Realizarea practica a evenimentului

Realizarea practica a evenimentului

Activitatea de vanzare a spatiilor si serviciilor

Se desfasoara pe trei coordonate:

Vanzarea, respectiv inchiderea spatiilor evenimentului: suprafete expozitionale

interioare si exterioare; spatii si timp de expunere si prezentare in sali si incaperi pentru manifestari conexe in sprijinul evenimentului; simpozioane, seminarii, prezentari de produse, parade ale modei, mese rotunde, concursuri, pentru conventii si reuniuni de sine statatoare;

Vanzarea serviciilor specializate ce urmeaza a fi prestate in folosul expozantilor si

vizitatorilor: proiectare, constructie, grafica, amenajare, inchidere de echipamente, mobilier si alte ustensile necesare, angajare de personal temporar, servicii de curierat si mesagerie, secretariat, birotica, alimentatie, transport, cazare de hoteluri etc.

Cele doua categorii, de vanzari, respectiv inchirieri, se efectueaza expozantilor si

promotorilor.

Atragerea, vizitatorilor si asistentilor.

Aceste doua categorii de participanti trebuie sa li se acorde aceeasi importanta, intrucat:

ambele conditioneaza succesul si valoarea evenimentului, dar sunt si

generatoare de venituri pentru organizatori;

numarul si valoarea expozantilor si promotorilor reprezinta un stimulent important

pentru atragerea vizitatorilor si asistentilor;

numarul si calitatea asistentilor atrage interesul expozantilor si promotorilor care,

intotdeauna, doresc sa aiba parteneri buni pentru incheierea de operatiuni de afaceri.

Aici intervine iscusinta organizatorului in a realiza evenimentul ca o piata, un loc, un mediu propice de intalnire a cererii vizitatorilor si asistentilor cu oferta expozantilor si promotorilor, astfel incat toate aceste categorii sa-si realizeze cat mai deplin obiectivele de afaceri. Demersul organizatorului se desfasoara deci pe doua coordonate de baza:

convingerea, determinarea potentialului expozanti si promotori de a fi prezenti la

eveniment si de a-l utiliza ca mediu de vanzari, de afaceri;

stimularea potentialilor vizitatori si asistenti in a aborda evenimentul ca un loc, un

mediu favorabil realizarii obiectivelor lor de achizitii, care sa le prilejuiasca compararea aproape simultana, intr-o perioada foarte scurta, a mai multor oferte.

Realizarea evenimentului

Evenimentul se realizeaza intr-o succesiune logica, impusa de scopul final - realizarea obiectivelor organizatorului respectiv:

cercetarea pietei evenimentelor si elaborarea studiului de marketing si vanzari;

dezvoltarea conceptului evenimentului;

identificarea celor mai favorabile spatii si facilitati pentru realizarea evenimentului;

planificarea, programarea intregii game de activitati si servicii;

conceperea, proiectarea si realizarea constructiei, amenajarii, echiparii spatiilor

evenimentului si serviciilor specializate;

conceperea si realizarea manifestarilor conexe;

alocarea si utilizarea eficienta a resurselor.

Pentru evenimentele de dimensiuni foarte mari si cu un recunoscut prestigiu international, activitatile si serviciile necesare incep uneori chiar cu circa 3 ani inainte de data propusa pentru deschiderea evenimentului. Pentru evenimentele de dimensiuni mai reduse, aceasta perioada poate ajunge la minimum un an, insa cu consecinte partial nefavorabile in planul promovarii si achizitionarii spatiilor si gasirii participantilor.

Organizatorul elaboreaza strategia, tacticile de organizare a evenimentului, potrivit unor criterii si modalitati prestabilite, cu alocarea responsabilitatilor si resurselor umane, materiale, financiare de realizare.

O etapa decisiva in realizarea cu succes a evenimentului este achizitia, respectiv:

vanzarea, inchirierea spatiilor de expunere si prezentare catre expozanti si promotori;

atragerea, recrutarea vizitatorilor, asistentilor, categorie de tinte extrem de importanta

pentru expozanti si promotori, intrucat acestia sunt partenerii lor (in calitate de cumparatori) in orice operatiune de afaceri a acestora.

