Planul de afaceri

1. Notiuni generale

Cel mai important motiv care sustine realizarea unui plan de afaceri este necesitatea existentei unui ghid care sa ne indrume de-a lungul intregii afaceri. Planul de afaceri este imaginea in oglinda a afacerii tale si te ajuta sa analizezi si sa implementezi schimbarile care iti vor face afacerea mai profitabila. Planul de afaceri ofera informatii despre trecutul organizatiei dar si despre trendurile operatiunilor derulate in aceasta.

Presupunand ca pentru a deschide afacerea, intreprinzatorul cauta finantare, atunci planul de afaceri modalitatile prin care investitia poate fi recuperata la o valoare aducatoare de castig. Planul de afaceri detaliaza modul in care vor fi cheltuiti banii

Indiferent de autorul citit, planul de afaceri are cateva sectiuni standard:

Coperta:

Numele afacerii

Numele directorilor

Adresa si numerele de telefon

Rezumatul planului de afaceri

Cuprins

Detalii despre afacere

Descrierea generala a afacerii

Descrierea generala a produselor / serviciilor oferite

Analiza pietei

Analiza concurentei

Analiza riscurilor si identificarea oportunitatilor

Aspecte de management

Politica de resurse umane din cadrul afacerii

Rezumat

Detalii financiare

Sursele de finantare

Lista echipamentelor capitale necesare

Predictii legate de venit

v    Predictie pe trei ani

v    Detalii lunare pentru primul an

v    Detalii trimestriale pentru ultimii doi ani

Predictii legate de cash-flow

v    Detalii lunare pentru primul an

v    Detalii trimestriale pentru ultimii doi ani

Benchmarking cu alte afaceri similare

Indiferent de cum arata acest cuprins (unii autori il extind, altii il restrang), in esenta se incearca a se raspunde la urmatoarele intrebari (Bangs, 2002: 18):

In ce domeniu al afacerilor doriti sa activati?

Care este cel mai potrivit domeniu pentru dvs.?

Pentru ce ati dori ca afacerea dvs. sa fie faimoasa?

Ce vindeti?

De ce ar cumpara oamenii de la dvs.?

Cine va sunt competitorii?

Cum puteti sa va diferentiati pe piata?

Cine este targetul dvs?

Ce beneficii le oferiti celor carora va adresati?

De cati clienti aveti nevoie pentru a deveni o afacere de succes?

Care sunt obiceiurile de consum ale potentialilor clienti?

De unde cumpara in mod curent clientii dvs.?

Cum vor afla potentialii dvs. clienti de afacere?

Care sunt riscurile majore si oportunitatile pentru afacere?

De cat capital aveti nevoie?

Cum puteti mentine fluxul numerar la un nivel corect?

Ce tip de buget trebuie sa folositi?

Cum va puteti controla afacerea?

Cata crestere va permiteti?

2. Elaborarea planului de afaceri

Planul de afaceri reprezinta, pe de o parte, un instrument de uz intern (prin care se poate conduce si controla intregul proces de demarare a firmei), iar pe de alta parte, un instrument extern (acesta 'transmite' tuturor celor din jur, clienti, furnizori, parteneri strategici, finantatori, actionari, ca cel ce vrea sa-si deschida o afacere stie cu certitudine ce are de facut, iar intr-o economie de piata functionala, partenerii de afaceri seriosi apreciaza acest lucru).

Un plan de afaceri se bazeaza pe urmatoarele elemente:

un intreprinzator (omul de afaceri), care isi asuma constient anumite riscuri si doreste sa obtina un anumit profit;

mai multe activitati care consuma resurse si care genereaza profit (ideea de afacere);

un mediu in care se desfasoara aceste activitati (mediul de afaceri).

Planul de afaceri constituie primul pas spre concretizarea unei afaceri, definind o metoda de lucru pentru toate activitatile, de la strategia generala pana la instructiunile pentru operatiunile de zi cu zi. El ofera un cadru general pentru gestiunea unei firme.

Planul de afaceri defineste metoda de derulare a unei activitati specifice pe parcursul unei perioade viitoare specifice.

Planul de afaceri va fi utilizat in sensul descendent al ierarhiei, pentru a comunica directia de orientare a organizatiei, precum si misiunea, valorile si filosofia intreprinderii.

Realizarea efectiva a unui plan de afaceri necesita organizarea minutioasa a fiecarei actiuni, luarea in considerare a oricarui detaliu care ar putea sa afecteze reusita afacerii. Alcatuirea planului de afaceri presupune pregatirea temeinica a fiecarei etape in realizarea unei afaceri.

