- raport electronic cu ajutorul caruia putem obtine o urmarire mai atenta atat a stocurilor intrate,cat si a celor iesite

Introducere

Se bazeaza pe un raport electronic cu ajutorul caruia putem obtine o urmarire mai atenta atat a stocurilor intrate,cat si a celor iesite.

prezinta si o descriere a stocurilor in contabilitatea de gestiune si importanta acestora.

La introducerea datelor m-am folosit de societatea comerciala ALICE S.R.L.,o societate specializata in comert si doresc sa accentuez buna gestionare a stocurilor la aceasta societate.

Fiind structurata in 5 capitole,lucrarea prezinta atat partea practica,cat si cea teoretica a sistemului informational,a metodelor de gestiune si contabilitatea stocurilor.

Primul capitol contine o prezentare a societatii comerciale ALICE S.R.L. ,pentru a o cunoaste si a o analiza.

Al doilea capitol descrie stocurile,definitia,clasificarea lor dupa mai multe criterii,rolul si obiectivele acestora.

In al treilea capitol este analizat subsistemul de gestiune in ceea ce priveste analiza intrarilor si iesirilor,precum si modul de utilizare a documentelor folosite in cadrul societatii.

Capitolele patru si cinci sunt cele mai importante din punctul meu de vedere, deoarece aici ies la evidenta,importanta si gestionarea stocurilor in contabilitatea de gestiune.

Sunt descrise modelele sistemului (conceptual si relational) si optiunile acestora cu ajutorul a catorva aplicatii.

Cu ajutorul acestei prezentari,utilizatorul are la vedere atat partea teoretica,cat si partea practica despre functionarea societatii.

Capitolul I    Prezentarea societatii comerciale S.C. ALICE S.R.L.

S.C. ALICE S.R.L. a fost infiintata in anul 2000,avand ca principal obiect de activitate,importul si distributia in Romania de produse de marochinarie ,voiaj,precum si de articole pentru copii.Contractele incheiate cu furnizorii,sunt in regim de exclusivitate pentru Romania.

In prezent,firma detine o baza de peste 150 de clienti activi in tara,majoritatea in centre comerciale importante. Produsele pot fi vizualizate si achizitionate si online, accesand site-ul.

Incepand din 2009,societatea colaboreaza cu GAM SP.din Polonia pentru distributia in Romania a sacoselor ecologice de folosinta indelungata,marca Greenbag,iar din acest an,firma este prezenta cu sacosele Greenbag si in reteaua hipermarket-uri Real.

Gam Sp.este unul din liderii pietei poloneze de profil,iar marca Greenbag se bucura de o apreciere crescanda pe plan international.

Ca recunoastere a calitatii produselor si a contributiei in domeniul protectiei mediului inconjurator, GAM obtine Premiul European de Excelenta, titlul de "Descoperirea Anului" si semneaza un parteneriat international cu prestigioasa organizatie World Wide Fund for Nature (WWF).O garantie suplimentara a calitatii produselor GAM este oferita de Certificatul de Calitate Sanitara,valid in toate statele membre ale Uniunii Europene.

Obiectivele societatii vizeaza in primul rand, cresterea numarului de clienti activi si este interesata de colaborari.

1.1.Denumirea, Forma Juridica, Sediul Social

Aceasta Societate Comerciala este persoana juridica romana, avand forma de Societate cu Raspundere Limitata. (S.R.L.).

Sociatatea S.C. ALICE S.R.L. este o societate cu capital integral privat, constituita in anul 2000.

Firma a fost inregistrata la Registrul Comertului din Brasov :

Numarul de Inregistrare J 08 / 1114 / 2000,

Cod Identificare Fiscala 13625613,

Sediul Societatii, este in Romania, Localiatatea Brasov,strada Valea Cetatii, nr.23

1.2.Obiectul de activitate

S.C. ALICE S.R.L. este o societate comerciala care are ca obiect principal de activitate,importul si distributia la nivel national a unei game de produse de voiaj si marochinarie.

1.3. Functionarea societatii comerciale

Firma este proprietatea administratorului Antone Laurentiu,care coordoneaza intreaga activitate al societatii pe baza rapoartelor primite de la directorul vanzari,directorul logistic si de la contabil.

1.4. Structura Organizationala

Intr-o societate este foarte importanta structura organizationala,

gruparea oamenilor in asa fel incat sa existe comunicare,coordonare si cooperare intre ei.

Acesta societate are urmatoarea organigrama:

1.5.Analiza sistemului informatic existent

Pentru o buna desfasurare a activitatii,S.C. ALICE S.R.L. este dotata cu urmatoarele resurse informatice:

-3 calculatoare Pentium 4

-o multifunctionala (fax,xerox,imprimanta,scanner)

-programul pentru tinerea contabilitatii si gestiunii este WinMentor

Pentru desfasurarea activitatii,S.C ALICE S.R.L. se aprovizioneaza cu marfa de la diversi furnizori,iar pentru aceasta, administratorul firmei trebuie sa cunoasca detaliile legate de suma totala cuvenita furnizorilor,suma totala achitata si diferenta de plata pentru fiecare furnizor in parte.

Pe langa administrator,aceste detalii trebuie sa le cunoasca si contabilul,pe baza actelor trimise de gestionar.

Societatea,pe langa faptul ca se aprovizioneaza de la diversi furnizori,se ocupa si cu distributia marfurilor la nivel national.

Gestiunea este chiar "magazia centrala",la magazia de lucru.

Capitolul II Contabilitatea stocurilor

Generalitati 

Avand in vedere particularitatile diferitelor procese de stocare,activitatea de conducere a acestora are totusi unele trasaturi comune;asa de pilda,orice proces de stocare necesita prevederea desfasurarii lui si a conditiilor in care urmeaza a se efectua.Formarea stocurilor este predeterminata de o anumita comanda,iar desfasurarea procesului de stocare poate avea loc in baza organizarii sale rationale. Definitie: Stocurile reprezinta cantitati de resurse materiale sau produse acumulate in depozitele de aprovizionare ale unitatilor economice intr-un anumit volum si o anumita structura, pe o perioada de timp determinata,in vederea unei utilizari ulterioare.

Stocul este o rezerva de material destinat sa satisfaca cererea beneficiarilor, acestia identificandu-se, dupa caz, fie unei clientele (stoc de produse finite), fie unui serviciu de fabricatie (stocuri de materii prime sau de semifabricate), fie unui serviciu de intretinere (articole de consum curent sau piese de schimb), fie unui serviciu de dupa vanzare (piese detasate).

Notiunea de stoc grupeaza:

-aprovizionarea: materiile prime, furnizorii;

-produsele: intermediare si finite;

-intermediarii: cumparatorii care revand marfa

2.1.Clasificarea stocurilor

Orice stoc se caracterizeaza printr-un flux de intrare pe care firma il poate previziona intr-un anumit grad,un flux de iesire si un nivel de bunuri in asteptare.

Stocurile,sub aspectul gestionarii se pot grupa in stocuri si productia in curs de executie,ambele fiind considerate active circulante.

Procesele de stocare au o serie de caracteristici comune ,dintre care cea esentiala este acumularea unor bunuri in scopul satisfacerii cererii viitoare.

Evolutia stocurilor se formeaza dupa urmatoarele puncte de vedere:

-cel al producatorului,care este preocupat de valoarea medie a nivelului stocului,deoarece aceasta permite cunoasterea imobilizarii totale a stocului.Scopul producatorului va fi reducerea imobilizarii la valoarea sa minima

-cel al beneficiarului,care dorind sa fie satisfacut imediat,apreciaza ca trebuie evitat in masura posibilitatilor,rupturile de stoc.Obiectivul beneficiarului va fi reducerea minima a riscului de ruptura de stocuri.

