Puneti totul impreuna

Puneti totul impreuna

Intocmiti proceduri comune pentru colectarea si transmiterea informatiilor pentru analiza muncii si a rezultatelor si respectati aceste proceduri.

1. La inceputul unei perioade de lucru reconfirmati membrilor echipei  activitatile pe care le asteptati sa le indeplineasca, datele de inceput si de sfarsit agreate, datele la care au convenit sa atinga evenimentele cheie si cantitatea de munca necesara pentru a-si indeplini activitatile. Daca unul din membrii echipei nu este de acord, lucrati cu el pentru a modifica planul existent.

2. Pe durata perioadei de lucru cereti-le sa inregistreze urmatoarele date:

datele la care incep si se termina activitatile si la care sunt indeplinite evenimentele;

numarul de ore pe care le petrec in activitatile proiectului;

cererile de oferta care se emit si odinele de cumparare care se transmit.

3. La intervale stabilite pe durata perioadei sau la sfarsitul ei, membrii echipei proiectului transmit urmatoarele rapoarte de activitate care vor cuprinde:

datele indeplinirii activitatii;

numarul de ore de munca inregistrate;

informatii despre cererile de oferta si ordinele de cumparare.

4. La sfarsitul perioadei de indeplinire va trebui:

sa confirmati ca toate testele de acceptare, reviziile si alte evaluari ale activitatii au fost trecute cu succes;

sa actualizati sistemul de urmarire cu datele de indeplinire si consumul de resurse;

sa faceti un raport comparativ intre planul initial si starea exacta a proiectului relativ la nivelele de indeplinire ale activitatilor acestuia;

sa identificati diferentele dintre nivelele planificate si cele realizate si sa determinati motivele pentru care au aparut diferente;

sa formulati planuri de masuri pentru atenuarea efectelor negative daca au aparut la punctul de mai sus;

sa obtineti toate aprobarile necesare pentru a face modificari la planul initial folosind planul de masuri de mai sus;

sa puneti in aplicare planul de masuri pentru corectarea disfunctionalitatilor;

sa faceti un raport ultim despre realizari, probleme si masuri de corectie si rezultatele masurilor de corectie.

5. La inceputul urmatoarei perioade de monitorizare a realizarilor, reluati ciclul.

O linie directoare este versiunea curenta a planului proiectului pe care o folositi pentru a ghida realizarea si cu care se compara nivelul curent de realizare. O noua linie directoare inseamna adoptarea unui nou plan derealizare si pentru a servi ca termen de comparatie pentru evaluarile viitoare ale realizarilor.

Daca decideti revizuirea planului si adoptarea unei noi linii directoare:

consultati cei mai importanti factori de decizie din cadrul proiectului si cereti-le aprobarea si sprijinul pentru adoptarea schimbarii;

asigurati comunicarea deciziei de schimbare celor implicati in proiect;

pastrati o copie a planului original si a tuturor modificarilor ulterioare pentru a veni in sprijinul raportului de activitate de la finalul proiectului.

O noua linie directoare este solutia extrema cand lucrurile nu decurg conform planului initial. Epuizati toate metodele si strategiile pentru ca activitatea sa se desfasoare conform planului inainte de a proceda la schimbarea planului.

Monitorizarea indeplinirilor proiectului identifica efectele nu problemele. Cand identificati un efect investigati situatia pentru a determina natura problemelor, a cauzelor care le determina si modalitatile de rezolvare.

Nu se poate obtine o imagine precisa asupra proiectului monitorizand doar unele aspecte. Trebuie sa luati in considerare realizare sub cele trei dimensiuni concomitent pentru a determina motivele neconcordantelor care apar.

Sa presupunem ca un membru al echipei proiectului munceste doar jumatate din timpul alocat prin plan la inceputul lunii. Este aceasta o problema de planificare? Nu puteti spune DA sau NU. Daca a indeplinit toate obiectivele planificate raspunsul este "nu". Daca un obiectiv nu a fost atins, atunci exista o problema si veti reanaliza alocarea resurselor si programarea realizarilor.

Presupunand ca toate evenimentele au fost atinse, tot nu  puteti spune daca au existat probleme sau nu pana nu confirmati calitatea produselor realizate si corespondenta cu standardele respective.

1 Posibile cauze de intarziere si variatie

Activitatile pot intarzia fata de program pentru ca:

oamenii petrec mai putin timp muncind decat a fost programat;

activitatea presupune mai mult efort decat s-a planificat initial;

oamenii extind scopul activitatii;

sunt cerute lucrari initial neidentificate pentru a indeplini activitatea;

persoanele implicate direct au mai putina experienta decat ati anticipat;

persoanele implicate nu au inregistrat corect programul realizarilor.

Din urmatoarele situatii, poate rezulta ca persoanele petrec mai mult sau mai putin timp decat planificat:

persoana care efectueaza activitatea (lucrarea) este mai mult sau mai putin productiva decat ati planificat cand ati conceput planul;

ati alocat timp insuficient pentru a va familiariza cu activitatea inainte sa incepeti sa lucrati la ea;

persoana este mai mult sau mai putin eficienta decat ati preconizat;

activitatea cere mai multa sau mai putina munca decat ati anticipat;

persoanele isi impart timpul incorect;

Pot sa apara cheltuielile mai mari sau mai mici pentru a va sustine activitatile din proiect, pentru ca:

facturile pentru bunuri sau servicii au fost primite cu intarziere;

ati platit in avans anumite articole pentru a primii reduceri speciale;

nu ati avut nevoie de bunuri sau servicii incluse in plan;

ati avut nevoie de bunuri sau servicii neinclus in plan;

cheltuielile au fost gresit alocate.

2 Identificarea actiunilor colective posibile

Daca realizarea proiectului difera de nivelul planificat, procedati astfel:

daca neconcordanta rezulta de la o dificultate singulara, urmati etapele din planul initial. Sa presupunem ca ati planificat sa petreceti 24 de ore pentru a cumpara o piesa de echipament programand sa vizitati trei magazine inainte sa gasiti echipamentul. Ati gasit exact ce cautati la pretul dorit chiar in primul magazin. Nu schimbati planul, pentru ca veti economisi timp folositor in alte activitati.

daca neconcordanta sugereaza o situatie care va conduce la alte neconcordante in viitor, aveti in vedere modificarea planului. Sa presupunem ca v-ati terminat munca cu jumatate din efortul alocat pentru ca sunteti mult mai experimentat decat s-a presupus. Daca experienta va face sa fiti mai eficient pentru sarcinile viitoare, revizuiti planul pentru a reduce efortul in aceste sarcini.