Ciclul unui proiect de investitii

Ciclul unui proiect de investitii

Ciclul unui proiect reprezinta ansamblul fazelor prin care trece un proiect de la idee pana la momentul in care acesta se considera incheiat. Variabila principala la care se raporteaza ciclul de viata este timpul, dat fiind faptul ca orice faza a proiectului este consumatoare de timp, in relatie de interdependenta cu celelalte faze

Teoria si practica de specialitate evidentiaza o varietate de etape si faze aflate in componenta ciclului de viata, cel mai adesea acestea fiind dependente de domeniul de activitate al viitorului proiect. Astfel, putem identifica ciclul de viata al proiectelor din domeniul tehnologiei informatiei si comunicarii, caracterizate printr-o forma circulara, ce permite actualizari si optimizari permanente, ciclul de viata din domeniul proiectelor de constructii, in care preponderente sunt analizele de fezabilitate si fazele specifice executiei constructiilor, ciclul de viata al produselor din domeniul farmaceutic, ciclul de viata al produselor si tehnologiilor din industria auto, ciclul de viata al proiectelor europene etc. Existenta acestor modele, nu exclude aparitia unor particularitati la nivel de organizatie sau sistem economic, in functie si de obiectivele, interesele investitorilor sau tipul de proiect. Din aceasta perspectiva, proiectul de investitii prezinta o dinamica specifica pe un interval de timp determinat care constituie durata sa de viata. Determinarea duratei de viata a proiectului are cel putin doua motivatii si anume: procesul de evaluare si analiza a oportunitatii si eficientei proiectului trebuie sa fie perfect integrat in raport cu manifestarea necesitatii proiectului, iar gestiunea implementarii proiectului trebuie realizata in parametrii proiectati de resurse.

In figura 2.4. sunt prezentate o parte de elementele ce contribuie la fundamentarea deciziei de investitii, de la identificarea ideii de proiect pana la decizia de investitii. Corespunzator fiecarei actiuni, idea trece de la o propunere preliminara la un element concret sustinut si fundamentat ce se constituie intr-un proiect.

Fig. 2.4. Schema deciziei de investitii

Orice proiect de investitii este descris si realizat in baza unor activitati. Aceste prezinta o serie de caracteristici cum sunt:

permit identificarea din punct de vedere cantitativ si calitativ;

fiecare are un rol bine definit in ansamblul proiectului, orice abatere aparuta in diferitele faze genereaza efecte negative la nivel de rezultate ale proiectului;

activitatile sunt consumatoare de resurse si implicit au costuri si disponibilitati asociate; managementul proiectului presupune si armonizarea necesitatii cu disponibilitatea resurselor, orice diferenta semnificativa fiind reflectata in costuri suplimentare;

activitatile au momente de inceput si de sfarsit determinate in timp si conditionate de aspecte de natura tehnica, economica, institutionala etc.;

intre activitatile proiectului pot exista relatii de interdependenta sau relatii de  independenta, caz in care activitatile se pot desfasura fara o legatura directa;[1]

activitatile proiectelor manifesta un grad de autonomie ridicat in raport cu activitatile curente ale organizatiei; pentru implementarea unui proiect fiind utila si necesara constructia unei structuri, cu caracter temporar, care interfereaza cu structura organizatorica de baza a organizatiei.

Specificul activitatilor ce se deruleaza pe parcursul ciclului de viata a proiectului a determinat divizarea in trei etape semnificative prezentate in figura 2.5.

Fig. 2.5. Etapele specifice unui proiect de investitii

1. Etapa de elaborare a propunerii de proiect (preinvestitionala): in fapt constituie liantul intre cele trei elemente esentiale: necesitatea proiectului, ideea de proiect si actiunile aferente. In baza unei necesitatii identificate se dezvolta o idee de proiect, careia i se fundamenteaza oportunitatea si viabilitatea, prin intermediul unor documentatii specifice.

Etapa are in componenta o serie de subetape cu elemente specifice in raport cu tipul de proiect si domeniul de activitate dintre care amintesc: a. identificarea si cuatificarea necesitatii de investitie, dimensionarea grupului tinta si a beneficiarilor indirecti ai rezultatelor proiectului, evaluarea si analiza mediului economico-social al proiectului, definirea scopului si obiectivelor proiectului, identificarea alternativelor posibile si disponibile, analiza sistemului de constrangeri si evaluarea preliminara a riscurilor asociate viitorului proiect. Inainte de initierea oricarui demers analitic, este important ca cei implicati in identificarea sau formularea de proiecte sa fie suficient de constienti de strategia organizatiei, strategia la nivel de domeniu de activitate a autoritatilor publice, sectorul si contextul international in care isi desfasoara activitatea.

Scopul si complexitatea acestei analize preinvestitionale depinde in primul rand de cantitatea de informatie este deja disponibila si de calitatea acesteia. Cazul favorabil ar fi acela ca fiecare echipa de proiect sa utilizeze informatiile existente si sa lucreze pentru a se asigura ca dezvoltarea ideii de proiect ia in considerare toate elementele mediului extern.