Pentru a elabora un plan de afaceri satisfacator, trebuie sa se identifice destinatarii, utilitatea viitoare si obiectivele generale ale planului (Stutely, 1999).

Avand in vedere ca utilizarile planului de afaceri sunt diverse, exista o multitudine de destinatari diferiti ai acestuia. Cititorii planului de afaceri se clasifica in functie de profesia si experienta lor. De exemplu, o persoana care lucreaza intr-un departament operational va acorda probabil mai multa atentie sectiunii dedicate cheltuielilor, pentru a vedea cum vor fi utilizate fondurile puse la dispozitie. Un cititor specializat in marketing va trece la sectiunea veniturilor, pentru a vedea de unde provin acestea, pe cand un contabil va avea tendinta de a prefera cifrele. Orice plan de afaceri este citit de mai multe persoane. Fiecare cititor este modelat de experiente diferite, are cunostinte diferite, va cauta informatii diferite si va interpreta lucrurile in mod diferit.

Planurile de afaceri sunt mai eficiente atunci cand obiectivele se afla la nivel ierarhic inferior, iar planurile operationale la nivel ierarhic superior. Managerii departamentali, dar si adjunctii lor, daca exista, ar trebui sa fie implicati atat in definirea strategiei si a obiectivelor strategice, cat si in elaborarea planurilor. Astfel, vidul dintre cele doua activitati este completat de persoanele care inteleg si sprijina toate conceptele si politicile intreprinderii. Ideal ar fi sa se elaboreze un plan in linii generale pentru firma ca intreg, si un plan mai detaliat pentru fiecare departament functional. Planul general va identifica principalele racorduri si traiectorii critice. El ofera cadrul general pentru elaborarea planurilor operationale departamentale. Acest exercitiu este ciclic si interdependent.

Cum un plan nu poate exista intr-un mediu izolat, nici planurile operationale nu pot fi intocmite izolat. Fiecare dintre planurile operationale va contine o serie de obiective operationale. Uneori, aceste obiective reprezinta mai curand standarde de atins decat nivele - tinta de realizat.

Pentru elaborarea unui plan de afaceri reusit, trebuie sa se aiba in vedere mai multe etape (Stutely, 1999):

Definirea activitatilor economice ale intreprinderii.

Definirea situatiei actuale a intreprinderii.

Definirea pietei externe, a concurentei si a pozitiei de piata a intreprinderii.

Definirea obiectivelor intreprinderii pentru perioada la care se refera planul.

Elaborarea unei strategii pentru atingerea obiectivelor.

Identificarea riscurilor si oportunitatilor.

Elaborarea unei strategii de limitare a riscurilor si exploatare a oportunitatilor.

Transformarea  strategiilor in planuri de activitate.

Estimarea cheltuielilor si veniturilor si elaborarea unui plan financiar.

Formularea informatiilor acumulate in documente concise.

Prezentarea planului spre aprobare.

Punerea planului in aplicare.

Calitatea unui plan de afaceri este direct proportionala cu calitatea documentatiei necesare elaborarii lui. Nu exista reteta unica, o procedura standard in elaborarea unui plan de afaceri, el fiind in ultima instanta rezultatul talentului, pregatirii, experientei si personalitatii omului de afaceri.

Colectarea cunostintelor empirice de piata este mult mai ampla decat un simplu studiu de marketing. Informatiile despre clienti sau concurenti pot fi luate din dosarele sau web - site-urile acestora. Web - site-ul contine deseori detalii uimitoare privind produsele, succesele comerciale, principalii clienti, strategia companiei si rezultatele financiare. Pe langa acestea, exista o adevarata masa de alte informatii  publice, cum ar fi: articole din presa cotidiana, reviste, publicatii cu caracter comercial, rapoarte de analiza ale bancilor de investitii si ale operatorilor bursieri, statistici oficiale si alte materiale publicate.

Redactarea planului de afaceri se face de catre directorul executiv al unei companii sau al unei unitati de activitate, insa cel mai reusit plan de afaceri este elaborat de intreaga echipa.

Anumite companii adopta metoda de abordare a planului in aval (de sus in jos), in cadrul careia managerii din varful ierarhiei stabilesc strategia si lasa inferiorilor sarcina de a elabora planul in sine. Alte intreprinderi utilizeaza metoda numita in amonte (de jos in sus), prin care managerii operationali intocmesc planuri si le transmit in sensul ascendent al ierarhiei in vederea planificarii aspectelor strategice semnificative.

Cea mai buna solutie consta in combinarea celor doua metode. Astfel, managerii de varf definesc o strategie, managerii operationali isi elaboreaza propriile planuri, iar apoi intregul proces este revizuit, modificat in caz de necesitate si aprobat de organele ierarhice superioare.

