Stabiliti sisteme informationale pentru managementul proiectului

Stabiliti sisteme informationale pentru managementul proiectului

Sistemele informationale pentru managementul proiectului reprezinta o serie de proceduri, echipamente si alte resurse pentru colectarea, analizarea, depozitarea si raportarea informatiilor ce descriu indeplinirea proiectului. Pentru a sprijini managementul si pentru a controla proiectul, doriti sa strangeti si sa mentineti informatii in legatura cu situatia activitatii desfasurate, orele de munca si fondurile cheltuite.

In cateva situatii, puteti folosi sistemele existente pentru a urmari, analiza si raporta despre aceste informatii. In alte cazuri, va trebui sa planificatii, dezvoltati si sa mentineti propriul sistem.

In ambele cazuri, sistemul trebuie sa cuprinda urmatoarele 3 componente, asa cum ilustreaza figura 9.2:

intrari: date brute colectate pentru a descrie aspectele selectate cu privire la rezultatele proiectului;

prelucrari: depozitarea si analizarea datelor culese si compararea actualelor rezultate cu rezultatele planuite;

iesiri: rapoarte prezentand rezultatele analizelor efectuate.

Figura 10.2: 3 elemente ale gestiunii proiectului privind managementul informatiilor

Alaturi de definirea informatiilor necesare, specificati cum trebuie adunate informatiile, de catre cine, cand si cum vor fi introduse in sistem. Toti acesti factori pot influenta oportunitatea si acuratetea informatiilor, si deci si evaluarea realizarii proiectului.

Multe sisteme de informatii se sprijina pe computere, scanere, imprimante si plotere. In orice caz, un sistem informational poate consta in procese manuale si dispozitive fizice de depozitare. Ati putea inregistra activitatile proiectului in agenda voastra si sa pastrati inregistrari ale bugetului de proiect in dosarul de birou. Trebuie inca sa monitorizati procedurile pentru strangerea, depozitarea, analizarea si raportarea informatiilor deoarece ele afecteaza acuratetea si oportunitatea obiectivelor proiectului.

1 Monitorizarea schemei de realizare

Putine organizatii au stabilit sisteme unitare de urmarire a realizarii proiectului. In locul lor, fiecare echipa trebuie sa-si dezvolte propriul sistem.

Definirea informatiilor ce trebuie stranse

Colectati una sau amandoua din urmatoarele informatii pentru a urmari schema de realizare:

datele de debut si final al activitatilor de la cel mai mic nivel din SDA;

datele la care este asteptat fiecare eveniment selectionat.

Vezi capitolul 3 pentru discutii despre SDA si capitolul 4 pentru definirea activitatilor si a evenimentelor.

Atentie daca folositi valorile procentuale pentru progresul activitatilor. Cel mai adesea, aceasta masura reprezinta presupunere fara sa existe o modalitate clara pentru a determina ce procent din activitate a fost finalizat. Spunand ca manualul este realizat in proportie de 30% este fara nici o semnificatie; nu exista nici o modalitate pentru a determina cat din procesul de gandire si creatie a fost parcurs. Sugerand ca ati realizat 30% din manual deoarece ati petrecut 30 de ore din cele 100 alocate pentru aceasta sarcina sau deoarece au trecut 3 din 10 zile alocate, este incorect. Primul indicator este o masura a folosiri timpului de munca iar al doilea este o masura a timpului trecut. Nici unul nu arata cat de mult din activitatea efectiva a fost indeplinita.

Pe de alta parte, daca desfasurati o activitate segmentata in parti ce presupun aceiasi cantitate de efort si timp, determinati o valoare semnificativa a procentului indeplinirii. Daca ati planificat corectarea a 30 de lucrari diferite si ati corectat 18, activitatea este 60 % indeplinita.

