CAPITOLUL I

Identificarea Beneficiarului Proiectului

Misiunea, Obiectivele si Strategia Organizationala

Misiunea firmei

"suntem partenerul dvs. ideal, ce utilizeaza cele mai noi tehnologii si materiale de pe plan mondial din mediul izolatiilor si lucrarilor speciale din constructii, asigurand executia in conditii de calitate conform standardelor SR EN ISO seria 9000 si la cele mai avantajoase preturi!"

Obiectivul de activitate al societatii este urmatorul

Realizari in tara si in strainatate pentru persoane fizice si juridice de:

lucrari de izolatii tehnologice si lucrari speciale;

inzidiri refractare si inchederi;

constructii montaj;

reparatii curenta si capitale;

prestari de servicii in toate domeniile;

realizarea si comercializarea de materiale, utilaje, piese de schimb etc. necesare activitatii de constructii-montaj;

consultanta in domeniu;

operatiuni import-export si intermediere.

S.C. "ITELS" S.A. este condusa de un Consiliu de Administratie care la randul sau este condus de un Presedinte ales din cadrul membrilor sai, care este Directorul General al Societatii.

Personalul din cadrul unitatii, in majoritate, este de inalta calificare si specializare in domeniu, atestate de anii de activitate, la care se adauga o indelungata capabilitate de a satisface cerintele mereu crescande de calitate ale clientilor.

Obiectivul general al societatii este de a obtine si mentine reputatia pe pietele interne si externe, prin satisfacerea cerintelor clientilor sai.

Alte obiective

se urmareste respectarea ritmului de executie a lucrarilor prin accelerarea proceselor tehnologice si scurtarea intreruperilor tehnologice in vederea cresterii profitabilitatii;

societatea se straduieste sa mareasca gradul de confort al constructiilor prin imbunatatirea calitatii si finisarii lor largind nomenclatorul de materiale: materiale usoare, materiale din polimeri, materiale pentru izolari (hidrofuge, termice, termohidrofuge, frigorifice);

se mai urmareste promovarea unor solutii tehnologice de mare productivitate, introducerea in executie a materialelor noi asigurand continuitatea lucrarilor pe timp friguros prin folosirea materialelor si procedeelor adecvate.

Scurta descriere a organizarii intreprinderii

1. Structura organizatorica s S.C. "ITELS" S.A. elaborata in baza strategiei si obiectivelor firmei si aprobata de A.G.A..

La elaborarea organizarii s-a avut in vedere principiul verificat de practica, acela ca cea mai buna organizare este cea care il lasa pe om sa fie el insusi, sa se implice spiritual, sa-si manifeste personalitatea.

S.C. "ITELS S.A. Iasi reuneste, in raport cu obiectul sau de activitate unitati productive (loturi, echipe) si compartimente functionale , care se alimenteaza in functie de volumul lucrarii.

Structura organizatorica (organigrama) generala a societatii cuprinde

a. Pentru relizarea activitatii de baza:

santiere pentru executarea in exclusivitate a lucrarilor de izolatii si / sau pentru executarea lucrarilor de constructii montaj instalatii si reparatii;

loturi, echipe specializate;

laborator pentru control, incercari verificari.

b. Pentru acivitati auxiliare activitatii de baza:

productie industriala;

depozite;

atelier mecanic;

atelier tinichigerie;

compartiment informatic pentru folosinta proprie;

c. Pentru structura functionala:

- compartimente coordonate de catre directorul general, directorul economic, directorul tehnic si directorul executiv.

Structura functionala a societatii se compune din urmatoarele compartimente:

1. Compartimentul "PERSONAL"
2. Compertimentul "JURIDIC"
3. "LABORATORUL - C.T.C. - PROTECTIA MUNCII"
4. Comperimentul "PRODUCTIE - DEZVOLTARE - IMPORT - EXPORT - MARKETING
5. Compertimentul "FINANCIAR - CONTABILITATE - ADMINISTRATIV"
6. Compartimentul "INFORMATICA"
7. "ATELIER MECANIC - COMPARTIMENT TRANSPORTURI"
8. Compartimentul "DESFACERE INTERMEDIERE".

Structura organizatorica pentru asigurarea calitatii cuprinde:

1. Consiliul calitatii condus de directorul general;
2. reprezentantul conducerii;
3. Compartimentul Asigurarea Calitatii;
4. responsabilii AQ din compartimentele functionale si santiere.