Fiecare persoana implicata trebuie sa-si schiteze partea proprie din plan, dar este necesar sa se desemneze o persoana care sa aiba responsabilitatea coordonarii acestor contributii.

Dupa elaborarea planului in teorie, trebuie sa i se dea acestuia o forma scrisa. Planificarea modului in care va fi scris planul de afaceri este aproape la fel de importanta ca si planificarea  de la bun inceput a activitatii economice.

Un plan de afaceri trebuie sa fie concis si usor de citit, sa cuprinda documentatia si informatiile de care au nevoie destinatarii planului, intr-un numar de pagini pe cat posibil mai redus.

Planul de afaceri trebuie sa prezinte un aspect atragator, estetic si accesibil lecturii. Nu trebuie sa se utilizeze prea multe tipuri diferite de caractere care distrag atentia, si trebuie sa se evite umplerea exagerata a paginilor. Pentru o mai buna intelegere a continutului, atunci cand este posibil, e bine sa se prezinte materialele sub forma de tabele sau grafice. Un numar mare de subtitluri permite de asemenea divizarea textului, contribuie la introducerea cititorului in subiectul ce va urma si asigura o mai buna orientare in ansamblul documentului.

Un plan de afaceri trebuie sa contina si anexe, ce cuprind mai multe tipuri de informatie:

Materiale de context general, informand cititorii despre procesele sau conceptele specializate care sunt critice pentru plan si reprezinta mai mult decat simple definitii ale unor notiuni.

Caracterizari detaliate ale produselor.

Brosuri si pliante de marketing.

Analize financiare detaliate

Biografii complete (curriculum vitae sau parcursuri profesionale) ale persoanelor care ocupa principalele functii executive.

In spatele unui plan se ascunde intotdeauna un motiv legat de finantare (Stutely, 1999). Planul poate fi utilizat pentru a atrage capital participativ pentru o intreprindere noua, capital social aditional pentru o intreprindere existenta, capital de imprumut pentru un proiect in curs de realizare sau chiar un credit operational (de trezorerie) pentru activitatile comerciale. Pe langa acestea, un plan ar putea fi folosit pentru a sprijini o activitate de fuzionare sau achizitionare a unei intreprinderi de catre alta.

In mod alternativ, un plan ar putea fi utilizat pentru a justifica alocarea resurselor interne (profitul nerepartizat), unei anumite activitati economice. In cazul in care fondurile sunt astfel alocate, apare un cost de oportunitate legat de faptul ca acestea nu sunt investite intr-un alt domeniu.

Un plan bine documentat ofera un cadru general pentru aprobarea unui proiect sau a unei actiuni. Proprietarul unei mici afaceri care depune efortul de a documenta un plan va fi probabil si persoana care il va aproba. De obicei insa, un Consiliu de Administratie sau un comitet de intreprindere aproba planul in calitate de organ de decizie, sau este posibil ca, intr-un anumit context, o singura persoana cu functii de decizie sa aprobe planul unei alte persoane.

Procesele de aprobare si finantare sunt intr-o anumita masura in stransa relatie de interdependenta. In cazul unei corporatii, aprobarea unui plan este de obicei echivalenta cu aprobarea finantarii acestuia. Totusi, invers, nu este in mod obligatoriu valabil. Un ofertant de capital care aproba o cerere de finantare bazata pe un plan nu confirma in mod automat corectitudinea planului respectiv. Managerii si proprietarii cu functii executive ai unei intreprinderi sunt intotdeauna responsabili de desfasurarea propriu-zisa a activitatii.

Finantatorii potentiali, dupa analizarea planului de afaceri, pot pune intrebari legate de validitatea ideilor de afaceri, de calitatea echipei manageriale, de viabilitatea comerciala a intreprinderii, dar mai ales legate de finantare (despre ce suma este vorba sau cum se va rambursa suma imprumutata), care este destul de dificil de obtinut.

Un plan  trebuie sa convinga ofertantii de resurse financiare (fie ca este vorba de o banca, sau un ofertant de capital participativ) ca este in propriul lor interes sa-l sustina, de aceea el trebuie bine gandit si elaborat cu minutiozitate.

Blackwell, 1998 propune sa tinem seama de urmatoarea succesiune atunci cand realizam un plan de afaceri:

Scurta descriere a afacerii. Intr-o prima propozitie trebuie sa mentionati obiectivul dvs., iar in a doua propozitie trebuie sa mentionati de cati bani aveti nevoie pentru a va materializa ideea.

Modul in care s-a realizat cercetarea pietei si rezultatele obtinute.