Analiza calendarului realizarilor

Evaluati situatia indeplinirii proiectului prin compararea datelor planificate pentru debutul si finalul activitatilor cu datele realizate, sau datelor la care sunt indeplinite evenimentele cu datele planificate. Tabelele 9.3, 9.4, 9.5 si 9.6 prezinta formate ce sprijina comparatii ale acestor date. TAbelul 9.3 ilustreaza un raport al evenimentelor cheie. Urmatoarele informatii din acest raport provin din plan:

evenimentul cheie identificat, descrierea acestuia;

persoana responsabila pentru a asigura ca evenimentul este realizat;

datele la care evenimentul se presupune ca va fi realizat.

Datele din tabel descriu realizarile pe perioada acoperita de raport:

data la care evenimentul este realizat in realitate;

comentarii relevante in legatura cu evenimentul.

Tabelul 9.3: Raportul evenimentelor cheie

Tabelul 9.4 ilustreaza raportul activitatilor. Inca o data, marea majoritate a informatiilor din acest raport provin din planul de proiect. Informatiile particulare de la proiect includ: identificarea activitatii si descrierea acesteia, persoana responsabila pentru a asigura ca activitatea este desfasurata si informatiile referitoare la datele la care activitatile ar trebui sa inceapa si sa se termine.

Tabelul 9.4: Raportul activitatilor

Aceste informatii descriu rezultatele obtinute in perioada de raportare:

datele la care incepe si se termina fiecare activitate;

comentarii relevante in legatura cu activitatea.

O combinatie intre activitati si evenimentelor cheie, ca in tabelul 9.5, prezinta informatii atat pentru activitati cat si pentru evenimente. Acest raport foloseste acelasi format ca si raportul pentru activitati; in orice caz, introduceti evenimentele planificate si realizarile actuale in coloana "Data terminarii".

Tabelul 9.5 Raportul activitatilor si raportul evenimentelor cheie.

Tabelul 9.6 ilustreaza un grafic Gantt in constructie. Se hasureaza zona potrivita din fiecare bara pentru a reprezenta progresul activitatii. In exemplul nostru, graficul prezinta indeplinirea activitatilor proiectului pana la 30 Iunie. Dupa grafic, faza Strangere informatii e terminata, faza Sructurarii este cu o luna in intarziere iar Redactarea lucrarii este cu 1 luna in devans.

Tabelul 9.6: Graficul Gantt de urmarire a activitatilor proiectului

Strangere informatii  

Structurare

Redactare lucrare

Mar. Apr. Mai Iun. Iul. Aug. Sep Oct.

Nu oricine citeste graficul Gantt de urmarire a activitatilor proiectului in acelasi fel. S-a intentionat ca graficul sa sugereze ca sarcina a doua este cu o luna in intarziere. Oamenii au insa interpretari diferite ale raportului: unii inteleg ca sarcina a doua este 25% indeplinita (doar unul din patru segmente ale sarcinii este hasurat). Se poate interpreta ca sarcina a doua a fost terminata pe 30 iunie, desi nu se justifica aceasta interpretare. Mesajul este ca trebuie sa va asigurati ca oamenii interpretaeza corect mesajul pe care il prezentati in grafic.

Strangerea informatiilor referitoare la schema de realizari

Dezvoltati un format si un proces standard pentru a inregistra realizarile; procedand astfel imbunatatiti acuratetea informatiilor. Se foloseste in mod frecvent combinatia dintre raportul activitatilor si raportul evenimentelor cheie.

- La inceputul perioadei se tiparesc pentru fiecare membru al echipei rapoarte ce cuprind activitatile si evenimentele cheie din perioada respectiva;

- membrii echipei sunt rugati sa inregistreze in rapoartele lor cand incep si cand termina o activitate pe durata de lucru sau cand au atins evenimentul cheie si alte comentarii pe care doresc sa le impartaseasca;

- membrii echipei sunt rugati sa trimita o copie a raportului pana la inchiderea primei zi lucratoare ce urmeaza sfarsitului perioadei de realizari.