Procesul de organizare consta in gruparea activitatilor necesare pentru indeplinirea obiectivelor firmei si atribuirea fiecarei grupe unei manager care are autoritatea necesara pentru orientarea si coordonarea oamenilor ce realizeaza aceste activitati. Deci organizarea este un proces de divizare a muncii, de precizare a responsabilitatilor si a autoritatii.

Graficul personalului unitatii poate fi prezentat astfel:

Corelarea sistemului informational cu sistemul decizitional si structura organizatorica a firmei este prezentata in Anexa nr. 1.

Activitatea S.C. "ITELS" S.A. cu capital privat se desfasoara sub conducerea organelor de conducere participativa, care potrivit legii sunt:

A.G.A.;

Consiliul de administratie;

Comitetul de Directie;

gestiunea societatii este controlata de catre Comisia de cenzori; Presedintele Consiliului de Administratie indeplineste si functia de Director general, calitate in care asigura conducerea curenta a societatii si aduce la indeplinirea deciziilor Consiliului de Administratie in limitele activitatii societatii.

* A.G.A. este organul de conducere al societatii care decide asupra activitatii acesteia si asigura politica ei economica si comerciala.

alege membrii Comisiei de Administratiei si ai Comisiei de cenzori, le stabileste renumeratia, ii descarca si revoca;

aproba si modifica programul de activitate si bugetul societatii;

A.G.A. se convoaca de presedintele Consiliul de Administratie sau de unul dintre admistratori pe baza imputernicirii date de Presedintele Consiliului de Administratie, iar in lipsa acestuia de catre unul din administratori desemnat de presedinte.

* Consiliul de Adminstratie - societatea este administrata de un consiliu de administratie compus din 3 - 7 administratori alesi de A.G.A. pe o perioada de 4 ani, putand avea si calitatea de actionari.

In relatiile cu tertii, societatea este reprezentata de catre Presedintele Consiliului de Administratie sau de unul din administratori desemnat de Consiliul de Administratie.

* Consiliul de Administratie are urmatoarele atributii:

aproba structura organizatorica a societatii si numarul de posturi, precum si normativul de construire a compartimentelor functionale;

angajeaza si concediaza personalul, stabileste drepturile si obligatiile acestora, precum si indatoririle si responsabilitatile personalului pe compartimente;

stabileste nivelul de salarizare al personalului angajat la societate;

aproba operatiunile de incasari si plati;

aproba operatiile de cumparare si vanzare de bunuri;

aproba incheierea sau rezilierea de contracte.

Consiliul de Administratie poate delega o parte din atributiunile sale unui Comitet de directie compus din membrii alesi din Consiliul de Administratie.

Presedintele Consiliului de Administratie conduce si Comitetul de directie. Acesta este obligat sa comunice la fiecare schimbare a consiliului de Administratie registrul sau deliberari.

* Comisia de cenzori are urmatoarele atributiuni:

in cursul exercitiului financiar verifica gospodarirea fodurilor fixe si a mijloacelor circulante, a portofoliului de efecte, casa si registrele de evidenta contabila si informeaza Consiliul de Administratie asupra conturilor societatii, a Bilantului si Contului de Profit si Pierdere, prezentand A.G.A. un raport scris;

la lichidarea societatii controleaza operatiunea de lichidare;

prezinta A.G.A. punctul sau de vedere la propunerile de reducere a capitalului sau de modificare a statutului si obiectivului activitatii.

* Directorul general al societatii are in subordine:

directorul economic;

directorul tehnic;

directorul executiv.

Totodata are in subordine directa urmatoarele compartimente:

Juridic;

Personal;

Stat major - Aparare civila;

Asigurarea calitatii.

* Directorul economic are in subordine:

seful compartimentului Financiar - Contabilitate - Administrativ care la randul sau are in subordine compartimentele:

Financiar;

Contabilitate si Administrativ;

Informatica.

* Directorul tehnic are in subordine:

directorul santier izolatii si compartimentele:

o  P.P.I.E.D.M;

o  LAB - P.M. P.S.I. C.T.C.

o  Aprovizionare - Plati;

*Directorul santier izolatii si lucrari speciale are in subordine compartimentele:

santier izolatii si lucrari speciale;

atelier tehnic;

compartiment depozit.