Stocurile sunt active circulante:

-detinute pentru a fi vandute pe parcursul desfasurarii normale a activitatii

-in curs de productie in vederea unei vanzari in aceleasi conditii ca si cele prezentate mai sus

-sub forma de materii prime,materiale si alte consumabile ce urmeaza a fi folosite in procesul de productie sau pentru prestarea de servicii

-activele cu ciclu lung de fabricatie destinate vanzarii

In contabilitatea de gestiune stocurile sunt clasificate si individualizate dupa mai multe criterii:

a)       Dupa forma fizica si destinatie:

-marfurile-sunt stocurile cumparate in vederea revanzarii acestora in aceeasi stare sau produsele predate spre vanzare,fara a suferii modificari calitative.Simpla modificare este de ordin valoric,prin adaugarea adaosului comercial.

-materiile prime-care participa direct la fabricarea produselor si se regasesc in produsul finit integral sau partial,fie in starea lor initiala,fie transformata

-materiale consumabile-sunt bunurile care participa sau ajuta la procesul de fabricatie sau de exploatare fara a se regasi,de regula,in produsul finit

-materiale de natura obiectivelor de inventar-sunt bunurile care nu indeplinesc conditiile de valoare si/sau de durata pentru a se include in categoria imobilizarilor corporale

-produsele-reprezentate de semifabricate,produse finite si produse reziduale

*semifabricate-sunt produse ale caror proces tehnologic a fost terminat intr-o sectie (faza de fabricatie) si care trec in continuare in procesul tehnologic al unei alte sectii (faza de fabricatie) sau se livreaza tertilor

*produse finite-sunt produse care au parcurs in intregime fazele procesului de fabricatie si nu mai au nevoie de prelucrari ulterioare in cadrul entitatii,putand fi depozitate in vederea livrarii sau expediate direct clientilor

*produse reziduale-sunt reprezentate de rebuturi,materiale recuperabile si deseuri

-animale si pasari-sunt reprezentate de:animale nascute si cele tinere de orice fel(vitel,miei,purcei,etc.),crescute si folosite pentru reproductie; animalele si pasarile la ingrasat pentru a fi valorificate;animalele pentru productie (lana,lapte,blana,oua);coloniile albine

-ambalaje-sunt stocurile utilizate pentru pastrarea si transportul bunurilor care includ ambalaje refolosibile,achizitionate sau fabricate,destinate produselor vandute si care in mod temporar pot fi pastrate de terti,cu obligatia restituirii in conditiile prevazute in contracte

-productia in curs de executie-este reprezentata de productia care nu a trecut prin toate fazele de prelucrare ale procesului tehnologic;produsele nesupuse probelor si receptiei tehnice sau necompletate in intregime; lucrarile si serviciile,precum si stadiile in curs de executie sau neterminate

b) Dupa sursa de provenienta:

-stocuri cumparate:materii prime,materiale consumabile,obiecte de inventar,amenajari provizorii,animale,ambalaje

-stocuri fabricate-reprezinta ansamblul bunurilor materiale,lucrari si servicii obtinute din productia proprie

c) Dupa aparenta la patrimoniu:

-stocuri care fac parte din patrimoniu-fie in spatiile proprii,fie la terti in custodie,in consignatie,pentru prelucrare sau reparare

-stocuri care nu fac parte din patrimoniu,dar se afla in gestiunea entitatii,fiind primite de la terti pentru vanzare in consignatie,pentru prelucrare,reparare,etc.

d) Dupa gradul de individualizare si modul de gestionare:

-stocuri identificabile,care sunt individualizate pentru fiecare articol sau categorie de bunuri,in care se includ,de regula,bunurile de folosinta indelungata

-stocuri fungibile sau interschimbabile,care in cadrul fiecarei categorii nu pot fi in mod unitar identificabile

e) Dupa rolul lor pe plan economic

-stocuri cu rol de regulator-au ca rol,reglarea fluxurilor de intrare si de iesire ale produselor intre doua stadii succesive ale procesului tehnologic

-stocuri cu rol strategic-sunt formate din piese sau din subansamble folosite de serviciul de intretinere,necesare inlocuirii rapide a lor,in caz de avarie la instalatiile vitale ale intreprinderii

-stocuri speculative-sunt mai putin legate de activitatea agentilor economici si se refera in general la produse si materiale rare,a caror valoare nu este fluctuanta

f) Dupa modul lor de depozitare:se tine cont si de unele proprietati fizico-chimice ale elementelor si distingem:produse periculoase, voluminoase,fragile,etc.

g) Dupa modul lor de gestionare:

-stocuri cu gestiune normala

-stocuri cu "afectare directa" (comandate special pentru o anume comanda)

-stocuri "fara gestiune" (din magaziile intermediare,cu o supraveghere globala)

-stocuri de produse consumabile

h) Dupa caracteristicile formarii si destinatiei lor:

-stoc curent

-stoc de siguranta

-stoc de pregatire sau de conditionare

-stoc pentru transport intern

-stoc de iarna

2.2.Rolul stocurilor

Rolul determinant al stocurilor este evidentiat de faptul ca acestea asigura certitudine, siguranta si garantie in alimentarea continua a productiei si ritmicitatea desfacerii rezultatelor acesteia. Altfel spus, procesul de stocare apare ca un regulator al ritmului aprovizionarilor cu cel al productiei, iar stocul reprezinta acel "tampon inevitabil",care asigura sincronizarea cererilor pentru consum cu momentele de furnizare a resurselor materiale. Rolul stocului este multiplu si are numeroase ratiuni economice, financiare, tehnice, comerciale.

Justificarea existentei stocurilor de  materii prime, componente sau produse finite rezulta din:

a) Ratiuni financiare: stocarea produselor scumpe pentru un scop speculativ specific perioadelor de criza sau inflatie, mentinerea valorii anumitor materii prime sau produse, eliminandu-se astfel riscul cresterii exagerate a cheltuielilor de fabricatie datorita penuriei;

b) Ratiuni economice: reducerea cheltuielilor de transport prin achizitionarea unor cantitati mai mari decat stocul curent necesar, acceptarea ofertei propuse de furnizor cu cantitati fixe de livrare la preturi foarte avantajoase pentru produsele care nu implica costuri mari de stocare, stocarea productiei excedentare in raport cu cererea in cazul in care oprirea si repornirea activitatilor productive costa, fiind preferata realizarea unei productii constante cu stocuri care sa raspunda cererilor suplimentare ocazionale;

c) Ratiuni tehnice: ameliorarea calitatii produselor (uscarea lemnului, sampanizarea vinului);

d) Ratiuni comerciale: reducerea termenelor de livrare mai ales cand clientii doresc produsele intr-un timp scurt, achizitii in perioada reducerilor oferite de furnizori, pentru a promova un produs, politica de marketing prevazand si actiuni punctuale cand se realizeaza reduceri de preturi, perioada in care cererile cresc si se justifica crearea stocului, pentru a realiza un raspuns prompt la cererile aleatoare.

2.3.Obiectivele si factorii organizarii contabilitatii stocurilor

Obiectivele contabilitatii stocurilor si a productiei in curs de executie sunt, in principal legate de realizarea functiilor comerciale ale intreprinderii.

