Registrele de contabilitate tinute de firmele mici si mijlocii

Registrele de contabilitate tinute de firmele mici si mijlocii

Registrele de contabilitate sunt documente contabile obligatorii in care unitatile patrimoniale inregistreaza periodic, cronologic si sistematic operatiile economico-financiare consemnate in documente justificative, care produc modificari in patrimoniul acestora.

Registrele de baza folosite in contabilitatea acestor firme sunt: registrul-jurnal, registrul-inventar si registrul cartea mare. Asociatiile familiale si persoanele autorizate sa desfasoare activitati independente inregistreaza operatiile patrimoniale cu ajutorul registrului-jurnal de incasari si plati.

Registrul-jurnal grupeaza jurnale de aceeasi natura (operatii de casa si banca, decontarile cu furnizorii, consumurile si alte iesiri de materiale, miscarea materialelor, salariile si C.A.S.-urile, vanzarea produselor, marfurilor, avansuri spre decontare). Totalurile acestor jurnale auxiliare se centralizeaza in registrul-jurnal  general.

Pe langa functia sa de inregistrare cronologica si sistematica a miscarii patrimoniului firmei, registrul-jurrnal foloseste si ca proba in litigii.

Structura registrului-jurnal cuprinde urmatoarele elemente: numarul curent al operatiilor inregistrate (anual sau pe activitati); data inregistrarii; felul documentului (factura, bon de cumparare etc.); numarul si data acestuia; felul operatiei; simbolul contului; sumele partiale eventuale din document; sumele totale din document.

Registrul-jurnal se numeroteaza, se snuruieste si se parafeaza de catre organele in drept. Fiind un document de inregistrare contabila, el nu circula, arhivandu-se in unitate, care este obligata sa-l pastreze impreuna cu documentele justificative pe baza carora a fost intocmit.

Registrul-inventar foloseste la inregistrarea tuturor elementelor patrimoniale de activ si pasiv, grupate in functie de natura lor, conform posturilor din bilantul contabil, inventariate potrivit normelor legale. Inscrierea elementelor patrimoniale se face pe baza listelor de inventariere sau a altor documente ce justifica continutul fiecarui post din bilantul contabil.

Registrul-inventar foloseste la inregistrarea anuala si gruparea rezultatelor  patrimoniului, precum si ca proba in litigiu.

Registrul-inventar se intocmeste intr-un singur exemplar, la sfarsitul anului, fara stersaturi si spatii libere, pe baza listelor de inventariere si a proceselor verbale  de inventariere a elementelor patrimoniale , prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi.

Structura registrului-inventar este urmatoarea: numarul curent al fiecarei operatiuni inregistrate in registru, cronologic, de la deschiderea acestuia pana la epuizarea filelor sau incetarea activitatii; obiectul  inventarierii, respectiv a conturilor de valori materiale pe gestiuni, a conturilor privind debitorii, creditorii, provizioane etc.; valoarea de contabilitate privind conturile supuse inventarierii; valoarea de inventar a elementelor patrimoniale stabilita de membrii comisiei de inventariere (pe baza listelor de inventariere si a proceselor verbale de inventariere); diferentele de evaluare de inregistrat, calculate ca diferenta intre valoarea contabila si valoarea de inventar; cauzele diferentelor: deprecierii, dezasortari, schimbarea structurii productiei.

Registrul-inventar se numeroteaza, se snuruieste si se parafeaza de catre organele in drept.

Registrul Cartea-mare este documentul prin care se inregistreaza lunar si sistematic, prin regruparea conturilor, miscarea si existenta tuturor elementelor patrimoniale, la un moment dat. El este un document contabil de sinteza si sistematizare.

Registrul Cartea-mare are urmatoarea structura: simbolul contului debitor si al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor si creditor, precum si soldul contului pentru fiecare luna a anului curent. Registrul Cartea-mare contine cate o fila  pentru fiecare cont sintetic utilizat de firma.

Registrul Cartea-mare poate fi suplinit de Fisa de cont pentru operatii diverse, daca in contabilitate se foloseste forma de inregistrare 'maestru sah'.

Registrul Cartea-mare foloseste la: stabilirea rulajelor si a soldurilor pe conturi sintetice, la firmele care forma de inregistrare pe jurnale; verificarea inregistrarilor contabile; furnizarea de date pentru efectuarea analizei activitatii economice si financiare a firmei; intocmirea balantei de verificare.

Registrul Cartea-mare se intocmeste la sfarsitul fiecarei luni dupa cum urmeaza: rulajul creditor se raporteaza din jurnalul contului respectiv, intr-o singura suma, fara desfasurarea pe conturi corespondente; sumele cu care a fost debitat contul respectiv la diverse jurnale se raporteaza din acele jurnale, obtinandu-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente; soldul debitor sau creditor al fiecarui cont se stabileste in functie de rulajele debitoare si creditoare ale contului respectiv, tinandu-se seama de soldul de la inceputul anului. Nici acest registru nu circula, fiind arhivat.

Cartea mare sah este documentul de tinere a contabilitatii sintetice a operatiunilor economice si financiare la firmele care utilizeaza forma de inregistrare contabila 'maestru sah'. El serveste la furnizarea de date pentru efectuarea analizei activitatii economice si financiare a firmei; intocmirea balantei de verificare. Se intocmeste lunar, separat pentru debitul si separat pentru creditul fiecarui cont sintetic, deschizandu-se dupa necesitati, pe masura inregistrarii operatiilor. Acest registru se completeaza pe baza documentelor justificative, a documentelor cumulative centralizatoare si a notelor de contabilitate. Daca numarul operatiilor este mai mic, Cartea mare-sah poate fi folosita pe o perioada mai mare, facandu-se totalul sumelor pe fiecare luna.

Registrul-jurnal de incasari si plati foloseste la inregistrarea operativa a incasarilor si platilor si stabilirea situatiei financiare a firmei.

Structura acestui registru este urmatoarea: numarul curent al operatiunii inregistrate (anual sau pe activitati); data inregistrarii; felul documentului  (factura, bon de cumparare etc.) si numarul acestuia; felul operatiei; incasarile de orice fel (din vanzari, imprumuturi, credite, dobanzi incasate, restituiri); sumele platite pentru: marfuri cumparate, impozite, taxe, asigurari sociale etc.).

in acest registru se trec atat operatiile in numerar cat si cele facute prin contul de decontare la banca, indiferent daca a avut loc sau nu plata sau incasarea efectiva (ca si in registrul-jurnal). Registrul de incasari si plati se numeroteaza, se snuruieste si se vizeaza de organul fiscal. Nici acest document nu circula.