Directorul executiv are in subordine:

directorul santier constructii montaj;

compartimentul metrologie - mecanic auto.

*Directorul santier constructii montaj are in subordine:

santier constructii montaj;

productie industriala;

activitate comert.

ORGANIGRAMA FIRMEI S.C. "ITELS" S.A.

Cu referire la organizarea S.I.-al, la nivel financiar contabil, caracterizarea informationala se face prin analiza indicatorilor care masoara rezultatele si eficienta masurilor intreprinse:

marimea si structura veniturilor brute si nete;

rezultatul financiar pe perioade si destinatia lui;

incasari si plati;

credite;

solduri pe categorii de resurse si fonduri;

grad de solvabilitate, lichiditate, rentabilitate.

Compartimentul "Personal" intocmeste cu celelalte compartimente graficul programarii concediului de odihna, ofera compartimentului "Financiar-Contabil" datele necesare calcularii indemnizatiei de concediu de odihna. Asigura impreuna cu compartimentul "Informatica" introducerea de date si exploatarea subsistemelor informatice in domeniul sau de activitate.

3. Activitatile ce se desfasoara in cadrul unitatii:

S.C. "ITELS" S.A. nu are, deocamdata, preocupari privind proiectarea de produse, dar desfasoara activitati in proiectare:

proiectarea organizarii santierelor;

elaborarea tehnologiilor de executie a lucrarilor contractate;

elaborarea de tehnologii pentru folosirea materialelor noi;

planificarea controlului proceselor de productie a verificarilor si incercarilor prin planurile calitatii.

Alte activitati de baza:

studiul produselor existente pe piata, a necesitatilor si preferintelor consumatorilor;

analiza reclamatiilor clientilor in legatura cu produsele existente;

incercari in propriul laborator;

proceduri si instructiuni de lucru pentru efectuarea modificarilor in documentele elaborate.

Avizarea proiectelor si tehnologiilor de executie sau a tehnologiilor in folosirea materialelor noi se efectuiaza de catre CTE - Comisia Tehnica Economica.

Aprovizionarea se refera la:

aprovizionare;

produse furnizate de beneficiar;

receptia produselor;

identificarea si trasabilitatea produselor;

primirea, manipularea si depozitarea produselor.

Productia cuprinde:

controlul proceselor privind executia lucrarilor si serviciilor;

verificarea si incercarea produselor si serviciilor prestate;

controlul si verificarea pe parcurs si in final a lucrarii;

mijloace de control, masurare, incercare;

stadiul contractelor si verificarilor;

controlul nonconformitatilor;

actiuni corective;

inregistrari privind calitatea;

identificarea si trasabilitatea lucrarilor executate.

Controlul proceselor privind executia lucrarilor si serviciilor se realizeaza prin urmatoarele activitati:

selectarea si planificarea proceselor;

elaborarea de proceduri tehnice, fise tehnologice si instructiuni de lucrari (Procedurile tehnice - cadru si Fisele tehnologice sunt prezentate in anexa nr. 3)

autorizarea inceperii executiei;

urmarirea si controlul proceselor de executie.

Etapele premergatoare executiei lucrarii pot fi sistematizate astfel: Anexa nr. 2

Pentru realizarea propriu zisa a lucrarii este necesara, in prealabil, o organizare a punctului de lucru constand in:

asigurarea unui depozit de materiale;

amenajarea locurilor pentru muncitori (baracamente);

utilaje pentru ridicat materiale, pentru transportul materialelor pe orizontala, daca este cazul;

record la energia termica si electrica.

Rolul jucat de sistemul informational in cadrul compartimentului

Financiar Contabil

Sistemul informational reprezinta latura dinamica a sistemului managerial, facand legatura

intre sistemul conducator si sistemul condus in cadrul firmei, dar si intre acestea si mediul in care se desfasoara activitatea.

Continutul si eficienta de ansamblu a firmei sunt conditionate intr-o proportie crescanda de procese informationale. Astfel, sistemul informational permite cunoasterea situatiei existente in intreprindere, a celei trecute dar si anticipari ale evolutiei viitoare, contribuind la elaborarea si indeplinirea obiectivelor stabilite.