Principalele obiective ce revin contabilitatii in acest domeniu sunt:

-urmarirea si controlul realizarii programului de aprovizionare

Prin organizarea evidentei pe grupe si feluri de stocuri,precum si a cheltuielilor de transport-aprovizionare pe feluri de cheltuieli,comparate permanent cu prevederile programelor,se asigura informatii utile cu privire la stadiul aprovizionarii.

-asigurarea integritatii patrimoniale a stocurilor la locurile de depozitare si urmarirea permanenta a miscarii lor

Se asigura prin organizarea contabilitatii mijloacelor circulante materiale pe gestiuni si in cadrul acestora pe feluri de stocuri,cantitativ si valoric, inregistrarea exacta si la timp a cuantumului miscarilor si a diferentelor constatate la inventariere,sesizarea existentei stocurilor fara utilitate sau cu miscare lenta,pentru luarea masurilor necesare lichidarii lor:

-urmarirea utilizarii rationale a mijloacelor materiale aprovizionate impune un asemenea mod de organizare care sa permita respectarea normelor de consum specific la eliberarea lor din depozit,evidenta economiilor sau a materialelor neutilizate,precum si a materialelor recuperabile rezultate din prelucrarea in sectiile de fabricatie.

-asigurarea delimitarii cheltuielilor de transport-aprovizionare fata de valoarea materialelor aprovizionate,impune organizarea contabilitatii astfel incat acestea sa poata furniza informatii cu privire la nivelul si structura cheltuielilor de transport-aprovizionare.

-inregistrarea si controlul valorificarii stocurilor de marfuri si a celorlalte categorii de stocuri destinate a fi livrate tertilor

-evidenta si urmarirea stocurilor de produse in procesul obtinerii si livrarii la preturi competitive

-evaluarea realista a stocurilor si determinarea influentelor asupra patrimoniului si rezultatelor,prin aplicarea corecta a regulilor de evaluare

-promovarea principiului prudentei si principiului continuitatii activitatii la evaluarea si inregistrarea in contabilitate a stocurilor.

Realizarea acestor obiective este conditionata de studierea si luarea in considerare a factorilor specifici care influenteaza organizarea contabilitatii activelor circulante materiale printre care:

-marimea intreprinderii ca factor care determina alegerea metodei de contabilitate sintetica a stocurilor,fie metoda inventarului permanent,fie metoda inventarului intermitent

-structura organizatorica si functionala a gestiunilor de stocuri,determina circuitul documentelor primare si evidenta analitica pe gestiuni.Modul de organizare a activitatii de aprovizionare si livrare,depozitare si miscare a stocurilor de materiale constituie premise de baza a contabilitatii,intru-cat operatiile specifice lor,genereaza o mare diversitate de documente primare de a caror corecta intocmire si completare depinde gradul de exactitate a informatiilor furnizate.

-caracteristicile tehnico-productive ale activelor circulante materiale,in functie de care se face clasificarea acestora;se stabilesc principalele categorii si conturile sintetice corespunzatoare lor;se elaboreaza nomenclatorul stocurilor si pe aceasta baza se organizeaza evidenta operativa si contabilitatea analitica.

-decalajul ce poate aparea,uneori,in vanzarea si livrarea stocurilor

-sursele de provenienta a activelor circulante materiale aprovizionate (furnizori, din productie proprie ,din prelucrare la terti) influenteaza,in principal,conturile sintetice utilizate si preturile de evaluare

-modul de evaluare a activelor circulante materiale,influenteaza,in special, modul de inregistrare a acestora in contabilitatea sintetica,dar si alegerea metodelor de determinare a preturilor de iesire la stocurile intersarjabile

-sistemul de indicatori privind gestiunea de valori materiale influenteaza organizarea contabilitatii stocurilor in vederea calcularii marimii cantitative si valorice a intrarilor,iesirilor si stocurilor,precum si a cheltuielilor efective de transport-aprovizionare,in functie de care se aleg metodele de contabilitate analitica a stocurilor.

De asemenea,la organizarea contabilitatii activelor circulante materiale trebuie considerati si alti factori,ca:documentele insotitoare la intrarea stocurilor;amplasarea depozitelor;separarea mijloacelor circulante proprii de cele ce apartin tertilor;fazele procesului de aprovizionare,precum si mijloacele folosite pentru executarea lucrarilor de evidenta si calcul.

2.4.Stocarea si gestionarea stocurilor

Folosirea unui sistem informational simplu,operativ,eficient,util si cuprinzator care sa evidentieze in orice moment starea procesului de stocare este un obiect foarte important a contabilitatii de gestiune.

Trebuie sa ne asiguram ca stocul actual este stocul minim necesar care asigura desfasurarea normala a activitatii economico-productive a agentilor economici.

Totodata se aplica si metode eficiente de urmarire si control care permite mentinerea stocului in anumite limite.Aici putem vorbi nu numai de Out Of Stoc (fara stoc=alimentarea atenta si continua a produselor fara a avea rupturi intre ele),ci si de Over Of Stoc (suprastoc =alimentarea necorespunzatoare a stocurilor,fara a lua in considerare vanzarile precedente).

Solutionarea oricarei probleme de stoc trebuie sa conduca la obtinerea raspunsului pentru urmatoarele chestiuni:

-determinarea marimii optime a comenzii de aprovizionare

-determinarea momentului (frecventei) optime de aprovizionare

Pentru a evita aceste probleme trebuie sa:

-reducem frecventa fenomenului de rupere a stocului si prin aceasta satisfacerea in mai bune conditii a cererii catre beneficiari

-marim viteza de rotatie a fondurilor circulante ale agentilor economici

-obtinem economii la nivelul cheltuielilor generale ale intreprinderii (la produse cu o durata de depozitare a stocului de materii prime mai mari decat durata ciclului de fabricatie)

In cazul firmelor de comert,costul asociat stocurilor de marfuri detine de regula,cea mai mare pondere in costurile intreprinderii.

Prin urmare,reducerea costurilor de stocare reprezinta una dintre cele mai importante cai de crestere a eficientei si competitivitatii intreprinderilor. Aceasta preocupatie ale conducerii intreprinderii respective este sustinut de "Teoria stocurilor".

Costurile stocarii pot fi grupate in trei categorii:

-costuri de aprovizionare a stocului,care cuprind cheltuieli cu lansarea comenzilor,urmarirea executarii acestora,receptia si primirea produselor

-costuri de mentinere a stocurilor sau de stocare propriu-zisa,care cuprind costul imobilizarii resurselor,costurile de depozitare/magazinaj (chiria depozitului,salarii aferente activitatii depozitului/magaziei,cheltuieli cu energia,apa,de intretinere,etc.),precum si eventuale pierderi sau deprecieri ce intervin in timpul stocarii.

-costul lipsei de stoc,datorat pierderii de resurse nestocabile si nerealizarii de beneficii,datorita producerii unei epuizari de stocuri si lipsei pe o anumita durata a unei resurse stocabile,al carei stoc se are in vedere.

2.5.Elemente principale ale unui proces de stocare

Stabilirea politicii de gestiune a stocurilor este legata de cunoasterea elementelor prin care sa fie caracterizate procesele de stocare si care determina nivelul de formare al stocurilor:

1.Crearea de consum-element de baza in functie de care se determina nivelul si ritmul iesirilor ,volumul si ritmul necesar pentru intrari si nivelul stocului. Crearea de consum reprezinta numarul de produse solicitate de catre clienti intr-o perioada de timp.Acest numar nu coincide de obicei cu cantitatea vanduta,deoarece unele cereri pot ramane nesatisfacute datorita deficitului de stoc sau intarzierilor de livrare. Evident,daca cererea poate fi satisfacuta in intregime,ea reprezinta cantitatea vanduta.

