Organizarea

ORGANIZAREA

Organizarea, ca subsistem al managementului are ca input prevederea intrucat obiectivele - strategiile - planul definesc activitatile si rolul lor. Astfel organizarea apare ca un sistem ce identifica, clasifica si grupeaza activitatile impuse de realizarea obiectivelor, asigura autoritatea si responsabilitatea indeplinirii sarcinilor ce revin, asigura coordonarea pe verticala si orizontala a compartimentelor ce alcatuiesc structura organizationala.

Organizarea, in termeni uzuali, implica o forma organizatorica ce exprima structura departamentala a rolurilor si pozitiilor, de unde si expresia de organizare formala. Evident, in orice organizatie, prin forta imprejurarilor apare si asa zisa organizare neformala (informala) ca expresie a retelei de relatii sociale si de persoane.

Organizarea presupune identificarea fortei de munca, fundamentarea numericului, adica evaluarea cantitativa dar si calitativa prin recrutarea, selectarea, plasarea si planificarea carierelor.

Astfel, crearea si asigurarea posturilor cu lucratori capabili si care doresc sa le ocupe constituie un obiectiv al organizarii (functia staffing).

Obiectivul principal al organizarii - asigurarea sarcinilor stabilite prin plan - se axeaza pe un sistem modern de conducere (leading) in care motivarea si stilul managerial joaca un rol esential.

Organizarea structurala se axeaza pe respectarea unor principii cu caracter fundamental, principii care, prin implementare, se vor particulariza in functie de sistemul la care se raporteaza, respectiv natura si caracteristicile activitatii organizatiei.

Principii organizatorice 

Subordonarea organizarii obiectivelor strategice impune ca prim principiu sau principiu fundamental asigurarea unitatii de obiective: capacitarea lucratorilor in vederea indeplinirii obiectivelor cu maxim de eficienta.

Necesitatea antrenarii lucratorilor in realizarea obiectivelor si asigurarea unei conduceri eficiente reclama principiul limitarii numarului de subordonati ce pot fi incredintati unui manager.

In ceea ce priveste linia autoritatii si responsabilitatii se impun principii ca:

principiul scalar - se raporteaza la linia ierarhica ce se impune a fi bine delimitata de sus in jos pentru ca numai astfel se poate stabili clar linia autoritatii si responsabilitatii deciziilor si respectiv linia comunicarii.

principiul delegarii dreptului de decizie, deci a delegarii autoritatii si responsabilitatii se inscrie in conceptul modern al descentralizarii ce s-a impus in conditiile dinamismului vietii economice.

principiul unitatii de comanda  asigura intarirea responsabilitatii intrucat relatiile de autoritate se raporteaza la un anumit nivel si la o singura persoana, un singur manager pentru un subordonat.

In ceea ce priveste departamentarea, respectiv crearea cadrului organizatoric prin proiectarea de posturi si gruparea lor in compartimente - principiul de baza consta in definirea clara a activitatilor ce trebuie indeplinite, a autoritatii necesare si a relatiilor, respectiv a interdependentei cu alte grupuri.

Procesul de organizare este un exercitiu de stil managerial prin aplicarea procesului de descentralizare ce permite, prin delegarea autoritatii si responsabilitatii, antrenarea unui numar cat mai mare de manageri in realizarea performantelor. Un management dinamic impune, de asemeni un principiu ca cel al flexibilitatii structurilor organizatorice, a necesitatii adaptarii structurilor organizatorice la cerintele clientilor.

Departamentarea - Tipuri de structuri organizatorice

Gruparea activitatilor si a lucratorilor in compartimente, respectiv departamentarea, a cunoscut o evolutie in functie de gradul de dezvoltare socio-economica, cum ar fi de la compartimentarea in functie de numarul de lucratori sau in functie de timp la formele moderne ca organizarea matriciala, organizarea in retea etc.

Un factor important in departamentarea organizatiilor il constituie, asa dupa cum afirma grupul ASTON, specializarea in functie de variabile, cum ar fi: functiunile organizatiei, produsul, procesul, aria geografica.

