Organizarea procesuala. functiunile organizatiei. functiile managementului.

ORGANIZAREA PROCESUALA. FUNCTIUNILE ORGANIZATIEI. FUNCTIILE MANAGEMENTULUI.

Organizarea poate fi procesuala sau structurala. Primul grup de activitati are ca scop sa determine ce trebuie intreprins sau realizat in organizatie pentru ca obiectivele acesteia sa fie realizate, adica se stabilesc activitatile ei ce trebuie desfasurate si lucrarile necesare pentru indeplinirea corespunzatoare a obiectivelor, functiilor organizatiei si functiilor managementului. A doua, adica organizarea structurala, trebuie sa raspunda la intrebarile cine?, cand?, cum?, actioneaza pentru ca obiectivele sa fie indeplinite.

1 Functiunile - definire si clasificare -

Functiunea reprezinta domeniul in care se exercita un ansamblu de activitati omogene si /sau complementare specializate prin care se urmareste atingerea uneia sau mai multor obiective derivate din obiectivele generale ale organizatiei.

Functiunile sunt subdiviziuni cuprinzatoare ale sistemului organizatiei, reprezentand anumite grupuri ale tuturor activitatilor care se desfasoara in cadrul sistemului intr-un anumit domeniu inclusiv a activitatilor care au legatura cu mediul ambiant.

In functie de delimitarea domeniilor de activitate, functiunile din cadrul unei organizatii sunt:

functiunea de cercetare-dezvoltare;

functiunea de productie sau operationala;

functiunea comerciala;

functiunea de personal;

functiunea financiar-contabila.

In general, functiunile sunt aceleasi sau difera de la o ramura la alta a economiei si ceea ce difera intre organizatii este cadrul de dezvoltare a acestor domenii de activitate si de aria lor de cuprindere.

Fiecare functiune este alcatuita din mai multe activitati. Activitatea reprezinta totalitatea atributiilor omogene, de o anumita natura (tehnica, economica, juridica) pentru a caror efectuare sunt necesare cunostinte de specialitate dintr-un anumit domeniu, prin care se realizeaza o parte din functiunea organizatiei.

Fiecare activitate este compusa din atributii. Atributia are doua intelesuri:

atributia reprezinta ansamblul de sarcini de munca, identice realizate pentru efectuarea unei parti dintr-o activitate, atunci cand se refera la organizatie sau parti componente ale acesteia;

atributia reprezinta ansamblul de obligatii si imputerniciri conferite unui personal in virtutea functiei pe care o ocupa daca ne referim la persoane cu functii de conducere sau de executie.

Fiecare atributie are mai multe sarcini. Sarcina reprezinta o actiune de o anumita natura care se realizeaza dupa o anumita procedura cu scopul indeplinirii in primul rand a unui obiectiv individual. O sarcina se atribuie unei singure persoane si este elementul de baza al activitatii umane.

Fiecare sarcina poate fi descompusa in operatiuni si miscari care reprezinta actiuni individuale ce nu pot fi realizate decat in acelasi moment, la acelasi loc de munca si de catre acelasi executant individual sau colectiv.

Functiunea de cercetare-dezvoltare

Aceasta functiune cuprinde activitatile care se desfasoara in organizatie pentru realizarea obiectivului in domeniul generarii de noi idei care sa se materializeze in produse si servicii utile. Activitatile desfasurate in cadrul acestei functiuni au un profund caracter inovator, asigurand adaptarea organizatiei la evolutia necesitatilor consumatorilor, ale clientilor, dar si la evolutia stiintei si tehnicii.

Activitatile de baza ale acestei functiuni sunt:

conceperea si asimilarea de produse si servicii noi;

modernizarea celor existente;

cercetarea si asimilarea de tehnologi noi;

organizarea sistemelor si subsistemelor sale componente, respectiv procese de elaborare, implementare si adoptare de noi concepte, tehnici cu caracter organizatoric;

elaborarea, stabilirea normelor si normativelor de consumuri specifice de materii prime, materiale, energie si partial pentru resurse umane.

Pe langa aceste activitati de baza sunt incluse, in cadrul acestei functii, si o parte din activitatea de organizare, de previzionare a functionarii si dezvoltarii organizatiei, dar si activitatea de investitii.

Functiunea de productie sau operationala

Este utilizata cu precadere in cazul serviciilor si cuprinde ca activitate de baza a organizatiei prin care se realizeaza transformarea obiectivelor muncii in produse, serviciile finite catre clienti.

