cautati se introduce in campul Find What. Pentru a incepe cautarea se apasa butonul Find Next. De fiecare data cand a fost gasita informatia cautata, se intrerupe cautarea si data dorita apare selectata. Pentru a reporni procesul de cautare se apasa din nou butonul Find Next.

- inlocuirea datelor

Se foloseste functia Replace din meniul Edit. Aceasta se poate apela si prin apasarea simultana a tastelor Ctrl + H sau cel mai simplu un clic pe butonul Replace din fereastra Find. Se va deschide o fereastra de dialog in care datele care trebuie sa inlocuiasca ceea ce am cautat se introduc in campul Replace With. Inlocuirea se realizeaza prin apasarea butonului Replace. Daca este necesara inlocuirea in intreaga zona marcata se foloseste functia Replace All.

- sortarea datelor

Aplicatia Microsoft Excel ofera posibilitatea sortarii unor serii de date crescator sau descrescator si posibilitatea sortarii in ordine alfabetica.

Se selecteaza coloana care trebuie sortata si apoi se alege optiunea Sort existenta in meniul Data. Aceasta optiune deschide fereastra de dialog Sort in care se pot alege diferite optiuni si mai multe criterii de sortare care se aplica succesiv.

O modalitate mai rapida de sortare este cu ajutorul butoanelor existente pe bara de instrumente: crescator ; descrescator .

e) moduri de lucru cu randuri si coloane

- introducerea randurilor si coloanelor in foaia de calcul

Se alege optiunea Rows sau Columns  din meniul Insert. O alta optiune de introducere a unui rand: se selecteaza prin clic dreapta mouse randul deasupra caruia dorim sa inseram un rand nou. Se deschide un meniu derulant din care alegem optiunea Insert. Asemanator si in cazul unei coloane noi - se selecteaza coloana in stanga careia trebuie introdusa coloana noua sidin nou optiunea Insert.

- stergerea randurilor si a coloanelor din foaia de calcul

Pentru a sterge un rand sau o coloana selectati celula care se afla pe randul sau coloana pe care doriti sa le stergeti, apoi apelati functia Delete din meniul Edit. Aceasta functie va deschide o caseta de dialog in care puteti alege ceea ce doriti sa stergeti. Pentru a sterge un rand va trebui sa alegeti optiunea Entire row, iar pentru a sterge o coloana corespunzatoare celulei alegeti optiunea Entire column. Acelasi lucru se poate realiza daca dati clic dreapta mouse pe randul sau pe coloana ce trebuie sa dispara si apoi alegeti din meniul derulant optiunea Delete.

- modificarea dimensiunii randurilor si a coloanelor

modificarea dimensiunilor celulelor se poate realiza:

- manual - prin tragerea cu mouse-ul dupa ce a fost pozitionat in dreptul coloanei sau randului pe care doriti sa-l modificati, cursorul modificandu-se ca imagine. Pentru modificarea dimensiunilor unei coloane se pozitioneaza cursorul in partea dreapta a coloanei respective, iar pentru rand cursorul trebuie pozitionat sub randul a carui dimensiune dorim sa o modificam.

cu ajutorul functiei Height din meniul Format-Row sau a functiei Width din meniul Format-Column. Se vor deschide ferestrele corespunzatoare in care se introduce dimensiunea dorita.

7. Lucrul cu foile de calcul

- inserarea unei noi foi de calcul

Atunci cand deschideti un registru nou de calcul pe ecran sunt implicit trei foi de calcul. Numarul maxim de foi pe care le puteti introduce este 256. foaia de calcul activa are eticheta selectata si numele ei apare scris cu negru pe fond alb, etichetele foilor inactive fiind scrise pe fond gri.

Daca doriti ca intr-un registru de calcul sa aveti mai mult de trei foi se poate insera o foaie de calcul noua. Din meniul Insert se alege optiunea Worksheet. Noua pagina de lucru va fi inserata inaintea foii de lucru active in momentul alegerii optiunii.

Se poate efectua un clic dreapta pe eticheta foii de calcul si din meniul derulant se alege optiunea Insert. In urma acestei actiuni se deschide o fereastra din care alegeti ceea ce doriti sa introduceti.

- redenumirea unei foi de calcul

Pentru a folosi eficient foile de calcul este necesar sa le denumiti in legatura cu datele pe care le contin. Redenumirea unei foi de calcul se realizeaza cu ajutorul functiei Rename existenta in lista derulanta care apare dupa ce ati dat clic dreapta pe eticheta foii de calcul.

O modalitate mai rapida este un dublu clic pe eticheta pe care doriti sa o redenumiti si introduceti noua denumire. Dupa introducerea noului nume al foii de calcul dati clic oriune pe foaia de calcul pentru a definitiva modificarea.