Dupa natura ei,cererea poate fi:

a)determinata -cererea pentru o perioada e cunoscuta si poate fi constanta pentru toate (ex: in magazine unde produsele promotionale sunt mai cautate si cumparate ca celelalte produse)

b)probabilista-cererea e de marime sau frecventa necunoscuta,dar previzibile si reprezentata printr-o repartitie de probabilitate data.Caracteristicile si tipul cererii se stabilesc pe baza de observatii,prin studii asupra perioadelor trecute.

Cererea probabilista poate fi stabila din punct de vedere statistic sau nestabila.

c)necunoscuta-cererea pentru care nu dispunem nici de datele necesare stabilirii unei repartitii de probabilitate (aici vorbim despre produse recent aparute pe piata).

2.Costurile-reprezinta cheltuieli ce trebuie efectuate pentru derularea procesului de aprovizionare-stocare (respectiv cele cu comandarea,

contractarea, transportul,depozitarea,stocarea materialelor etc.).

Acestea sunt cheltuieli suplimentare (penalizari) care apar atunci cand este solicitat un produs epuizat din stoc.

In calculul stocurilor se iau in vedere:

a)costurile de stocare,care cuprind suma cheltuielilor ce trebuie efectuate pe timpul stationarii resurselor materiale in stoc (cheltuieli cu primirea-receptia, cheltuieli de transport intern,cheltuieli de conservare,cheltuieli cu paza, cheltuieli de evidenta care apar datorita faptului ca stocurile sunt practic inutilizabile fara o evidenta bine pusa la punct,care sa ne spuna daca produsul necesar se gaseste sau nu in stoc,cheltuieli administrative,impozite si asigurari).Costul stocarii depinde de marimea stocului si durata stocarii.

b)costul ruperii stocului este definit atunci cand volumul cererii depaseste stocul existent.Aceasta situatie poate aparea cand stocul (de materii prime sau semifabricate) este nul la primirea comenzii si firma se aprovizioneaza de urgenta pentru a produce cantitatile solicitate,sau cand desfacerea nu se poate realiza (pierderea beneficiarului) din cauza nelivrarii a unui produs ce este pe terminate.

c)cheltuieli datorate variatiilor ritmului de productie care pot fi:

-cheltuieli fixe legate de cresterea ritmului de productie,de la nivelul zero,la un anumit nivel dat

-cheltuieli de lansare care includ toate cheltuielile care se fac cu intocmirea comenzilor,trimiterea acesteia la furnizor,pregatirea livrarii,cheltuieli de transport a lotului,etc.

-cheltuieli legate de aranjarea si instruirea unui personal suplimentar sau de concediere a unor salariati

d)pretul de achizitie sau cheltuielile directe de productie.Preturile depind de cantitatea achizitionata ,daca se acorda anumite reduceri de pret in functie de marimea comenzii.Cheltuielile de productie pe unitatea de produs pot fi si ele mai scazute,datorita unei eficiente superioare a muncitorilor si masinilor intr-o productie de serie mare.

3.Cantitatea de reaprovizionat-reprezinta necesarul de aprovizionat care se stabileste in functie de necesarul pentru consum pentru intreaga perioada de gestiune.Cantitatea aprovizionata (cantitatea intrata in stoc) poate fi din productia proprie sau obtinuta prin alte mijloace si se poate referi la fiecare resursa separat sau la ansamblul lor.Aceasta cantitate e limitata de capacitatile de depozitare.

4.Lotul reprezinta cantitatea cu care se face aprovizionarea la anumite intervale in cadrul perioadei de gestiune stabilita (trimestru,semestru,an) si care este in functie de caracterul cererii.

5.Parametrii temporali sunt specific dinamicii proceselor de stocare:

-perioada de gestiune determina si orizontul procesului de gestiune (de obicei se considera a fi un an)

-intervalul de timp intre doua aprovizionari consecutive

-durata de reaprovizionare reprezinta timpul ce se parcurge din momentul calendaristic la care s-a emis comanda de reaprovizionare pana la sosirea cantitatii de reaprovizionat

-momentul calendaristic la care se emit comenzile de reaprovizionare (data de reaprovizionare)

-coeficientul de actualizare

Daca in modelele prestabilite folosirea tuturor parametrilor temporali este obligatorie,unii dintre ei (ex.durata sau data reaprovizionarii) nu reprezinta nici o importanta in modelele deterministe.De asemenea,durata de aprovizionare poate fi o constanta sau o variabila aleatoare,determinand in baza legaturii pe care o are cu volumul si frecventa cererii,cheltuielile de penurie.

2.6.Evaluarea stocurilor

Preturile de inregistrare folosite la evaluarea activelor circulante

In contabilitate,stocurile sunt reflectate astfel:

-valoric,in contabilitatea sintetica

-cantitativ si valoric,cu unele exceptii,in contabilitatea analitica

-cantitativ,in evidenta operativa de la locurile de depozitare

Preturile folosite la evaluarea activelor circulante inregistrate in contabilitate,se numesc preturi de inregistrare.Ele pot fi diferite in functie de optiunea unitatilor patrimoniale si de natura stocurilor si pot fi inregistrate in contabilitate,astfel:

a)Costul de achizitie folosit la inregistrarea intrarilor stocurilor este format din pretul de facturare al furnizorului,taxele si ambalajele nerecuperabile, cheltuielile de transport-aprovizionare si alte cheltuieli incluse in factura furnizorului.Un asemenea pret devine cost istoric si va fi luat in considerare la eliberarea stocurilor din depozit.Intrucat costul de achizitie,devenit pret de inregistrare in contabilitate chiar pentru aceleasi sortimente,difera de la o perioada la alta,in functie de marimea preturilor de livrare practicate de furnizori sau de cheltuielile de transport-aprovizionare,se ridica problema preturilor unitare care trebuie practicate la iesirea stocurilor in cauza de la locurile de depozitare.In acest scop,Regulamentul de aplicare a Legii Contabilitatii nr.82/1995,la art.67 stabileste posibilitatea alegerii de catre agentii economici a uneia din urmatoarele metode:

-cost mediu ponderat

-prima intrare-prima iesire

-ultima intrare-prima iesire

b)Pretul standard este un pret prestabilit ce consta in evaluarea si inregistrarea stocurilor la preturi fixe,stabilite anterior pe baza preturilor medii ale stocurilor respective realizate in perioada precedenta.El devine pret de inregistrare in contabilitate cu conditia evidentierii distincte a diferentelor de pret fata de costul de achizitie.Preturile standard trebuie sa fie actualizate periodic,cel putin o data pe asn,in functie de evolutia preturilor si alti factori.

Diferentele de pret pot fi:

-favorabile,cand pretul standard este mai mare decat costul efectiv si se inscriu in rosu

-nefavorabile,cand pretul standard este mai mic decat costul efectiv si se inscriu in negru

Diferentele de pret stabilite la intrarea bunurilor in patrimoniu se repartizeaza si se inregistreaza proportional,atat asupra valorii bunurilor iesite cat si asupra stocurilor cu ajutorul unui coeficient de repartizare K,care se calculeaza astfel:

Soldul initial al + Diferente de pret aferente

K diferentelor de pret (Si) intrarilor in cursul perioadei

Sold initial al stocurilor + Valoarea intrarilor in cursul

la pret de inregistrare perioadei la pret de inregistrare

Acest coeficient se aplica asupra valorii bunurilor iesite din gestiune la pret de inregistrare,obtinandu-se astfel,diferentele de pret aferente bunurilor iesite.