Inregistrarea si raportarea realizarilor in acest mod are o serie de avantaje:

- formatul comun pentru colectarea si inregistrarea informatiilor il face mai usor de folosit si duce la economie de timp si facilitarea citirii;

- inregistrarea realizarilor la data reala creste corectitudinea datelor;

- schema pentru inregistrarea informatiilor micsoreaza sansele ca managerul de proiect sa surprinda membrii echipei cu solicitari neasteptate;

- daca membrii echipei isi revizuiesc permanent programul propus si-si inregistreaza realizarile, creste capacitatea lor de a intelege importanta indeplinirii promisiunilor facute si cresc sansele ca ei sa-si indeplineasca obligatiile asumate.

Retine-ti ca scopul monitorizarii este sa incurajeze oamenii sa actioneze conform planului si nu doar sa stranga informatii despre cum actioneaza acesti oameni. Cu cat sunt mai implicati si mai constienti, cu atat este mai probabil ca ei sa se incadreze in program. Daca nu stiu sau nu le pasa de data tinta, este cu atat mai putin probabil este ca ei sa se incadreze.

Se foloseste raportul combinat al activitatilor si al evenimentelor cheie pentru a reaminti oamenilor obligatiile lor la inceputul perioadei de indeplinire. Cand li se da raportul detaliat al activitatilor si obiectivelor pentru perioada urmatoare, oamenii sunt rugati sa verifice informatiile, sa-si reaminteasca obligatiile, sa discute si sa rezolve orice problema pe care o identifica.

Urmatorii factori sunt importanti cand monitorizati o perioada de lucru:

Activitatea este situata pe calea critica? Activitatile situate pe calea critica vor intarzia total realizarea proiectului daca sunt in intarziere. De aceea, luati in considerare monitorizarea activitatilor aflate pe o cale critica mai des pentru a identifica problemele potentiale cat mai curand posibil asa incat sa minimalizati impactul acestora asupra duratei proiectului;

Activitatea este situata pe o cale apropiata de a fi critica? Activitatile ce nu se afla pe calea critica pot fi intarziate de o serie de alte activitati inainte ca acea cale sa devina critica; intarzieri repetate imping proiectul dupa data programata. Perioada maxima cu care puteti intarzia activitatile neaflate pe calea critica este timpul mort (vezi capitolul 4). Daca timpul mort al unei activitati este foarte scurt, o mica intarziere va face ca acea cale sa devina critica. De aceea, monitorizati activitatile cu timpi morti foarte scurti mai ales pentru a identifica problemele cat mai curand posibil.

Este o activitate cu risc mare? Daca simtiti ca activitatea va avea probleme, monitorizati-o mai des pentru a identifica problemele imediat ce apar;

Ati intalnit deja dificultati cu aceasta activitate? Luati in calcul monitorizarea mai frecventa a activitatilor cu care ati avut deja probleme. Lucrurile se schimba greu, daca ati avut probleme cu o activitate in trecut, mai mult ca sigur veti avea din nou probleme pe viitor.

Monitorizarea indeplinirii realizarilor se face cel putin o data pe luna. Experienta a demonstrat ca a astepta mai mult duce la urmatoarele consecinte:

determina lejeritate in concentrare, pierderea interesului fata de activi-tatea desfasurata, cresc sansele ca oamenii sa nu fie gata conform programului;

se consuma mai mult timp pentru rezolvarea problemelor marunte, poate pune problema amanarii sale fara sa ne dam seama si duce la implicatii mai mari.