Experienta, deprinderile si abilitatile persoanelor care vor fi implicate in afacere.

Beneficiile pe care le aduce produsul sau serviciul dvs. Aceasta este poate cea mai dificila parte a planului. Aici este recomandabil sa includeti informatii generale despre produs sau serviciu, detalii despre modul in care functioneaza, elemente care demonstreaza ca este superior celor vandute de concurenta, suportul primit din diferite surse.

Metoda prin care afacerea se materializeaza. Deja destinatarul cunoaste intentia dvs. Acum trebuie doar sa ii spuneti cum veti produce, vinde si intretine produsul respectiv.

Sustenabilitatea produsului sau serviciului. Destinatarul e familiar atat cu ideea cat si cu metoda. Trebuie, insa, convins ca ideea dvs. este sustenabila, adica se poate autoregenera de-a lungul timpului.

Justificarea banilor pe care ii solicitati. Practic acum recapitulati etapele de mai sus introducand insa elementul financiar. Aici sunt listate motivele pentru care vor fi cheltuiti banii gen: terenuri si cladiri, materiale si echipamente, publicitate, rezerve etc.

Tintele financiare. Indiferent de ceea ce doriti sa realizati sunteti obligat sa indicati: rata de recuperare a investitiei pentru primul an, profitul net asteptat pentru primul an, cantitatea din imprumut care va putea fi platita intr-un an de zile, momentul in care estimati ca veti returna intreg imprumutul, ce sperati pentru anul al doilea.

Anexele. In general aici se regasesc informatiile financiare, interpretarile tehnice din raportul de cercetare a pietei etc.

Istoria afacerii. Aceasta sectiune ar trebui sa fie simpla si factuala. Trebuie indicate si alte incercari similare cu ale dvs. si rezultatele acestora.

Prezentam mai jos un model de plan de afaceri. Acesta poate fi folosit ca structura standard pentru diferite idei de afaceri.

Exemplul 1

Sursa: Ashemimry, 2005: 82-86

Prezentam si metodologia de elaborare a planului de afaceri al Bancii Romane de Dezvoltare (Lupu, 1994):

1. Date de identificare a agentului economic

numele agentului economic

data inregistrarii la Registrul Comertului

forma juridica de constituire (SA, SRL, SNC, SCA, SCS, JV)

tipul activitatii (productie, servicii, comert, constructii, comert exterior)

natura capitalului (particular, de stat, strain)

asociati, actionari principali (nume, prenume, data nasterii, adresa, telefon, stare civila)

2. Conducerea/personal agentul economic

conducerea (functia, nume, prenume, studii, experienta)

personal (numar total salariati, din care: direct productiv)

3. Descrierea activitatii curente

produsele/serviciile

principalii furnizori de materii prime (denumire materie prima; nume si adresa furnizor; ponderea valorica in total aprovizionari; forma de proprietate etc.)

descrierea sumara a procesului tehnologic actual

date tehnice cu privire la mijloacele fixe aflate in proprietatea agentului economic

4. Piata actuala

1. clienti (nume, adresa, forma de proprietate, ponderea in total vanzari)

concurenti (nume, date cunoscute cu privire la acestia)

pozitia produselor/serviciilor agentului economic comparativ cu cele ale concurentilor (produs, pret, calitate: ieftin/compatibil/scump)

concurenti potentiali (nume, adresa, produs)

principalele avantaje ale noilor produse/servicii oferite (pret, calitate, caracteristici noi)

reactia previzibila a concurentei la aparitia noii oferte pe piata

cum se va realiza desfacerea produselor (retea proprie de magazine, direct detailistilor, angro)

activitatea de promovare a vanzarilor (reclama, publicitate, participare la targuri/expozitii, pliate, brosuri, alte forme)

5. Descrierea proiectului pentru care solicita creditul

produsele/serviciile

principalii furnizori de materii prime (denumire materie prima, nume si adresa, ponderea valorica in total aprovizionari, forma de proprietate)

descrierea procesului tehnologic:

3.1. impactul asupra mediului

modul de asigurare cu utilitati (energie, apa, abur etc.)

grafic de atingere a capacitatilor

2. descrierea investitiei in contextul procesului tehnologic prezent anterior
3. intocmirea graficului de realizare a investitiei
4. modificarile necesare la echipamente, cladiri existente
5. modificarile necesare in structura si numarul personalului angajat