Specializarea

Fig. 1. Schema tipica a organizarii functionale

Fig. 2. Schema organizarii pe produs

Fig. 3. Schema organizarii pe zona geografica

Fig. 4. Schema structurii divizionale

Structuri matriciale

Acesta este noul tip de structura, adaptat in industriile complexe unde structurile organizatorice de tip functional sau pe produs nu fac fata cererilor diferitelor activitati si relatiilor create de complexul organizatiei. O matrice structurala combina forma functionala de structura cu structura bazata pe proiect: in acest caz o singura persoana, project - managerul, coordoneaza si raspunde de proiectul respectiv, avand o echipa cu care lucreaza. El este implicat functional cu mai multi manageri functionali in functie de complexitatea proiectului. Managerii functionali asigura expertiza tehnica si stabilitatea organizationala. Principala trasatura a matricei organizationale este ca reuseste sa combine relatiile functionale de comunicatie cu cele ierarhice de autoritate.

Grupul de proiect este in legatura directa cu clientul, ceea ce reprezinta un mare avantaj. De asemenea incurajeaza managerii functionali sa inteleaga rolul lor in eforturile comune ale organizatiei si reuseste astfel sa elimine marele dezavantaj al structurii functionale.

Astfel, matricea organizationala se bazeaza pe urmatoarele:

1. defineste obiectivele proiectului sau sarcinii;
2. clarifica rolurile, autoritatea si responsabilitatea managerilor si a membrilor echipei;
3. balanseaza puterea managerilor functionali si a celor de proiect;
4. selecteaza managerul experimentat pentru proiect, dezvolta spiritul de echipa, antreneaza, motiveaza membrii echipei;
5. costul, timpul si calitatea sunt elementele pe care se axeaza performanta;
6. rasplata corecta a managerilor de proiect.

Dezavantaje:

posibile conflicte intre grupurile de proiect si specialistii din compartimentele functionale;

o relativa diluare a responsabilitatilor managementului functional in cadrul organizatiei;

o posibila lipsa de loialitate a unor membrii din grupul de proiect fata de responsabilul proiectului.

Fig. 5. Schema organizarii matriceale

Organizarea in retea

Isi are radacina in organizarea matriciala. Factorii care au conditionat aparitia organizarii in retea constau in special in contextul schimbarilor cu privire la progresul rapid al tehnologiei informatiei, cresterea ponderii economiei de servicii si aparitia managementului calitatii totale.

Avantajele organizarii in retea pe proces sau pe client sunt urmatoarele:

- focalizeaza clientul

- flexibilitate

- puternic descentralizata si interfunctionala

- forta de munca calificata

- responsabilitate pentru performanta

- executie eficienta.

Proiectarea structurii organizatorice

Proiectarea structurii organizatorice inseamna alegerea acelei structuri care raspunde strategiei si mediului de afaceri si totodata integreaza cel mai bine competentele de baza ale organizatiei. Aceasta alegere este rezultatul unei analize diagnostic a mediului intern si extern, analiza ce focalizeaza raportul intre strategie si structura organizatorica intrucat organizarea trebuie sa faciliteze implementarea strategiei. Structura organizatorica este factorul determinant al comunicarii si coordonarii, alegerea tipului de structura reprezinta tactica managementului.

Schimbari organizatorice

Studiul cu privire la mecanismul de adaptare a organizatiilor la conditiile din ce in ce mai dinamice (externe sau interne) a aparut in ultima decada fiind cunoscut sub numele de 'Dezvoltarea Organizationala' (D.O.). Definitia dezvoltarii organizationale este: Dezvoltarea organizationala este o activitate sistemica, integrata si planificata de imbunatatire a eficientei grupurilor de lucratori si implicit a unitatii organizatorice din care fac parte. Esentialul in D.O. este focalizarea schimbarilor organizatorice de la schimbari de comportament la cele structurale.

Activitatile tipice ale D.O. sunt:

schimbari in comportament (antrenare, consul tare, constituire de echipe);

schimbari structurale (analiza posturilor, reproiectarea lor);

analiza problemelor (chestionare pentru diagnosticare etc.).

Fazele principale ale unui program de dezvoltare organizationala sunt:

analiza si diagnostic;

acord asupra telurilor si obiectivelor programului;

planning - planificarea activitatilor necesare pentru imbunatatirea organizatiei;

evaluare si revizuire.

Dezvoltarea organizationala este un concept menit sa mareasca eficacitatea prin rezolvarea problemelor ce actioneaza negativ asupra eficientei operative la toate nivelele - cum ar fi slaba comunicare, lipsa de cooperare sau excesiva descentralizare.