Simultan, se trece la organizarea si desfasurarea celorlalte activitati necesare realizarii, prevazute in programul evenimentului, respectiv:

selectarea finala si inchiderea spatiilor: sali de conferinte, prelegeri, pavilioane

si suprafete exterioare de expunere, incaperi pentru activitatile functionale (intalniri de afaceri, lucrari de secretariat, spatii si centre de informare, puncte bancare si de schimb valutar, puncte si centre de alimentare si catering, spatii pentru asistenta medicala in caz de urgenta, statii fixe ori mobile pentru prevenirea si stingerea incendiilor, statie interna de radiodifuziune, spatii de odihna si relaxare, centre de comunicare si acces la Internet etc.);

amenajarea, decorarea, grafica, dotarea, mobilarea, echiparea spatiilor, executia

instalatiilor;

selectarea, inchirierea si verificarea tehnica si cantitativa a echipamentului

audio-video necesar evenimentului;

alocarea, repartizarea si instruirea finala a personalului de executie;

verificarea si definitivarea sistemului informational al evenimentului;

definitivarea scenariului privind interventiile si rezolvarea circumstantelor

neprevazute.

Evaluarea evenimentului

Propria evaluare a organizatorului

Evaluarea desfasurarii evenimentului incepe o data cu inregistrarea participantilor, continua in tot cursul desfasurarii sale si se finalizeaza in perioada ulterioara inchiderii.

Varietatea aspectelor ce trebuie evaluate este relativ larga, ea fiind o functie dependenta de:

dimensiunea si prestigiul evenimentului

conjunctura organizarii sale comparativ cu alte evenimente cu profil similar;

facilitatile logistice si functionale la dispozitia organizatorului;

corelarea cu evaluarea proprie a participantilor la eveniment.

Temele cele mai frecvent analizate de organizatorii unui eveniment pot fi:

obiectivele realizate si mijloacele utilizate

conditiile favorabile realizarii obiectivelor si depasirii dificultatilor intampinate;

masura in care conditiile in care s-a desfasurat evenimentul si care au contribuit la realizarea

obiectivelor sale isi vor pastra valabilitatea pentru urmatoarele sale editii;

obiectivele care nu au putut fi realizate si piedicile, circumstantele nefavorabile care

contribuie la nerealizare;

modalitati si metode noi ce trebuie introduse la urmatoarea editie pentru optimizarea

realizarii obiectivelor evenimentului;

resursele ce trebuie alocate in acest sens.

Utilizarea concluziilor evaluarii de catre participanti

In ultimii ani, organizatorii utilizeaza pe scara tot mai larga evaluarile efectuate de participanti, acestea avand avantajul unei neutralitati relativ obiectivele in formularea concluziilor.

Utilizarea concluziilor evaluarii participantilor se efectueaza prin:

Sondajele de opinie in timpul desfasurarii evenimentului, cu ajutorul unor

chestionare separate, pentru:

expozanti, promotori si lectori;

vizitatori, asistenti si specialisti.

Sondajele efectuate in randul altor doua categorii, dupa incheierea

evenimentului, prin adresare individuala postala directa si, mai recent, prin telemarketing;

Compararea tendintelor in care s-a inscris participarea la ultimele doua editii:

un numar mai mare de participanti comparativ cu editia precedenta indica

interesul crescand si opinia favorabila privind modul in care acesta a fost realizat;

scaderea numarului participantilor indica insuflarea lor satisfactie fata de

modul in care a fost realizat evenimentul, organizatorul trebuind sa introduca solutii si modalitati noi de realizare in scopul sporirii interesului participantilor potentiali;

Sondajele in randurile celorlalte entitati implicate in realizarea evenimentului:

prestatorii de servicii, reprezentantii mass-media, detinatorii de hoteluri, agentiile de turism si transport etc.

Concluziile evaluarii se utilizeaza in programarea editiei urmatoare a evenimentului, in stabilirea misiunii, scopurilor si obiectivelor acestuia, a strategiei si resurselor potrivite.

Prin utilizarea concluziilor evaluarii se urmareste reducerea la minimum a subiectivismului si, implicit, a riscului nerealizarii unora din obiectivele editiei urmatoare, risc prevazut intotdeauna in planificarea si realizarea evenimentelor.