Antrenarea si coordonarea activitatii de vanzare

Antrenarea si coordonarea activitatii de vanzare

Scopul constituirii agentiilor de asigurari este satisfacerea nevoilor, mereu crescande, de servicii de asigurare, persoanelor fizice si juridice din teritoriul in care activeaza acestea.

In agentiile de asigurari activeaza un numar de agenti de asigurare si auxiliari coordonati de un manager, in vederea obtinerii de rezultate optime.

Delegarea autoritatii si a responsabilitatilor

Pentru o mai buna coordonare in activitatea agentiilor, managerul va delega atat autoritate cat si responsabilitati persoanelor aflate in subordinea sa pe urmatoarea treapta ierarhica.

Scopul delegarii de responsabilitati este acela ca pentru venitul pe care il primesc, agentii trebuie sa presteze anumite activitati care sa genereze un castig mai mare.

Scopul delegarii de autoritate este acela ca oamenii simt nevoia sa evolueze in munca lor. Pe masura ce primesc experienta, sunt pregatiti sa faca mai mult si managerul trebuie sa-i indrume si sa-i coordoneze in acest scop.

In activitatea curenta se intalnesc situatii in care responsabilitatile si competentele nu sunt delegate subalternilor din diferite motive: egoism, neincredere in capacitatea manageriala a celuilalt, neincredere in cunostintele subalternilor sau teama ca subalternul poate fi mai bun ca el si-l poate inlocui.

Motivarea

Aceasta presupune satisfacerea numitor nevoi sau aspiratii.

Managerul de agentie trebuie sa fie constient ca este necesar sa ofere oportunitati de satisfacere a acestora.

Mijloacele de motivare pot fi:

a) bani,

b) sentimentul propriei importante,

c) posibilitatea avansarii,

d) recunoasterea meritelor personale de catre ceilalti membrii ai agentiei.

a) banii - reprezinta motivatia principala a oricarei persoane care presteaza o munca utila societatii, cu atat mai mult a agentilor de asigurari care incaseaza prime de asigurari numai in bani.

Recompensa in bani este necesar a fi dimensionata in asa fel incat agentul sa-si indeplineasca cu promptitudine  sarcinile trasate si astfel sa se realizeze la timp obiectivele propuse.

Scopul dimensionarii recompensei in bani este obtinerea de venituri maxime in activitatea de vanzari a agentului intr-un timp relativ scurt, fara a pune in pericol rezultatele financiare ale agentiei si fara a diminua dorinta agentului de a-si spori incasarile in urmatoarea perioada.

Recompensa in bani trebuie dimensionata astfel incat agentul sa nu-si neglijeze celelalte indatoriri (consultanta acordata asiguratilor, activitati administrative, rezolvarea dosarelor de plata, etc.).

In agentiile societatilor de asigurari se aplica mai multe sisteme de compensare: salariu fix, comisioane din prime incasate - variabile in functie de clasa din care face parte asigurarea, salariu + comisioane, comisioane si prime, participarea angajatilor la profit, participarea la programe de pensii sau alte beneficii pe termen lung tocmai pentru a motiva angajatii si pentru a-i fideliza.

a) importanta muncii si a responsabilitatilor primite

Poate mai mult decat recompensa in bani, persoanele care lucreaza doresc sa se simta importante.

Cum cei mai multi agenti de asigurare incheie asigurari doar in afara sediului agentiei, pierd contactul cu managerul si ar putea avea un sentiment de inutilitate mai ales daca nu a mai incheiat asigurari intr-o perioada de timp.

Este necesar sa fie incurajati si sa li se reaminteasca importanta muncii lor la dezvoltarea agentiei si a locului si rolului agentiei in dezvoltarea societatii de asigurari.

Managerul trebuie sa reaminteasca mereu si celorlalti auxiliari din agentie rolul, locul si mai ales importanta muncii lor in interiorul organizatiei pentru a nu se simti inutili.

b) posibilitatea avansarii

Un alt criteriu de motivare este cel al posibilitatii avansarii pe linie ierarhica, mai ales a celor ambitiosi si bine pregatiti profesional.

Directorul de vanzari sau unit-managerul trebuie sa descopere aspiratiile de promovare ale agentilor, sa le sprijine si sa le incurajeze.

c) recunoasterea meritelor personale

O caracteristica comuna a tuturor agentilor care contracteaza asigurari este aceea de a fi cunoscuti in organizatia in care activeaza.