Imbunatatiti acuratetea informatiilor din schema de realizare

Imbunatatiti acuratetea informatiilor din schema de realizare astfel:

spuneti persoanelor de la care ati cerut informatii pentru schema de realizare cum intentionati sa utilizati informatiile. Oamenii sunt mai motivati sa realizeze sarcinile daca le inteleg motivele;

puneti la dispozitia persoanelor ce va ofera informatiile un raport al schemei de realizare. Oamenii sunt mai motivati sa-si realizeze sarcinile daca au beneficii directe din aceasta;

multumiti public persoanelor care dau la timp informatii corecte. Recunoasterea modului de comportare confirma oamenilor ca ei sunt la inaltimea asteptarilor si indica celorlalti care este comportamentul dezirabil;

definiti in mod clar activitatile si evenimentele. Procedand astfel ajuta sa intelegeti unde se situeaza proiectul, cand este atins obiectivul, cand este ratat si cand este sau nu indeplinita activitatea;

nu strangeti mai multe informatii decat veti folosi si folositi toate informatiile pe care le strangeti Strangeti numai informatiile pe care stii ca le veti folosi pentru a realiza schema de realizare.

Alegeti un vehicul care sa sprijine sistemul de monitorizare

Mai mult ca sigur va fi necesar sa dezvoltati propriul sistem pentru a monitoriza realizarea proiectului. Puteti folosi fie sistemul manual fie un sistem computerizat. Fiecare au avantaje si dezavantaje.

Sistemul manual include planuri zilnice, agende personale si jurnale manuscrise. Daca folositi oricare din aceste metode pentru a inregistra activitatile si realizarile, nu va trebuie calculatoare speciale sau software-uri speciale.

Sistemul manual vine cu urmatoarele dezavantaje:

depozitarea informatiilor solicita existenta unui spatiu; cu cat sunt mai multe informatii cu atat spatiu necesar este mai mare;

compararea si analizarea datelor in mod manual poate sa consume mult timp si sunt sanse mari de a se strecura unele erori;

pregatirea rapoartelor de mana este un factor consumator de timp.

Alternativa este ca ati putea folosi urmatoarele tipuri de software care pot fi disponibile pe calculatoarele personalului organizatiei:

baza de date (ca Microsoft Acces de exemplu);

foaia de calcul (ca Microsoft Excel);

un procesor de text (ca Microsoft Word);

un program specializat in gestiunea proiectelor (Microsoft Project).

Foarte multe companii de software ofera pachete de programe din aceste categorii. Se estimeaza insa ca mai bine de 80% dintre companii au ales programele Microsoft ca programe standard pentru monitorizarea si gestiunea proiectului deoarece sunt foarte larg folosite.

2 Monitorizarea volumului de munca

Monitorizarea volumului de munca cere colectarea datelor despre numarul de ore de munca consumate pentru fiecare activitate de la cel mai mic nivel din SDA. Revedeti capitolul 3 pentru detalii privind SDA.

Analiza consumurilor de ore munca

Figura 9.7 ilustreaza raportul de munca facut de fiecare membru al echipei pentru fiecare activitate din proiect. Urmatoarele date din acest raport se regasesc in planul proiectului:

codul activitatii si descrierea ei;

numarul total de ore alocate membrilor echipei pentru fiecare activitate;

numarul de ore alocate pentru fiecare membru al echipei pe activitate si pentru fiecare saptamana.

Urmatoarele informatii sunt obtinute din datele colectate in perioada acoperita de raport:

numarul real de ore efectuate de membrii echipei pe fiecare activitate;

numarul total de ore ramase pentru membrii echipei pe fiecare activitate;

Diferenta dintre numarul total de ore planificate si cele efectuate de fiecare membru pentru fiecare activitate.

Tabelul 10.7 Raportul de munca

Cand contabilizati consumurile efective de timp de munca, nu va asteptati ca acestea sa fie intotdeauna in concordanta cu cele planificate. In mod normal, variatii de 10% in plus sau in minus fata de duratele planificate sunt normale.

Strangerea informatiilor referitoare la consumurile de munca

A pune oamenii sa completeze fise de timp este calea cea mai eficienta pentru a strange informatii cu consumurile cu forta de munca. Tabelul 9.8 ilustreaza o foaie tipica de pontaj care cuprinde urmatoarele informatii:

numarul de ore de lucru pentru fiecare activitate de-a lungul zilei;

semnatura certificand corectitudinea inregistrarii timpului de munca;

semnatura de aprobare a supervizorului pentru verificarea inregistrarii corecte a timpului platit.  