El se inmulteste cu valoarea stocurilor iesite din gestiune la pret de inregistrare,iar suma rezultata se inregistreaza in conturile corespunzatoare in care au fost inregistrate bunurile iesite.

La finele perioadei,soldurile conturilor de diferente se cumuleaza cu soldurile conturilor de stocuri,evaluate la pret de inregistrare,astfel incat aceste conturi sa reflecteze valoarea stocurilor la costul de achizitie.

c)Pretul de facturare al furnizorului este pretul indicat in factura furnizorului.

Pretul de facturare devine pret de inregistrare in contabilitate,cu conditia evidentierii distincte a diferentelor de pret fata de costul de achizitie. Diferentele de pret vor fi in toate cazurile nefavorabile,pentru ca,in fapt, reprezinta cheltuielile de transport-aprovizionare,astfel ele vor fi inregistrate distinct in conturile de diferente de pret.Cheltuielile de transport-aprovizionare inregistrate in conturile de diferente se vor repartiza proportional,atat asupra valorii bunurilor iesite,cat si asupra stocurilor,tot cu ajutorul unui coeficient de repartizare K,care se calculeaza astfel:

Cheltuieli de transport aferente + Cheltuieli de transport aferente

stocurilor existente la inceputul intrarilor de stocuri in cursul

K= perioadei (Si) perioadei (Rd)

Soldul initial al stocurilor la + Valoarea intrarilor de stocuri

pret de facturare in cursul perioadei la pret de

factura

Acest coeficient (K) se aplica asupra valorii bunurilor iesite din gestiune la preturi de factura,obtinandu-se astfel cheltuielile de transport-aprovizionare aferente bunurilor iesite din gestiune.

d)Costurile de productie sunt formate din totalitatea cheltuielilor ocazionate de fabricarea bunurilor respective,iar acesta devine pret de inregistrare in contabilitate.Prezinta dezavantajul,ca nu este cunoscut decat dupa expirarea lunii curente.

La iesirea stocurilor din locurile de depozitare vor trebui calculate costurile unitare ale acestora si se va folosi una dintre urmatoarele metode:

-costul mediu ponderat (CMP)

-prima intrare-prima iesire (FIFO)

-ultima intrare-prima iesire (LIFO)

Reguli de evaluare a stocurilor

La evaluarea stocurilor se disting patru momente principale, corespunzatoare starii lor patrimoniale:

A.      Evaluarea la intrarea in patrimoniul intreprinderii

B.      Evaluarea la inventariere

C.      Evaluarea la bilant

D.      Evaluarea la iesirea din patrimoniu

A.      Evaluarea stocurilor la intrarea in patrimoniu

Regula generala de evaluare si inregistrare a stocurilor,la intrarea in patrimoniu este evaluarea la cost istoric,care poate fi identificata,prin:

1.Costul de achizitie,in cazul bunurilor achizitionate de la terti,in structura caruia se cuprind urmatoarele elemente:

-pretul de cumparare a bunurilor,din care sunt deduse taxele nerecuperabile (TVA),precum si rabaturile,remizele,risturnuri,etc.

-taxe vamale aferente bunurilor importate

-cheltuieli accesorii de achizitionare-acestea fiind cheltuielile directe sau indirecte,legate de aprovizionare pana la intrarea bunurilor intrate in gestiune, ele pot fi:

-costuri externe:comisioane,transport extern,asigurare

-costuri interne:de transport intern,cheltuieli de manipulare

Nu se includ in costul de achizitie cheltuielile financiare aferente finantarii necesare constituirii stocurilor si nici sconturile financiare acordate pentru plata inainte de scadenta.

2.Costul de productie,in cazul bunurilor si serviciilor obtinute din activitatea proprie de exploatare,format din:

-pretul de achizitie a materialelor consumate

-cheltuielile directe de fabricatie

-cheltuielile indirecte de fabricatie

3.Valoarea de utilitate,in cazul bunurilor aduse ca:

-aport la capital

-obtinute cu titlu gratuit

-din donatii

Costul de intrare in patrimoniu este denumit si valoare de intrare sau valoare contabila.

B.      Evaluarea stocurilor cu ocazia inventarierii

Regula generala de evaluare si inregistrare a stocurilor la inventar,este evaluarea la valoarea actuala sau de utilitate ,denumita si valoare de inventar.

Aceste valori se stabilesc in functie de utilitatea bunului in intreprindere sau pretul pietei si se identifica in functie de destinatia lor,astfel:

-stocurilor destinate vanzarii,li se stabileste valoarea de inventar sub forma valorii nete de realizare,care este data de pretul de vanzare previzionat,din care se scad cheltuielile de transport,comisioane,etc.

-semifabricatele si productia in curs de executie-se evalueaza la valoarea componentelor materiale incorporate,la care se adauga costurile stadiilor de prelucrare

-materiile prime si materiale consumabile,destinate utilizarii in exploatare se evalueaza la costul lor de inlocuire

La stabilirea valorii de inventar,se va aplica principiul prudentei,potrivit caruia nu este admisa supraevaluarea elementelor de activ si a veniturilor, respectiv subevaluarea elementelor de pasiv si a cheltuielilor.In acest sens:

-in cazul in care se constata ca valoarea de inventar,stabilita in functie de utilitatea bunului pentru unitate si pretul pietei este mai mare decat valoarea cu care sunt acestea inregistrate in contabilitate,in listele de inventariere,vor fi

inscrise valorile din contabilitate.

-in cazul in care valoarea de inventar este mai mica decat valoarea din contabilitate,in listele de inventariere se vor scrie valorile de inventar

-pentru asigurarea imaginii fidele a patrimoniului,in cazul constatarii unor deprecieri relative trebuie constituit provizion pentru deprecieri,care sa reflecte situatia reala existenta,chiar si in cazul in care aceste cheltuieli nu sunt recunoscute din punct de vedere fiscal.Provizioanele constituite cu ocazia inventarierii,pentru deprecierile constatate,nu sunt deductibile fiscal.

-in cazul constatarii unor lipsuri in gestiune,imputabile,administratorii vor lua masura imputarii acestora la valoarea lor de inlocuire.Prin valoarea de inlocuire,se intelege costul de achizitie,in care sunt incluse costul de cumparare practicat pe piata,taxele nedeductibile,inclusiv TVA,cheltuieli de transport-aprovizionare

C. Evaluarea stocurilor la inchiderea exercitiului prin bilant contabil

Se face la valoarea de intrare,respectiv la valoarea contabila pusa de acord cu rezultatele evaluarilor la inventariere,astfel pot fi posibile urmatoarele cazuri:

-Pentru stocurile la care au rezultat diferente in plus intre valoarea de inventar si valoarea de intrare,in bilant acestea sunt evaluate la valoarea lor de intrare, deci plusul de valoare nu se inregistreaza in contabilitate.

-Pentru stocurile la care s-au constatat diferente in minus intre valoarea de inventar si valoarea lor de intrare,acestea se evalueaza in bilant,la valoarea de inventar. In contabilitate,aceste stocuri vor continua sa fie inregistrate la valoarea lor de intrare,iar minusul de valoare datorat unor deprecieri,se inregistreaza prin intermediul conturilor de provizioane.Daca din valoarea de intrare a stocurilor se deduce valoarea deprecierilor pentru care au fost calculate si inregistrate provizioane,se obtine valoarea de inventar ca valoare neta,ce se inscrie in bilant.