De aceea este de neconceput organizarea activitatii unei intreprinderi fara a se tine seama de proiectarea sistemului informational.

Sistemul informational afecteaza atat functiile organizatie, cat si proiectarea structurilor pe care aceste functii se bazeaza, prin urmare organizatia in ansamblul ei.

Rolul SI in cadrul compartimentului Financiar-Contabil este unul operational, decizional si strategic.

Rolul decizional se manifesta prin menirea SI de a asigura elementele necesare luarii deciziilor, de aici apare si notiunea de SIM.

Rolul operational arata ca si SI poate declansa o multitudine de actiuni pentru realizarea obiectivelor si pentru punerea in practica a deciziilor manageriale.

1.4. Necesitatea reproiectarii sistemului informational, factori ce pot influenta realizarea proiectului: evenimente economice, manageriale, tehnologice, etc

Informatia reprezinta o valoare pentru firma, si tocmai de aceea colectarea, prelucrarea, transferul si stocarea acestora trebuie sa se realizeze in deplina concordanta cu obiectivele si strategiile firmei, cu nevoia de realizare in conditii cat mai avantajoase pentru firma a acestora.

Tot odata, mijloacele folosite de SI, chiar daca sunt de ultima ora, nu sunt suficiente pentru ca SI sa functioneze nemijlocit si eficient in interesul firmei - tocmai de aceea, se impune reproiectarea SI si adaptarea acestuia la nevoile actuale firmei, nevoi in continua schimbare si diversificare, corelarea acestuia cu schimbarile introduse in metoda de conducere a firmei, a managementului, si in general, din necesitatea ca acesta sa raspunda conditiilor concrete la care firma trebuie sa se adapteze.

Astfel, evolutia economiei romanesti si schimbarile pe care aceasta le-a cunoscut de la infiintarea firmei si pana in prezent, impun un sistem informational care sa asigure atat circuitele informationale cat si fluxurile de date necesare firmei, astfel incat aceasta sa faca fata in conditii de profitabilitate inflatiei, scaderii puterii de cumparare a monedei nationale, cresterii numarului de furnizori, diversificarea cailor de distributie, cresterea pretentiilor clientilor fata de serviciile primite, intensificarea concurentei etc.

Performantele firmei sunt conditionate de existenta unui Si functional si eficient. Scopul reproiectarii SI in cadrul firmei este acela de a introduce noi metode manageriale economice.

Necesitatea reproiectarii SI pentru S.C. "ITELS" S.A. este data de faptul ca s-au inregistrat unele deficiente care impiedica realizarea scopului principal si anume se produc erori in prelucrarea si interpretarea informatiilor.

Una din deficiente este supraincarcarea circuitelor informationale cu informatii inutile.

Acesta supraincarcare care apare atunci cand nu se respecta caracterul piramidal al SI, adica se ajunge sa se dea o importanta deosebita informatiilor inutile.

Cauzele acestei supraincarcari a circuitelor sunt :

Utilizarea de mijloace necorespunzatoare pentru inregistrarea si transmiterea informatiilor;

Manipularea neglijenta a suportilor informationali;

Diferenta de pregatire intre furnizorul si beneficiarul informatiei.

Comunicarea intre angajatii acestui compartiment ar fi o alta necesitate de perfectionare a SI. Inbunatatirea comunicarii intre angajatii firmei, atat in cadrul acestui compartiment cat si a celorlalte compartimente, ar duce la inlaturarea erorilor de comunicare.

Factori ce pot influenta realizarea proiectului:

In ceea ce priveste restructurarea, datorita faptului ca s-a desprins in 1990 de Trustul de Lucrari Speciale si Izolatii Bucuresti, nu se prevede reorganizarea societatii.

Se urmareste realizarea unei investitii prin construirea unui atelier de tamplarie, acesta conducand la diminuarea resurselor financiare alocate realizarii sistemului, sistemul informational proiectat trebuind sa asigure integrarea in ansamblul activitatilor desfasurate

Realizarea proiectului mai poate fi influentata si de rezistenta salariatilor la schimbarile ce vor interveni in unitate odata cu introducerea noului sistem.

De asemenea schimbarile de legislatie pot avea efecte nefavorabile in ceea ce priveste realizarea veniturilor din care o parte vor fi destinate implementarii si gestionarii sistemului ce urmeaza a fi introdus.

