Proiectarea activitatilor si a functiilor

Proiectarea activitatilor si a functiilor

Activitatea este definita de Meyerson[1]ca fiind o actiune realizata, din ce in ce mai mult, nu de indivizi izolati ci de grupuri de oameni adunati, recrutati la inceput din ratiuni tehnice, dar apoi grupati intr-o realitate diversa si complexa a raporturilor umane, in care este implicata intreaga varietate de structuri sociale: echipa, intreprinderea si ierarhiile sale, sindicatul si profesia, apartenenta (sentimentul de apartenenta) la o regiune, natiune, rasa (sau neapartenenta), opiniile sociale si politice, convingerile religioase, constiinta de clasa, prieteniile si dusmaniile personale.

Particularizand la domeniul asigurarilor, activitatea o definim ca fiind un grup de actiuni organizate si executate de indivizi recrutati si grupati pe principii tehnice, atat pe orizontala cat si pe verticala, avand ca efect obtinerea de profit pentru cei ce investesc in societati comerciale care incheie si administreaza contracte de asigurare in vederea protejarii celor ce sunt amenintati de pericole care le-ar putea produce pierderi financiare, precum si despagubirea celor care sunt afectati de riscurile impotriva carora se incheie asigurarile.

Gruparea indivizilor pe verticala se bazeaza pe stabilirea nivelului de competenta a fiecarei linii ierarhice a organizatiei pentru ca in final sa rezulte structura piramidala a societatii de asigurari. Gruparea pe verticala permite facilitarea comunicarii in interiorul organizatiei.

Gruparea pe orizontala a indivizilor din organizatie se bazeaza pe specializarea activitatilor. Potrivit acestei grupari, activitatile se pot divide in subactivitati specializate in functii precise.

Separarea activitatilor si a functiilor - presupune separarea celor doua activitati importante din companiile de asigurari, activitatea de subscriere si cea de investitii a fondurilor care acopera rezervele tehnice.

La organizarea activitatii de subscriere, care este activitatea de baza in societatile de asigurari, un loc important il ocupa separarea si definirea principalelor activitati impartirea activitatilor in subactivitati si precizarea functiilor ce trebuie indeplinite.

In societatile de asigurari cu activitate compozita[2], se desfasoara urmatoarele activitati:

de asigurari generale si asigurari de viata

de lichidare a daunelor aparute

economica

Activitatea de asigurari generale si/sau activitatea de asigurari de viata se impart in

subactivitati de marketing si vanzare (identificare a necesitatilor de produse de asigurare pentru persoanele fizice si juridice care sunt amenintate de riscuri asigurabile sau/si promovare a produselor asiguratorului, stabileste politicile de vanzari pentru fiecare tip de asigurare), subactivitati de metodologie (conceperea produselor de asigurare care pot proteja un numar suficient de mare de persoane si care doresc sa se protejeze impotriva unui eveniment posibil si viitor) subactivitatea de contractare (incheierea contractelor de asigurare), subactivitatea de actuariat (calcularea marimii primelor de asigurare pe care asiguratorul le percepe pentru a prelua riscurile impotriva carora asiguratul solicita protectie), subactivitati de statistica si prelucrare a informatiilor continute de contractele de asigurari, subactivitatea de reasigurare (cedare a unei parti din riscul preluat, unui alt asigurator sau unei companii specializate de reasigurare sau preluare de la alt asigurator a unei parti din riscul subscris de aceasta).

Aceste subactivitati sunt ocupatii executate de persoane de o anumita meserie, profesie sau o familie de profesii, complementare.

Ocupatia este activitatea utila, aducatoare de venit (in bani sau natura), pe care o executa o persoana in mod obisnuit, intr-o unitate economico-sociala si care constituie pentru aceasta sursa de existenta. Ocupatia unei persoane poate fi exprimata prin functia sau meseria exercitata de persoana respectiva.

Functia [4] este activitatea desfasurata de o persoana intr-o ierarhie functionala de conducere sau executie.

Meseria[5]este complexul de cunostiinte obtinute prin scolarizare si prin practica, necesare pentru executarea anumitor operatii de transformare si prelucrare a obiectelor muncii sau pentru prestarea anumitor servicii.

Profesia este calificarea obtinuta prin studii(COR) sau un grup de posturi de munca similare prin obligatiile solicitate. O profesie poate fi indeplinita de una sau mai multe persoane.

Familia de profesii un grup de doua sau mai multe profesii care presupun aceleasi exigente din partea persoanelor care le practica sau care constau din sarcini de munca paralele.

Subactivitatea de vanzare si marketing este coordonata de o persoana de profesie economist si care ocupa functia de manager al departamentului de marketing. Are ca principale atributii prospectarea pietei si elaborarea studiilor privind necesarul de produse de asigurare pentru o perioada determinata viitoare, stabilirea segmentului de piata care va solicita asigurari, tipurile de asigurari care vor fi cerute in perioada viitoare precum si elaborarea politicii de vanzare a fiecarui tip de asigurare. Functia se gaseste in COR la numarul 1233[7]- conducatori din activitatea de vanzare si marketing. Persoanele care executa in cadrul departamentului, atributiile enumerate, nu se regasesc in COR la nici o grupa de ocupatii, propunem ca grupa minora 241- specialisti cu functii administrative si comerciale. sa fie completata cu specialisti in marketing de asigurari.