- stergerea unei foi de calcul

Stergerea unei foi de calcul dintr-un registru se realizeaza prin apelarea functiei Delete Sheet existenta in meniul Edit, sau prin alegerea functiei Delete din meniul derulant aparut dupa ce ati dat clic dreapta pe eticheta foii de clacul pe care doriti sa o stergeti. Apare o caseta de dialog in care vi se cere sa confirmati stergerea foii de calcul.

- mutarea sau copierea unei foi de calcul intr-un registru de calcul sau in mai multe registre de calcul

Mutarea sau copierea unei foi de calcul in acelasi registru de calcul sau in registre de calcul diferite se realizeaza folosind functia Move or Copy Sheet din meniul Edit sau din meniul derulant aparut dupa ce ati dat clic dreapta pe eticheta foii de calcul pe care doriti sa o copiati sau sa o mutati. Aceasta optiune deschide o fereastra din care puteti alege diferite optiuni.

8. Formule si functii

- formule aritmetice

Pentru a introduce o formula intr-o anumita celula trebuie selectata celula respectiva si introdus semnul egal.

Construirea unei formule se poate realiza fie prin tastarea adreselor celulelor, fie prin selectarea acestora cu mouse-ul si automat va fi introdusa adresa lor, apoi introduceti semnul aritmetic dorit. Cand se termina introducerea formulei pentru a vedea rezultatul calculului se apasa tasta Enter.

Observatie: la contruirea formulelor tineti seama de ordinea operatiilor.

-recunoasterea erorilor standard

Atunci cand se construiesc formule exista posibilitatea ca in locul unei valori in celula respectiva sa apara anumite erori.

#NULL!  - apare atunci cand specificati o zona formata din doua serii ce nu se intersecteaza;

- folosirea unui operator incorect de zona sau a unei fererinte incorecte

#DIV/0!  - apare cand intr-o formula incercati sa impatiti o anumita valoare la zero

#VALUE!   - apare cand folositi in formula operatori sau date necorespunzatoare

#REF! - apare atunci cand in formula se foloseste o celula care nu mai exista sau se face referire la o foaie de calcul pe care ati sters-o.

#NAME?    - apare cand s-a introdus gresit denumirea unei functii

- Microsoft Excel nu recunoaste text intr-o formula

#NUM!   - apare cand intr-o anumita formula exista probleme cu diferite numere, in sensul ca nu se incadreaza in doemniul corespunzator

#N/A!  - apare atunci cand valoarea dintr-o anumita celula nu este disponibila in momentul in care se executa o formula de calcul

9. Lucrul cu functii

- scrierea formulelor de calcul utilizand functiile suma, medie, minim, maxim, functia de numarare

Pentru a introduce functia indiferent de tipul acesteia se apeleaza functia Function existenta in meniul Insert. Aceasta functie va deschide fereastra Paste Function din care va alegeti domeniul din care face parte functia respectiva. Dupa alegerea functiei dorite apasati butonul OK. Pe ecran va aparea o fereastra in care vi se cere sa introduceti fie o anumita serie, fie un anumit argument. O alta modalitate de apelare a functiei este posibila prin apasarea butonului din bara de instrumente a aplicatiei.

Exemple:

a) functia suma SUM

b) functia medie AVERAGE   c) functia maxim MAX

d) functia minim MIN e) functia de numarare COUNT

- construirea formulelor utilizand functia IF

Aceasta functie este folosita atunci cand trebuie sa alegem intre doua posibilitati. Ea returneaza valoarea True daca expresia evaluata este adevarata si valoarea False daca expresia evaluata este falsa. Se gaseste in domeniul Logical din fereastra Paste Function. Sintaxa functiei este urmatoarea: IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)

Exemplu:

- functia de rotunjire ROUND

Sintaxa functiei este: ROUND(number; num_digits)

- functia de trunchiere TRUNC

Sintaxa functiei este: TRUNC(number; num_digits)

10. Formatarea numerelor/datelor

- formatarea celulelor pentru a afisa diferite formate

Daca doriti sa formatati o celula sau un grup de celule din foaia de calcul se apeleaza functia Cells din meniul Format sau un simplu clic dreapta pe celula respectiva si din meniul derulant care apare alegeti optiunea Format Cells. Se va deschide o fereastra in care trebuie sa selectati din meniul Category tipul de format dorit.

11. Formatare text

- schimbarea fontului si a dimensiunii continutului unei celule/grup de celule

- aplicarea diferitelor formate asupra textului

Se afiseaza din nou fereastra Format Cells si se apasa eticheta Font din partea de sus a ferestrei. In urma acestei actiuni va aparea caseta de dialog Font in care puteti efectua urmatoarele operatii: alegerea tipului de font, alegerea stilului, alegerea dimensiunii textului, modul de scriere, subliniere si colorare.

Acelasi lucru puteti obtine folosind butoanele existente in bara de instrumente.