Alt factor care ar putea influenta negativ realizarea proiectului este inflatia, o rata mare a acesteia ar duce la necesitatea reactualizarii bugetului de venituri si cheltuieli.

Capitolul II

Detrminarea Cerintelor Informationale

ale Noului Sistem

2.1. Diagnosticarea sistemului informational existent

in cadrul compartimentului analizat

S.C. "ITELS" S.A. dispune de un oficiu de calcul, in cadrul caruia sunt mai multe subsisteme de programare, organizate pe principalii utilizatori.

Compartimentul "INFORMATICA" a realizat doua subsisteme de programare cu activitate de informatica:

"MFIX" - gestiunea mijloacelor fixe si calculul amortizarii;

"PERSSAL" - gestiunea personalului, calculul salariilor.

Celelalte subsisteme de programare sunt achizitionate:

"GEMA" - gestiunea materialelor;

"SCOP" - pentru proiectarea lucrarilor (devize de lucrari);

"BALANTA" - sintetizeaza toate evidentele financiar contabile.

S.C. "ITELS" S.A. are in dotare un numar de 6 calculatoare care prezinta principalul inconvenient ca nu sunt legate in retea.

Componentele sistemului informatic

Numar de calculatoare: S.C. "ITELS" S.A. are in dotare un numar de 6 calculatoare.

Distributie:

2 calculatoare la compartimentul "INFORMATICA";

2 calculatoare la compartimentul "FINANCIAR-CONTABIL";

2 calculatoare la compartimentul "P.P.I.E.D.M.".

Caracteristici:

2 calculatoare 786,8 Mb RAM, HDD 850 Mb si respectiv 1Gb, frecventa 150 MHz;

3 calculatoare 686,4 Mb RAM, HDD 540 Mb, frecventa 66 MHz;

1 calcutator 586,1 Mb RAM, HDD 540 Md, frecventa 33 MHz.

De asemenea unitatea dispune si de 2 imprimante:

EPSON FX +1050

CANNON, BUBBLE JET PRINTER GJ-330.

2.1.1. Culegerea informatiilor despre sistemul informational existent

Colectarea informatiilor despre SI existent se poate realiza cu ajutorul unui chestionar care ar trebui sa cuprinda urmatoarele intrebari:

Care este strategia conducerii firmei privitor la SI in departamentul de contabilitate

Ce activitati stau la baza intretinerii si imbunatatirii SI?

SI va asigura accesul usor la informatiile necesare?

Cum verificati valabilitatea si precizia informatiilor utilizate?

Interfata SI cu celelalte sisteme este clar definita?

Exista un regulament de functionare a SI?

SI computerizat este sustinut de o metoda clasica de stocare a datelor?

In ce consta controlul SI, si cine este responsabil?

Raspunde SI in mod eficient nevoilor firmei?

Ce obiective v-ati propus pentru a va imbunatati SI ?

Sunteti multumiti de forma de prezentare a informatiilor in cadrul compartimentului financiar - cotabil ?

Aveti o solutie de imbunatatire ?

Considerati ca personalul este calificat indeajuns pentru a manevra suportii de informatii ?

Considerati ca informatiile primite sunt suficiente pentru rezolvarea problemelor aparute in cadrul compartimentului financiar-contabil ?

Sunteti de parere ca in cadrul compartimentului financiar-contabil sunt si informatii inutilr ?

Credeti ca sunt prea multe forme de prezentare a documentelor tipizate in cadrul compartimentului financiar-contabil ?

Prezentarea Datelor Obtinute :

Acest chestionar a fost distribuit angajatilor compartimentului Financiar - Contabil.

In urma analizei chestionarelor completate s-a ajuns la urmatoarele concluzii :

nu toti angajatii compartimentului Financiar - Contabil cunosc strategia si metodele de intretinere a SI ;

datorita faptului ca informatia este transmisa atat cu ajutorul suportilor electronici cat si cu ajutorul documentelor tipizate, s-a constatat ca se pierde prea mult timp;

cea mai frecventa solutie a fost aceea de a prezenta o informatie numai intr-o singura forma: fie pe suport electronic fie sub forma tipica ;

majoritatea personalului are calificarea necesara pentru a manevra suportii electronici de informatii dar sunt si exceptii din randul celor care au o varsta mai inaintata ;

unele informatii ar putea fi prezentate numai sub forma electronica.

