Tabloul de bord

TABLOUL DE BORD

Definitie. Tabloul de bord este un ansamblu de informatii pertinente referitoare la rezultatele obtinute in domeniul condus, prezentate intr-o forma sintetica, prestabilita si transmise operativ beneficiarilor.

Tabloul de bord este menit sa puna in evidenta punctele de alerta ale intreprinderii, sensul evolutiei sale in raport cu obiectivele fixate si, in consecinta, sa ajute la imbunatatirea performantelor acesteia. Acest tablou constituie un instrument de lucru indispensabil conducerii operative a intreprinderii, este conceput ca un centralizator de informatii prezentate intr-o forma sistematica, sinoptica, referitoare la starea si evolutia fenomenelor economice ce caracterizeaza domeniile de activitate ale acesteia. El este instrumentul care ofera conducerii sinteza absolut necesara pentru a cunoaste si efectua, intr-un interval minim de timp, o analiza cat mai completa asupra modului de desfasurare a activitatilor conduse, in care evaluarea nivelului atins se face precis, pe baza de date certe, obtinute sistematic si oportun.

Referitor la continutul tabloului de bord este esential sa se retina mai multe aspecte:

• cuprinde informatii referitoare la rezultatele obtinute in domeniul condus; ca atare, evidentierea rezultatelor trebuie insotita de existenta unor obiective, in functie de care se vor judeca eficacitatea si eficienta proceselor de munca derulate in mediul aplicativ;
• evidentierea rezultatelor trebuie insotita de cauzele care au provocat abateri pozitive sau negative fata de obiectivele prestabilite.
• Finalitatea tabloului de bord trebuie sa o constituie nu numai transmiterea de informatii referitoare la rezultatele inregistrate in mediul condus, ci si adoptarea de decizii de corectie sau actualizare.

Tabloul de bord indeplineste urmatoarele functii importante:

a) functia de informare a managerului cu privire la starea domeniului condus;

b)    functia de avertizare asupra unor situatii nefavorabile;

c) functia de evaluare a rezultatelor obtinute in realizarea obiectivelor si, implicit, a calitatii deciziilor adoptate si actiunilor initiate pentru operationalizarea acestora;

d)    functia decizionala in sensul ca informatiile pertinente, transmise operativ managerilor amplasati in diverse ipostaze ierarhice, permit si fundamentarea si adoptarea de decizii adecvate.

La nivel de firma pot fi utilizate mai multe tipuri de tablouri de bord, astfel:

tablou de bord general - elaborat si utilizat la nivelul managementului de varf;

tablou de bord partial - intocmit si valorificat de catre managerii unor compartimente procesuale sau structurale (tabloul de bord al directorului economic sau tabloul de bord al directorului unui centru de gestiune din sfera productiei).

Indiferent de forma in care se manifesta tabloul de bord trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:

a) sa fie consistent - sa cuprinda informatii relevante, sintetice si exacte referitoare la domeniul condus;

b) sa fie riguros - sa cuprinda informatii axate pe evidentierea reala a fenomenelor economice si transmiterea in timp real a informatiilor necesare completarii sale;

c) sa fie sintetic - sa cuprinda informatii cu grad de agregare diferit, in functie de pozitia ierarhica a beneficiarului acestora;

d) sa fie accesibil - sa faciliteze intelegerea si utilizarea operativa si completa a informatiilor, prezentate clar, explicit;

e) sa fie echilibrat - sa evidentieze informatii referitoare la fenomenele economice, sociale, manageriale in proportii care sa reflecte ponderea acestora in domeniul supus urmaririi;

f) sa fie expresiv - sa se utilizeze forme de vizualizare adecvate (tabele de valori, grafice etc.);

g) sa fie adaptabil - sa existe posibilitatea modificarii in functie de modificarile intervenite in activitatile firmei ori in managementul acesteia;

h) sa fie economic - efectele pe care acesta le produce sa fie superioare eforturilor reclamate de completarea, transmiterea si utilizarea sa.

Intrunirea acestor caracteristici dau garantia existentei si utilizarii eficace a tabloului de bord de catre manageri.

Metodologia de concepere, completare, transmitere si utilizare a tabloului de bord cuprinde urmatoarele etape:

I. Conceperea tabloului de bord - este o etapa pregatitoare in care se stabileste compartimentul sau echipa de specialisti responsabila cu conceperea si asigurarea logisticii necesare functionarii tabloului de bord, se fixeaza obiectivele referitoare la conceperea, completarea, transmiterea si utilizarea tabloului de bord, se intocmeste un desfasurator de atributii, competente si responsabilitati specifice, care sa permita realizarea obiectivelor in acest domeniu, se precizeaza indicatorii de masurare a obiectivelor si realizarilor, se precizeaza modalitatile de vizualizare a informatiilor, se stabileste periodicitatea completarii si transmiterii machetelor specifice tabloului de bord etc.

II. Diagnosticarea sistemului informational aferent domeniului condus de manager - sunt analizate componentele primare ale sistemului informational, in special datele, informatiile, fluxurile si circuitele informationale, procedurile informationale.

III. Reproiectarea subsistemului informational aferent managerului respectiv - in masura in care actualul sistem informational nu este capabil sa ogere ceea ce se doreste, adica informatii in cantitatea si calitatea solicitate de decidenti si executanti este necesara o reproiectare a acestuia. 

IV. Completarea tabloului de bord si armonizarea cu alte instrumente manageriale - se recomanda abordarea secventiala, in special din punct de vedere structural-organizatoric, axata pe principiul "de sus in jos" in ceea ce priveste completarea machetelor informationale si transmiterea acestora beneficiarilor amplasati in pozitii ierarhice diferite. Cu titlu general, pot fi evidentiate cel putin patru secvente:

• Secventa 1 - se stabileste sistemul de obiective si bugetul general al societatii comerciale;
• Secventa 2 - se completeaza si se transmit situatiile informationale destinate managerilor de nivel inferior (maistrii, sefi de ateliere de productie etc.)
• Secventa 3 - se completeaza si se transmit machetele informationale adresate managerilor din esalonul mediu (sefi de compartimente operationale si functionale)
• Secventa 4 - se completeaza si se transmit situatiile informationale catre esalonul superior al managementului (directori executivi, director general, Consiliu de Administratie)

V. Utilizarea tabloului de bord - are loc valorificarea informatiilor transmise prin intermediul situatiilor informationale specifice tabloului de bord. Aceasta valorificare poate fi:

- decizionala - cea mai importanta menire a tabloului de bord;

- intensificarea operationala in anumite domenii unde, conform informatiilor transmise, aplicarea deciziilor deja adoptate este deficitara, obiectivele riscand sa nu se realizeze din ratiuni ce tin in exclusivitate de mediul aplicativ;

- simpla informare a managerului cu privire la realizarile domeniului condus, gradul de indeplinire a obiectivelor, maniera de alocare a resurselor etc.

Printre avantajele multiple oferite de utilizarea acestui instrument managerial se numara: amplificarea gradului de fundamentare a deciziilor; rationalizarea utilizarii timpului de lucru al managerului; sporirea responsabilitatii managerilor pentru activitatea desfasurata etc. Limitele  utilizarii tabloului de bord sunt: inregistrarea repetata a unor informatii; costul relativ ridicat; volumul mare de munca solicitata etc.