Pe baza celor aratate mai sus,se desprinde regula generala de evaluare si inregistrare a stocurilor si anume: inregistrarea lor in contabilitate la valoarea de intrare,stabilita la nivelul costului de achizitie sau a costului de productie,dupa caz,ca forme a costului istoric.

Prin aceasta,se asigura aplicarea principiului realitatii,costurile efective de achizitie si de productie,fiind parametrii reali ai valorii stocurilor.

D.Evaluarea stocurilor la iesirea din patrimoniu

La iesirea din patrimoniu sau la darea in consum,stocurile sunt evaluate si se inregistreaza scoaterea lor din gestiune la valoarea lor de intrare.Problema fundamentala a inregistrarilor la iesirea stocurilor cumparate sau fabricate,este cea a pretului utilizat pentru evaluarea stocurilor iesite.

In conditiile in care pe parcursul desfasurarii activitatii,aceleasi feluri de bunuri se procura la preturi diferite,pentru evaluarea cantitatilor de stocuri iesite sau consumate,avand la baza valoarea de intrare a acestora, reglementarile si standardele internationale recomanda urmatoarele metode de evaluare:

1.Metoda costului mediu ponderat

2.Metoda prima intrare-prima iesire

3.Metoda ultima intrare-prima iesire

4.Metoda costului standard

Metoda costului mediu ponderat(CMP)

Costul fiecarui element este determinat pe baza mediei ponderate a costurilor elementelor similare aflate in stoc la inceputul perioadei si a costului elementelor similare produse sau cumparate in timpul perioadei.Media poate fi calculata pe o baza periodica sau o data cu receptia fiecarui transport,in functie de circumstante.

Se prezinta in doua variante:

-metoda globala-sau metoda costului mediu ponderat la sfarsitul perioadei

-metoda pe loturi-sau metoda costului mediu ponderat dupa fiecare intrare

Avantajele si dezavantajele metodei:

Avantaje:-de a nivela variatiile de cost in cazul fluctuatiilor de curs si respectiv de a simplifica calculele de evaluare a stocurilor

Dezavantaje:-nu permite evaluarea fiecarei iesiri din stoc ci numai evaluarea lor globala la sfarsitul perioadei de gestiune,ceea ce este in contradictie cu principiul de baza al inventarului permanent

-valoarea stocurilor finale va fi minimizata in perioada de crestere a preturilor si supraevaluata in perioada de scadere a preturilor

In cazul acestei metode,pentru fiecare gestiune exista o singura inregistrare.In acest caz,un produs intr-o gestiune poate avea un singur pret de inregistrare.La fiecare intrare se recalculeaza pretul de inregistrare a produsului in gestiunea respectiva.Intrarile vor fi operate cu pretul de furnizor ca pret de inregistrare,iar iesirile intotdeauna vor fi operate cu pretul de inregistrare momentan de pe pozitia de stoc.Modificarea pretului de inregistrare in stoc se face numai in cazul intrarilor.

Operarea documentelor se face in ordinea lor cronologica.

Costul unitar mediu ponderat se calculeaza ca raport intre valoarea totala a stocului initial(Si), plus valoarea totala a intrarilor(Vi) si cantitatea existenta in stocul initial (qs),plus cantitatile intrate(qi):

Si+Vi

CMP

qs+qi

2.Metoda prima intrare-prima iesire (FIFO)

Aceasta metoda presupune ca primul stoc primit este si primul vandut.Pe baza acestei metode stocul va fi evaluat la cel mai recent pret de achizitie.Costurile inregistrate in contul de profit si pierdere vor fi,prin urmare mai mici pe baza acestei metode.Evaluarea activelor bilantiere va fi facuta la valoarea cea mai actuala dintre toate evaluarile ce s-ar obtine prin metodele elementelor grupate.

Potrivit metodei FIFO,elementele stocabile ies din gestiune in ordinea vechimii loturilor de intrare angajate la iesire.Bunurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie sau de productie al primului lot intrat.Pe masura epuizarii primului lot,bunurile iesite din stoc se evalueaza la costul de achizitie sau de productie al lotului urmator in ordine cronologica.

Avantajele si dezavantajele metodei:

Avantaje:-este simpla si usor de aplicat

-stocurile finale sunt evaluate la valorile cele mai recente si sunt, deci,mai aproape de valoarea economica

-valoarea stocului urmareste miscarea fizica a elementelor de stoc-ideea rotatiei stocurilor

-valoarea stocului este stabilita la un pret actual si poate fi usor conectat cu facturile

-este usor de calculat

-este metoda recomandata de SIC 2

-stocul este evaluat in bilant la preturi mai realiste

Dezavantaje:-iesirile din stoc sunt subevaluate in perioada de inflatie,ceea ce conduce la o minimizare a cheltuielilor si la o supraevaluare a rezultatului financiar

-iesirile din stoc sunt supraevaluate intr-o perioada de scadere a preturilor,deci conturile se coreleaza cu intarziere cu variatia de pret

-in perioade de schimbari rapide de preturi,profiturile pot fi supraevaluate fata de costurile curente ,datorita faptului ca vanzarile sunt evaluate la cost istoric,iar veniturile din vanzari sunt cele curente

-comparatia intre costuri pe sarcini este dificila din moment ce iesirile din depozit vor fi evaluate la preturile diferite si preturile de iesire este posibil sa nu reflecte costurile de piata curente

-este necesar un numar mare de calcule

3.Metoda ultima intrare-prima iesire (LIFO)

Aceasta metoda presupune ca ultimul stoc primit este si primul vandut.

Costurile inregistrate in contul de profit si pierdere vor fi,prin urmare,mai mari pe baza acestei metode.Evaluarea la data bilantului va fi bazata pe pretul stocurilor achizitionate in urma cu ceva timp.

Potrivit metodei LIFO ,elementele stocabile ies din gestiune in ordinea celor mai recente loturi de intrare care figureaza inca in stoc.Bunurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie sau de productie al ultimului lot intrat.

Pe masura epuizarii ultimului lot,bunurile iesite din gestiune se evalueaza la costul de achizitie sau de productie al lotului anterior,in ordine cronologica.

Avantajele si dezavantajele metodei:

Avantaje:-iesirile din stoc sunt evaluate la costurile cele mai recente si respectiv in perioada de inflatie consumurile sunt supraevaluate in comparatie cu metoda FIFO,ceea ce conduce la o majorare a cheltuielilor si la o diminuare a rezultatului financiar si pe cale de consecinta la micsorarea impozitului pe profit.

Dezavantaje:

Baza LIFO se regaseste in diferite coduri fiscale din unele tari si din perioade diferite,deoarece,in contextul fenomenului inflationist ce se manifesta de mai bine de o jumatate de secol,s-au cautat diferite modalitati de scadere a impactului defavorabil al fiscalitatii.

De fapt,metoda LIFO urmareste sa stabileasca o valoare mai mica a venitului net in cursul perioadelor inflationiste si o valoare mai mare in perioadele de deflatie,comparativ cu celelalte metode de evaluare a stocurilor.

Astfel,perioadele de avant si de declin ale ciclului economic tind sa fie nivelate.In acest sens,un factor important este acela ca fluxul costurilor si determinarea venitului net sunt mult mai importante decat miscarea fizica a bunurilor si evaluarea bilantiera.

Metoda LIFO a fost adoptata pe scara larga,in scopul raportarii financiare,in special in acele situatii,in care aceasta este legata de raportarea fiscala.

Capitolul III Analiza subsistemului de gestiune stocuri la S.C.Mondial Caprice S.R.L.