In cazul proiectelor de investitii partile interesate sunt reprezentate de orice individ, grup de indivizi sau institutii care ar putea avea un interes semnificativ in succesul/insuccesul unui proiect (fie ca implementatori, facilitatori, beneficiari sau adversari). Grupurile diferite au preocupari, capacitati sau interese diferite si au nevoie sa fie intelese in mod explicit si recunoscute in procesul de identificare a problemelor, stabilire a obiectivelor si selectarii strategiilor.[2]

Etapa se finalizeaza prin studii, proiecte, planuri de lucru, licente, caiete de sarcini etc., care necesita cu preponderenta activitati strategice, executate de personal specializat Consumul de resurse in aceasta etapa, este unul redus, in functie si de proiect, fiind angrenate entitati ce concura la fundamentarea si adoptarea deciziei de a investi, la definirea conceptiei tehnic-constructive si functionale a viitorului proiect: intreprinzator - beneficiarul de proiect, proiectant, producator - furnizor de echipamente, reprezentanti ai partenerilor din proiect, daca este cazul, diferiti reprezentanti ai autoritatilor locale si/sau centrale

Rezultatul final al acesteia se concretizeaza pe doua laturi distincte, una de natura decizionala (decizia de investitie in viitorul proiect) si una de natura operationala: documentatie de tip plan de lucru (ce cuprinde, toate activitatile distincte, termenele si resursele asociate, responsabilitatile, modul de evaluare a rezultatelor fiecarei activitati), studiu de fezabilitate si / sau plan de afaceri.

Scopul final al etapei este de a maximiza a beneficiilor economice, sociale si institutionale ale proiectului pentru grupurile tinta si beneficiarii finali precum si de minimizare a posibilelor impacturi negative (inclusiv conflictele intre partile interesate).

2. Etapa de implementare (executie sau realizare a proiectului): in care practic consumul de resurse este maxim, ele fiind transformate prin procese specifice in elemente de natura materiala, concreta, pentru viitorul obiectiv. Desfasurarea acestei etape se realizeaza conform specificatiilor din planul de proiect si documentatia tehnico-economica. Durata etapei de realizare a proiectului prezinta interes deosebit din punct de vedere al marimii sale, al consumului de resurse si al corelarii tuturor activitatilor. Pentru asigurarea respectarii tuturor cerintelor legate de incadrarea in restrictiile de timp impuse se pot utiliza modele matematice specifice precum cele ale teoriei grafurilor sau  graficele calendaristice de tip Gantt.

Tipul organizatiei promotoare de proiect si destinatia investitiei sunt determinante pentru aceasta etapa. Daca avem in vedere proiecte de investitii publice procedurile de implementare trebuie sa respecte o serie de reglementari standardizate de selectie, negociere si incheiere a contractelor intre factorii implicati: finantatori, antreprenori, furnizori de echipamente, prestatori de servicii, consultanti etc. Succesul etapei este conditionat de cadrul legislativ si juridic ce trebuie respectat, de procedurile nationale si europene legate de implementarea proiectelor, dar si cointeresarea tuturor celor implicati in atingerea obiectivelor propuse.

In cazul proiectelor de investitii private, implementarea este integral in sarcina dezvoltatorului, si se subordoneaza interselor si obiectivelor acestuia. Singurele conditionari pot fi legate de acordarea unor sume provenite din surse externe: credite sau leasing etc. la nivel de moment al acordarii si volum in raport cu evolutia proiectului. De asemenea, prezinta interes si modul in care se acorda finantarea, respectiv se acorda sumele cuvenite in avans integral / procentual, sau se deconteaza cheltuieli deja efectuate, aspect ce amplifica efortul initial al promotorului de proiect.

Consumul semnificativ de resurse specific acestei etape poate sa genereze anumite diferente intre volumul de resurse utilizat si cel estimat in etapa anterioara. Abaterile semnificative intre cele doua etape trebuie corelate pe cat posibil, pentru a nu genera disfunctionalitati majore spre finalul proiectului.

In functie de tipul finantarii, de interesul investitorului sau alti factori, in aceasta etapa este necesar a se desfasura o serie de actiuni privind monitorizarea si controlul activitatilor, realizat pe plan intern sau extern de entitati recunoscute de toate partile interesate de proiect. Controlul poate fi orientat pe diferite directii cum sunt cea financiara, operationala, de constructii, de calitate sau poate fi unul complex la nivel de proiect.

Exercitarea controlului in faza de implementare poate sa genereze conflicte intre diferitele parti interesate de proiect legate de: incompatibilitati in obiective, imposibilitatea respectarii graficelor sau incoerenta solutiilor tehnico-economice propuse.