2.1.3. Analiza critica a situatiei existente prin determinarea punctelor slabe, forte.

Determinarea diagnosticului sistemului informational al domeniului investigat

Puncte slabe ale SI:

Puncte forte ale SI:

Criterii de evaluare a calitatii:

Concluzii:

Studiind datele analizei critice a situatiei existente in cadrul compartimentului financiar-contabil al firmei S.C. "ITELS" S.A. rezulta urmatoarele:

nivelul de evaluare al SI T SI este la un nivel slab dar are tendinta de imbunatatire fiind de 2,48 iar valoarea coeficientului mediu ponderat este cuprinsa intre 2

Calitatea sistemului informational este ridicata - punctaj realizat = 112.

2.1.4. Propuneri de imbunatatire a structurii, functionarii si

controlului sistemului informational

Recunoasterea cat mai sincera a punctelor slabe reprezinta un pas important spre imbunatatire.

Fortificarea punctelor tari este un obiectiv principal al noului SI. Din acest motiv firma S.C. "ITELS" S.A. va initia un program de imbunatatire care sa cuprinda :

Achizitia de tehnica de calcul performanta;

Instruirea personalului in vederea utilizarii cat mai eficienta si corecta aacestei tehnici de calcul;

Eliminarea informatiilor inutile si a celor care se repeta;

Cresterea calitatii informatiilor prin axarea conducerii pe manageri constienti de importanta informatiei in firma;

Simplificarea modului de transmitere a informatiilor prin achizitionare de personal tanar cu pregatire minim necesara in domeniul tehnicii de calcul;

Proiectarea unei baze de date care poate fi accesata de mai multi utilizatori in acelasi timp

2.2. Alegerea variantei optime de proiectare

a sistemului informational

Pornind de la SI existent se va dezvolta capacitatea acestuia de a colecta, prelucra, transfera si stoca date si informatii; se va pune accent pe cresterea accesibilitatii utilizatorilor la baza de date a firmei; se vor revizui domeniile de informatii pentru accesarea carora utilizatorul trebuie sa primeasca acordul administratorului de retea; se va creste dimensiunea canalelor de transfer de date.

Altfel spus SI se va construi pe cel deja existent aducandu-se imbunatatirile ce se impun.

Capitolul III

Proiectarea Noului Sistem Informational

3.1. Definirea  principalelor centre de decizie

In cadrul firmei principalul centru de decizie il repreainta directorul acesteia.

Centrul de decizie al compartimentului Financiar Contabil este reprezentat de un singur sef care la randul lui are in subordine subcompartimentele:

Financiar;

Contabilitate si Administrativ;

Informatica.

Subcapitolele 3.2, 3.3, 3.5,3.6,3.7,3.8 si 3.9 sunt reprezentate in tabelul de mai jos.

Suportii electronici pot fi:   

hard disk-urile calculatoarelor

dischete

compact discuri

Datele firmei S.C. "ITELS" S.A. sunt pastrate si inregistrate in urmatoarele fisiere si subfisiere :

3.4. Eliminarea informatiilor ce se repeta si a disfunctionalitatilor

stabilite in analiza diagnostic

Nu exista informatii care se repeta.

Disfunctionalitatile stabilite sunt:

- consumul prea mare de timp si munca;

- existenta informatiilor incomplete;

- productivitatea scazuta a angajatilor.

Pentru inlaturarea disfunctionalitatilor care s-au constat la analiza diagnostic, propunem urmatoarele actiuni:

existenta unei singure intrari in SI al departamentului, care sa evite supradimensionarea acestuia si cresterea fluxurilor informationale;

cresterea responsabilitatii utilizatorilor.

Capitolul IV

Etape de implementare

Stabilirea principalelor obiective dorim a fi atinse.

Elaborarea unui program de atingere a obiectivelor

Testarea programului atasat si reproiectat in cadrul noului sistem.

Asigurarea conditiilor de intretinere a programului.

Punerea in functionare a noului sistem.

Evaluarea rezultatelor obtinute si compararea lor cu rezultatele SI vechi.

Stabilirea deficientelor noului sistem.

Corectarea deficientelor.

Retestarea noului sistem.

Intretinerea sistemului si controlul permanent asupra sa.