Sedinta

SEDINTA

Definitie. Sedinta consta in reunirea mai multor persoane pentru un scurt interval de timp sub coordonarea unui manager, in vederea solutionarii in comun a unor sarcini cu caracter informational sau decizional. Sedinta este cea mai frecvent utilizata metoda de management.

In functie de continut sedintele se clasifica in mai multe categorii:

1. Sedinta de informare - are drept obiectiv furnizarea de informatii managerului si/sau colaboratorilor, referitoare la anumite domenii. Aceasta se organizeaza fie periodic (saptamanal, lunar) fie ad-hoc in functie de necesitati.

2. Sedinta decizionala - are drept scop adoptarea, impreuna cu toti cei aflati la sedinta a anumitor decizii. Continutul acesteia consta in prezentarea, formularea si evaluarea de variante decizionale vizand realizarea anumitor obiective.

3. Sedinta de armonizare - are drept scop punerea de acord a actiunilor managerilor si a componentilor unor compartimente situate pe acelasi nivel ierarhic sau pe niveluri apropiate in cadrul structurii organizatorice a firmei. De obicei sunt sedinte operative, convocate cu o frecventa aleatorie, in functie de necesitatile realizarii unor obiective, planuri programe, caracterizate prin sfera de cuprindere si complexitate ridicata,

4. Sedinta de explorare - este axata pe investigarea zonelor necunoscute ale viitorului intreprinderii, ale unor componente ale acesteia sau ale anumitor aspecte ce influenteaza desfasurarea activitatilor sale. Sedintele de explorare sunt destinate amplificarii creativitatii formand, de regula, continutul unor metode de sine statatoare cum ar fi brainstorimig-ul, sinectica, Delebecq s.a.

5. Sedinta eterogena - intruneste elementele a doua sau mai multe din celelalte tipuri, fiind organizate cu precadere la nivelul managementului superior si mediu al firmei. Este cel mai des utilizat tip de sedinta.

Utilizarea metodei sedintei incumba obligatoriu parcurgerea a patru etape - pregatire, deschidere, desfasurare si finalizare. Pentru a realiza o sedinta eficace este necesar ca pe parcursul fiecarei etape sa fie respectate anumite reguli.

Pregatirea unei sedinte are un impact sensibil asupra eficacitatii sale si presupune un complex de decizii si actiuni, dintre care cele mai importante sunt:

- stabilirea unei ordini de zi judicioase - sarcina ce revine managerului care organizeaza sedinta; optim este abordarea unei singure probleme, dar se admit maximum 3 - 4.

- formularea problemelor inscrise in ordinea de zi cu maximum de claritate, astfel incat fiecarei persoane convocate sa-i fie clar obiectivul sedintei si domeniul ce urmeaza a fi abordat.

- desemnarea persoanelor care urmeaza sa intocmeasca materialele pe baza carora se va desfasura sedinta.

- stabilirea persoanelor care vor fi invitate la sedinta - se recomanda sa participe managerii si executantii implicati nemijlocit in problemele abordate; trebuie evitata marirea nejustificata a numarului de participanti.

- elaborarea de materiale cat mai scurte pentru sedinta rezumandu-se strict la informatii necunoscute de participanti - acestea trebuie transmise cu cel putin 1- 2 zile inainte de sedinta.

- stabilirea locului de desfasurare, a datei, a orei, a ambiantei de desfasurare a sedintei.

- desemnarea persoanei care se ocupa de inregistrarea discutiilor la sedinta si anuntarea sa din timp asupra datei si locului de desfasurare a sedintei.

Deschiderea sedintei presupune, de asemenea, respectarea unor reguli:

deschiderea la ora comunicata in prealabil participantilor;

prezentarea clara a obiectivelor sedintei;

prezentarea ideilor intr-un mod pozitiv;

folosirea unui limbaj atractiv pentru a impune atentiei participantilor ideile emise;

limitarea expunerii introductive la 1 - 2 minute;

stabilirea de comun acord cu participanta, daca exista pericolul unor luari de cuvant excesiv de lungi, a duratei totale a sedintei si a duratei maxime a unei luari de cuvant.

Derularea sedintei trebuie ghidata dupa urmatoarele reguli:

- sublinierea contributiilor in idei noi, solutii eficiente etc, astfel incat sa stimuleze participarea activa si cat mai substantiala a celor prezenti la indeplinirea scopurilor urmarite;

- preintampinarea momentelor de tensiune;

- stoparea peroratiilor inutile pentru solutionarea problemei abordate, a divagatiilor de la subiect etc.

- imprimarea unui ritm care sa asigure incadrarea in durata stabilita, concomitent cu realizarea scopurilor urmarite.

Inchiderea sedintei trebuie sa tina cont de anumite reguli, astfel:

limitarea duratei sedintei la 1 - 1,5 ore;

- interventia finala a conducatorului sedintei trebuie sa fie concisa si, concomitent sa se refere la principalele decizii, acorduri, facilitand retinerea lor de catre toti participantii, inclusiv pozitia managementului fata de acestea;

elementele deosebit de importante este recomandabil sa fie transmise si in scris participantilor, cel mai tarziu in ziua urmatoare reuniunii.

Avantajele pe care le prezinta aceasta metoda de management sunt: cresterea nivelului de informare a personalului; fundamentarea mai temeinica a deciziilor; dezvoltarea coeziunii in cadrul compartimentelor, facilitarea schimbului de experienta intre persoane etc. Dezavantajele potentiale ale acestei metode sunt: consum mare de timp, reducerea operativitatii solutionarii unor probleme, scaderea responsabilitatii unor manageri etc.

Metoda sedintei se foloseste in toate firmele, la fiecare nivel managerial. Aceasta este recomandabila in toate situatiile manageriale a caror solutionare implica participarea mai multor persoane.