Activitatile auxiliare si de deservire necesare pentru ca activitatea de baza sa se realizeze se desfasoara atat in domeniul productiei, fabricatiei produselor, cat si in domeniul prestatiilor de servicii.

Principalele activitati din cadrul acestei functiuni sunt:

fabricatia;

exploatarea;

operatiunile de prestare a serviciilor;

programarea, lansarea si urmarirea operativa a productiei;

intretinerea si repararea masinilor, a utilajelor, a cladirilor;

productia si distributia de energie;

distribuirea combustibilului, gazelor;

productia si repararea SDV-urilor, ca actiuni auxiliare;

controlul tehnic de calitate a materiilor prime, resurselor pe tot parcursul procesului de fabricatie;

controlul produselor finite, a serviciilor prestate;

transportul intern tehnologic.

Functiunea comerciala

Cuprinde majoritatea activitatilor prin care unitatea economica realizeaza legatura cu mediul ambiant, atat pentru procurarea resurselor materiale cat si pentru desfacerea produselor, lucrarilor si serviciilor rezultate din activitatea proprie.

Activitatile din acest domeniu sunt:

aprovizionarea tehnico-materiala;

depozitarea, conservarea si gospodarirea stocurilor de materii prime, materiale si combustibil;

desfacerea produselor lucrarilor si serviciilor;

transportul produselor in afara unitatii economice;

marketing, respectiv reclama, publicitate;

cercetarea pietei;

distribuirea produselor.   

1.4 Functiunea financiar-contabila

Cuprinde un ansamblu de activitati prin care se asigura resursele financiare necesare atingerii obiectivelor, evidentierea valorica a fenomenelor economice si analiza modului de utilizare a resurselor necesare obtinerii rezultatelor.

Activitatile acestei functiuni sunt:

planificarea financiara;

executia financiara prin care se asigura distribuirea resurselor in organizatie si urmarirea utilizarii eficiente a acestora;

contabilitatea, activitatea de inregistrare si evidentiere valorica a resurselor materiale, umane si financiare, dar si a rezultatelor organizatiei;

calcularea costurilor si a preturilor;

analiza economico-financiara.

Functiunea de personal

Cuprinde ansamblul activitatilor prin care se asigura resursele umane necesare desfasurarii activitatilor organizatiei prin care se realizeaza ridicarea nivelului calitativ al acestora si se asigura utilizarea eficienta a fortei de munca.

Cele mai importante activitati sunt:

determinarea necesarului de personal, atat cantitativ cat si structural;

recrutarea, selectionarea si incadrarea personalului, evidentierea acestuia, aprecierea  si promovarea, recomandarea si sanctionarea, pregatirea, perfectionarea, protectia si igiena muncii;

incheierea calitatii de angajat;

activitatea administrativa.

Obtinerea unui echilibru intre interesele angajatilor si organizatiei care sa asigure realizarea obiectivelor este obligatorie in conditii de eficienta si eficacitate si de folosire a unor tehnici si metode manageriale, a abilitatilor manageriale si a experientei acumulate.

Intre functiunile organizatiei exista raporturi de interdependenta si interconditionare. Spre exemplu: realizarile din domeniul cercetarii, dezvoltarii privind introducerea de masini si tehnologii noi nu pot fi puse in valoare in mod eficient daca in cadrul functiunii de personal nu s-a realizat specializarea lucratorilor in domeniul tehnicii noi.

2 Functiile managementului

Functia de management reprezinta o activitate indreptata catre un anumit scop specific din punct de vedere al caracterului sau si care in interactiune cu alte activitati deosebite de aceasta prin caracter si directie este obiectiv necesara pentru conducerea eficienta a sistemului organizatiei.

Fayol a considerat ca exista cinci functii ale managementului si anume: prevederea, organizarea, comanda, coordonarea, control.

In literatura de specialitate nu s-a ajuns inca la o definitie comuna si s-a accentuat existenta urmatoarelor functii: previziune-planificare, organizare, coordonare-reglare, antrenare-motivare, control-evaluare.

In acceptiunea recenta a profesorilor Danaiata, Bibu si Prediscan din cadrul Universitatii de Vest Timisoara, functiile managementului sunt: planificare, organizare, decizie, antrenare, evaluare-control.

2.1 Functia de planificare

Consta in ansamblul proceselor prin care se determina obiectivele organizatiei, misiunea organizatiei si se stabileste ceea ce trebuie facut pentru a le duce la indeplinire si ce resurse si ce mijloace sunt necesare in acest scop.