Pentru satisfacerea acestei laturi a motivarii, multe agentii emit buletine informative despre numarul contractelor incheiate intr-o perioada de timp, volumul de prime incasate de diferiti agenti intr-o perioada de timp si un top al agentilor de asigurare in intreaga societate de asigurari.

Pentru stimularea vanzarilor totale sau a unei anumite clase de asigurari, se pot organiza concursuri cu obtinerea de diferite premii. Ele pot fi stimulative atata timp cat sunt bine organizate.

In activitatea fiecarei agentii sau a fiecarui agent exista momente in care se simte nemotivat. Lipsa motivarii poate avea diverse cauze: pierderea unui contract important, prea multa munca. Prea putina munca, esecul in incheierea unui contract, lucrul in conditii necorespunzatoare, lipsa de incredere in management sau in organizatie, lipsa sentimentului de siguranta a locului de munca, probleme personale, etc. rolul managerului este acela de a gasi motivul nemotivarii si de a-l inlatura, pentru ca un individ nemotivat poate determina intreaga organizatie sa nu-si realizeze scopurile propuse.

Coordonarea agentilor, trebuie sa vizeze

- distribuirea portofoliilor de clienti,

- stabilirea unor standarde acceptabile privind clientii,

- stabilirea regulilor de colectare a primelor.

Distributia portofoliilor de clienti - in fiecare agentie trebuie sa existe un sistem de monitorizare a clientilor, de redistribuire a portofoliului in cazul in care agentul care il are in portofoliu este in imposibilitatea de a-i satisface cerintele. Pentru persoanele fizice si juridice care urmeaza sa fie abordate, se va face o impartire a lor pentru a nu ajunge in situatia ca doi agenti ai aceleasi societati de asigurare sa negocieze cu acelasi client.

Stabilirea unor standarde acceptabile privind clientii - pentru ca multi dintre agentii de asigurari sunt recompensati dupa volumul de prime incasate, sunt dispusi sa incheie aproape orice fel de asigurare. Underwriter-ul societatii de asigurari triaza riscurile acceptate in asigurare, astfel timpul alocat procedurilor de vanzare consumate de agent, sunt irosite.

Stabilirea regulilor de colectare a primelor de asigurare - avand in vedere ca in Romania se foloseste atat sistemul primei cherabile cat si al primei portabile, managerul agentiei sau chiar directorul de vanzari va stabili cu exactitate sistemul de corelare a primelor in vederea unei eficientizari a fluxului de numerar.

Medierea conflictelor

Agentii de asigurari care intretin relatii de colaborare cu multe persoane fizice si juridice in vederea satisfacerii nevoilor de asigurari ale acestora, intra de multe ori in conflicte interpersonale fie pentru castigarea unui client, fie pentru ca unul isi realizeaza sarcinile de  contractare mai repede.

Polul managerului de agentie este de a media aceste conflicte, de a aplana diferendele si aminozitatile aparute. Se poate afirma ca una din calitatile cele mai importante ale acestuia se refera la rezolvarea conflictelor aparute in agentie.

De asemenea conflictele pot apare si intre agentii de contractare si personalul auxiliar. Mai multe contracte de asigurare noi aduc un plus de venit pentru cei care le incheie, pe cand pentru personalul auxiliar ele aduc mai multa munca in prima faza, abia apoi pot aduce un plus de venit sau chiar un nou loc de munca. Managerul trebuie sa explice mereu importanta contractelor noi in dezvoltarea agentiei si abia apoi beneficiile rezultate din munca suplimentara a personalului auxiliar;

Managerul este responsabil de intretinerea in agentie a unei atmosfere de calm, respect reciproc intre agenti in vederea obtinerii de rezultate scontate.

Managementul schimbarii

Dezvoltarea agentiei si chiar a societatii de asigurari presupune schimbari destul de dese in activitatea acestora. Persoanele care lucreaza ca agenti de asigurare trebuie sa reziste la stresul de schimbare.

Dezvoltarea agentiei presupune in primul rand automotivarea, informatizarea sau reorganizarea agentiei.

Stresul major al agentilor vine de obicei din schimbarile exterioare agentiei, daca el a vandut contracte doar persoanelor fizice si apoi este nevoit sa se adreseze si persoanelor juridice, unde contractele pe care trebuie sa le vanda sunt mai complexe. Agentul poate deveni in acest fel nesigur. Unii dintre ei pot depasi singuri situatia creata, altii au nevoie de consiliere sau chiar de un instructaj substantial.

Daca agentul este lasat singur poate deveni ineficient, de aceea managerul trebuie sa preintampine aceste situatii si sa gaseasca solutii de rezolvare a lor inainte de aparitie.