In cele mai multe cazuri, monitorizarea timpului de lucru cu precizie de jumatate de ora este suficienta.

Tabelul 9.8 Program saptamanal de lucru

Din pacate a tine jurnalul consuma mult mai mult timp decat completarea tabelului cu Programul saptamanal de lucru. In mod normal nu este nevoie sa se inregistreze ora exacta din zi cand se intocmesc rapoartele de munca in cadrul proiectului ci doar timpul total consumat pentru intocmirea acestor rapoarte.

Imbunatatirea acuratetii inregistrarii timpului de lucru

Pentru cresterea acuratetii inregistrarii timpului de lucru este bine sa:

Asigurati-va ca persoanele implicate inteleg necesitatea existentei sistemului de inregistrare a timpului de lucru (de a ajuta la compararea indeplinirilor cu ceea ce s-a planificat si de a determina care dintre aspectele planului trebuie schimbate). Cand oamenii sunt intrebati in detaliu despre numarul de ore acordate diverselor probleme, se va crea un sentiment de teama ca vor fi criticati sau ca nu muncesc la proiect tot atat cat muncesc pentru alte indatoriri. Daca oamenii cred ca acestea sunt motivele, ei vor dezinforma in momentul in care vor face un raport si nu se va obtine rezultatul dorit.

Incurajati oamenii sa inregistreze cu exactitate numarul de ore de munca dintr-o perioada si nu numarul total de ore pe o saptamana care este 40 Daca oamenii inregistreaza 40 de ore pe saptamana si muncesc ore suplimentare, aceste ore vor fi omise ceea ce va conduce la erori in sistemul de inregistrare.

Includeti in sistemul de monitorizare si subcapitole care vor cuprinde timpii care nu tin de munca la proiect ca de exemplu "timpi nealocati" sau "timpi administrativi" etc. Aceste rubrici sunt necesare pentru ca oamenii sa inregistreze exact ceea ce fac in timpul perioadei monitorizate si este nevoie de aceste subcapitole pentru a calcula eventualii timpi morti, neproductivi.

Incurajati membrii echipei sa-si faca propriul sistem de monitorizare Datele astfel obtinute vor fi cat mai aproape de realitate deoarece subiectul stie cel mai bine ce a facut si cat timp a facut.

Colectati rapoartele saptamanal daca e posibil, sau cel mult o data la doua saptamani subiectii nu isi vor reaminti cu exactitate ce au facut in ziua respectiva daca trece mai mult timp.

Nu cereti persoanelor implicate in proiect sa predea rapoartele inainte de finalul perioadei de raportat. Se cere uneori completarea rapoartelor joi pentru saptamana care se termina vineri. Se reduce acuratetea inregistrarilor pentru ca este imposibil sa stii cu exactitate ce vei face maine dar cel mai important este faptul ca se sugereaza oamenilor ca pot furniza date mai putin exacte pentru vineri si deci inclusiv pentru celelalte zile acuratetea nu este atat de importanta.

Alegerea modalitatii de monitorizare a timpului de munca

Mai intai verificati daca organizatia dispune de un sistem de inregistrare al timpului, daca poate inregistra date de care aveti nevoie si daca datele inregistrate sunt clare. Cand evaluati sistemul de monitorizare a timpului de munca, urmariti:

Sistemele de inregistrare a timpului de munca identifica parti ale remuneratiei unei persoane datorate muncii obisnuite, concediului de odihna, concediului medical. Corespund acestea date nevoilor voastre?

Oamenii sunt nemultumiti de inregistrarea orelor petrecute in diferite sarcini pentru ca nu sunt siguri cum vor fi folosite informatiile obtinute de la ei.

Rapoartele standard ale acestor sisteme pot sa nu prezinte informatiile structurate asa cum va sunt necesare pentru inregistrarea timpului de munca.