3.1.Descrierea activitatii

Activitatea aleasa pentru studiu este evidenta stocurilor de marfuri. In cadrul oricarei societati trebuie sa existe o evidenta clara a activitatilor acesteia,lucru care se realizeaza cu ajutorul datelor si documentelor utilizate ce informeaza asupra structurii si dinamicii patrimoniului,a stadiului desfasurarii proceselor economice precum si a rezultatelor obtinute.O evidenta cat mai buna a activitatii duce la desfasurarea acesteia in conditii favorabile.Evidenta stocurilor este una din activitatile primordiale desfasurate de societate.In cadrul acesteia,evidenta trebuie facuta foarte riguros,datorita numarului foarte mare de stocuri.

3.2. Analiza de date de intrari

Orice gestiune a stocurilor presupune organizarea unei evidente operative a acestora nu numai valoric dar si cantitativ prin utilizarea etaloanelor de evidente fizice sau naturale conventionale care sa permita cuantificarea si reflectarea cantitativa a bunurilor in unitati de masura specifice.

INTRARI:

Furnizorul expediaza marfurile cu certificat de calitate,aviz de insotire a marfii,pe baza de factura.Plata marfii cumparate se poate face in numerar pe baza chitantei sau prin virament cu ordinul de plata sau prin efecte de plati.

Marfa ajunsa la cumparator este supusa receptiei cantitative si calitative, intocmindu-se nota de receptie si constatare de diferente (NIR).Acest document calculat la pretul de vanzare (ceea ce inseamna:pret de achizitie+TVA+adaos comercial),se va trece in raportul zilnic in rubrica "intrari".In cazul in care se constata defecte,lipsuri la marfa cumparata in timpul receptiei facute, se face un proces verbal de sistare a receptiei si apoi nota de predare-restituire.

Plusurile constatate la inventar se consemneaza in procesul verbal de verificare si control al gestiunii.

Nota de receptie si constatare de diferente(NIR):

1.a) Serveste ca:

-document pentru receptia bunurilor aprovizionate

-document justificativ pentru incarcare in gestiune

-document justificativ de inregistrare in contabilitate

b) Se foloseste ca document de receptie obligatoriu numai in cazul:

-bunurilor materiale cuprinse intr-o factura sau aviz de insotire a marfii,care fac parte din gestiuni diferite

-bunurilor materiale primite spre prelucrare,in custodie sau in pastrare

-bunurilor materiale procurate de la persoane fizice

-bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare

-bunurilor materiale care prezinta diferente la receptie

-marfurilor intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pret de vanzare

2. Se intocmeste in doua exemplare ,la locul de depozitare sau in unitatea cu amanuntul,dupa caz,pe masura efectuarii receptiei in situatia in care la receptie se constata diferente.Nota de receptie si constatare de diferente se intocmeste in trei exemplare de catre comisia de receptie legal constituita.

In cazul in care bunurile materiale sosesc in transe,se intocmeste cate un formular pentru fiecare transa,care se anexeaza apoi la factura sau la avizul de insotire a marfii.

Datele de pe verso formularului se completeaza numai atunci cand se constata diferente la receptie.

3.Circula:

-la gestiune,pentru incarcarea in gestiune a bunurilor materiale receptionate (toate exemplarele)

-la compartimentul financiar-contabil,pentru intocmirea formelor privind reglementarea diferentelor constatate(toate exemplarele),precum si pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica,atasata la documentele de livrare(factura sau avizul de insotire a marfii)

-la unitatea furnizoare (exemplarul 2) si la unitatea de transport (exemplarul 3) pentru comunicarea lipsurilor stabilite

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

-denumirea unitatii

-denumirea,numarul si data intocmirii formularului

-numarul facturii/avizului de insotire al marfii,dupa caz

-numarul curent,denumirea bunurilor receptionate,UM,cantitatea conform documentelor insotitoare,cantitatea receptionata ,pretul unitar de achizitie si valoarea,dupa caz

-numele,prenumele si semnatura membrilor comisiei de receptie in conditiile in care se face receptia marfii primite direct de la furnizor sau data primirii in gestiune si semnatura gestionarului in situatia in care apar diferente

-pretul de vanzare si valoarea la pret de vanzare ,dupa caz,pentru unitatile cu amanuntul

3.3.Analiza de date de iesiri

IESIRI:

La firma completez raportul de gestiune zilnic unde am intalnit documente de iesiri,precum:

-bon de consum

-monetar

-facturi de retur la care intocmesc nota de receptie si constatare de diferente pentru a ma scadea cu pretul de vanzare din raportul zilnic

Vanzarea cu plata integrala in numerar se realizeaza sub diverse forme:

-vanzarea pe baza de bonuri emise de vanzator cu documentele: bon de vanzare,monetar,raportul de gestiune

-vanzarea marfurilor cu inregistrarea in aparatele de casa,bazata pe: bon de vanzare,monetar,raportul de gestiune

-vanzarea cu plata direct la vanzator,prin: chitanta,monetar

-vanzarea in numerar: registru de casa

-livrari catre clienti: factura

-reduceri de preturi: inventar pentru schimbare de pret

-minusurile la inventar se consemneaza in proces verbal de scadere

3.4. Modul de utilizare a documentelor

Factura fiscala- pentru cumparari,factura se primeste de catre departamentul de aprovizionare,in cazul in care aceasta soseste in firma odata cu marfa cumparata,se intocmeste un NIR,in caz contrar,cand marfa este insotita de un aviz,se pot intocmi mai multe NIR-uri pentru o singura factura.

Factura este preluata mai apoi de serviciul financiar pentru prelucrare si arhivare.

- pentru vanzari, factura se intocmeste de departamentul

financiar-contabil in baza datelor introduse de catre fiecare reprezentant vanzari;se printeaza automat in baza de date a firmei,pe baza datelor la zi.

Fisa fiscala se intocmeste in 3 exemplare: unul albastru care este destinat clientului, unul rosu si unul verde care se arhiveaza, este semnata de departamentul financiar-contabil si este destinata clientului.

Chitanta- este eliberata de casierie si este destinata clientilor care platesc la casa.

Chitanta se intocmeste in 3 exemplare: unul pentru client,iar celelalte doua se arhiveaza; se elibereaza pe baza datelor din factura fiscala si certifica suma platita de client.

Aviz de insotire a marfii- acest document este completat de gestionarul care elibereaza marfa din depozit si are rolul de a insoti/certifica marfa pe timpul transportului.

Avizul de insotire a marfii se intocmeste in doua exemplare,care se arhiveaza unul la expeditie si unul la destinatie.In baza acestui document se introduc materialele,in gestiune la destinatie.

Este formular cu regim special intern de tiparire si numerotare.