Obiectivele sunt definite ca rezultate specifice sau situatii finale pe care un individ sau o organizatie doreste sa le obtina, respectiv sa le realizeze.

Planul este o insiruire de actiuni care trebuie intreprinse, dar si de mijloacele necesare pentru indeplinirea unui set de obiective stabilite. Un plan contine in general patru elemente:

sarcinile de indeplinit;

actiunile de executat;

calendarul de termene care trebuie respectat;

resursele necesare.

Managerii planifica in primul rand pentru stabilitate; vizand sa asigure continuitatea unui proces existent, apoi planifica pentru asigurarea adaptabilitatii organizatiei vizand sa asigure o reactie de succes la schimbarile frecvente din organizatie si din mediul de afaceri, si mai planifica pentru a pregati organizatia sa faca fata unor evenimente neobisnuite, momente de criza precum si sa controleze viitorul vizandu-l ca fiind satisfacator.

Planificarea este cea care initiaza procesul de management si are cinci etape:

definirea obiectivelor sau specificarea rezultatelor dorite ca o tinta finala;

identificarea situatiei actuale a organizatiei prin efectuarea unor activitati de  evaluare, diagnosticare, compararea rezultatelor prezente cu obiectivele dorite, analiza si identificarea punctelor slabe sau tari, stabilirea capacitatii indeplinirii obiectivelor viitoare;

analiza mediului extern organizatiei, a factorilor externi economici, sociali, tehnologici, culturali, juridici care influenteaza in oarecare masura evolutia organizatiei in timp;

de generare si dezvoltare a mai multor variante de planuri;

analiza alternativelor si variantelor de planuri elaborate anterior, luarea deciziei de a actiona, elaborarea unui plan de actiune pentru varianta aleasa.

2.2 Functia de organizare

Are drept continut coordonarea si alocarea resurselor organizatiei in vederea ducerii la indeplinire a planurilor stabilite.

Succesiunea de activitati pentru realizarea acestei functii este:

diviziunea sarcinilor;

gruparea posturilor si a angajatilor;

alocarea autoritatii si responsabilitatii (delegarea).

Organizarea reprezinta ansamblul proceselor de management prin care se delimiteaza si se stabilesc procesele de munca fizica si intelectuala din cadrul unei organizatii, componentele acestor procese, modul lor de grupare pe elemente, pe componente ale structurii organizatorice si atribuirea, repartizarea autoritatii si responsabilitatii pe fiecare dintre compartimente si angajatii organizatiei.

Scopul organizarii este stabilirea unei structuri rationale, proiectarea unui sistem informational satisfacator cerintelor manageriale, folosirea completa a capacitatii de productie, utilizarea rationala a angajatilor si delegare in cadrul structurii pentru usurarea conducerii realizarii sarcinilor.

Rezultatul acestei functii este dublu si anume organizarea procesuala, deci a principalelor componente pe functiuni si organizarea structurala, legata direct pe structura organizatorica si locul ei in sistemul informational.

Structura organizatorica reprezinta ansamblul activitatilor si compartimentelor de munca ce o compun, modul de constituire, grupare si coordonare a acestora precum si legaturile care se stabilesc intre compartimente in vederea desfasurarii, in bune conditii de realizare a obiectivelor organizatiei.

Deci, elementele de baza ale structurii organizatorice sunt:

organismele sau compartimentele de munca;

legaturile structurale;

delegarea de atributii;

structurile organizatorice tip.

2.3 Functia de decizie

Una dintre caracteristicile principale ale unui manager de succes o reprezinta abilitatea acestuia de a lua decizii. Importanta functiei de decizie a managerului este determinata de legatura puternica de influentare si de interconditionare ce exista intre calitatea actelor decizionale si rezultatele acelei organizatii.

Procesul decizional consta in activitati secventiale si iterative de stabilire a existentei unei situatii decizionale si a necesitatii unei decizii manageriale, de culegere a informatiilor necesare pentru fundamentarea deciziei, de etalonare a variantelor decizionale si apoi de luare a deciziei propriu-zise.

Decizia are un rol important in procesul de management, ea regasindu-se in toate functiile managementului.

In cadrul organizatiei, decizia reprezinta o parte din activitatea de domeniu. Ea face obiectul actiunilor tuturor managerilor, de la organisme ierarhice superioare pana la organisme situate la baza piramidei organizationale. Ea este instrumentul prin care managementul pune in miscare organizatia si asigura integrarea tuturor eforturilor pentru atingerea obiectivelor.