Daca decideti sa va creati un sistem personal de monitorizare, puteti crea unul manual sau unul computerizat. Sistemele manuale implica notarea in jurnalul zilnic a orelor petrecute la diferite activitati. Nu numai ca datele pot fi adesea incomplete si discutabile ca acuratete, dar puteti avea de asemenea dificultati in punerea lor in ordine pentru a pregati un raport complet. Va puteti baza pe un sistem de baze de date cu urmatorul pachet software:

programe de gestiune a proiectului ca Microsoft Project;

baze de date ca Microsoft Access;

programe de calcul tabelar ca Microsoft Excel.

3 Monitorizarea cheltuielilor

Monitorizati cheltuielile financiare ale proiectului pentru a verifica daca sunt in concordanta cu planul proiectului iar daca nu corespund, pentru a le corecta. Puteti gandi ca determinand fondurile utilizate, veti gasi suma fondurilor necesare in continuare citind balanta proiectului. Totusi, planificarea fondurilor pentru proiecte presupune parcurgerea mai multor etape. La fiecare etapa, aveti o viziune mai buna asupra rezultatelor si a costurilor acestora.

Procesul ce duce la plata bunurilor si serviciilor primite, include:

1. faceti o estimare initiala grosiera a costului per produs sau serviciu fara a fi contactati furnizorii.

2. faceti o cerere de oferta in scris care sa contina toate aprobarile necesare catre departamentul de aprovizionare.

3. departamentul de achizitii va inainta cererea de oferta la mai multi furnizori. Aceasta cerere de oferta formala va include un pret estimativ pe care organizatia e pregatita sa-l plateasca pentru produs precum si taxele asociate acestui pret si costurile de transport.

4. furnizorul ales va fi de acord sa livreze articolul respectiv si va reconfirma pretul incluzand taxele si costurile de transport. Dispozitia de cumparare semnata de catre departamentul de achizitii si furnizor constituie un contract ferm pentru achizitia respectivului articol.

5. articolul comandat va fi primit si se va confirma faptul ca el corespunde descrierii si ca este in buna stare de functionare.

6. veti primi factura de la furnizor care va include pretul final al articolului avand incluse eventualele discounturi, taxele asociate pretului precum si costurile legate de transport si manipulare.

7. platiti factura pentru articol.

Parcurgand etapele de la 1 la 7 in ordine imbunatatiti controlul asupra sistemului de achizitii si se elimina eventualele erori; de asemenea durata dintre momentul cand s-a facut cererea de oferta si livrarea produsului se va scurta.

Punctele de la 1 la 7 descriu fiecare pas de urmat in procesul de achizitie al unui articol. In functie de marimea achizitiei, de marimea organizatiei si de strictetea sistemului de monitorizare a achizitiilor organizatiei, acesti pasi vor fi respectati sau nu cu strictete pentru fiecare achizitie.

Exemplu: sa presupunem ca la inceputul proiectului s-a identificat prin plan achizitionarea unui computer. Bazat pe experienta anterioara, s-a alocat de la buget suma de 3000 lei pentru computer. Imediat ce incepe proiectul, se scrie o cerere de oferta si se transmite la departamentul de achizitii.

In aceasta cerere de oferta se scriu caracteristicile computerului si pretul estimat de 3000 lei. Din acest moment vor fi cu 3000 lei mai putin la buget deoarece s-au alocat pentru computer. Dupa ce a primit cererea de oferta, departamentul de achizitii face un studiu de piata la furnizori, selecteaza unul, emite un ordin de cumparare in valoare de 2600 lei (costul computerului, taxele asociate si cheltuielile de transport).

Acum, departamentul de achizitii a confirmat ca exista un furnizor ce poate indeplini cererea de oferta si a actualizat cu acuratete costul total al computerului. Ca urmare va exista mai multa incredere ca se va primi acest computer si aveti evidenta exacta a costului sau.

Furnizorul semneaza ordinul de achizitie, ceea ce confirma faptul ca intentioneaza sa livreze computerul si specifica costul sau total.