1.Serveste ca:

-document de insotire a marfii pe timpul transportului,dupa caz

-document ce sta la baza intocmirii facturii,dupa caz

-dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta,dispersate teritorial

-document de primire in gestiune,dupa caz

-document de descarcare din gestiune a bonurilor cedate cu titlu gratuit

2. Se intocmeste in doua sau mai multe exemplare de catre unitatile care nu au posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii produselor,marfurilor sau altor valori materiale,precum si in alte situatii stabilite prin procedurile proprii ale unitatii

3. Circula dupa caz:

-la furnizor

-la delegatul unitatii care face transportul sau al clientului,pentru semnare de primire

-la compartimentul desfacere pentru inregistrarea cantitatilor livrate in evidentele acestuia si pentru intocmirea facturii

-la compartimentul financiar-contabil

-la cumparator

-la magazie,pentru incarcarea in gestiune a produselor,marfurilor sau altor valori materiale primite,dupa efectuarea receptiei de catre comisia de receptie si dupa consemnarea rezultatelor

-la compartimentul aprovizionare,pentru inregistrarea cantitatilor aprovizionate in evidenta acestuia

-la compartimentul financiar-contabil pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica

4. Se arhiveaza dupa caz:

-la furnizor

-la compartimentul desfacere

-la compartimentul financiar-contabil

-la cumparator

-la compartimentul financiar-contabil

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al avizului de insotire a marfii este urmatorul:

-seria si numarul intern de identificare a formularului

-data emiterii formularului

-datele de identificare ale furnizorului(denumire,adresa,cod de identificare fiscala)

-datele de identificare ale cumparatorului (denumire,adresa,cod de identificare fiscala)

-denumirea si cantitatea bunurilor livrate

-pretul si valoarea dupa caz

-date privind expeditia:numele delegatului,carte de identitate(serie,numar), numarul mijlocului de transport,ora livrarii,semnatura delegatului

-semnatura expeditorului

-data primirii in gestiune si semnatura gestionarului primitor

Bon de consum- acest document este eliberat de gestionar in doua exemplare, unul se arhiveaza,iar pe baza celui de-al doilea,se scot marfurile din depozit.

Bonul de consum este semnat de coordonatorul departamentului

1.Serveste ca:

-document de eliberare din magazie a materialelor

-document justificativ de scadere din gestiune

-document justificativ de inregistrare in contabilitate

2. Se intocmeste in doua exemplare,pe masura lansarii,respectiv eliberarii materialelor din magazie pentru consum,de catre compartimentul care efectueaza lansarea,pe baza programului de productie si a consumurilor normate,sau de catre alte compartimente ale unitatii,care solicita materiale pentru a fi consumate.

3. Circula:

-la persoanele autorizate sa semneze pentru acordarea vizei de necesitate

-la persoanele autorizate sa aprobe folosirea altor materiale

-la magazia de materiale pentru eliberarea cantitatilor prevazute,semnandu-se de predare de catre gestionar si de primire de catre delegatul care primeste materialele

-la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitatea sintetica si analitica

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

-denumirea unitatii

-denumirea formularului

-produsul,comanda,norma,bucati lansate

-numarul documentului,data eliberarii,numarul comenzii

-denumirea materialului,cantitatea necesara,UM,cantitatea eliberata

-pretul unitar,valoarea dupa caz

-data si semnatura gestionarului si a primitorului

BON DE TRANSFER

Bonul de transfer se utilizeaza intre doua gestiuni aflate in incinta unitatii.

1.Serveste ca:

-dispozitie de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta in incinta unitatii

-document justificativ pentru scadere din gestiunea predatorului si de incarcare in gestiunea primitorului

2. Se intocmeste in doua exemplare,pe masura ce se efectueaza transferul de catre persoana care dispune transferul,care semneaza la rubrica corespunzatoare.Transferul se efectueaza numai intre gestiuni din incinta unitatii.

3. Circula:

-la magazia predatoare pentru eliberarea cantitatilor prevazute,semnandu-se de predare de catre gestionar (ambele exemplare)

-la delegatul magaziei primitoare care semneaza de primire pe exemplarul 1 si retine exemplarul 2

-la comportamentul financiar-contabil,ambele exemplare,care dupa confruntarea lor stau la baza efectuarii inregistrarilor in evidenta magaziilor

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil(ambele exemplare)

Raportul de gestiune zilnic- cuprind date referitoare la intrarea in gestiune a marfurilor pe baza de factura,precum si vanzarile efectuate in ziua respectiva(monetar,bon de consum,proces verbal).

Se intocmeste in doua exemplare,dinre care unul ramane la firma.

3.5. Modalitati de prelucrare a datelor

Sistemul informational aprovizionare-desfacere presupune implicarea departamentelor vanzari si aprovizionare,procesare informatii,departamentul financiar-contabil.

In cadrul serviciului de aprovizionare, saptamanal se intocmeste referatul de aprovizionare, in functie de comenzile primite de la clienti si de raportul de stocuri existente in depozitele firmei.

La inceputul fiecarei luni,fiecare reprezentant vanzari introduce in sistem o lista de prospecti (firme pe care le va aborda).

Dupa semnarea contractului si de client,se intorc in sistem toate datele despre client,cum ar fi: adresa (sediu) client, cod fiscal, cont banca, persoana contact, adresa facturare, precum si comanda de produse pe care le solicita clientul.

Aceste date sunt preluate de departamentul financiar-contabil in vederea facturarii.

Lunar,fiecare reprezentant vanzari urmareste disfunctionalitatile aparute in serviciul aferent clientilor sai si propune discountul ce se va acorda clientilor la facturarea urmatoare.Acesta este introdus in sistem, in fisa clientului.

Aceste date sunt preluate de departamentul financiar-contabil,care le ia in

considerare la facturarea urmatoare.

3.6. Descrierea situatiilor de raportare

Lunar se face un stoc al marfurilor pentru a se putea tine o evidenta asupra produselor vandute si a verificarii gestionarului in acelasi timp.

In asa fel,se va face o comparatie intre stocul gestionarului si evidenta tinuta de catre contabil,cu ajutorul calculatorului,in care sunt introduse datele.

Pe langa faptul ca este o verificare lunara a gestionarului, se tine evidenta si asupra produselor vandute,restul de plata pentru furnizori,profitul obtinut,etc.

Capitolul IV Proiectarea subsistemului informatic de gestiune stocuri la S.C.ALICE S.R.L.

Evolutia metodelor de proiectare este consecinta mutatiilor calitative si cantitative in planul abordarii sistemelor informatice,aparitiei si extinderii utilizarii tehnicilor rapide de proiectare si a evolutiei permanente a limbajelor de programe.

O clasificare a metodelor de proiectare pe baza modalitatilor in care este perceput sistemul informatic,functional,sistematic si obiectual, conduce la urmatoarea grupare:

-metode ierarhice

-metode sistematice

-metode obiectuale,numite si metode orientate pe obiecte

Metodele ierarhice au la baza,analiza functionala a intreprinderii. Astfel,subsistemul informatic cuprinde in arhitectura sa, subsisteme definite la nivelul functional ale intreprinderii.

Metodele sistematice utilizeaza teoria sistemelor in abordarea organizatiei. Sistemul informatic este abordat sub doua aspecte complementare:datele si prelucrarile,analizate si modelate independent.Metodele sistematice acorda prioritate datelor fata de prelucrari si respecta cele trei niveluri de abstractizare:conceptual,logic si fizic.

Nivelul conceptual are drept obiectiv identificarea regulilor de gestiune si definirea modului conceptual al datelor si respectiv,modelul conceptual al prelucrarilor.

Nivelul logic,consta in validarea modelului conceptual al datelor,pornind de la viziunile particulare ale diversilor utilizatori,evidentierea particularitatilor organizationale si elaborarea modelului logic si optimizarea acestuia.

Nivelul fizic fixeaza reguli de ordin tehnic privitoare la sistemul informatic,definitiveaza solutia de implementare a modelului datelor si definirea procedurilor.

Metodele obiectuale se caracterizeaza prin faptul ca sistemul este gandit ca un ansamblu de obiecte autonome,care se organizeaza si coopereaza intre ele.Pentru prima data,datele si prelucrarile sunt implementate in cadrul aceleasi structuri,obiectul.Datele si prelucrarile sunt incapsulate in cadrul obiectului si sunt inaccesibile celorlalte obiecte.

4.1.Proiectarea datelor de intrare:

IESIRI

Sistem informational