Decizia nu este un produs al ultimei perioade de timp, rolul ei apare din ce in ce mai important in activitatea de management pe masura realizarii trecerii de la metodele si procedeele bazate pe intuitie, experienta si empirism la metodele noi bazate pe fundamentari stiintifice.

2.4 Functia de antrenare - motivare

Influenteaza la randul ei cu o intensitate relativ ridicata toate celelalte functii.

Antrenarea reprezinta ansamblul actiunilor managerilor de la diferite niveluri ierarhice, care urmaresc influentarea membrilor organizatiei in participarea eficienta la realizarea obiectivelor acesteia.

Sarcina managerilor in indeplinirea functiei de antrenare este aceea de a gasi si a aplica modalitatile specifice de actiune pentru determinarea membrilor organizatiei in vederea actionarii imediate in indeplinirea propriilor lor obiective si ale obiectivelor organizatiei.

Pentru indeplinirea acestei functii sunt necesare intelegerile urmatoarelor aspecte:

membrii organizatiei indeplinesc diferite roluri care le marcheaza nevoile si implicit comportamentul (deoarece pot fi concomitent lucratori, cetateni ai comunitatii respective, dar si membrii ai familiei);

fiecare membru are o individualitate unica care se distinge de a celorlalti membri prin urmatoarele: potential, abilitati, interese, ambitii, comportament, nevoi, toate acestea conducand la cerinta ca managerii sa trateze diferentiat angajatii organizatiei, in mod individual, tinand seama totodata de limitele impuse de etica si legalitate in cultura nationala. Insasi propria cultura a organizatiei poate sa influenteze relatiile dintre manageri si angajati;

relatiile manager-subordonat trebuie sa fie guvernate de principiul demnitatii umane;

fiecare membru al organizatiei trebuie tratat in functie de intreaga personalitate definita prin: caracter, temperament, aptitudini, cunostinte, atitudini etc.

Antrenarea este nemijlocit legata de participare. Participarea reprezinta implicarea unei anumite persoane intr-o actiune oarecare. Ea poate fi privita din punct de vedere pragmatic, adica al rezultatului actiunii, dar si din punct de vedere ideologic, adica al ideilor si conceptiilor care exprima relatiile interumane. Aceasta din urma abordare fiind necesara deoarece actiunea manageriala la nivel ideologic se impune in scopul reducerii rezistentei la schimbare pe care oamenii o exercita la nivelul organizatiilor.

Tendinta actuala de crestere a managementului participativ inregistrata la nivelul organizatiilor este o tendinta pe termen lung.

Procesele care constituie continutul antrenarii sunt deosebit de complexe si au in vedere descoperirea, valorificarea resurselor in primul rand al celor umane.

Sarcina managerului este de a identifica nevoile si modalitatile de actiune pentru a stimula angajatii, pentru a-i motiva in vederea depunerii unei munci performante.

Motivatia este definita in literatura de specialitate ca reprezentand totalitatea motivatiilor sau motivelor care determina pe cineva sa efectueze o anumita actiune sau sa tinda spre anumite scopuri.

Motivatia umana, reprezinta ansamblul factorilor care determina oamenii sa indeplineasca anumite activitati de o anumita calitate.

2.5 Functia de control

Consta in ansamblul actiunilor de masurare si corectare a performantelor inregistrate in activitatea organizatiei, a verigilor organizatorice, a subordonatilor in scopul asigurarii indeplinirii obiectivelor stabilite.

Controlul este procesul prin care se masoara nivelul in care obiectivele stabilite au fost realizate si se stabilesc masuri corective acolo unde se inregistreaza abateri atat de natura nerealizarilor, cat si de natura depasirilor.

Pentru majoritatea angajatilor controlul are conotatii negative. El reprezinta restrictii, obligatii, supraveghere. Cu toate acestea are un scop pozitiv si anume, sa determine realizarea in bune conditii a activitatilor stabilite.

Procesul de control poate fi definit ca fiind procesul prin care se elimina, se identifica sau se reduce abaterea realizarilor fata de obiectivele stabilite, realizarea acestui proces necesitand parcurgerea a patru etape:

stabilirea standardelor;

masurarea performantelor;

compararea performantelor cu standardele si determinarea abaterilor;

corectarea abaterilor.

Asadar, evaluarea si controlul sunt legate de obiectivele strategice ale organizatiei, tocmai datorita faptului ca activitatile desfasurate de manageri urmeaza o anumita succesiune in cadrul procesului de management.

Functiile managementului se gasesc in relatii stranse de interconditionare. Modul cum se desfasoara fiecare in parte influenteaza modul de manifestare al celorlalte.