Dupa ce se face receptia computerului si se verifica conformitatea sa, se vor elimina toate dubiile despre livrare. In momentul in care se primeste factura pentru computer se stie exact costul sau. Totusi este posibil ca acest computer sa nu functioneze conform standardelor sau sa includa costuri ascunse de exploatare dar aceasta posibilitate este foarte scazuta.

Monitorizarea atenta a unui proiect necesita a imagine exacta asupra sumelor disponibile in fiecare stadiu din proiect. Pentru aceasta, doriti sa monitorizati procesul de aprovizionare, cererile de oferta, ordinele de cumparare, contractele ferme, conturile din care se efectueaza platile si totalul cheltuielilor.

Analiza cheltuielilor

Evaluati cheltuielile cu personalul in cadrul proiectului comparand cheltuielile de personal planificate cu cele realizate. Tabelul 9.9 arata un raport de cost tipic pentru cheltuielile de personal defalcate pe activitati individuale la cel mai mic nivel; acestea pot fi insumate pentru a da sumele totale pe activitati pentru perioada curenta si pentru perioada de la inceputul proiectului pana acum. Informatiile care apar in raport se iau din planul proiectului:

codul activitatii si descrierea ei;

sumele totale alocate pe perioada de indeplinire pe fiecare activitate;

sumele cumulate prevazute pana la data curenta pe fiecare activitate;

bugetul total pe fiecare activitate.

Sumele realizate ale perioadei rezulta din datele perioadei de studiu acoperita de raport. Pentru ca nu s-a dat nici o definitie, "realizat" in aceasta schema poate insemna valoarea cererii de oferta, ordinelor de cumparare, angajamentele, conturilor din care se face plata si / sau cheltuielilor.

Tabelul 9.9 Raportul de cost (mii lei)

Colectarea datelor privind cheltuielile si imbunatatirea acuratetii lor

De obicei se obtin date privind cheltuielile din ordinele de cumparare, ordinele de plata, facturile vanzatorilor si cecurile scrise. In mod normal vizati toate ofertele pentru ca trebuie sa le aprobatii. Departamentul de achizitii pregateste ordinele de plata, ca sa va trimita copiile lor. Facturile furnizorilor sunt trimise de obicei direct la departamentul financiar, iar persoanele abilitate din acest departament platesc cecurile. Va sunt trimise copii si le verificati sau cereti rapoarte la toate cecurile emise pentru proiect daca departamentul financiar inregistreaza cheltuielile pe proiecte.

Parcurgeti urmatorii pasi pentru a mari acuratetea datelor privind cheltuielile proiectului:

verificati deducerea ordinelor de cumparare din total dupa ce a fost primita factura (sau cecul a fost scris) pentru a evita inregistrarea dubla a cheltuielilor;

asigurati-va ca ati inclus codul corect din Structura de divizarea a activitatilor pentru fiecare cerere de oferta;

verificati daca ordinele de cumparare includ codurile corecte din Structura de divizarea a activitatilor;

stergeti periodic din lista ordinele de cumparare care au fost anulate sau la care s-a renuntat.

Monitorizarea consumurilor

Verificati posibilitatile sistemului contabil de urmarire a consumurilor. Cele mai multe unitati au un sistem contabil care tine evidenta consumurilor iar adesea acest sistem tine si evidenta sumelor platite. Din pacate majoritatea sistemelor contabile clasifica cheltuielile prin unitati de cost si mai rar pe proiecte sau pe activitatile din cadrul proiectului.

Trebuie sa dezvoltati propriul sistem contabil pentru a urmari cheltuielile dintr-un proiect flosind un soft adecvat nevoilor.

Chiar daca sistemul contabil al organizatiei poate clasifica cheltuielile pe activitatile proiectului, aveti in vedere sistemul contabil propriu chiar si pentru a urmarii ordinele de cumparare. Aveti in vedere utilizarea unui program de tip tabelar sau baze de date pentru implementarea sistemului de urmarire.