Obiectivul lor comun al primelor etape este de a se crea premisele functionarii in conditii optime a obiectivului de investitii. Curba care caracterizeaza din punct de vedere economic, ciclul de viata economica a proiectului reprezinta evolutia cash flow-ului, cu diferentele intre intrarile proiectului, provenite din finantarea proprie, cofinantarea sau alte surse atrase, respectiv iesirile proiectului prin intermediul achizitiilor, constructiilor etc.[3]

3. Etapa de exploatare in care obiectivul de investitii functioneaza la parametri de performanta proiectati. Etapa se desfasoara pe durata de viata utila (perioada de exploatare/functionare) a proiectului, stabilita in baza unor considerente de natura tehnica, sociala, ecologica, economica. Dintre cele mai importante repere temporale ale obiectivelor de investitii cu caracter tehnic, se pot mentiona:

a) durata fizica a activelor imobilizate (echipamente, cladiri) - determinata de caracteristicile constructive. Evident recomandarile producatorilor trebuie corectate in raport cu conditiile reale de exploatare, nivelul cheltuielilor de intretinere, reparatii precum si valoarea reziduala.

b) durata de viata tehnologica este determinata de dinamica schimbarilor tehnologice si a progresului tehnico-stiintific in domeniul respectiv. Aceasta evidentiaza intervalul de timp dintre momentul punerii in functiune a echipamentelor / tehnologiei si momentul estimat al aparitiei pe piata a unui nou echipament / tehnologie cu caracteristici similare, dar cu performante tehnice superioare.

c) durata de viata a produsului (perioada de succes comercial a produsului / serviciului). Aceasta depinde pe de o parte de capacitatea organizatiei de a furniza produse / servicii la momentul si pretul optim dar si de evolutia pietei sau capacitatea de absorbtie a acesteia.  Din aceasta perspectiva cu cat gradul de specializare al productiei este mai mare, cu atat perioada trebuie prelungita, in lipsa unor posibilitati de reconversie sau adaptare.

Cea mai scurta dintre aceste durate se considera durata de viata utila, in procesul de evaluare economica se opereaza cu durate de operare cuprinse in intervalul 5 - 15 ani, in functie de domeniu de activitate sau natura obiectivului realizat.

Trecerea la faza de exploatare presupune si asigurarea transferului de responsabilitate catre persoanele/institutiile/organizatiile care vor asigura deservirea obiectivului sub aspect operational sau administrativ.

In cadrul unui proiect, finalizarea se desfasoara intr-un context multiplu ce tine seama de toate componentele esentiale. Astfel putem vorbi de o finalizare din punct de vedere fizic (momentul in care constructiile, achizitiile sunt realizate si este asigurat si montajul), finalizare din punct de vedere tehnic (cand toate echipamentele functioneaza conform prescriptiilor tehnice) sau o finalizare din punct de vedere financiar (cand se realizeaza stingerea tuturor datoriilor intre parteneri etc.).

Finalizarea unui proiect de investitii in cadrul unei organizatii poate constitui, in fapt, punctul de plecare pentru alte proiecte. Prin  demersurile realizate, experienta si performanta acumulata se pot identifica noi necesitati si idei de proiecte, care sa contribuie la atingerea unor obiective comune cum ar fi: cresterea nivelului de dezvoltare economico-sociala, imbunatatirea competitivitatii si compatibilitatii cu structurile de pe plan international. Proiectele pot face parte din programe complexe la nivel de organizatie, domeniu de activitate sau regional. Asigurarea convergentei si coerentei la nivel de programe si proiecte intra si extra organizatie constitutie o preocupare comuna a managementului superior.

Este important sa evidentiem faptul ca toate cele trei etape sunt strans interconectate si ca succesul final al unei decizii de investitii depinde in mod egal de fiecare dintre ele.

Indiferent de tipul de proiect sau promotor, un rol esential in asigurarea succesui este cel al consultantilor. Necesitatea consultantilor rezida din recunoasterea serviciilor calificate pe care acestia le pot presta in raport cu obiective de cost, calitate, performanta sau timp. Cazurile in care se apeleaza la consultanti tin de: expertiza in domenii neacoperite de personalul permanent al organizatiei; resursele suplimentare ale contributiei personalului existent, in special in perioade de varf ale activitatii; necesitatea unor calificari interdisciplinare; performantele mai bune si de calitate corespunzatoare in domeniul respectiv decat ar fi obtinute cu personalul existent, care are si alte responsabilitati in afara proiectului; obiectivitatea si capacitatea de a da sfaturi impartiale.

Implicarea consultantilor in proiect constituie o decizie majora fundamentata pe un echilibru intre urmatorii factori:

experienta si competenta firmei de consultanta - daca sunt demonstrate calitati precum inovatia, competenta, exactitatea in operare;

cunostintele de specialitate si experienta personalului capabile sa genereze valoare adaugata la nivel de proiect si organizatie;

stabilitatea financiara, capacitatea de asumare a raspunderii si calitatii, reputatia buna a consultantilor.[5]

Proiectele de investitii, in contextul internationalizarii afacerilor au favorizat aparitia unor organizatii sau firme de consultanta specializate, afiliate marilor companii transnationale si care se deplaseaza odata cu acestea fara limite teritoriale si care preiau integral o serie de servicii prestate fata de organizatia "mama".