6. Date privind piata si promovarea vanzarii produsului/serviciului

clienti potentiali (nume, adresa, vanzari prevazute)

concurenti potentiali

7. Informatii financiare privind activitatea trecuta a agentului economic

1. bilanturile contabile pe ultimii doi ani

2. situatia veniturilor si cheltuielilor in ultimii doi ani

3. estimare pentru anul in curs

4. situatia creditelor deja existente

5. indicatori de bonitate

8. Planul de finantare investitiei si previziunile financiare pentru perioada de rambursare a creditului

calculul amortismentului

graficele de rambursare a creditelor

fluxul de numerar in situatia veniturilor si cheltuielilor pe proiect si pe total activitate

9. Informatii financiare privind activitatea viitoare a agentului economic

1. rata interna de rentabilitate financiara a proiectului

2. raportul active curente/pasive curente previzionat

3. serviciul datoriei previzionat

10. Garantarea creditului

garantii reale (ipoteca, gaj, cu deposedare sau fara deposedare in conditiile art. 480 din Codul comercial)

garantii personale (cautiune), scrisori de garantie, depozite in lei sau valuta, bunurile care urmeaza a fi procurate din credit, asigurari cesionate in favoarea bancii).

Deoarece nu credem in retete de success, oferim un ultim model de plan de afaceri (Lloyd, 1997):

1. Sumar

scurta prezentare a tuturor a sectiunilor planului

accentuarea aspectelor manageriale

identificarea beneficiilor clientilor

2. Propunerea

motivele pentru care este necesara finantarea

modul in care finantarea solicitata va duce la imbunatatirea activitatii

cum vor fi rambursate imprumuturile

castigul celor care investesc in capitalul social si indicarea modului si a momentului in care ei isi pot vinde investitiile

3. Intreprinderea

scurt istoric

obiectivele si valorile principale

caracteristicile principale ale mediului de functionare

perspective

4. Produse si piete

principalele produse cu ponderea respectiva in totalul vanzarilor

pietele principale si detalii ale acestora (ponderea pe piata, felul si structura concurentei, tendinte in trecut, previziuni)

pret

calitate

puncte forte si slabe in zona concurentiala

perspective

obiective privind piata si vanzarile

5. Operatiuni

istoricul evolutiei activitatii intreprinderii

achizitii si rularea materialelor

tehnologia de productie si descrierea procesului tehnologic

capacitatea de utilizare a utilajelor

amplasamentul si infrastructura

asigurarea calitatii

legaturi functionale cu alte societati comerciale (spre exemplu, filiala de acelasi rang)

forta de munca

efectul finantarii solicitate asupra activitatii

6. Marketing si distributie

factorii de succes pe piata

metode de vanzare

puncte de desfacere

mesajul pentru vanzari

reclama

canale de distributie

principalele contracte de vanzari

garantii pentru produse

servicii pentru clienti

nivelul stocurilor

7. Managementul

1. echipa conducerii superioare

2. ponderea resurselor manageriale

3. evolutia carierelor managerilor principali

4. programe existente si propuse pentru dezvoltarea managementului

8. Organizare

structura societatii comerciale sau a grupului si a fiecarei activitati principale

functiile financiara, contabila si de control

sistemul de informare a conducerii

politici de personal si de salarizare

9. Planul financiar

1. analiza performantelor financiare din trecut
2. situatia financiara actuala
3. managementul financiar
4. tendinte financiare
5. bugetul de casa, lunar, in decursul unui an
6. previziuni, pe cinci ani, ale bilanturilor, situatia veniturilor si fluxul de lichiditati

10. Anexe

1. produse
2. piete
3. functionare
4. tehnologie
5. personal
6. CV al principalilor manageri
7. scheme de organizare
8. performante financiare din anii precedenti
9. modele de contracte
10. brosuri de prezentare a societatii comerciale

Fluxul de numerar

A. Numerar in flux (Intrari)

Existent (cash) la inceputul anului

venituri din vanzari

TVA colectata

TVA de incasat

Aport suplimentar de capital de la asociati

Clienti si conturi asimilate

Imprumuturi pe teren scurt, mediu sau lung

Total numerar in flux (Intrari)

B. Iesiri de numerar

Cumparari de active fixe

Plati pentru investitii

Costuri de productie (exclusiv amortizari)

Cheltuieli suportate din venituri

Cheltuieli financiare (creante, plasamente, diferente de curs valutar, dobanzi, provizioane)

Cheltuieli fond de rezerva

Furnizori si conturi asimilate

TVA de plata

Impozit pe profit

Dividende

Rate, dobanzi, credite

Total iesiri de numerar

Existent (cash) la sfarsitul anului

Fluxul de numerar (FN) = totalul intrarilor si al iesirilor de numerar

in decursul unei perioade determinate (de regula, un an):

FN = N_f (numerar in flux) - I_n (iesiri de numerar)