Vanzarea produselor de asigurare se face prin intermediul unitatilor teritoriale ale asiguratorului care duc la indeplinire strategia si politicile de vanzari concepute la nivelul departamentului. Marimea si complexitatea acestor unitati teritoriale, denumite sucursale si agentii depind de raza teritoriala in care trebuie sa vanda asigurari, de numarul si tipul formelor de asigurari pe care asiguratorul le poate subscrie, de numarul asigurarilor si volumul de prime pe care trebuie sa le subscrie intr-o perioada de timp determinata.

Subactivitatile de metodologie si contractare a produselor de asigurare sunt coordonate de o persoana de o anumita profesie, cu functie de manager departament de metodologie si asigurare. Acesta are ca principale atributii conceperea si proiectarea produselor de asigurari care sa satisfaca cerintele unui numar cat mai mare de persoane fizice si juridice, sa stabileasca metodologia de evaluare a unei mari diversitati de bunuri care pot fi protejate prin asigurare, sa stabileasca riscurile asigurabile care pot produce daune iar dintre acestea care sunt cele preluate in asigurare, metodologia de incheiere a fiecarui tip de contract de asigurare pe care asiguratorul o are in portofoliu.

Persoanele din cadrul departamentului care executa aceste atributii au profesii diverse, ingineri (auto, mecanici, agronomi ), economisti, regasindu-se in cadrul COR la grupa 2416 - specialisti in asigurari.

Subactivitatea de reasigurare, executata de persoane cu o indelungata activitate in domeniul asigurarilor, este coordonata de un manager de reasigurari care are ca atributii cedarea unei parti din riscurile preluate in activitatea de asigurare directa sau primirea unei parti din riscurile preluate de alti asiguratori, evaluarea riscurilor preluate, negocierea, incheierea si administrarea contractelor de reasigurare. Subactivitatea de reasigurare se deosebeste de cea de asigurare in primul rand pentru ca de desfasoara intre doua sau mai multe societati specializate in preluarea si cedarea riscurilor subscrise, prin modalitatea de negociere, incheiere si administrare a contractelor de reasigurare. Prin urmare si ocupatiile aferente acestei subactivitati nu pot fi asimilate ocupatiilor aferente incheierii si administrarii asigurarilor. In grupa aferenta specialistilor in asigurari (2416), ocupatiile aferente subactivitatii de reasigurari nu se regasesc.

Subactivitatea de actuariat este coordonata de o persoana de profesie matematician care[8]trebuie sa fie inregistrata in Registrul actuarilor si este specializata in evaluarea riscului prin metode statistice, care in domeniul asigurarilor sunt folosite pentru calcularea primelor, rezervelor tehnice si a anuitatilor.

Are ca principale atributii calcularea tarifelor de prima de asigurare cu care se incheie asigurarile aflate in porofoliul societatii de asigurari, a obligatiilor asiguratorului rezultate din contractele in vigoare, a marjei de solvabilitate a asiguratoratorului, a riscurilor  investitionale ale asiguratorului. Actuarul, pentru a-si putea indeplini atributiile, trebuie sa aiba cunostinte complexe, din domenii variate, cum ar fi: macro si micro economie, probleme specifice asigurarilor, finante, contabilitate, juridice, investitii, protectie sociala, etc.

Dezvoltarea industriei de asigurari si solicitarea investitorilor de a obtine profituri substantiale in situatia in care fenomenele naturale si alte riscuri, altadata fiind considerate mici, produc pagube de valori mari, duc la necesitatea implicarii actuarilor in deciziile manageriale. Prin urmare pe langa cunostiintele tehnice pe care acestia trebuie sa le aiba pentru a-si indeplini obligatiile, este necesar sa dobandeasca cunostiinte de management, organizare si analiza[10] in vederea elaborarii strategiei companiei.

Actuarii sunt experti in evaluarea consecintelor financiare ale unor evenimente incerte viitoare[11]. Activitatea lor face posibila luarea deciziilor financiare cu multa incredere. In COR ocupatia de actuar este clasificata in grupa 2121-matematicieni si asimilati.

Subactivitatea de statistica si prelucrare a informatiilor continute in contractele de asigurari coordonata de o persoana de profesie matematician sau informatician cu functie de manager departament de informatica si statistica. Principalele atributii ale acestuia sunt conceperea, proiectarea, elaborarea si implementarea sistemelor informatice si a programelor de calculator aferente contabilizarii si administrarii contractelor de asigurari subscrise de asigurator, a contractelor de reasigurare ale companiei si a altor activitati complementare asigurarilor. Atributiile statisticianului sunt proiectarea si culegerea informatiilor din contractele subscrise de asigurator intr-o anumita perioada de timp, prelucrarea, analizarea si interpretarea rezultatelor obtinute. Ocupatiile aferente statisticienilor si informaticienilor se regasesc in COR la grupele 2122 - specialisti si statisticieni, respectiv 213 - specialisti in informatica.