- copierea formatului unei celule

Pentru a copia formatul unei celule in alta celula sau intr-un grup de celule se parcurg urmatorii pasi:

selectati celula sau grupul de celule a caror formatare doriti sa o copiati;

apasati butonul Format Painter existent pe bara de instrumente;

selectati celula sau grupul de celule care doriti sa contina acelasi format si dati clic stanga

12. Borduri si alinieri

- incadrarea textului intr-o celula; alinierea textului, centrarea unui titlu pe mai multe coloane, modificarea orientarii textului.

Deschideti fereastra Format Cells (se poate apela mai simplu folosind combinatia de taste Ctrl+1)si efectuati un clic pe eticheta Alignment. Se va deschide o caseta de dialog in care se pot efectua urmatoarele operatii:

- alegere aliniere orizontala, alegere aliniere verticala, orientare text in celula, incadrarea textului intr-o celula, imbinarea celulelor.

Observatii:

- inainte de combinare celulele trebuie selectate;

- daca se combina celule care contin diferite date, nu se va pastra continutul tuturor celulelor care sunt combinate, se va pastra doar continutul primei celule din grupul de selectie.

- adaugarea bordurilor unei celule

Se foloseste fereastra Format Cells din care se alege eticheta Border sau mai simplu se foloseste butonul din bara de instrumente

13. Utilizarea graficelor si a diagramelor

- crearea graficelor de diferite tipuri

Pentru interpretarea mai sugestiva a rezultatelor din diferite serii de date este de preferat sa realizati o reprezentare grafica a acestora. Se foloseste functia Chart existenta in meniul Insert sau un clic pe butonul existent in bara de instrumente a aplicatiei.

Pe ecran va aparea fereastra Chart Wizard. Pentru a crea graficul trebuie sa parcurgeti toti cei 4 pasi necesari.

Pas 1 - din aceasta fereastra alegeti tipul de grafic. Dupa ce ati efectuat alegerea apasati butonul Next.

Pas 2 - dupa ce ati ales graficul este necesara introducerea seriilor de date pe care doriti sa le reprezentati. Pentru a selecta seriile de date se alege eticheta Series din fereastra de mai jos. Dupa adaugarea seriilor se apasa butonul Next.

Pas 3 - particularizarea graficului. Se introduc diferite optiune legate de titlul graficului, legenda, modul de prezentare a axelor si alte optiuni. Dupa ce faceti toate alegerile apasati butonul Next pentru a trece la ultimul pas.

Pas 4 - trebuie sa alegeti locul in care vreti sa fie afisat graficul creat. La sfarsit apasati butonul Finish.

In acest moment graficul va aparea pe foaia de calcul si se poate deplasa oriunde in aceasta cu ajutorul mouse-ului.

- adaugarea, stergerea titlului si a etichetelor unui grafic

Modificarea titlului unui grafic sau stergerea acestuia se poate realiza dupa ce ati selectat graficul folosind functia Chart Options din meniul Chart. In fereastra care se deschide din meniul Titles se poate modifica titlul graficului.

Pentru adaugarea de etichete se foloseste aceeasi fereastra din care alegeti meniul Data Labels.

- modificarea culorii de umplere a unui grafic

Se poate face astfel:

- clic dreapta mouse pe graficul a carui culoare vreti sa o modificati si alegeti din meniul derulant optiunea Format Chart Area. Aceasta optiune va deschide o fereastra cu optiuni pentru modificarea chenarului graficului (Border) si pentru modificarea fundalului (Area).

- modificarea culorilor graficului

Pentru a modifica culorile unei serii din graficul deja definit dati clic dreapta pe aceasta si selectati din meniul derulant Format Data Series. In aceast`a fereastra alegeti culoarea dorita pentru fiecare serie si alte optiuni

- modificarea tipului graficului

Dupa selectarea graficului creat se poate modifica tipul acestuia prin alegerea optiunii Chart Type care apare in meniul derulant dupa ce ati dat clic dreapta mouse.

14. Setarea paginii

- schimbarea optiunilor foii de calcul

Pentru aceasta apelati functia Page Setup din meniul File. In fereastra care se deschide puteti alege orientarea scrisului in pagina si dimensiunile acesteia.

Orientarea scrisului  Marginile paginii

- introducerea si modificarea antetului si subsolului

a) se apeleaza functia Header and Footer dinmeniul View

b) meniul Header and Footer din fereastra Page Setup

Pentru a introduce un antet sau un subsol apasati butonul Custom Header (pentru antet) si Custom Footer (pentru subsol). Apasarea unuia dintre aceste butoanea va deschide o fereastra in care se poate particulariza antetul si subsolul. Fiecare foaie din registru poate avea propriul antet.

Aveti trei optiuni pentru introducerea antetului. Se pot folosi toate trei au numai una in functie de necesitate. In aceasta fereastra exista niste butoane cu ajutorul carora se poate particulariza antetul.

formatare text

numar pagini

numar total de pagini

data curenta

ora curenta

numele foii de calcul

in antet apare numai numele fisierului

inserarea imaginilor in antet

Dupa particularizare pentru a vizualiza rezultatul se apasa butonul OK.