Activitatea de lichidare a daunelor are rolul de a indeplini functia de baza a asigurarilor, aceea de acoperire financiara a pagubelor obiectelor asigurate, produse de riscurile impotriva carora s-a incheiat asigurarea. Are ca subactivitati, constatarea si dimensionarea valorii daunelor produse de riscurile asigurate asupra obiectelor preluate in asigurare si calcularea marimii despagubirilor datorate asiguratilor. Activitatea de lichidare a daunelor este executata de o persoana de profesie inginer, cu functie de manager lichidare daune care pe langa cunostiintele tehnice aferente fiecarui domeniu din care face parte obiectul asigurat, are cunostiinte specifice de asigurari si juridice. In COR ocupatia este clasificata la grupa 2416-specialisti in asigurari, subgrupa 241608- inspector coordonator de daune.

Activitatea economica are rolul de planificare, inregistrare si evaluare a resurselor financiare ale asiguratorului, stabilesc bugetul de venituri si cheltuieli, supravegheaza operatiunile financiare si utilizarea rationala a resurselor financiare a asiguratorului. Are ca subactivitati inregistrarea informatiilor financiar-contabile si evidentiere a rezultatelor economico - financiare a asiguratorului, executia si supravegherea operatiunilor financiare a asiguratorului.

Activitatea economica este executata de o persoana de profesie economist care ocupa functia de manager economic si care coordoneaza toate subactivitatile evidentiate. In COR functia nu este clasificata.

Una din activitatile importante ale asiguratorului este aceea de investire a resurselor materiale si banesti care sunt menite sa acopere rezervele tehnice ale asiguratorului. Scopul acestor investitii este rentabilizarea fiecarei forme de asigurare si in final a activitatii asiguratorului. De multe ori, activitatea de investitii este cea care aduce profit asiguratorului sau altfel, spus, acopera pierderile rezultate din activitatea de subscriere.

Alaturi de aceste activitati, pe care le consideram de baza, intr-o companie de asigurari se mai executa si altele pe care le consideram auxiliare, cum ar fi activitatea juridica si activitatea de resurse umane.

Activitatea juridica are rolul de a rezolva problemele litigioase aparute atat in activitatea de subscriere dar mai ales in activitatea de lichidare a daunelor. Activitatea este executata de juristi.

Activitatea de resurse umane este responsabila cu atragerea si mentinerea salariatilor companiei, cu formarea si promovarea fortei de munca, negocierea salariilor si altor componente a pachetelor salariale.

Combinarea activitatilor si functiilor - daca asiguratorul este de marime medie sau mica, unele din subactivitati se pot grupa si vor deveni responsabilitatea[12] unor posturi cu atributii multiple, deoarece nici una din aceste subactivitati, luate separat, nu poate ocupa timpul de lucru al unei persoane.

Cea mai grea sarcina a managerului de resurse umane din aceste companii este sa dimensioneze subactivitatile la nivelul unui post de munca, atat a numarului lor cat mai ales a marimii lor (a competentelor stabilite pe fiecare nivel ierarhic al postului de munca). In stabilirea volumului de activitati si a competentelor aferente fiecarui loc de munca , un rol important il are persoana care va ocupa postul de munca respectiv, stiind ca numarul persoanelor policalificate in cadrul industriei de asigurari sunt putine.

Structura unui asigurator de dimensiune medie sau mica, trebuie astfel dimensionata incat sa fie functionala o perioada de timp determinata, pana cand acesta se dezvolta si nivelul cheltuielilor de administratie ii permit divizarea subactivitatilor la nivelul unui post de munca iar competentele se stabilesc pe fiecare nivel ierarhic. Aceasta trebuie sa fie flexibila pentru a rezista stresului care insoteste, de obicei, schimbarile care se produc o data cu cresterea companiei de asigurari, respectiv, divizarea subactivitatilor, redimensionarea competentelor, angajarea de personal nou, introducerea in portofoliu a unor forme noi de asigurari,  divizarea unitatilor teritoriale sau infiintarea de unitati teritoriale noi.

Managerul de resurse umane sau in lipsa lui managerul general trebuie sa determine numarul optim de posturi necesare pentru o situatie data. Deoarece, sunt putini manageri care au experienta necesara determinarii si dimensionarii volumului activitatilor de executat intr-o perioada de timp, cei mai multi se bazeaza pe masuratori si calcule empirice, acest lucru reflectandu-se in activitatea si dezvoltarea companiei.

Stabilirea atributiilor si a sarcinilor- functie de obiectivele companiei, de marimea ei ( de marimea capitalului, de volumul de prime pe care si le propune sa le subscrie, de formele de asigurari pe care le are in portofoliu) se stabilesc atributiile pe functii si apoi acestea se impart la nivelul posturilor de munca.